Näpunäiteid Microsoft Teamsis suurte koosolekute ja ürituste korraldamiseks

Suurepäraseid virtuaalseid koosolekuid ja sündmusi lihtsalt ei toimu – need nõuavad eelnevalt planeerimist ja ettevalmistust, et pakkuda parimat võimalikku kogemust. Seadmete kontrollimisest kuni üleminekute harjutamiseni võib veidi ettevalmistusi takistada tehnilisi probleeme ja tagada teie sündmuse sujuva töötamise.

Siin on mõned parimad näpunäited Microsoft Teamsi kvaliteetsete koosolekute, linnakodade ja veebiseminaride plaanimiseks ja kavandamiseks.

Alustamine

Laadige microsoft Teamsi töölauarakendus alla kõige usaldusväärsemate koosolekute ja ürituste jaoks. Nautige täielikku funktsiooni juurdepääsu ja suurepärast jõudlust. Värskendage Teamsi uusimate turbefunktsioonide ja veaparanduste jaoks.

Ürituste tootmise plaanimine

Enne sündmuse käivitumist määrake rollid ja kohustused, harjutage esitlusi ning häälestage sündmuse ajal kasutamiseks vajalik suhtlus. Sujuvaks häälestamiseks järgige alltoodud tavasid.

Sündmuserühmas on alati mitu inimest. Rollide ja kohustuste määramine – rääkige läbi, kes vastutab iga toiminguetapi eest, alates produtsentidest ja esinejatest kuni Q&A moderaatoriteni
Plaanige oma sündmuserühma suhtlust. Reaalajas suhtlemine on suurte koosolekute ja sündmuste jaoks kriitilise tähtsusega. Ürituste rühmavestlus (saadaval korraldajatele, tootjatele ja esinejatele) on suurepärane viis suhtlemiseks.
Harjutamine. Läbige sündmus, et kontrollida esitlusi, harjutada üleminekuid ning testida heli- ja videosätteid. Vaadake osalejate kogemust reaalajas, et tagada oma publikule hea kogemus.

Näpunäited: Hübriidsündmuste korral tehke järgmist.

Korraldage saidiküsitlus eelnevalt. Valideerige ruumi AV taristu, Teamsi integratsioon ja füüsiline paigutus.
Testige ja veenduge, et kõik toas töötavad seadmed (MTR-konsool, mikrofonid, kaamerad, kõlarid, ekraanid, juhtpaneelid).
Dokumenteerige ruumi signaali voog (heli, video, võrk) ja tuvastage kõik piirangud või quirksid.
Värskendada püsivara ja tarkvara kogu Teamsi serditud riistvaras ja tagada ühilduvus Teamsi uusima versiooniga.
Veenduge, et kõigi tootmises kasutatavate seadmete jaoks oleks saadaval juhtmega Etherneti-ühendus (Teamsi ARVUTI, vMix-seade jne).

Heli, video ja ühiskasutusega sisu häälestamine

Kvaliteetsete heli- ja videoseadmete kasutamine on suurte koosolekute ja ürituste ajal väga oluline. Hübriidkeskkonna kasutamiseks saate Teamsi ruumis häälestada kvaliteetseid mikrofone ja veebikaameraid või koosolekuid. Need näpunäited aitavad teil sündmuse ajal selgelt suhelda publiku ja esinejatega.

Heli

Ära jäta helikvaliteeti kahe silma vahele, see on suurepärase sündmuse kõige olulisem osa. Mõned inimesed võivad lihtsalt brauserit taustal kuulata.
Kasutage kvaliteetseid mikrofone. Kantavad mikrofonid on ideaalsed vähem kogenud esinejatele; pihuarvutid vajavad müra käsitsemise vältimiseks harjutust ja tehnikat.
Arvutit või muud seadet kasutavate esinejate jaoks kasutage Teamsi sertifitseeritud peakomplekti.
Ruumisiseste esitluste korral katsetage eelnevalt ruumiheli, et vältida müra või tagasiside edastamist võrgus.
Lisage sündmusele heli mis tahes helihõiveseadme abil, mis ühildub tasakaalustatud heliga (XLR-konnektorid) või kõrvaklappide stiilis 1/8" pistikutega ja võimaldab ühendada arvutiga, kus töötab Teams USB kaudu.
Teise võimalusena saate kasutada tipptasemel AV-süsteemi ja ühendada selle süsteemi HDMI- või SDI-väljundi Teamsiga, kasutades lihtsat videohõiveseadet nagu HDMI-USB-kast.

Näpunäited: Hübriidsündmuste korral tehke järgmist.

