Voit yhdistää Microsoft Outlook 2013 sisältävän ulkoisen luettelon, joka sisältää Asiakkaat, tehtävät, tapaamiset tai viestit. Kun yhteys on muodostettu, voit tarkastella, muokata ja tulostaa tietoja tutulla Outlook-käyttö liittymällä niin kuin alkuperäiset Outlook-tiedot.
Jos päivittämäsi tiedot ovat yhteys tietoja, kuten asiakkaiden liittyviä tietoja, voit soittaa heille, lähettää heille Sähkö posti viestejä ja tehdä Kokous pyyntöjä. Tietojen synkronointi on kaksisuuntainen tai kaksisuuntainen. Outlook 2013 tehdyt muutokset synkronoidaan automaattisesti ulkoiseen tieto lähteeseen. Ulkoiseen tieto lähteeseen tehdyt muutokset synkronoidaan Outlook 2013 kohteiden kanssa, vaikka päivitys toiminto saattaa olla tarpeen.
Lisätietoja on artikkelissa Ulkoisia tietoja koskevan sisällön etsiminen.
Sisältö
Ennen aloittamista
Ulkoisten tietojen käyttöä varten on tehtävä useita valmistelevia toimenpiteitä, jotta tietoihin saadaan muodostettua suojattu yhteys. Näiden ohjeiden avulla voit suunnitella seuraavia vaiheita. Jos ulkoisten tietojen käytössä ilmenee ongelmia, ohjeista voi olla apua ongelmien ratkaisussa. Ulkoisten tietojen käyttämistä varten joko sinun tai järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet:
Yleiset edellytys tehtävät
Ulkoisen tietolähteen valmisteleminen Järjestelmänvalvojan on ehkä luotava tili ja määritettävä tietolähteen käyttöoikeudet, jotta tarvittavilla henkilöillä on pääsy tietoihin ja jotta tiedot eivät joudu vääriin käsiin. Ulkoisessa tietokannassa järjestelmänvalvoja voi halutessaan esimerkiksi myös rajoittaa tulokset vain tarvittaviin ja parantaa suorituskykyä luomalla tietyt taulukot, näkymät ja kyselyt.
SharePoint-palvelujen ja -tilien määrittäminen Järjestelmänvalvojan on aktivoitava yritys tietojen yhdistämis palvelut ja suojatut säilö palvelut.
Suojattujen säilöpalvelujen määrittäminen Järjestelmänvalvojan on tehtävä seuraavat toimet: ulkoisen tietolähteen parhaan käyttötilan määrittäminen, kohdesovelluksen luominen ja kohdesovelluksen tunnistetietojen määrittäminen.
Yritystietopalvelujen määrittäminen Järjestelmänvalvojan on varmistettava, että ulkoisen sisältötyypin luovalla käyttäjällä on Yritystietojen yhdistämispalvelun (BDC) metatietosäilön käyttöoikeudet ja että valituilla käyttäjillä on ulkoisen luettelon pohjana käytettävän ulkoisen sisältötyypin käyttöoikeudet.
Ulkoisen sisältötyypin luominen Käyttäjän on määritettävä ulkoinen sisältötyyppi, jossa on tietoja yhteyksistä, käytöstä, toimintatavoista, sarakkeista, suodattimista ja muista metatiedoista, joita käytetään tietojen noutamisessa ulkoisesta tietolähteestä.
Ulkoisen luettelon luominen Käyttäjän on luotava ulkoiseen sisältötyyppiin perustuva ulkoinen luettelo ja tarpeen mukaan vähintään yksi ulkoisen luettelon näkymä.
Office-tuotteiden käyttövalmiuden varmistaminen Jos haluat synkronoida ulkoisia tietoja Office-tuotteiden kanssa, sinulla on oltava Windows 7 tai uudempi versio ja seuraavat maksuttomat ohjelmisto tuotteet, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 ja WCF Data Services 5,0 (jos tarpeen, saat automaattisesti kehotuksen ladata ohjelmisto). Varmista myös, että Office-asennusvaihtoehto Yritystietopalvelut on käytössä (oletusarvo). Tämä vaihtoehto asentaa yritystietopalvelujen suorituksenaikaisen asiakasohjelmiston, joka suorittaa seuraavat toimet: ulkoisten tietojen sijoitus välimuistiin ja synkronointi, yritystietojen määrittäminen ulkoisiin sisältötyyppeihin, ulkoisen kohdevalitsimen näyttäminen Office-tuotteissa ja mukautettujen ratkaisujen suorittaminen Office-tuotteissa.
