Wymaganie zatwierdzania elementów na liście lub w bibliotece

Określanie, że elementy listy wymagają zatwierdzenia

1. Przejdź do listy, w przypadku której chcesz wymagać zatwierdzenia.

2. Wybierz Ustawienia , a następnie Wyświetl ustawienia.

3. W sekcji Ustawienia ogólne wybierz pozycję Ustawienia przechowywania wersji.

4. W sekcji Zatwierdzanie zawartości wybierz pozycję Tak w odpowiedzi na pytanie Czy wymagać zatwierdzania zawartości dla przesłanych elementów?

5. W sekcji Historia wersji elementu określ, czy chcesz tworzyć wersje za każdym razem, gdy element jest edytowany. Możesz też ograniczyć liczbę wersji, które mają zostać zachowane.

6. W sekcji Zabezpieczenia wersji roboczych elementów określ, którzy użytkownicy mogą wyświetlać wersje robocze elementów na liście.

   Porada

   Jeśli jest wymagane zatwierdzanie zawartości listy lub biblioteki, która już zawiera elementy, wszystkie elementy w bibliotece zostaną oznaczone jako zatwierdzone.

7. Możesz wybrać dowolną z następujących opcji:

   • Użytkownicy, którzy mogą odczytywać elementy z listy.
   • Tylko użytkownicy, którzy mogą edytować elementy na liście.
   • Tylko użytkownicy, którzy mogą zatwierdzać elementy na liście, oraz autor elementu.

8. Wybierz przycisk OK.

Stan zatwierdzenia

Jeśli ktoś prześle element do listy lub biblioteki, który wymaga zatwierdzenia, będzie on miał stan oczekiwania do czasu zatwierdzenia przez inną osobę (która ma co najmniej poziom uprawnień Zarządzanie listami ). Oczekując na zatwierdzenie, pozostaje w stanie oczekiwania .

Zwykle gdy element ma stan Oczekujący, może go zobaczyć tylko autor elementu i osoby, które mają uprawnienia do zarządzania listami i bibliotekami. Gdy jej stan zmieni się z Oczekujące na Zatwierdzone, stanie się ona widoczna dla wszystkich osób, które mają uprawnienia do wyświetlania danej listy lub biblioteki.

Odrzucone artykuły pozostają na liście lub w bibliotece do czasu ich usunięcia przez autora lub inną osobę z niezbędnymi uprawnieniami. Wszystkim elementom i plikom już istniejącym na liście lub w bibliotece zostanie automatycznie przyznany stan Zatwierdzony .

Określanie elementów w bibliotece programu SharePoint wymagających zatwierdzenia

1. Przejdź do biblioteki programu SharePoint, dla której chcesz wymagać zatwierdzenia.

2. Wybierz Ustawienia , a następnie Ustawienia biblioteki.
   Jeśli nie widzisz tych elementów menu, wybierz pozycję Biblioteka, a następnie w grupie Ustawienia wybierz pozycję
   Ustawienia biblioteki.

3. Aby otworzyć stronę Ustawienia przechowywania wersji , w obszarze Ustawienia ogólne wybierz pozycję Ustawienia przechowywania wersji.

   

4. W sekcji Zatwierdzanie zawartości wybierz pozycję Tak w odpowiedzi na pytanie Czy wymagać zatwierdzania zawartości dla przesłanych elementów? W sekcji Historia wersji dokumentu określ, czy program SharePoint ma tworzyć wersje podczas edytowania pliku. Możesz też ograniczyć liczbę wersji, które mają zostać zachowane.

5. W sekcji Zabezpieczenia wersji roboczych elementów określ, którzy użytkownicy mogą wyświetlać wersje robocze elementów w bibliotece dokumentów.

   

   Porada

   Jeśli jest wymagane zatwierdzanie zawartości listy lub biblioteki, która już zawiera elementy, wszystkie elementy w bibliotece zostaną oznaczone jako zatwierdzone.

6. Możesz wybrać dowolną z następujących opcji:

   • Użytkownicy, którzy mogą odczytywać elementy z listy.
   • Tylko użytkownicy, którzy mogą edytować elementy na liście.
   • Tylko użytkownicy, którzy mogą zatwierdzać elementy na liście, oraz autor elementu.

7. Wybierz przycisk OK.

Określanie, że elementy lub pliki na liście lub w bibliotece wymagają zatwierdzenia

Jeśli ktoś prześle element lub plik do listy lub biblioteki, która wymaga zatwierdzenia, będzie on miał stan oczekiwania , dopóki nie zatwierdzi go osoba mająca niezbędne uprawnienia. Oczekując na zatwierdzenie, pozostaje w stanie oczekiwania .

