Luettelonäkymän raja-arvorajan käyttäminen kaikissa SharePoint-versioissa

Tietoja kansioiden käyttämisestä

Kun luot kansion taustalla, luot sisäisen indeksin. Tällainen sisäinen indeksi luodaan myös pääkansiolle, eli ylimmän tason luettelolle tai kirjastolle. Kun käytät kansion kohteita, käytät tietoja tehokkaasti tämän sisäisen indeksin avulla. Muista, että alikansioita sisältävissä kansioissa kukin alikansio lasketaan kohteeksi, mutta alikansion kohteita ei lasketa.

Myös silloin, kun luettelon tai kirjaston kohteiden kokonaismäärä on hyvin suuri, yhden kansion näkymä toimii vähintään yhtä nopeasti kuin näkymä, jossa kaikkien kohteiden määrä on suodatettu indeksoidulla sarakkeella. Joissakin tilanteissa luettelon tai kirjaston kaikki kohteet voidaan jakaa useisiin kansioihin, jolloin missään kansiossa ei ole yli 5 000 kohdetta.

On tärkeää ottaa huomioon seuraavat asiat, kun järjestät suuren luettelon tai kirjaston kansioiden avulla:

• Kansiossa voi olla enemmän kohteita kuin luettelonäkymän raja-arvossa, mutta jotta sitä ei estetä, sinun on ehkä silti käytettävä sarakeindekseihin perustuvaa suodatettua näkymää.

• Jos valitset Näytä kaikki kohteet ilman kansioita -vaihtoehdon Kansiot-osassa, kun luot tai muokkaat näkymää tässä luettelossa tai kirjastossa, sinun on käytettävä suodatinta, joka perustuu yksinkertaiseen indeksiin, jotta et saavuta luettelonäkymän raja-arvoa.

• On usein hyödyllistä, että oletusnäkymässä näkyvät kaikki käytettävissä olevat kansiot suodattamatta, jotta käyttäjät voivat valita sopivan kansion lisätessään uusia kohteita. Kun kaikki kansiot ovat näkyvissä, käyttäjien on helpompi lisätä kohteet kansioihin eikä vahingossa luettelon tai kirjaston kansion ulkopuolelle. Kirjastoista poiketen kohteita ei voi siirtää automaattisesti luettelon kansiosta toiseen.

Lisätietoja tiedostojen siirtämisestä kirjaston kansiosta toiseen on artikkelissa Tiedostojen siirtäminen tai kopioiminen SharePointissa.

Offline-synkronointi, ulkoiset tiedot ja Accessin tietojen hallinta

Tietojen offline-käyttö on usein kätevämpää ja tehokkaampaa, jos synkronoit tiedot tietokoneesi kanssa. Voit käyttää Exceliä, Accessia tai Outlookia käsittelemiesi luettelotietojen mukaan. Voit käyttää myös ulkoista tietojenhallintaa ilman rajoituksia toiminnanohjausjärjestelmien, OData-palvelujen ja verkkopalvelujen kanssa sen mukaan, mikä SharePoint-palvelu käytössäsi on.

Offline-synkronoinnin käyttäminen

Voit tehdä muutoksia kannettavallasi tai pöytäkoneellasi ja synkronoida muutokset, kun olet taas online-tilassa, sekä ratkaista ristiriidat sujuvasti ja tehokkaasti. Suurten luetteloiden käsitteleminen offline-synkronoinnin avulla tietojen "kuorimiseen", analysointiin tai raportointiin auttaa tietokannan toiminnan latautumisessa ja SharePoint-resurssien käytön vähentämisessä.

Voit poistaa luettelon tiedot offline-tilassa ja synkronoida muutokset, kun palaat online-tilaan käyttämällä useita Microsoft 365 -tuotteita. Jotta voit viedä ne näihin, sinulla on oltava asennettuna sovellukset, joko Microsoft 365 tai Office-työpöytäversio.

Microsoft Accessin käyttäminen offline-synkronointia varten     

Access pystyy käsittelemään enemmän tietorivejä kuin SharePoint, ja tietojen käsittelyyn on käytettävissä useita tehokkaita työkaluja. Tietojen käsittely Accessissa ja synkronointi SharePointin kanssa voi mahdollistaa suurempien tietomäärien käsittelyn.

Voit lukea ja kirjoittaa useimmat alkuperäiset luettelot Accessista linkittämällä niihin, ja Access toimii hyvin lähes kaikkien SharePoint-tietotyyppien kanssa. Linkittämisen avulla voit muodostaa yhteyden SharePoint-luettelon tietoihin, jotta voit luoda kaksisuuntaisen yhteyden ja tarkastella ja muokata uusimpia tietoja sekä SharePoint-luettelossa että Access-tietokannassa. Access luo Kopion (tai replikoi) SharePoint-luettelon Access-taulukkoon. Kun Access-taulukko on luotu, voit käsitellä luettelotietoja Accessissa enintään kahden gigatavun Access-rajaan asti (pois lukien liitteet, joita ei tallenneta paikallisesti). Lisäksi Access tallentaa asiakkaan luettelotiedot välimuistiin, käyttää tehokasta muistin käyttöä, kirjoitusvälimuistia ja siirtää vain muutettuja luettelokohteita. Kaikki tämä nopeuttaa kyselyjen ja päivitysten suorittamista. Ristiriitojen ratkaisu -valintaikkuna auttaa myös hallitsemaan ristiriitaisia päivityksiä sujuvasti.

