Stvaranje "događaja izvan ureda" u kalendaru u novom programu Outlook
- U Kalendar na kartici Polazno odaberite Novi događaj.
- Dodajte naslov događaja, a zatim odaberite datum početka i završetka.
- Da biste blokirali cijeli dan (ili dane), klizač Cijeli dan je uključen.
- U grupi Mogućnosti odaberite
Zauzet, a zatim na padajućem popisu odaberite Izvan ureda .
- Odaberite Spremi.
Pošaljite ovaj "događaj izvan ureda" drugima
Ako ste pratili korake iz prethodnog odjeljka, događaj koji ste stvorili prikazivat će oznaku Izvan ureda. To znači da ako netko pokuša zakazati sastanak s vama, vidjet će da niste dostupni.
Česta pogreška prilikom slanja događaja izvan ureda drugima jest otvaranje izvornog događaja i promjena Slobodno/zauzeto da bi se prikazalo da ste slobodni , a ne izvan ureda. No, to znači da ćete sada biti vidljivi kao dostupni svima koji pokušavaju zakazati sastanak s vama. Da biste to izbjegli, u kalendaru morate stvoriti dupliciranu obvezu s Postavite na Slobodan/zauzet, izmijenite događaj po potrebi, a zatim ga pošaljite drugima u novom programu Outlook.
- U aplikaciji Calendar u novom programu Outlook desnom tipkom miša kliknite događaj izvan ureda koji ste ranije stvorili pa odaberite Dupliciraj događaj.
- Dodajte novi naslov događaja. Možda ćete, primjerice, htjeti uvrstiti svoje ime u naslov da bi svi koji ovo pogledaju u svom kalendaru odmah znali o čemu se radi.
- U grupi Sudionici odaberite Mogućnosti odgovora i na padajućem popisu poništite okvir Zatraži odgovore .
- U grupi Mogućnosti odaberite Slobodan/Zauzet pa na padajućem popisu odaberite Slobodan.
- U odjeljku Pozovi sudionike dodajte željene primatelje.
- Unesite informacije koje želite podijeliti s primateljima.
- Ako osobe upozoravate na niz ponavljajućih trenutaka kada vas neće biti u uredu, na padajućem izborniku Ne ponavljaj odaberite uzorak ponavljanja, a zatim Spremi.
- Odaberite Pošalji.
Kada pošaljete zahtjev za sastanak s Postavljen na Slobodan, događaj se prikazuje pri vrhu svakog dana u kalendaru primatelja u novom programu Outlook – vizualni podsjetnik koji ne blokira njihovo radno vrijeme.
Upravljanje dostupnošću u kalendaru u novom programu Outlook
Kada dodate stavku u kalendar ili prihvatite pozivnicu nekog drugog, ona će u kalendaru po zadanom biti označena kao zauzeta :
- To utječe na vrijeme koje se prikazuje u vašem kalendaru kada drugi korisnici pokušaju zakazati sastanak s vama.
- Ako koristite Teams, to utječe i na pokazatelj statusa te će vas prikazati kao zauzetog kada imate zakazane sastanke ili obveze.
Kada pogledate kalendar, lijevi rub svake stavke označen je bojom da bi se označio njezin status: bijeli rub označava da ste slobodni, a tamnija boja da biste bili zauzeti.
Bilo koju stavku kalendara možete prilagoditi tako da se prikazuje kao zauzeto, slobodno, izvan ureda itd.:
- U kalendaru desnom tipkom miša kliknite stavku koju želite promijeniti.
- Na izborniku koji će se prikazati pokažite stavku Prikaži kao, zatim odaberite željenu mogućnost.
Želite li prilagoditi status u aplikaciji Teams? Pogledajte Promjena statusa u aplikaciji Microsoft Teams.
Zakazivanje godišnjih odmora pomoću zahtjeva za sastanak u klasičnom programu Outlook proces je koji se sastoji od dva koraka. Morate blokirati godišnji odmor u vlastitom kalendaru, a suradnicima dati do znanja da ćete biti odsutni tako da vrijeme godišnjeg odmora dodate u njihove kalendare.
Prvi korak: dodavanje godišnjeg odmora u kalendare suradnika
Kada u klasičnom programu Outlook vrijeme označite oznakom "izvan ureda", vaši će suradnici to vidjeti kada pokušaju zakazati sastanak s vama. Ali ne bi li bilo sjajno kada biste mogli upozoriti sve odjednom unaprijed o svom vremenu odsutnosti, a da pritom ne utječete na njihov status slobodnog/zauzetog mjesta ili zatrpate njihove kalendare? To možete učiniti tako da podatke postavite tako da se na njihovim kalendarima prikazuju kao cjelodnevni događaj, no za razliku od uobičajenog cjelodnevnog događaja, koji je obično postavljen na "zauzet", taj se cjelodnevni događaj prikazuje kao slobodno vrijeme. To ne utječe na dostupnost podataka o slobodnom/zauzetom vremenu vaših suradnika.
Napomena
Zahtjevi za sastanak namijenjeni su slanju između korisnika programa Outlook. Da biste mogli vidjeti rasporede drugih osoba prilikom sastavljanja zahtjeva za sastanak u programu Outlook, vaša tvrtka ili ustanova mora koristiti Microsoft Exchange Server.
U Kalendar na kartici Polazno odaberite Novi sastanak u klasičnom programu Outlook.
