Voit synkronoida tiedot ulkoisen luettelon ja Microsoft Excelin välillä ja pitää molemmat tietojoukot ajantasaisina. Voit esimerkiksi säilyttää luettelon tuote inventaarion, jotta se on helppo jakaa ja päivittää, mutta tehdä myös säännöllisiä varasto analyyseja Microsoft Excelin avulla.
Huomautus: Ulkoista luetteloa ei voi synkronoida, jos sen versio on vanhempi kuin Excel 2013. Jos yrität tehdä näin, näyttöön ilmestyy virhe valinta ikkuna, jossa lukee "ei voi muodostaa yhteyttä luetteloon".
Lisä tietoja on Ohje aiheessa sisällön etsiminen ulkoisista tiedoista.
Ulkoisiin tietoihin työskenteleminen edellyttää useita edellytettyjä tehtäviä tietojen turvallisen käytön mahdollistamiseksi. Näiden ohjeiden avulla voit suunnitella seuraavia vaiheita. Jos kohtaat ongelmia yrittäessäsi käsitellä ulkoisia tietoja, nämä tiedot voivat auttaa ongelman tunnistamisessa. Ulkoisten tietojen käyttämistä varten joko sinun tai järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet:
Ulkoisen tietolähteen valmisteleminen Järjestelmänvalvojan on ehkä luotava tili ja määritettävä tietolähteen käyttöoikeudet, jotta tarvittavilla henkilöillä on pääsy tietoihin ja jotta tiedot eivät joudu vääriin käsiin. Ulkoisessa tietokannassa järjestelmänvalvoja voi halutessaan esimerkiksi myös rajoittaa tulokset vain tarvittaviin ja parantaa suorituskykyä luomalla tietyt taulukot, näkymät ja kyselyt.
SharePoint-palvelujen ja -tilien määrittäminen Järjestelmänvalvojan on aktivoitava yritystietojen yhdistämispalvelut ja suojatun säilöpalvelun. Lisä tietoja näiden palveluiden käyttämisestä on kohdassa SharePoint 2013-yritys tieto palvelu ratkaisujen määrittäminen ja ulkoisen luettelon luominen SQL Azure-taulukosta, jossa on yritys tieto palvelut ja suojattu säilö.
Suojattujen säilöpalvelujen määrittäminen Järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet: ulkoisen tietolähteen parhaan käyttötilan määrittäminen, kohdesovelluksen luominen ja kohdesovelluksen tunnistetietojen määrittäminen. Lisä tietoja näiden palveluiden käyttämisestä on kohdassa suojatun säilön kohde sovelluksen luominen tai muokkaaminen.
Yritystietojen yhdistämispalvelujen määrittäminen Järjestelmänvalvojan on varmistettava, että ulkoisen sisältötyypin luovalla käyttäjällä on käyttöoikeus yritystietojen yhdistämisen metatietovarastoon ja että asianmukaisilla käyttäjillä on käyttöoikeus siihen ulkoiseen sisältötyyppiin, johon ulkoinen luettelo perustuu. Lisä tietoja näiden palveluiden käyttämisestä on Ohje aiheessa SharePoint 2013-yritys tieto palvelu ratkaisujen määrittäminen.
Ulkoisen sisältötyypin luominen Käyttäjän on määritettävä ulkoinen sisältötyyppi, jossa on tietoja yhteyksistä, käytöstä, toimintatavoista, sarakkeista, suodattimista ja muista metatiedoista, joita käytetään tietojen noutamisessa ulkoisesta tietolähteestä.
Ulkoisen luettelon luominen Käyttäjän on luotava ulkoiseen sisältötyyppiin perustuva ulkoinen luettelo ja tarpeen mukaan vähintään yksi ulkoisen luettelon näkymä.
Office-tuotteiden käyttövalmiuden varmistaminen Jos haluat synkronoida ulkoisia tietoja Office-tuotteiden kanssa, sinulla on oltava vähintään Windows 7 ja seuraavat maksuttomat ohjelmisto tuotteet kussakin asiakas tieto koneessa: SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 ja WCF Data Services 5,0 (OData v3) (tarvittaessa automaattisesti ohjelma kysyy, ladatäänkö ohjelmisto). Varmista myös, että Office-asennus vaihtoehto, yritys tieto Palvelut on otettu käyttöön (tämä on oletus arvo). Tämä vaihtoehto asentaa yritystietopalvelujen suorituksenaikaisen asiakasohjelmiston, joka suorittaa seuraavat toimet: ulkoisten tietojen sijoitus välimuistiin ja synkronointi, yritystietojen määrittäminen ulkoisiin sisältötyyppeihin, ulkoisen kohdevalitsimen näyttäminen Office-tuotteissa ja mukautettujen ratkaisujen suorittaminen Office-tuotteissa.
Lisä tietoja tarvittavien ohjelmisto tuotteiden lataamisesta on kohdassa edellyttävä ohjelmisto, joka tarvitaan ulkoisiin tietoihin työskentelyyn Office 2013-sovelluksessa.
Lisä tietoja ulkoisista tiedoista on kohdassa sisällön etsiminen ulkoisista tiedoista.
Ulkoisen luettelon vieminen Exceliin
-
Siirry SharePoint-sivustoon, jossa luettelo sijaitsee.
-
Valitse pikakäynnistyksestä SharePoint-luettelon nimi tai valitse Asetukset
-
Valitse luettelosta ja valitse sitten Vie Exceliin.
Tämä ominaisuus on oletusarvoisesti käytössä ulkoisissa luetteloissa. Järjestelmänvalvoja on kuitenkin voinut poistaa sen käytöstä.
-
Jos sinua pyydetään vahvistamaan toiminto, valitse OK.
-
Valitse tiedoston lataaminen -valinta ikkunassa Avaa.
-
Jos näyttöön tulee kehote ottaa tieto yhteydet käyttöön, valitse Ota käyttöön, jos uskot, että yhteys SharePoint-sivuston tietoihin on turvallista ottaa käyttöön.
Ohjelma luo Excel-taulukon, jossa on verkkokyselytiedostoon perustuva tietoyhteys. Ulkoisen taulukon sarakkeet määräytyvät käytössä olevan ulkoiseen luettelonäkymään. Viedyt ulkoiset tiedot määräytyvät ulkoisessa sisältötyypissä ja ulkoisessa luettelonäkymässä määritettyjen suodattimien sekä SharePoint-sivuston kieliasetusten mukaan. Sivurajoituksia ei oteta huomioon.
