Работа с ограничението за праг на списъчен изглед за всички версии на SharePoint

За използването на папки

Когато създавате папка зад кулисите, вие създавате вътрешен индекс. Този вътрешен индекс се създава също за главната папка или за най-високото ниво на списък или библиотека. Когато осъществявате достъп до елементи в папка, вие всъщност използвате този вътрешен индекс за достъп до данните. Имайте предвид, че ако дадена папка съдържа подпапки, всяка подпапка се брои като елемент (но не и елементите в тази подпапка).

Дори когато общият брой на елементите в списъка или библиотеката е много голям, изгледът на единична папка е поне толкова бърз, колкото и изгледът, който филтрира общия брой елементи с помощта на индексирана колона. В някои случаи може да е възможно да разпространите всички елементи в списък или библиотека в няколко папки, така че никоя папка да няма повече от 5000 елемента.

Важно е да имате предвид следното, когато използвате папки за организиране на голям списък или библиотека:

• Една папка може да съдържа повече елементи от прага на списъчен изглед, но за да избегнете блокиране, може да се наложи да използвате филтриран изглед въз основа на индекси на колони.

• Ако изберете опцията Покажи всички елементи без папки в секцията Папки, когато създавате или променяте изглед в този списък или библиотека, трябва да използвате филтър, който се базира на прост индекс, за да сте сигурни, че няма да достигнете прага на списъчен изглед.

• Често е полезно да направите така, че изгледът по подразбиране да показва всички налични папки без филтриране, така че потребителите да могат да изберат подходящата папка, когато вмъкват нови елементи. Освен това показването на всички папки прави по-малко вероятно неправилното добавяне на елементи извън папките в списъка или библиотеката. За разлика от библиотеките, няма автоматичен начин за преместване на елементи между папки в списък.

За да премествате файлове между папки в библиотека, вижте Преместване или копиране на файлове в SharePoint.

Офлайн синхронизиране, външни данни и управление на данни на Access

Пренасянето на данните офлайн често е по-удобно и ефективно, когато синхронизирате с вашия компютър. Можете да използвате Excel, Access или Outlook – в зависимост от списъка с данни, с който работите. Можете също да използвате управление на външни данни без ограничения със системи за планиране на корпоративни ресурси (ERP), OData и уеб услуги, в зависимост от вашата услуга на SharePoint.

Използване на офлайн синхронизиране

Можете да извършвате промени на вашия настолен или преносим компютър и след това, когато върнете данните онлайн, да синхронизирате промените и да разрешите конфликтите по гладък и ефективен начин. Работата с големи списъци с помощта на офлайн синхронизиране, за да "почистите", анализирате или отчетете данните, спомага за намаляване на натоварването на базата данни и минимизиране на използването на ресурсите на SharePoint.

Можете да вземете данните от списъка офлайн и да синхронизирате промените, когато се върнете онлайн, с помощта на няколко продукта на Microsoft 365. За да експортирате към тях, приложенията трябва да са инсталирани или Microsoft 365, или настолната версия на Office.

Използване на Microsoft Access за офлайн синхронизиране     

Access може поеме повече редове с данни от SharePoint и имате много мощни инструменти за обработване на тези данни. Работата с вашите данни в Access и синхронизирането с SharePoint може да ви позволи да работите с по-големи набори от данни.

Можете да четете и записвате повечето собствени списъци от Access, като се свържете с тях, а Access работи добре с почти всички типове данни на SharePoint. Свързването ви позволява да се свързвате към данни в списък на SharePoint, така че да създадете двупосочна връзка за преглед и редактиране на най-новите данни както в списъка на SharePoint, така и в базата данни на Access. Access създава копие на (или възпроизвежда) списъка на SharePoint в таблица на Access. След като таблицата на Access е създадена, можете да работите с данните от списъка в Access до ограничението за Access от два гигабайта (с изключение на всички прикачени файлове, които не се съхраняват локално). Освен това Access кешира данните от списъка на клиента, използва ефективен кеш в паметта, записва чрез кеша и прехвърля само променените елементи от списъка. Всичко това прави изпълнението на заявки и актуализации много по-бързо. Диалогов прозорец за гладкото разрешаване на конфликти помага за управлението на конфликтни актуализации.

Ако функцията на Access Services е активирана, можете да работите със значително повече данни от прага на списъчен изглед – до 50 000 елемента по подразбиране. Access автоматично обработва данните от списък или библиотека на малки партиди и след това сглобява отново данните – метод, който позволява работа със значително повече данни от прага на списъчен изглед и без да влияе неблагоприятно върху други потребители на сайта на SharePoint.

Използване на Microsoft Excel за офлайн синхронизиране           

Можете да експортирате списъци на SharePoint в таблица на Excel, което създава еднопосочна връзка за данни между таблицата на Excel и списъка на SharePoint.

Excel също ви позволява да работите без блокиране с големи списъци. Освен това можете да синхронизирате Excel със SharePoint и Access, за да се възползвате от предимствата на всяка платформа.

Когато актуализирате данните от списъка на SharePoint и обновите таблицата на Excel, Microsoft Excel замества данните на Excel с най-новите данни от списък на SharePoint, като презаписва всички промени, които сте направили в тази таблица на Excel.

След като данните са в таблицата на Excel, можете да се възползвате от многото функции за анализ на данни на Excel, като например мощни и гъвкави работни листове, отчети с обобщени таблици, професионално изглеждащи диаграми и искри линии, условно форматиране с икони, ленти за данни, цветови скали и сложни операции за условен анализ.

Ако функцията на Access Services е активирана, можете да работите със значително повече данни от прага на списъчен изглед – до 50 000 елемента по подразбиране.