Zwykle gdy element lub plik ma stan Oczekujący , może go zobaczyć tylko autor tego elementu lub pliku oraz osoby mające uprawnienia do zarządzania listami i bibliotekami. Gdy jej stan zmieni się z Oczekujące na Zatwierdzone, stanie się ona widoczna dla wszystkich osób, które mają uprawnienia do wyświetlania danej listy lub biblioteki. Odrzucone artykuły pozostają na liście lub w bibliotece do czasu ich usunięcia przez autora lub inną osobę z niezbędnymi uprawnieniami. Wszystkim elementom i plikom już istniejącym na liście lub w bibliotece zostanie automatycznie przyznany stan Zatwierdzony .

Tylko osoby z uprawnieniami Pełna kontrola lub Projektowanie mogą zmieniać ustawienia listy lub biblioteki.

Aby skonfigurować wymagane zatwierdzanie elementów lub plików

1. Jeśli lista lub biblioteka witryny nie jest jeszcze otwarta, wybierz jej nazwę w okienku Szybkie uruchamianie.
2. Na wstążce wybierz kartę Biblioteka w grupie Narzędzia bibliotek lub Narzędzia list .
3. Jeśli pracujesz w bibliotece, wybierz pozycję Ustawienia biblioteki. Jeśli pracujesz z listą, wybierz pozycję Ustawienia listy. W tym przykładzie zostanie otwarta strona Ustawienia biblioteki .
   
4. W obszarze Ustawienia ogólne wybierz pozycję Ustawienia przechowywania wersji. Zostanie otwarta strona Ustawienia przechowywania wersji .
   
5. W sekcji Zatwierdzanie zawartości wybierz pozycję Tak w odpowiedzi na pytanie Czy wymagać zatwierdzania zawartości dla przesłanych elementów? .
6. W sekcji Zabezpieczenia wersji roboczych elementów określ, którzy użytkownicy mogą wyświetlać wersje robocze elementów w bibliotece dokumentów. W tym przykładzie zaznaczono opcję Tylko użytkownicy, którzy mogą zatwierdzać elementy (oraz autor elementu ).
7. Wybierz przycisk OK.
   W poniższym przykładzie przedstawiono zatwierdzone elementy w bibliotece, dla których opcja Wymagaj zatwierdzania zawartości została ustawiona na wartość Tak. Ponieważ pliki te znajdowały się już w bibliotece, zostały zatwierdzone automatycznie.
   

Usuwanie wymogu zatwierdzenia listy lub biblioteki witryny

W końcu Twoja organizacja może uznać za niewygodne lub niepotrzebne wymaganie zatwierdzania każdego elementu pliku na określonej liście lub w bibliotece. To wymaganie nie tylko wymaga czasu od osoby, która musi udzielić lub odmówić zatwierdzenia, ale również uniemożliwia łatwe wspólne edytowanie pliku lub elementu. Jeśli stwierdzisz, że w Twojej organizacji nie trzeba już zatwierdzać każdego elementu lub pliku, możesz usunąć to wymaganie.

Aby usunąć wymaganie zatwierdzania elementów lub plików na liście lub w bibliotece

1. Jeśli lista lub biblioteka witryny nie jest jeszcze otwarta, wybierz jej nazwę w okienku Szybkie uruchamianie.
2. Na wstążce wybierz kartę Biblioteka w grupie Narzędzia bibliotek lub kartę Lista w grupie Narzędzia list .
3. Jeśli pracujesz w bibliotece, wybierz pozycję Ustawienia biblioteki. Jeśli pracujesz z listą, wybierz pozycję Ustawienia listy. W tym przykładzie zostanie otwarta strona Ustawienia biblioteki .
   
4. W obszarze Ustawienia ogólne wybierz pozycję Ustawienia przechowywania wersji. Zostanie otwarta strona Ustawienia przechowywania wersji .
5. W sekcji Zatwierdzanie zawartości wybierz pozycję Nie w odpowiedzi na pytanie Czy wymagać zatwierdzania zawartości dla przesłanych elementów? Pojawi się okno dialogowe ostrzeżenia.
   
6. Aby zamknąć komunikat, wybierz przycisk OK.
7. Aby zamknąć okno dialogowe Ustawienia przechowywania wersji, wybierz przycisk OK. Po powrocie do listy lub biblioteki stan zatwierdzenia nie jest już dostępny na stronie. Wszyscy użytkownicy, którzy mają uprawnienia do wyświetlania listy lub biblioteki, mogą wyświetlać całą znajdującą się w niej zawartość.