Jos Access Services -ominaisuus on aktivoitu, voit käsitellä huomattavasti enemmän tietoja kuin luettelonäkymän raja-arvo, oletusarvoisesti enintään 50 000 kohdetta. Access käsittelee luettelo- tai kirjastotiedot automaattisesti pieninä erinä ja kokoaa sitten tiedot uudelleen, mikä mahdollistaa huomattavasti enemmän tietoja kuin luettelonäkymän raja-arvo ja joka ei vaikuta haitallisesti muihin SharePoint-sivuston käyttäjiin.

Microsoft Excelin käyttäminen offline-synkronointiin           

Voit viedä SharePoint-luettelot Excel-taulukkoon, joka luo yksisuuntaisen tietoyhteyden Excel-taulukon ja SharePoint-luettelon välille.

Excelissä voit myös käsitellä suuria luetteloita estämättä. Voit lisäksi synkronoida Excelin sekä SharePointin että Accessin kanssa molempien käyttöympäristöjen etujen hyödyntämiseksi.

Kun päivität tietoja SharePoint-luettelosta ja päivität Excel-taulukon, Microsoft Excel korvaa Excel-tiedot uusimmilla SharePoint-luettelotiedoilla korvaaen kaikki Kyseiseen Excel-taulukkoon tekemäsi muutokset.

Kun tiedot ovat Excel-taulukossa, voit hyödyntää Excelin monia tietojen analysointiominaisuuksia, kuten tehokkaita ja joustavia laskentataulukoita, Pivot-taulukkoraportteja, ammattimaisen näköisiä kaavioita ja spark-viivoja, ehdollista muotoilua kuvakkeilla, tietopalkeilla, väriasteikoilla ja kehittyneillä entä jos -analyysitoiminnoilla.

Jos Access Services -ominaisuus on aktivoitu, voit käsitellä huomattavasti enemmän tietoja kuin luettelonäkymän raja-arvo, oletusarvoisesti enintään 50 000 kohdetta.

Microsoft Outlookin käyttäminen offline-synkronointia varten     

Outlookissa voit lukea ja kirjoittaa Yhteystieto-, Tehtävä-, Kalenteri- ja Keskustelu-Lists sekä synkronoida tiedostokirjastoja. Voit esimerkiksi käsitellä sekä tavallisia tehtäväluetteloita että projektitehtäväluetteloita viemällä tehtäväluettelot offline-tilaan, tarkastelemalla, päivittämällä ja määrittämällä uusia tehtäviä, tuomalla ne takaisin online-tilaan ja synkronoimalla ne poistumatta Outlookista. Voit myös tallentaa, jakaa ja hallita SharePoint-yhteystietoja tehokkaammin Outlookissa.

Sivun alkuun

Accessin käyttäminen SharePoint-tuotteiden kanssa offline-synkronointia varten

Accessissa luodaan Access-palveluihin perustuva verkkotietokanta luomalla linkitettyihin luetteloihin perustuvia taulukoita sekä Kyselyjä, lomakkeita, raportteja ja makroja, jotka julkaisit SharePoint-sivustossa. Kun nämä verkkotietokannat päivitetään, voit edelleen käyttää ja muokata niitä ja luoda uusia tietokantoja mallista (mutta et Access 2013:sta).

Voit luoda Access-sovelluksen ilman koodia SharePointissa. SharePoint-sovellus on yleisesti ottaen tiettyä tarkoitusta varten luotu ratkaisu, jota on helppo jakaa ja joka on helppo tuoda kauppaan. Sovellus on eräänlainen kätevä, vaihtoehtoinen tapa ratkaisun pakkaamisen, jakeluun, suorittamiseen, seurantaan ja käytöstä poistamiseen. Lisätietojaon artikkelissa Access-sovelluksen luominen.

Toisin kuin Access-verkkotietokantasovellus, joka tallentaa tietoja SharePoint-luetteloihin, Access-sovellus käyttää sharepoint-tuotteista erillään olevaa SQL Server tietokantaa tietojen tallentamiseen, joten se ei ole SharePoint-luettelonäkymän raja-arvon alainen. Tämä parantaa merkittävästi Access-ratkaisujen skaalautuvuutta ja tehostaa jopa miljoonien tietueiden käsittelyä. SharePoint Server -käyttäjät voivat määrittää SQL Server tietokannan asumaan organisaatiosi palomuurin takana. Online-käyttäjille tietokanta on SQL Server Azure-tietokanta, jossa on maksuton tili ja ilmainen tallennustila. Lisätietoja Azuresta on Microsoft Azuren aloitussivulla.