Outlook-kohtaiset vaaditut tehtävät
Ulkoinen luettelo-ominaisuuden offline-synkronoinnin Akti voiminen Palvelin farmin ja sivuston ominaisuuksien on myös oltava aktiivisia, Jos ulkoisia luetteloita ei synkronoida offline-tilassa. Tämä toiminto on oletusarvoisesti käytössä klusteri tasolla, mutta se ei ole oletusarvoisesti käytössä sivustotasolla.
Outlookin tukeman ulkoisen sisältö tyypin luominen Kun luot ulkoisen sisältö tyypin, käyttäjän on otettava käyttöön offline-synkronoinnin tuki -vaihto ehto ja määritettävä Office-kohde tyyppi -kentän arvoksi jokin seuraavista: yhteys tieto, tapaamis, tehtävätai viesti.
Vastaavien kenttien yhdistäminen Käyttäjän on yhdistettävä vähintään yksi ulkoinen sisältö tyyppi-kenttä vastaaviin Outlook-kenttiin.
Kun karttaa ulkoista sisältö tyyppiä, kuten asiakas, Outlook-kohde tyyppiin, kuten kontaktiin, on määritettävä erikseen ulkoisen sisältö tyypin yksittäiset kentät, kuten asiakkaan etunimi, asiakkaan suku nimi, asiakkaan osoiteja asiakas Puhelin, niiden Outlook-kohde tyyppi kenttiin, kuten yhteys henkilön Etunimi, sukunimi, yrityksen Osoiteja businessphone.
Sinun ei tarvitse yhdistää kaikkia vastaavia kenttiä, mutta seuraavat kentät on yhdistettävä.
|
Outlook-kohteen tyyppi |
Outlook-kohde-kenttä |
|---|---|
|
Yhteystieto |
Sukunimi |
|
Tehtävä |
Aihe |
|
Tapaaminen |
Aloitus, lopetus ja aihe |
|
Julkaise |
Aihe |
Yhdistämättömät kentät, jotka määräytyvät luvun mukaan, näkyvät laajennettuna ominaisuusteina seuraavasti:
-
Vieressä Liitetty lomake alueeseen Outlook-lomakkeen oletus sivun (2 – 5 kenttää) alaosassa.
-
Erillinen Lisättiin uutena sivuna Outlook-lomakkeeseen (6 tai useampia kenttiä).
Jos ulkoinen sisältö tyyppi ei näy suoraan millekään Outlook-kohteen tyypille, voit yhdistää kentät Outlook-kohteen, joka on yleisimpien kohteiden tyyppi, jälkeen.
Ulkoisen luettelon yhdistäminen Outlook 2013
-
Siirry SharePoint-sivustoon, joka sisältää ulkoinen-luettelon.
-
Valitse luettelosta > Yhdistä Outlookiin.
-
Outlook 2013 avautuu tarvittaessa ja luo uuden Outlookin Data tiedoston (BCSStorage. pst), jota kutsutaan SharePointin ulkoisiin luetteloihin siirtymis ruudussa, ja luo sitten kansion, jonka nimi on <sivuston>-<ulkoinen luettelo>.
Vihje: Tiedot päivittyvät oletusarvoisesti automaattisesti kuuden tunnin välein, mutta tätä arvoa voidaan muuttaa. Jos haluat varmistaa, että tiedot ovat näkyvissä ulkoisesta tieto lähteestä, napsauta kansiota hiiren kakkos painikkeella ja valitse Synkronoi nyt.
Huomautus: Oletus arvon mukaan Outlook 2013 näyttää vain kentät, jotka on nimenomaisesti määritetty vastaaviin Outlook-kenttiin sen tekijän mukaan, jonka ulkoinen sisältö tyyppi on. Voit myös tarkastella kaikkia ulkoisessa luettelossa olevia kenttiä, olivatpa ne yhdistettyjä tai yhdistämättömiä, toimimalla seuraavasti:
-
Avaa lomakkeen yksittäinen kohde (Valitse yhteys tieto -väli lehden näytä -ryhmässä <nimi> tiedot.)
-
Luo mukautettu Outlook-näkymä ja Sisällytä kaikki ulkoiset-luettelon kentät.
Lisä tietoja kenttien näyttämisestä ja mukautettujen näkymien luomisesta on Outlookin ohje järjestelmässä.
