Sekretessguide för Personliga insikter

Personliga insikter i Microsoft Viva Insights hjälper dig att hitta möjligheter att skapa bättre vanor och få tillbaka kontrollen över din tid. Den här artikeln beskriver hur Viva Insights använder personliga data för personliga insikter, var dessa data lagras och hur de har utformats för att skydda dessa data. Den beskriver också hur Viva Insights följer GDPR-reglerna. 

Viktiga principer

• Som Viva Insights-användare kan bara du se dina egna data.
• Dina data lagras och beräknas i din Exchange Online postlåda.
• Du kan anmäla dig och avanmäla dig när som helst.
• Personliga insikter i Viva Insights visar ingen personligt identifierbar information om medarbetare utöver vad du redan kan se i Outlook och Teams.

Viktiga punkter för datasekretess

• Personliga insikter i Viva Insights är inte utformade för att möjliggöra utvärdering, spårning, automatiserat beslutsfattande, profilering eller övervakning. Viva Insights ger dig personliga insikter via Viva Insights-appen i Microsoft Teams och på webben, Outlook-tillägget Insights, e-postmeddelanden med Viva-sammanfattningar, Briefing-e-postmeddelanden och infogade förslag i Outlook. Personliga insikter i Viva Insights har ingen mekanism eller något alternativ som gör att någon annan än du kan komma åt den anpassade information som visas via dessa ytor, såvida du inte avsiktligt och oberoende delar den. Personliga insiktsdata som tillhandahålls av Viva Insights kan inte användas för automatiserat beslutsfattande eller profilering.
• Personliga insikter i Viva Insights ger inte anställda åtkomst till ny personligt identifierbar information om andra medarbetare. Viva Insights konverterar data till personliga insikter genom att göra beräkningar på information som du genererar bara genom att utföra din arbetsdag. De flesta data som du ser i personliga insikter från Viva Insights är helt enkelt en samling information som du redan har åtkomst till, men som du inte snabbt skulle kunna utföra beräkningar på utan visst stöd.
• Personliga insikter i Viva Insights-data bearbetas och lagras i medarbetarens Exchange Online postlåda. Viva Insights bearbetar data från dessa källor för personliga insikter: e-post och kalenderdata i Exchange Online, chatt och samtalssignaler från Skype för företag och från Teams. Viva Insights lagrar och bearbetar dessa data i varje anställds Exchange Online postlåda.
• Personliga insikter i Viva Insights har stöd för efterlevnad av allmän dataskyddsförordning (GDPR). Microsoft har utformat personliga insikter i Viva Insights för att stödja organisationens behov av att följa GDPR-kraven.

Här kan du se personliga insikter

Personliga insikter i Viva Insights:

• Viva Insights i Teams och på webben
• Viva Insights i Outlook
• Sammanfattning av e-postmeddelanden i Outlook
• E-postsammandrag i Outlook
• Infogade förslag i Outlook

Sekretess i Viva Insights-appen i Teams och på webben

När data bearbetas i Microsoft Viva Insights -appen skyddar Microsoft anställdas integritet och följer lokala bestämmelser, till exempel allmän dataskyddsförordning (GDPR). Viva Insights skyddar sekretessen på följande sätt:

• Personligt och privat – Innehållet i dina insikter är personligt, privat, endast tillgängligt för dig. Ingen annan i organisationen kan komma åt den.
• Allas data hålls privata – Viva Insights innehåller ingen ny personligt identifierbar information om någon annan i organisationen. Insikterna och åtgärderna baseras på information som du och din organisation genererar bara genom din vanliga arbetsdag. Dina insikter baseras på information som du redan har åtkomst till men som du inte snabbt kan sammanställa utan hjälp.
• Postlådesäkerhet – Viva Insights använder e-post- och kalenderdata och processer i Exchange Online och lagrar alla insikter eller åtgärder i Exchange Online postlåda, så datasäkerheten är inbyggd och upprätthålls av Exchange.
• GDPR-kompatibel – Microsoft följer GDPR när insikter och åtgärder tillhandahålls i appen.

Så här fungerar det

De personliga insikterna och åtgärderna i Microsoft Viva Insights appen baseras på dina Exchange Online postlådedata, till exempel e-post och kalenderdata. Insikterna härleds från data som redan är tillgängliga i Exchange Online postlådan. Om du till exempel vill bestämma vilka åtaganden du har gjort för andra kan du manuellt granska varje e-postmeddelande i din postlåda. Viva Insights-appen räddar dig helt enkelt från den här omtråkande processen.

Datatyper

Viva Insights ger personliga insikter med följande typer av data. 