Enne reaalajas esitamist testige eraldi nii toasiseseid kui ka võrguhelihäälestusi.
Kasutage isiklikult ja virtuaalses publikus sõltumatuid mikrofone, kuid veenduge, et koosolekuplatvormiga oleks ühendatud ainult üks domineeriv heliallikas.
Kui mitu inimest kasutavad toasiseseid seadmeid, paluge neil kaja või tagasiside vältimiseks katkestada arvuti heli ühendus.
Võtke paaniloendite või Q-&V rändluse jaoks kaasa täiendavad mikrofonid (nt pihuarvutid, lavalierid).

Video

Valgustage oma teemat hästi – enamiku kaamerate jaoks ei saa olla liiga palju valgust. Valgustus võib olla erinevus tootmises, mida tajutakse kui professionaalset või amatööri.
Kasutage objekti valgustamiseks kolme tuled: võti, täide ja tagatuli, et tagada hea sügavus.
HDMI jäädvustusseadmeid saab kasutada ka arvuti (PC- või Mac-arvuti) väljundi voogesitamiseks Teamsi – sobib suurepäraselt kvaliteetsete videote, tarkvara demode või liikumisgraafika kuvamiseks nagu kaamerakanal.
Ärge ühendage HDMI-sisendit otse Teamsi koosolekuga, kuna Teams ei toeta omamaistele HDMI-allikaid. Selle asemel kasutage HDMI-jäädvustusseadet HDMI-video arvutisse toomiseks, kus seda saab Teamsis virtuaalkaamerana kuvada. See häälestus võimaldab näiteks ühendada tippoptimusega prosumer kaamera ja suumida HDMI kaudu, parandades koosoleku videokvaliteeti.

Sisu jagamine ekraanil

Screensharing during an event is a great way to demonstrate products and workflows or walk your audience through important resources.

Need näpunäited aitavad teil oma sündmuse koostamisel sisu tõhusalt esitada.

Kui olete ainus sündmuse tootja, soovitame kasutada kahte kuvarit. See võimaldab teil jagada sisu teisest kuvarist, luues samal ajal sündmuse esimesest kuvarist.

Jagage meediumiesituse ajal heli oma seadmes.

Lisateavet suurtel koosolekutel esinemise kohta leiate teemast Näpunäited Microsoft Teamsis suurte koosolekute ja sündmuste esitlemiseks.

Tootmisvoog ja sündmuse päev

Sündmuse päeval soovitame sündmuserühmaga liituda vähemalt 15 minutit enne sündmuse algust.
Kasutage rohelist tuba, et valmistada enne sündmuse algust ette teiste korraldajate ja esinejatega. Kontrollige kõiki mikrofone, kaameraid ja kanaleid.
Jätke heli vaigistatud seniks, kuni olete valmis otseedastust alustama.
Määrake keegi probleemide korral vaatama nii toasiseseid kui ka virtuaalseid kanaleid.

Tehniliste probleemide kavandamine

Tehnilised probleemid võivad tekkida isegi parima ettevalmistamise korral. Ühtlane varundusplaan tagab, et teie sündmus töötab tõrgeteta, kui midagi läheb valesti.

Alati on teine tootja, kes saab üle võtta, kui esmane tootja loobub tehnilistest probleemidest või on sellega silmitsi.
Hoidke varuslaidi koos kõigi eellaaditud ja testitud slaidide ja kandjatega. Riistvaratõrke korral on lisamikfonid, veebikaamerad ja kaablid valmis.
Kui põhiühendus katkeb, kasutage sekundaarset Interneti-ühendust (nt mobiilne pääsupunkt). Testige varundusühendust enne sündmuse käivitumist.
Kriitiliste esitluste eelkirjeldamine, et saaksite kiiresti aktiveerida salvestatud video, kui esineja kaotab ühenduvuse.
Microsoft Teams saadab sündmuse loomisel liitumislingi. Otsekalendri lingi ühiskasutuse asemel saate luua kohandatud URL-i (nt Bit.ly osalejatele ühiskasutusse andmiseks).
- Kui tehniline probleem või tootjatõrge nõuab uue leviedastuse loomist, värskendage kohandatud URL-i kiiresti, et see osutaks uuele sündmusele, ilma et oleks vaja osalejaid uuesti ühendada.

Kas vajate rohkem abi?

Microsoft Teamsi ürituste teenused saavad pakkuda rohkem tuge suurte koosolekute ja sündmuste kavandamisel või korraldamisel. Lisateavet leiate teemast Microsofti kasutuselevõtt.