Savjet
Novi zahtjev za sastanka možete stvoriti i pomoću tipkovnog prečaca tako da pritisnete CTRL+SHIFT+Q.
U okvir Naslov upišite opis, a zatim u okvir Mjesto unesite mjesto.
Na popisima Vrijeme početka i Vrijeme završetka odaberite vrijeme početka i završetka vremena koje proizlazi iz ureda. Za praznike to obično uključuje pune dane. U tom slučaju potvrdite okvir Cjelodnevni događaj .
Napomena
Outlook za zakazivanje po zadanom koristi trenutnu vremensku zonu postavljenu na računalu. Ako vrijeme odsutnosti želite zakazati za drugu vremensku zonu, potvrdite okvir Vremenske zone i odaberite odgovarajuću vremensku zonu.
U grupi Sudionici za mogućnosti odgovora poništite okvir Zatraži odgovore na padajućem popisu.
U grupi Mogućnosti za mogućnost Prikaži kao na padajućem popisu odaberite Besplatno . Ako ste već odredili da se radi o cjelodnevnom događaju, Prikaži kao automatski je postavljen na Slobodan.
Važno
- Provjerite je li postavka Prikaži kao postavljena na Besplatno. To primateljima zahtjeva za sastanak omogućuje da prihvate zahtjev za sastanak i dodaju vaš godišnji odmor u svoj kalendar, no ne blokiraju nijedno vrijeme u svom kalendaru. Kalendar primatelja i dalje će tijekom godišnjeg odmora prikazivati slobodnu dostupnost za zakazivanje.
- Kada birate cjelodnevni događaj, vrijeme početka događaja je u ponoć. Da biste izbjegli da vaši suradnici primaju upozorenja u neparno vrijeme, postavite postavku Podsjetnik na Ništa.
Unesite informacije koje želite podijeliti s primateljima.
Dodajte željene primatelje u redak Obavezni ili Neobavezni .
Ako korisnike upozoravate na niz ponavljajućih trenutaka kada ćete biti izvan ureda, u grupi Mogućnosti odaberite Ponavljanje, odaberite uzorak ponavljanja, a zatim odaberite U redu.
Odaberite Pošalji.
Kada zahtjev za sastanak pošaljete tako da je značajka Prikaži kao postavljena na Besplatno, događaj se prikazuje pri vrhu svakog dana u kalendarima programa Outlook vaših suradnika – vizualni podsjetnik koji ne blokira radno vrijeme.
Napomena
Ako niste odabrali Cjelodnevni događaj, događaj će se prikazati unutar vremenske rešetke; Ne prikazuje se pri vrhu dana. Međutim, još uvijek je označeno kao slobodno vrijeme.
Drugi korak: blokiranje godišnjih odmora u kalendaru
Ako ste pratili korake iz prethodnog odjeljka, zahtjev za sastanak koji ste poslali označen je kao slobodno vrijeme da bi se spriječilo blokiranje vremena u kalendarima drugih osoba. No vrijeme je označeno kao slobodno i u vašem kalendaru. Sada morate stvoriti dodatnu obvezu za sebe u klasičnom programu Outlook da bi drugi korisnici vidjeli da niste dostupni u navedeno vrijeme.
Česta je pogreška otvoriti stavku zahtjeva za sastanak u kalendaru i promijeniti postavku Prikaži kao iz Slobodno u Izvan ureda nakon slanja izvornog zahtjeva. No kada to učinite, ažuriranje se šalje svima kojima ste poslali zahtjev za sastanak mijenjajući se u Slobodno izvan ureda i poništavaju se vaši koraci da biste to izbjegli. U kalendaru morate stvoriti duplicirane obveze s postavkom Prikaži kao postavljenom na Izvan ureda.
Kada korisnici za zakazivanje sastanaka i drugih događaja koriste klasični kalendar programa Outlook, vidjet će vašu dostupnost, osim ako promijenite dozvole za kalendar da biste to spriječili. Obveze, sastanci i događaji obično imaju postavku Prikaži kao na Zauzet. Možete stvarati i stavke s postavkom Prikaži kaoIzvan ureda. Stavke koje su postavljene na Izvan ureda smatraju se sličnim stavkama koje su postavljene na Zauzet – nitko ne bi trebao očekivati da ste dostupni u tom trenutku. Vizualno se te dvije vrste razlikuju – stavke koje su postavljene na "Izvan ureda " ljubičaste boje, stavke sa statusom "Zauzeto " označene su plavom temom. Ta razlika u izgledu pomaže naglasiti zašto niste dostupni. Na primjer, možda ćete moći premjestiti stavku u statusu "zauzet" koja je u sukobu, ali vjerojatno ne možete ili ne želite promijeniti stavku u kojoj ste izvan ureda , kao što je godišnji odmor.
- U aplikaciji Calendar na kartici Polazno odaberite Nova obveza u klasičnom programu Outlook.
-
U okvir Naslov upišite naziv vremena koje ćete provesti na putu.
- U odjeljcima Vrijeme početka i Vrijeme završetka odaberite datume početka i završetka vremena odsutnosti.
- Potvrdite okvir Cjelodnevni događaj .
- Promijenite postavku Pokaži kao na Izvan ureda.
- Odaberite Spremi & Zatvori.
Napomena
Razmislite o brisanju (samo iz kalendara) početnog zahtjeva za sastanak koji ste poslali drugim osobama. Možete je i ostaviti u kalendaru da biste pomoću nje mogli jednostavno poslati ažuriranje ili otkazati ako se tarife promijene.