• Postlådedata – Email, kalender, chatt och samtalsaktivitet som du genererar med hjälp av Microsoft 365, till exempel tid som du tillbringar i möten eller e-postmeddelanden som du skickar till en viss person eller grupp.
• Stegvisa data – data som annars inte skulle vara tillgängliga för dig, men som presenteras i en aggregerad form som är utformad för att skydda den personliga integriteten.

E-postdata

E-postdata representerar information som du redan har tillgång till genom att bara utföra ditt arbete, till exempel skicka e-post, ordna möten eller chatta med kollegor. Viva Insights bearbetar och visar informationen på sätt som gör den användbar. 

Viva Insights tillhandahåller till exempel vyer som gör att du snabbt kan förstå hur mycket tid du tillbringar i möten och e-post varje dag, vem du samarbetar med mest, vem du håller på att förlora kontakten med och vem du har gjort åtaganden och förfrågningar till. 

Du kan vidta åtgärder baserat på den här informationen. Du kanske till exempel tycker att du ägnar för mycket tid åt möten och har som personliga mål att effektivisera möten. 

Personliga insikter härleds från data som redan är tillgängliga för dig på följande platser:

• Din Exchange Online postlåda
• Din aktivitet i OneDrive- och SharePoint-dokument
• Din chatt- och samtalshistorik från Teams och från Skype för företag

Viva Insights tillämpar helt enkelt några grundläggande beräkningar och regler för att göra dessa data mer användbara. Postlådedata lagras direkt i Exchange Online. 

Om du till exempel vill avgöra vilka kollegor som skickat mest e-post till dig under den senaste veckan kan du tekniskt sett göra det utan Viva Insights genom att manuellt räkna e-postmeddelanden från kollegor i inkorgen. På samma sätt kan du räkna ut dina medarbetares genomsnittliga svarstid på e-postmeddelanden som du skickat till dem genom att använda tidsstämpelinformationen som är tillgänglig i din postlåda. Med Viva Insights slipper du besväret med att behöva utföra dessa omständliga beräkningar. 

Stegvisa data

I några fall ger personliga insikter i Viva Insights dig avidentifierad information om andra personer som annars inte skulle ha varit tillgänglig för dem, till exempel för Email läsfrekvenser. 

Läspriser för Email

Viva Insights spårar procentandelen mottagare som öppnade ett e-postmeddelande (i Outlook-tillägget) för e-post som du har skickat till fem eller fler personer. 

För att bevara sekretessen spårar Viva Insights inte lässtatistik för meddelanden som skickas till färre än fem personer. Viva Insights visar inte heller läsfrekvenser på "0 procent" eller "100 procent", eftersom det skulle göra det möjligt för personer att dra definitiva slutsatser om enskilda medarbetares åtgärder. Istället visas lässtatistiken i dessa fall som ett intervall som omfattar ett tröskelvärde som beror på antalet mottagare av e-postmeddelandet. 

Det här måttet beräknas baserat på läsflaggan i Exchange Online. För vissa personer flaggas meddelanden som "lästa" när du öppnar ett meddelande i förhandsgranskningsfönstret i Outlook. I andra meddelanden kan du behöva dubbelklicka för att öppna meddelandet och markera det som "läst".

Du kan styra den här inställningen i dina Outlook-inställningar. För att visa dessa signaler i avsändarens postlåda kopieras "läs"-flaggan i Microsoft 365-miljön och levereras sedan till avsändarens postlåda. 

GDPR-efterlevnad

Precis som med den fullständiga Microsoft 365-sviten hjälper Viva Insights till att stödja efterlevnad av GDPR-kraven. Viva Insights stöder till exempel följande:

• Skydda användarnas personliga data – Insikter kräver en Exchange Online licens och alla data lagras i de anställdas Exchange Online postlåda. De beräknade måtten, till exempel uppgifter, läggs till i postlådan. Således uppfyller Viva Insights-appen denna skyldighet genom att Exchange Online också uppfyller skyldigheten:

  • Microsoft utvinner inte kunddata i Exchange Online för reklam.
  • Microsoft lämnar inte frivilligt ut kunddata för Exchange Online till brottsbekämpande myndigheter.
  • Microsoft kommer att uppfylla alla krav som rör kryptering av data i Exchange Online och implementera kontroller för att minska säkerhetsrisker och säkerställa kontinuitet i verksamheten, enligt ISO 27001 och 27018.

• Meddela användarna om en överträdelse upptäcks – Microsoft meddelar kundens sekretesskontakter inom 72 timmar efter att Microsoft får kännedom om överträdelsen via standarddriftsprocedurerna för Microsoft 365-incidentsvar.

• Respektera användarbegäranden (DSR) för att exportera, ta bort eller begränsa bearbetning av personuppgifter – Microsoft stöder användarbegäranden, till exempel begäranden om export av eller borttagning av data.

Mer information finns i GDPR-efterlevnad.