Bearbeiten Office 365 Dokumente in Viva Engage

Jedes Mitglied einer Viva Engage Community kann Dateien bearbeiten, die Benutzer dort posten. Viva Engage speichert einen Versionsverlauf für jede Datei.

Hinweise:

Viva Engage speichert die Dateien aller verbundenen Communitys in SharePoint. Auf alle Dateien kann über Viva Engage zugegriffen werden. Wenn Viva Engage eine Verbindung mit Microsoft 365 herstellt, ist jede Community mit einer Microsoft 365-Gruppe verknüpft. Informationen dazu, ob Ihr organization über dieses Feature verfügt, finden Sie unter Wo werden meine Viva Engage Dateien gespeichert?
Legacyinstallationen Viva Engage verwenden ein anderes Cloudspeicherschema. Die meisten wurden in Microsoft 365 mit SharePoint-Speicher konvertiert. Während dieser Konvertierung werden alle vorhandenen Dateien für Viva Engage verbundenen Communitys schreibgeschützt. In solchen Fällen müssen Sie die Datei herunterladen und erneut hochladen und dann ggf. die neu hochgeladene Version bearbeiten. Weitere Informationen finden Sie in den folgenden Abschnitten:

Methoden zum Bearbeiten von Dateien, Anzeigen des Versionsverlaufs und Öffnen vorheriger Revisionen hängen vom Dateityp und dem Speicherort der Datei ab.

Für Word-, PowerPoint- oder Excel-Dateien, die in Viva Engage gespeichert sind: Um Revisionen nachzuverfolgen, öffnen Sie die Datei auf der Viva Engage Seite für die Datei in Office 365.

Das Arbeiten in Microsoft 365 für das Web ähneltMicrosoft 365 auf dem Desktop. Tipps und Hilfe beim Arbeiten mit Microsoft 365 für das Web Apps finden Sie unter Grundlegende Aufgaben in Word für das Web, Grundlegende Aufgaben in Excel Online und Grundlegende Aufgaben in PowerPoint für das Web.
Um einen Versionsverlauf anzuzeigen, überprüfen Sie die Viva Engage Seite jeder Datei.
Für in SharePoint gespeicherte Word-, PowerPoint- oder Excel-Dateien: Zum Nachverfolgen von Überarbeitungen können Sie Änderungen entweder mit Microsoft 365 für das Web oder direkt in Word, PowerPoint oder Excel vornehmen. Der Versionsverlauf wird in der SharePoint Online-Dokumentbibliothek für die Gruppe angezeigt.
Für andere Dateitypen: Laden Sie die Datei herunter, nehmen Sie Änderungen vor, und laden Sie die aktualisierte Datei hoch. Viva Engage verfolgt Dateirevisionen für Dateien im Cloudspeicher und in SharePoint für in SharePoint gespeicherte Dateien nach.

Vorschau oder Bearbeiten einer Datei aus einer Unterhaltung

Wählen Sie die Datei aus. Viva Engage öffnet die Dateiseite und zeigt eine Vorschau an, sofern sie verfügbar ist.

Tipp: Wählen Sie für andere Dateioptionen im Anlagefeld der Unterhaltung mehr aus.
Wählen Sie in der Liste Dateiaktionendie Option Datei bearbeiten aus. Für die Datei wird eine neue Registerkarte geöffnet.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Um die Bearbeitung zu beenden, schließen Sie die Registerkarte in Ihrem Browser. Ihre Änderungen werden automatisch in der angefügten Datei gespeichert.
Wenn die Datei in SharePoint gespeichert ist, wird oben eine Option zum Bearbeiten der Datei in Word, Excel oder PowerPoint angezeigt.

Wenn keine Vorschau vorhanden ist oder kein Link Datei bearbeiten vorhanden ist, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wählen Sie Zum Herunterladen klicken (oder Herunterladen) aus, und speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer.
Bearbeiten Sie die Datei (für Uploads nicht erforderlich).
Laden Sie sie in Viva Engage hoch, indem Sie die ursprüngliche Version suchen. Wählen Sie dann Dateiaktionen > Neue Version hochladen aus. Beim Hochladen wird die Datei in den Lese-/Schreibzustand zurückgesetzt.

Vorschau oder Bearbeiten einer Datei aus einer Gruppe

Wählen Sie in einer Gruppe Dateien aus, und klicken Sie dann auf den Dateinamen. Die Datei wird in der Unterhaltung angezeigt, in der sie gepostet wird.
Um eine Vorschau der Datei anzuzeigen, wählen Sie Klicken Sie hier aus, um das Dokument anzuzeigen. Wenn die Datei in der Vorschau angezeigt werden kann, wird die Vorschau geöffnet.
Um die Datei zu bearbeiten, wählen Sie Dateiaktionen > Datei bearbeiten aus.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Um die Bearbeitung zu beenden, schließen Sie die Registerkarte in Ihrem Browser. Ihre Änderungen werden automatisch in der angefügten Datei gespeichert.
Wenn die Datei in SharePoint gespeichert ist, können Sie die Datei oben in Word, Excel oder PowerPoint bearbeiten.

