Korzystanie z tego artykułu jako formy omówienia pomysłów i najlepszych praktyk w zakresie modelu zarządzania witrynami. Jeśli jesteś właścicielem witryny, utwórz model zarządzania, aby zająć się zasadami, procesami, rolami i obowiązkami witryny. Taki model pomoże Ci zarządzać sposobem, w jaki inne osoby będą korzystać z Twojej witryny. Możesz na przykład wymagać wyewidencjonowywania plików, aby zapobiec próbom edytowania pliku przez wiele osób jednocześnie.
Uwaga
Wiele reguł udostępniania i udzielania uprawnień jest określanych przez administratora programu SharePoint. Korzystanie z tego artykułu jako podstawowego przewodnika w celu zrozumienia zakresu, w jakim właściciel witryny może dokonywać kontroli. Współpracuj z administratorem programu SharePoint, aby dokonać zmian w strategii zarządzania odnoszącej się do Twojej organizacji.
Role i obowiązki odnoszące się do zapewnienia wsparcia witryny
Zdefiniowanie ról i obowiązków podczas planowania i tworzenia witryny zmniejsza konieczność oczyszczania lub reorganizacji witryny, gdy następuje rotacja członków zespołu. Zarządzanie witryną powinno brać pod uwagę uwzględnianie planu w zakresie szkolenia użytkowników, monitorowania korzystania z witryny, kontrolowania zawartości i komunikowania oczekiwań członkom zespołu zarządzającym witryną.
Rozważ ustalanie priorytetów i definiowanie następujących zagadnień.
- Szkolenie dotyczące witryny dla właścicieli witryn: Udostępnij nowym właścicielom witryn podstawowe szkolenia dotyczące nawigacji, wyszukiwania i zarządzania dokumentami.
- Obsługa witryny: Przypisz wyznaczonego eksperta witryny w zespole, aby rozwiązał problemy i był łącznikiem z administratorem programu SharePoint.
- Wskazówki dotyczące tworzenia witryn i korzystania z tych witryn: Często organizacja określiła zasady firmy dotyczące tworzenia witryn. Zapewnienie aktualnego linku do odpowiednich wytycznych, informacji kontaktowych dla właścicieli witryn oraz autorów zawartości na wypadek, gdyby potrzebowali pomocy.
- Publikowanie i inspekcja zawartości: Zaplanuj inspekcję witryny i zawartości stron tak często, jak to konieczne, aby witryna była odpowiednia. Tworzenie harmonogramu kontroli i przydzielanie właścicieli zawartości dla dużych list i bibliotek.
Domyślne grupy programu SharePoint
| Tytuł | Domyślny poziom uprawnień | Na potrzeby |
|---|---|---|
| Właściciel | Pełna kontrola | Osoby, które muszą mieć możliwość zarządzania uprawnieniami, ustawieniami i wyglądem witryny. |
| Członek zespołu | Edytowanie i współtworzenie | Osoby, które muszą mieć możliwość edytowania zawartości witryny. Poziom uprawnień zależy od szablonu witryny użytego podczas tworzenia witryny. |
| Odwiedzający | Tylko do odczytu | Osoby, które muszą mieć możliwość wyświetlania zawartości witryny, lecz nie jej edytowania. |
Nowoczesne zarządzanie witryną
W nowoczesnym programie SharePoint zarządzanie witryną jest ważniejsze niż w poprzednich wersjach, ponieważ istnieje większa kontrola i opcje tworzenia witryn. Zarządzanie organizacją zależy od tego, jaki poziom kontroli twojej organizacji potrzebuje nad zawartością, która określi szczegóły dotyczące tworzenia witryn i zarządzania właścicielami witryn. Administrator programu SharePoint może pomóc Ci w zrozumieniu zasad dotyczących wymogów bezpieczeństwa, przepisów rządowych, marek korporacyjnych, ułatwień dostępu oraz wytycznych dotyczących szkoleń. Współdziałaj z administratorem programu SharePoint, aby dowiedzieć się więcej na temat zasad tworzenia witryn i ich użytkowania, które obowiązują w Twojej organizacji, zanim podejmiesz kroki zmierzające do opracowania własnego planu zarządzania witrynami.
