Omówienie: zarządzanie witryną, uprawnienia i udostępnianie dla na potrzeby właścicieli witryn

Dotyczy

SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint Foundation 2013

Uzyskaj pomoc z funkcją Copilot

Korzystanie z tego artykułu jako formy omówienia pomysłów i najlepszych praktyk w zakresie modelu zarządzania witrynami. Jeśli jesteś właścicielem witryny, opracuj model zarządzania witryną odnoszący się do zasad, procesów, ról i obowiązków dotyczących Twojej witryny. Taki model pomoże Ci zarządzać sposobem, w jaki inne osoby będą korzystać z Twojej witryny. Możesz na przykład wymagać wyewidencjonowywania plików, aby zapobiec próbom edytowania pliku przez wiele osób jednocześnie.

Uwaga

Wiele reguł udostępniania i udzielania uprawnień jest określanych przez administratora programu SharePoint. Korzystanie z tego artykułu jako podstawowego przewodnika w celu zrozumienia zakresu, w jakim właściciel witryny może dokonywać kontroli. Współpracuj z administratorem programu SharePoint, aby dokonać zmian w strategii zarządzania odnoszącej się do Twojej organizacji.

Role i obowiązki odnoszące się do zapewnienia wsparcia witryny

Zdefiniowanie ról i obowiązków podczas planowania i tworzenia witryny zmniejsza konieczność oczyszczania lub reorganizacji witryny, gdy następuje rotacja członków zespołu. Zarządzanie witryną powinno brać pod uwagę uwzględnianie planu w zakresie szkolenia użytkowników, monitorowania korzystania z witryny, kontrolowania zawartości i komunikowania oczekiwań członkom zespołu zarządzającym witryną.

Rozważ ustalanie priorytetów i definiowanie następujących zagadnień.

Szkolenia na temat witryn dla właścicieli witryn: Zapewnienie podstawowych szkoleń w zakresie nawigacji, wyszukiwania oraz zarządzania dokumentacją dla nowych właścicieli witryn.
Obsługa witryny: Przydzielenie wyznaczonego eksperta ds. witryn Twojemu zespołowi w celu rozwiązywania problemów technicznych oraz pełnienia funkcji łącznika z administratorem usługi SharePoint.
Wytyczne dotyczące tworzenia witryn i ich używania. Często zdarza się, że organizacja ma naszkicowane zasady firmy dotyczące tworzenia witryn. Zapewnienie aktualnego linku do odpowiednich wytycznych, informacji kontaktowych dla właścicieli witryn oraz autorów zawartości na wypadek, gdyby potrzebowali pomocy.
Publikowanie i kontrola zawartości: Planowanie kontroli witryny i zawartości strony tak często jak jest to konieczne, aby zapewnić jej użyteczność. Tworzenie harmonogramu kontroli i przydzielanie właścicieli zawartości dla dużych list i bibliotek.

Domyślne grupy programu SharePoint

Tytuł	Domyślny poziom uprawnień	Na potrzeby
Właściciel	Pełna kontrola	Osoby, które muszą mieć możliwość zarządzania uprawnieniami, ustawieniami i wyglądem witryny.
Członek zespołu	Edytowanie i współtworzenie	Osoby, które muszą mieć możliwość edytowania zawartości witryny. Poziom uprawnień zależy od szablonu witryny użytego podczas tworzenia witryny.
Odwiedzający	Tylko do odczytu	Osoby, które muszą mieć możliwość wyświetlania zawartości witryny, lecz nie jej edytowania.