Използване на синхронизиране с Microsoft Outlook за офлайн     

От Outlook можете да четете и пишете Списъци за контакти, задачи, календари и обсъждания, както и да синхронизирате библиотеките с документи. Можете например да работите както със стандартните списъци със задачи, така и със списъците със задачи от проект, като извеждате списъците със задачи офлайн, преглеждате, актуализирате и възлагате нови задачи, връщате ги обратно онлайн и ги синхронизирате, без да излизате от Outlook. Можете също да съхранявате, споделяте и управлявате контактите на SharePoint по-ефективно в Outlook.

Най-горе на страницата

Използване на Access с "Продукти на SharePoint" за офлайн синхронизиране

В Access създавате уеб база данни, базирана на Access Services, чрез изграждане на таблици, базирани на свързани списъци, както и заявки, формуляри, отчети и макроси, които сте публикували в сайт на SharePoint. Тъй като тези уеб бази данни са надстроени, все още можете да ги използвате и модифицирате и да създавате нови такива от шаблон (но не и от Access 2013).

Можете да създадете приложение на Access в SharePoint, без да използвате код. По принцип приложението SharePoint е фокусирано, точково решение, което лесно се разпространява и предоставя на пазара. Мислете за дадено приложение като за удобен, алтернативен начин за пакетиране, разпространение, изпълнение, наблюдение и оттегляне на решение. За повече информация вижтеСъздаване на приложение на Access.

За разлика от приложение за уеб база данни на Access, което съхранява данни в списъци на SharePoint, приложението на Access използва SQL Server база данни, отделна от продуктите на SharePoint, за съхраняване на данни и следователно не е обект на прага на списъчен изглед на SharePoint. Това значително подобрява мащабируемостта на решенията на Access и прави ефективно обработването на потенциално милиони записи. За потребители на SharePoint Server базата данни за SQL Server може да бъде конфигурирана да работи зад защитната стена на вашата организация. За онлайн потребители базата данни е база данни на SQL Server Azure, разрешена с безплатен акаунт и безплатно място за съхранение. За повече информация относно Azure вж. началната страница на Microsoft Azure.

И накрая, все още можете да синхронизирате данни между списък на SharePoint и таблица на Access и да поддържате и двата набора от данни актуални. Тази синхронизация е двупосочна. Промените, направени в Access до данните от списъка, се качват в списъка на SharePoint и промените, направени в списъка на SharePoint, се изтеглят в Access на вашия компютър. За повече информация вижте Импортиране, свързване или преместване на данни в SharePoint.

Използване на полето "Търсене" за намиране на елементи в списък или библиотека

Обикновено има две полета за търсене на страница на SharePoint: търсене в сайта в горния край на страницата и отделно поле за търсене в списък или библиотека. Когато използвате полето Търсене в списъка или библиотеката, можете постепенно да разширите обхвата на операцията за търсене:

• По подразбиране обхватът на търсене първоначално се основава на всички елементи в текущия изглед и евентуалните подпапки. Виждате резултатите като колони, които допълнително можете да филтрирате и сортирате. Ако прагът на списъчен изглед е надвишен в момента, не се показват всички резултати.

• Ако не намерите това, което търсите, можете да разширите обхвата на търсене, така че да включва целия списък, включително всички подпапки, независимо от текущия изглед или праг на списъчен изглед.

• Накрая, можете да разширите обхвата, за да търсите в целия сайт. В този случай виждате всички резултати в стандартната страница на сайта за търсене. Можете допълнително да стесните обхвата на резултатите с помощта на панела за уточняване, за да филтрирате например по автора на документ или датата на създаване на елемент от списък. Можете дори да използвате булев синтаксис и логически оператори, за да формулирате по-сложни заявки.

Лични изгледи

Тъй като създаването на изгледи, които използват правилно индекс на колона, е по-сложно за големи списъци и библиотеки, може да искате да премахнете разрешението за управление на лични изгледи от сътрудници за голям списък или библиотека. Като премахнете това разрешение, можете да попречите на потребителите да създават изглед, който обхваща всички елементи и който може да повлияе неблагоприятно на производителността на останалата част от сайта. За повече информация относно разрешенията вижте Персонализиране на разрешения за списък или библиотека на SharePoint.

Релационни списъци

Когато създавате релации между списъци с помощта на справочни колони, уникални колони и наложено релационно поведение (наричано също цялост на връзките), можете да достигнете прага на списъчен изглед и да бъдете блокирани при следните обстоятелства:

• Ако направите колона уникална в съществуващ списък, който има повече елементи от прага на списъчен изглед (но обърнете внимание, че добавянето на един елемент към списък, който прави списъка по-голям от прага на списъчен изглед, е операция, която обикновено не е блокирана).

• Ако в даден списък има повече елементи от прага на списъчен изглед и след това включите Каскадно изтриване или Ограничаване на изтриването за справочно поле в този списък.

RSS канали

След като поддръжката на RSS е разрешена в централното администриране и на ниво "колекция от сайтове", можете да разрешите и конфигурирате поддръжка на RSS за голям брой типове списъци и библиотеки. Когато потребителите получат достъп до RSS канала за списък или библиотека, данните се извличат от списъка. RSS изгледът по подразбиране ограничава броя на върнатите елементи въз основа на датата, на която елементът е променен за последен път с помощта на филтър в колоната Променено. Ако списъкът или библиотеката има много елементи и потребителите имат достъп до RSS канала, добра идея е да индексирате колоната Променено. Можете също да намалите броя на извлечените елементи, като промените броя на елементите и броя на дните, за които промените са включени в RSS канала.

За повече информация относно управлението на RSS канали вижте Управление на RSS канали за сайт или колекция от сайтове. За да научите как да добавите RSS канал, вижте Създаване на известие за получаване на известие при промяна на файл или папка.