Nowoczesna struktura nawigacji w witrynie programu SharePoint
Najbardziej efektowne witryny programu SharePoint ułatwiają użytkownikom znalezienie szybko tego, czego potrzebują. W ten sposób mogą oni wykorzystać znalezione informacje do podejmowania decyzji, dowiedzenia się, co się dzieje, uzyskania dostępu do niezbędnych narzędzi, bądź zaangażowania współpracowników w celu uzyskania pomocy w rozwiązywaniu problemów. Dowiedz się więcej o planowaniu nawigacji w witrynie programu SharePoint.
Elementem architektury informacji może być klasyfikacja informacji. Jeśli publikowane informacje mają dużą wartość dla firmy, wymagają specjalnych zabezpieczeń lub podlegają przepisom zgodności z przepisami, rozważ skonfigurowanie schematu klasyfikacji w celu dokładnego zidentyfikowania konkretnych typów zawartości, którymi należy zarządzać. Po zorganizowaniu informacji na określonych listach i w bibliotekach możesz zarządzać sposobem wyświetlania zawartości za pomocą funkcji zarządzania.
Nowoczesna architektura programu SharePoint została opracowana w celu elastycznego i adaptacyjnego dostosowywania się do zmieniających się potrzeb organizacji. Nowoczesne witryny mogą być skojarzone z witrynami centrum. Skojarzone witryny współużytkują nawigację i znakowanie za pomocą centrum. Jeśli właściciel witryny centrum włączy tę opcję, a właściciele witryny ją zatwierdzą, skojarzone witryny mogą również udostępniać uprawnienia centrum.
Podczas określania struktury nawigacji w witrynie należy wziąć pod uwagę następujące kwestie:
- Jakiego rodzaju zawartość znajdzie się w witrynie? Jak będzie ona tłumaczona na strony, listy i biblioteki?
- Jak informacje będą przedstawiane w witrynie?
- Jak użytkownicy będą nawigować po witrynie?
- Jak informacje będą udostępniane konkretnym grupom odbiorców?
- Jak zostanie skonfigurowane i zoptymalizowane wyszukiwanie?
Zarządzanie uprawnieniami w nowoczesnych witrynach
Integralność, poufność i prywatność najważniejszych informacji organizacji zależy od tego, jak bezpieczna jest witryna — w szczególności ta, komu zdecydujesz się udzielić dostępu do witryny. Zarządzanie uprawnieniami w nowoczesnych witrynach obejmuje zarówno użytkowników, jak i grupy użytkowników. Uprawnienia w nowoczesnej komunikacji i witrynach zespołów pochodzą z szablonów witryn, które udostępniają różne opcje. dla każdej witryny.
Witryny do komunikacji nie są skojarzone z grupami platformy Microsoft 365 i mają trzy domyślne role — właścicieli witryn, członków witryny i odwiedzających witrynę.
Oto kilka porad, o których warto pamiętać podczas opracowywania strategii dotyczącej uprawnień:
- Przestrzegaj zasady najmniejszych uprawnień: Przyznaj użytkownikom najniższe poziomy uprawnień potrzebne do wykonywania przydzielonych im zadań.
- Używaj standardowych grup domyślnych: Zapewnij użytkownikom dostęp, dodając je do standardowych, domyślnych grup (takich jak Członkowie, Odwiedzający i Właściciele).
- Rozważ segmentowanie zawartości według poziomu zabezpieczeń: Utwórz witrynę lub bibliotekę przeznaczoną specjalnie dla poufnych dokumentów, zamiast umieszczać je w większej bibliotece i chronić je za pomocą unikatowych uprawnień.