Nowoczesny
Office 2013 - 2019

Nowoczesne zarządzanie witryną

W nowoczesnym programie SharePoint zarządzanie witryną jest ważniejsze niż w poprzednich wersjach, ponieważ zapewniona jest większa kontrola i więcej opcji podczas tworzenia witryn. Sposób zarządzania przyjęty przez Twoją organizację zależy od zakresu kontroli, jakiego Twoja organizacja potrzebuje nad zawartością, która będzie określać szczegóły dotyczące zarządzania tworzeniem witryn i ich właścicielami. Administrator programu SharePoint może pomóc Ci w zrozumieniu zasad dotyczących wymogów bezpieczeństwa, przepisów rządowych, marek korporacyjnych, ułatwień dostępu oraz wytycznych dotyczących szkoleń. Współdziałaj z administratorem programu SharePoint, aby dowiedzieć się więcej na temat zasad tworzenia witryn i ich użytkowania, które obowiązują w Twojej organizacji, zanim podejmiesz kroki zmierzające do opracowania własnego planu zarządzania witrynami.

Najbardziej efektowne witryny programu SharePoint ułatwiają użytkownikom znalezienie szybko tego, czego potrzebują. W ten sposób mogą oni wykorzystać znalezione informacje do podejmowania decyzji, dowiedzenia się, co się dzieje, uzyskania dostępu do niezbędnych narzędzi, bądź zaangażowania współpracowników w celu uzyskania pomocy w rozwiązywaniu problemów. Dowiedz się więcej o planowaniu nawigacji w witrynie programu SharePoint.

Elementem architektury informacji może być klasyfikacja informacji. Jeśli publikowane informacje są szczególnie istotne dla firmy, wymagają specjalnych zabezpieczeń albo podlegają przepisom (np. prawnym), należy rozważyć skonfigurowanie schematu klasyfikacji w celu wyszczególnienia konkretnych typów zawartości wymagających starannego zarządzania. Po odpowiednim zorganizowaniu informacji na określonych listach i w bibliotekach można sterować sposobem wyświetlania zawartości za pomocą funkcji zarządzania.

Nowoczesna architektura programu SharePoint została opracowana w celu elastycznego i adaptacyjnego dostosowywania się do zmieniających się potrzeb organizacji. Nowoczesne witryny mogą być skojarzone z witrynami centrum. Skojarzone witryny współdzielą nawigację i marki z centrum. Jeśli zostanie to włączone przez właściciela witryny centrum, a właściciele witryn zostaną zatwierdzone, skojarzone witryny również mogą udostępniać uprawnienia centrum.

Podczas określania struktury nawigacji w witrynie należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:

Jakiego rodzaju zawartość znajdzie się w witrynie? Jak będzie ona tłumaczona na strony, listy i biblioteki?
Jak informacje będą przedstawiane w witrynie?
Jak użytkownicy będą nawigować po witrynie?
Jak informacje będą udostępniane konkretnym grupom odbiorców?
Jak zostanie skonfigurowane i zoptymalizowane wyszukiwanie?

Zarządzanie uprawnieniami w nowoczesnych witrynach

Integralność, poufność i prywatność najważniejszych informacji organizacji zależy od sposobu zabezpieczenia witryny, a zwłaszcza od tego, komu zostanie udzielony do niej dostęp. Zarządzanie uprawnieniami w nowoczesnych witrynach obejmuje zarówno użytkowników, jak i grupy użytkowników. Uprawnienia w nowoczesnej komunikacji i witrynach zespołów pochodzą z szablonów witryn, które udostępniają różne opcje. dla każdej witryny.

Witryny komunikacyjne nie są skojarzone z grupami platformy Microsoft 365 i mają trzy domyślne role — właściciele witryn, członkowie witryn i odwiedzający witryny.

Oto kilka porad, z których warto korzystać podczas opracowywania strategii dotyczącej uprawnień:

Postępuj zgodnie z zasadą przyznawania jak najmniejszych uprawnień: Nadawaj osobom uprawnienia najniższych poziomów umożliwiające im wykonanie przypisanych zadań.
Użyj standardowych grup domyślnych: Udzielając użytkownikom dostępu, dodawaj ich do standardowych, domyślnych grup, takich jak Członkowie, Odwiedzający i Właściciele.
Zastosuj segmentowanie zawartości według poziomów zabezpieczeń: Utwórz witrynę lub bibliotekę przeznaczoną specjalnie na poufne dokumenty, zamiast przechowywać je rozproszone w większej bibliotece, w której są chronione za pomocą unikatowych uprawnień.