Lisäksi voit edelleen synkronoida tietoja SharePoint-luettelon ja Access-taulukon välillä ja pitää molemmat tietojoukot ajan tasalla. Tämä synkronointi on kaksisuuntainen eli kaksisuuntainen. Accessissa luettelotietoihin tehdyt muutokset ladataan SharePoint-luetteloon ja SharePoint-luetteloon tehdyt muutokset ladataan tietokoneen Accessiin. Lisätietoja on artikkelissa Tietojen tuominen, linkittäminen tai siirtäminen SharePointiin.

Luettelo- ja kirjastokohteiden etsiminen hakuruudun avulla

SharePoint-sivulla on yleensä kaksi hakuruutua: sivuston hakuruutu sivun yläreunassa ja tietyn luettelon tai kirjaston hakuruutu. Kun käytät luettelon tai kirjaston Haku-ruutua, voit laajentaa hakutoiminnon laajuutta asteittain:

• Oletusarvoisesti haun laajuus perustuu aluksi kaikkiin nykyisessä näkymässä ja alikansioissa oleviin kohteisiin. Näet tulokset sarakkeina, joita voit suodattaa ja lajitella. Jos luettelonäkymän raja-arvo on tällä hetkellä ylittynyt, kaikki tulokset eivät tule näkyviin.

• Jos et löydä etsimääsi, voit laajentaa haun laajuuden koskemaan koko luetteloa, mukaan lukien kaikki alikansiot, riippumatta nykyisestä näkymästä tai luettelonäkymän raja-arvosta.

• Voit myös laajentaa aluetta ja hakea koko sivustosta. Tässä tapauksessa näet tulokset tavallisena Haku-sivustosivuna. Voit tarkentaa tuloksia tarkennuspaneelissa suodattamalla esimerkiksi tiedoston tekijän tai luettelokohteen luontipäivämäärän mukaan. Voit käyttää myös totuusarvosyntaksia ja loogisia operaattoreita monimutkaisempien hakujen tekoon.

Omat näkymät

Koska näkymiä, joissa sarakeindeksiä käytetään oikein, on verrattain mutkikasta luoda suurille luetteloille ja kirjastoille, suuren luettelon tai kirjaston osallistujilta kannattaa ehkä poistaa Omien näkymien hallinta -oikeus. Poistamalla tämän oikeuden voit estää käyttäjiä luomasta kaikki kohteet sisältäviä näkymiä, jotka voivat heikentää sivuston muiden osien suorituskykyä. Lisätietoja käyttöoikeuksista on artikkelissa SharePoint-luettelon tai -kirjaston käyttöoikeuksien mukauttaminen.

Suhteelliset luettelot

Kun luot luetteloyhteyksiä hakusarakkeiden, yksilöllisten sarakkeiden ja pakotetun relaatiotoiminnon (eli viite-eheyden) avulla, voit saavuttaa luettelonäkymän raja-arvon ja se voidaan estää seuraavissa tilanteissa:

• Jos teet aiemmin luodusta luettelosta yksilöllisen sarakkeen, jossa on enemmän kohteita kuin luettelonäkymän raja-arvossa (huomaa, että yhden kohteen lisääminen luetteloon, joka tekee luettelosta luettelonäkymän raja-arvon ylittävän, on toiminto, jota ei yleensä estetä).

• Jos luettelossa on enemmän kohteita kuin luettelonäkymän raja-arvossa, ja otat sitten johdannaispoiston tai poiston rajoittamisen käyttöön kyseisen luettelon hakukentälle.

RSS-syötteet

Kun RSS-tuki on otettu käyttöön keskitetyssä hallinnassa ja sivustokokoelman tasolla, voit ottaa RSS-tuen käyttöön ja määrittää sen useissa erityyppisissä luetteloissa ja kirjastoissa. Kun käyttäjät käyttävät luettelon tai kirjaston RSS-syötettä, tiedot noudetaan luettelosta. Oletusarvoinen RSS-näkymä rajoittaa palautettavien kohteiden määrää sen päivämäärän mukaan, jolloin kohdetta on viimeksi muokattu Muokattu-sarakkeen suodattimella. Jos luettelossa tai kirjastossa on useita kohteita ja käyttäjät käyttävät RSS-syötettä, Muokattu-sarake kannattaa indeksoida. Voit myös vähentää noudettavien kohteiden määrää muuttamalla niiden kohteiden määrää ja päivien määrää, joiden muutokset sisällytetään RSS-syötteeseen.

Lisätietoja RSS-syötteiden hallinnasta on artikkelissa Sivuston tai sivustokokoelman RSS-syötteiden hallinta. Lisätietoja RSS-syötteen lisäämisestä on artikkelissa Ilmoituksen luominen, jotta saat ilmoituksen, kun tiedosto tai kansio muuttuu.