Uprawnienia nowoczesnej witryny według tytułu
| Tytuł | Poziom uprawnień | Zakres uprawnień: |
|---|---|---|
| Właściciel witryny | Pełna kontrola |
Oprócz wszystkiego, co może robić członek witryny, właściciele mogą również: Zmieniać motyw witryny Zmieniać układ nawigacji Zmieniać logo witryny Dodawać lub usuwać właścicieli witryny Edytować ustawienia członka witryny Dodawać lub usuwać odwiedzających witrynę Edytować ustawienia witryny Usuwanie podwitryny Dodawać grupę platformy Microsoft 365 Kojarzyć witrynę z centrum |
| Członek witryny | Edytowanie i współtworzenie | Dodawanie, edytowanie i usuwanie list Dodawanie, edytowanie i usuwanie bibliotek dokumentów Dodawanie i usuwanie członków witryny Dodawanie, edytowanie i usuwanie dokumentów Dodawanie, edytowanie i usuwanie strony Dodawanie, edytowanie i usuwanie wpisów z wiadomościami Dodawanie, edytowanie i usuwanie sekcji strony Dodawanie, edytowanie i usuwanie składników Web Part Dodawanie, edytowanie i usuwanie nawigacji w witrynie Tworzenie i usuwanie szablonów stron Wyświetl metryk użycia witryny |
| Odwiedzający witrynę | Tylko do odczytu | Wyświetlanie zawartości |
Więcej zasobów dla właścicieli witryny:
- Dostosowywanie witryny programu SharePoint
- Dostosowywanie nawigacji dla witryny programu SharePoint
- Wyszukiwanie w nowoczesnej wersji programu SharePoint
- Konfigurowanie witryny centrum programu SharePoint
- Zarządzanie witryną do komunikacji programu SharePoint
- Zarządzanie ustawieniami witryny programu SharePoint
- Udostępnianie witryny
- Edytowanie uprawnień dotyczących listy, biblioteki lub pojedynczego elementu
Ograniczenia dotyczące magazynowania
Administrator mógł ustanowić dla danej grupy limit miejsca na dyskach. Należy ustalić, czy taki limit istnieje, i zdecydować o sposobie wykorzystania go w ramach witryn, stron i bibliotek.
Domyślnie w programie SharePoint Server dla pojedynczego dokumentu, jaki można przekazać do biblioteki dokumentów, obowiązuje limit rozmiaru 50 MB. Ponadto domyślnie właściciele witryn zespołów otrzymują alerty po przekroczeniu progu 90% przydziału.
Znając obowiązujące limity, można zadbać o utrzymanie rozmiaru witryny w ich granicach za pomocą funkcji takich jak śledzenie wersji czy śledzenie inspekcyjne.
Wyszukiwanie
Zawartość pojawia się w wielu miejscach, w tym w witrynach, na listach, w bibliotekach, składnikach Web Part oraz kolumnach list. Domyślnie, gdy dana osoba przeszukuje Twoją witrynę, cała zawartość witryny oraz stron pojawia się w wynikach wyszukiwania.
Właściciel witryny może sterować tym, czy zawartość pojawia się w wynikach wyszukiwania. Jeśli wyłączono wyświetlanie zawartości danej witryny w wynikach wyszukiwania, blokowane jest też wyświetlanie w wynikach wyszukiwania zawartości wszystkich podwitryn.
Domyślnie zawartość z ograniczonymi uprawnieniami nie jest wyświetlana w wynikach wyszukiwania dla użytkowników, którzy nie mają uprawnień do jej odczytania. Możesz to zmienić, aby zawartość z ograniczeniami była wyświetlana w wynikach wyszukiwania, ale użytkownicy nie mogą otwierać zawartości, do których nie mają uprawnień.
Ochrona danych
Funkcje kopii zapasowej i odzyskiwania chronią przed przypadkową utratą danych. Częstotliwość tworzenia kopii zapasowej oraz szybkość i poziom odzyskiwania określa administrator. Aby odzyskać zawartość w witrynie, dowiedz się więcej na temat odzyskiwania elementów z kosza.
Więcej zasobów
Planowanie witryny do komunikacji