Uprawnienia nowoczesnej witryny według tytułu

Tytuł	Poziom uprawnień	Zakres uprawnień:
Właściciel witryny	Pełna kontrola	Oprócz wszystkiego, co może robić członek witryny, właściciele mogą również: Zmieniać motyw witryny Zmieniać układ nawigacji Zmieniać logo witryny Dodawać lub usuwać właścicieli witryny Edytować ustawienia członka witryny Dodawać lub usuwać odwiedzających witrynę Edytować ustawienia witryny Usuwanie podwitryny Dodawać grupę platformy Microsoft 365 Kojarzyć witrynę z centrum
Członek witryny	Edytowanie i współtworzenie	Dodawanie, edytowanie i usuwanie list Dodawanie, edytowanie i usuwanie bibliotek dokumentów Dodawanie i usuwanie członków witryny Dodawanie, edytowanie i usuwanie dokumentów Dodawanie, edytowanie i usuwanie strony Dodawanie, edytowanie i usuwanie wpisów z wiadomościami Dodawanie, edytowanie i usuwanie sekcji strony Dodawanie, edytowanie i usuwanie składników Web Part Dodawanie, edytowanie i usuwanie nawigacji w witrynie Tworzenie i usuwanie szablonów stron Wyświetl metryk użycia witryny
Odwiedzający witrynę	Tylko do odczytu	Wyświetlanie zawartości

Więcej zasobów dla właścicieli witryny:

Ograniczenia dotyczące magazynowania

Administrator mógł ustanowić dla danej grupy limit miejsca na dyskach. Należy ustalić, czy taki limit istnieje, i zdecydować o sposobie wykorzystania go w ramach witryn, stron i bibliotek.

Domyślnie w programie SharePoint Server dla pojedynczego dokumentu, jaki można przekazać do biblioteki dokumentów, obowiązuje limit rozmiaru 50 MB. Ponadto domyślnie właściciele witryn zespołów otrzymują alerty po przekroczeniu progu 90% przydziału.

Znając obowiązujące limity, można zadbać o utrzymanie rozmiaru witryny w ich granicach za pomocą funkcji takich jak śledzenie wersji czy śledzenie inspekcyjne.

Wyszukiwanie

Zawartość pojawia się w wielu miejscach, w tym w witrynach, na listach, w bibliotekach, składnikach Web Part oraz kolumnach list. Domyślnie, gdy dana osoba przeszukuje Twoją witrynę, cała zawartość witryny oraz stron pojawia się w wynikach wyszukiwania.

Właściciel witryny może sterować tym, czy zawartość pojawia się w wynikach wyszukiwania. Jeśli wyłączono wyświetlanie zawartości danej witryny w wynikach wyszukiwania, blokowane jest też wyświetlanie w wynikach wyszukiwania zawartości wszystkich podwitryn.

Domyślnie zawartość z ograniczonymi uprawnieniami nie pojawia się w wynikach wyszukiwania, jeśli osoba wyszukująca informacje nie ma uprawnień do jej odczytu. To zachowanie można zmienić i wtedy zawartość z ograniczonymi uprawnieniami będzie pojawiać się w wynikach wyszukiwania, ale użytkownicy bez uprawnień do jej otwarcia nie będą mogli tego robić.

Ochrona danych

Funkcje kopii zapasowej i odzyskiwania chronią przed przypadkową utratą danych. Częstotliwość tworzenia kopii zapasowej oraz szybkość i poziom odzyskiwania określa administrator. Aby odzyskać zawartość w witrynie, dowiedz się więcej na temat odzyskiwania elementów z kosza.