Wenn Sie in der Liste Dateiaktionen die Option Datei bearbeiten nicht auswählen können:
Klicken Sie in der Liste Dateiaktionen auf Herunterladen, und speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer.
Bearbeiten Sie die Datei bei Bedarf, und laden Sie sie in Viva Engage hoch, indem Sie die ursprüngliche Version suchen. Wählen Sie dann Dateiaktionen > Neue Version hochladen aus. Beim Hochladen wird die Datei in den Lese-/Schreibzustand zurückgesetzt.

Vorschau oder Bearbeiten einer Datei aus der Liste Viva Engage Dateien

Um eine Datei zu finden, wenn Sie nicht sicher sind, in welcher Community sie sich befindet, wählen Sie das Einstellungssymbol aus, wählen Sie Dateien aus, und untersuchen Sie dann den wahrscheinlichsten Speicherort für Ihre Datei.

In dieser Ansicht werden die Dateiaktionen im Dropdownmenü in der Spalte Zuletzt aktualisiert am angezeigt.
Um eine Vorschau einer Datei anzuzeigen, wählen Sie Vorschau aus.

Wenn die Vorschau nicht in der Liste enthalten ist, ist sie für diesen Dateityp nicht verfügbar.
Um eine Datei zu bearbeiten, wählen Sie Bearbeiten aus.
Bearbeiten Sie die Datei. Um die Bearbeitung zu beenden, schließen Sie die Registerkarte in Ihrem Browser. Ihre Änderungen werden automatisch in der angefügten Datei gespeichert.
Wenn die Datei in SharePoint gespeichert ist, können Sie die Datei oben in Word, Excel oder PowerPoint bearbeiten.

Wenn Sie bearbeiten nicht können, müssen Sie die Datei herunterladen und bearbeiten und dann erneut hochladen.
Wählen Sie Herunterladen aus, um die Datei auf Ihrem Computer zu speichern.
Bearbeiten Sie die Datei, und laden Sie sie in Viva Engage hoch, indem Sie die ursprüngliche Version suchen. Wählen Sie dann Dateiaktionen > Neue Version hochladen aus.

Arbeiten mit Dateien aus SharePoint

Um Aufgaben für Dateien in SharePoint auszuführen, wählen Sie auf der Gruppenseite den Link SharePoint-Dokumentbibliothek aus, und navigieren Sie zum Ordner Apps.

Informationen zum Arbeiten mit Dateien aus SharePoint finden Sie in den folgenden Artikeln:

Häufig gestellte Fragen

F: Wie kann ich sicherstellen, dass meine Änderungen an einer Office 365 Datei gespeichert werden?

A: Änderungen werden gespeichert, während Sie sie in Office 365 vornehmen. Um zu überprüfen, ob ihre Änderungen in der Datei enthalten sind, aktualisieren Sie Ihren Browser, und suchen Sie in der Dateivorschau.

F: Warum sind einige Office 365 Dateien schreibgeschützt?

A: Wenn der Link Bearbeiten für Word-, PowerPoint- oder Excel-Dateien fehlt, bedeutet dies einfach, dass die Viva Engage Installation Ihres organization in Office 365 übergegangen ist und die Viva Engage Dateien jetzt in SharePoint gespeichert sind. Sie müssen das Dokument herunterladen und erneut hochladen. Dadurch wird die Datei so zurückgesetzt, dass sie lesbar und beschreibbar ist.

F: Wenn ich mit einem Dateityp arbeite, den ich in Viva Engage nicht bearbeiten kann, kann ich die frühere Version durch meine aktualisierte Version ersetzen?

A: Für andere Dateitypen als Word, PowerPoint und Excel, ja. Suchen Sie die ursprüngliche Version der Datei in Viva Engage, und wählen Sie in der Liste Dateiaktionen die Option Neue Version hochladen aus. Das Hochladen einer neuen Version ist für Word-, Excel- oder PowerPoint-Dokumente nicht verfügbar: Die Versionsnachverfolgung für diese Dateitypen ist nur möglich, wenn die Änderungen mithilfe von Office 365 vorgenommen werden.

F: Wie kann ich sicherstellen, dass niemand meine Datei ändert?

A: Wenn Ihre Datei in Viva Engage gespeichert ist, bitten Sie einen Gruppenadministrator, auf den Namen zu klicken, und wählen Sie dann in der Liste Dateiaktionen auf der linken Seite Offizielle Änderungen markieren und Sperren aus.

Die Datei wird mit einem gelben Stern angezeigt.
Wenn sich Ihre Datei in SharePoint befindet, können Sie die Datei auschecken, um sicherzustellen, dass sie von niemand anderem geöffnet werden kann, oder Sie können die SharePoint-Berechtigungen für die Datei ändern.
1. Um die Datei in SharePoint zu suchen, klicken Sie auf der Seite der verbundenen Gruppe auf den Link SharePoint-Dokumentbibliothek, und navigieren Sie zum Ordner Apps.
2. Befolgen Sie die SharePoint-Anweisungen unter Auschecken, Einchecken oder Verwerfen von Änderungen an Dateien in einer Bibliothek oder Bearbeiten und Verwalten von Berechtigungen für eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek.