ใช้เทมเพลตไซต์การจัดการโครงการ SharePoint

เทมเพลตไซต์การจัดการโครงการคือ ไซต์ทีม ที่ออกแบบมาให้ใช้เป็นโฮมเพจภายในสําหรับทีมโครงการของคุณ สร้างพื้นที่การทํางานร่วมกันสําหรับทีมของคุณ ซึ่งคุณสามารถแชร์การอัปเดตโครงการ โพสต์บันทึกย่อการประชุม และเข้าถึงเอกสารของทีมได้

ในบทความนี้ เราจะแชร์องค์ประกอบที่อยู่บนเทมเพลตไซต์การจัดการโครงการ SharePoint และพูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถกําหนดค่าไซต์เพื่อทําให้เป็นไซต์ของคุณเอง

ฟีเจอร์ของไซต์

• ไซต์ที่สามารถกําหนดเองได้ที่มาพร้อมกับรูปภาพ Web Part และเนื้อหาที่เติมข้อมูลไว้ล่วงหน้าเพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้กับตัวแก้ไขไซต์เมื่อทําการกําหนดเองเพื่อช่วยให้ทีมทํางานร่วมกันได้
• เทมเพลตรายงานสถานะของโครงการแบบพร้อมใช้งานที่ทําให้ง่ายต่อการเผยแพร่และแชร์การอัปเดตโครงการกับทีมและคู่ค้าของคุณ
• ใช้ Microsoft Lists เพื่อสร้างตัวติดตามโครงการและรายการตัวติดตามปัญหาเพื่อช่วยในการจัดการและติดตามรายละเอียดโครงการกับทีมของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มเทมเพลตไซต์การจัดการโครงการ

ก่อนอื่น ให้ทําตามคําแนะนําเกี่ยวกับวิธี การเพิ่มเทมเพลตลงในไซต์ใหม่หรือที่มีอยู่

ขั้นตอนที่ 2: รีวิวเนื้อหาไซต์ที่ใส่ไว้ล่วงหน้า

สํารวจเนื้อหาไซต์ Web Part และหน้าที่มีการใส่ข้อมูลไว้ล่วงหน้า และตัดสินใจว่าการกําหนดไซต์เองแบบใดที่จําเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับแบรนด์ เสียง และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจโดยรวมขององค์กรของคุณ

ไซต์ รายการ และเนื้อหาเทมเพลตโพสต์ข่าวสารที่มีการใส่ข้อมูลไว้ล่วงหน้า:

• โฮมเพจ - เป็นที่เริ่มต้นสําหรับทีมในการแชร์เนื้อหา ทํางานร่วมกัน และรับการอัปเดตสําหรับโครงการได้อย่างง่ายดาย
• Calendar - แสดงปฏิทิน Outlook ของทีม
• รายการตัวติดตามโครงการ - ติดตามความคืบหน้าของงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่กําลังจะมาถึง กําหนดเทมเพลตรายการนี้เองโดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความของรายการ
• รายการติดตามปัญหา - ติดตามปัญหาใดๆ ที่อาจขัดขวางโครงการ กําหนดเทมเพลตรายการนี้เองโดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความของรายการ
• ไลบรารีเอกสาร - การเข้าถึงไฟล์โครงการที่ง่ายและปลอดภัย
• ถังรีไซเคิล - ให้การเข้าถึงเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่ถูกละทิ้งเมื่อเร็วๆ นี้
• เทมเพลตรายงานสถานะ - ใช้เทมเพลตสําเร็จรูปนี้เพื่อเผยแพร่รายงานสถานะของโครงการไปยังทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย ปรับแต่งเทมเพลตโพสต์ข่าวสารนี้โดยการแก้ไข Web Part รายการข้อความและรูปภาพ

ขั้นตอนที่ 3: กําหนดค่าไซต์ของคุณ

เมื่อคุณเพิ่มเทมเพลตไซต์การจัดการโครงการแล้ว ก็ถึงเวลากําหนดค่าและทําให้เป็นของคุณเอง เมื่อต้องการเริ่มแก้ไขไซต์ของคุณ ให้เลือก แก้ไขที่ มุมขวาบน ขณะนี้คุณสามารถเริ่มแก้ไข Web Part ทั้งหมด และองค์ประกอบอื่นๆ บนไซต์ได้

ตรวจสอบสถานะโครงการและรายการตัวติดตามปัญหา - ใช้ Web Part Hero เพื่อให้สมาชิกทีมอัปเดตสถานะของโครงการอยู่เสมอ นับถอยหลังสู่การเปิดตัวโครงการ - ใช้ Web Part ตัวจับเวลาถอยหลังเพื่อให้สมาชิกของทีมทราบเวลาที่เหลือในการเตรียมการสําหรับการเปิดตัวโครงการ เน้นทรัพยากรที่ใช้บ่อย - ใช้ Web Part ไลบรารีเอกสารเพื่อให้เข้าถึงทรัพยากรและไฟล์ของทีมได้อย่างรวดเร็ว รีวิวกิจกรรมไซต์ทีมล่าสุด - ใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์เพื่อดูเนื้อหาที่ดูล่าสุดโดยสมาชิกทีมอื่น แสดงรายการของกําหนดการโครงการและวันครบกําหนด - ใช้ Web Part เหตุการณ์เพื่อสร้างรายการวันครบกําหนดที่สําคัญของทีม แชร์ข่าวสารและประกาศของทีม - ใช้ Web Part ข่าวสารเพื่อเผยแพร่ประกาศของทีมและโอกาสของเหตุการณ์ จัดเตรียมรายการเครื่องมือที่ใช้บ่อย - ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อทําให้การทํางานร่วมกันง่ายขึ้นโดยคอมไพล์รายการเครื่องมือที่ใช้บ่อยสําหรับโครงการ ให้สิทธิ์การเข้าถึงที่ติดต่อหลัก - ใช้ Web Part ของ People เพื่อแสดงรายการจุดติดต่อหลักสําหรับการจัดการโครงการ

กําหนด ลักษณะของไซต์ การ นําทางของไซต์ Web Part และเนื้อหาของคุณให้เหมาะสมกับความต้องการของผู้ชมและขององค์กร เมื่อทําการกําหนดเอง ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไซต์อยู่ในโหมดแก้ไขโดยการเลือก แก้ไขที่ ด้านขวาบนของไซต์ ขณะที่คุณทํางาน บันทึกเป็นแบบร่าง หรือ ประกาศการเปลี่ยนแปลงอีกครั้ง เพื่อให้การแก้ไขปรากฏแก่ผู้ชม

1. ใช้ Web Part Hero เพื่อเน้นสถานะของโครงการ

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part Hero และเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. จากนั้น เลือกตัวเลือก ชั้น และ ไทล์ ที่เหมาะกับความต้องการขององค์กรมากที่สุด

ดูเค้าโครงต่างๆ และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการแก้ไข Web Part Hero

2. ใช้ Web Part ตัวจับเวลาถอยหลังเพื่อให้สมาชิกทีมทราบเวลาที่เหลืออยู่

1. เริ่มด้วยการเลือก Web Part ตัวจับเวลาถอยหลัง แล้วเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. เพิ่ม วันที่ และ เวลา ของเหตุการณ์
3. เลือก รูปแบบสําหรับ การแสดงตัวจับเวลา
4. เพิ่ม คํากระตุ้นให้ดําเนินการ โดยการเปลี่ยนข้อความที่ซ้อนทับ และเพิ่มลิงก์ไปยังข้อมูลเพิ่มเติม
5. กําหนดรูปพื้นหลังของ Web Part เองโดยการเลือกเปลี่ยน เลือกแหล่งรูป แล้วเลือกแทรก

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part ตัวจับเวลาถอยหลัง

3. ใช้ Web Part ไลบรารีเอกสารเพื่อให้เข้าถึงทรัพยากรได้อย่างรวดเร็ว

1. เมื่อต้องการเปลี่ยนมุมมองหรือแหล่งโฟลเดอร์ของ Web Part ไลบรารีเอกสาร ให้เลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. เมื่อต้องการแก้ไขโฟลเดอร์ไลบรารีเอกสาร ป้ายชื่อ และเนื้อหา ให้นําทางไปยังไลบรารีใน เนื้อหาของไซต์ ทําการแก้ไขของคุณ และเนื้อหาของคุณจะอัปเดตใน Web Part

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part ไลบรารีเอกสาร

4. ใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์เพื่อให้มีข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับกิจกรรมของทีมอยู่เสมอ

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part กิจกรรมของไซต์ และเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. ใส่ตัวเลขในกล่องเครื่องมือภายใต้ แสดงรายการจํานวนเท่านี้ในแต่ละครั้ง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part กิจกรรมของไซต์

5. ใช้ Web Part เหตุการณ์เพื่อติดตามวันที่และวันครบกําหนด

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part เหตุการณ์ แล้วเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. เลือกแหล่งข้อมูล
3. จากนั้นเลือก ช่วงวันที่ ที่ควรจะแสดงบนเว็บไซต์
4. จากนั้น ให้เลือกเค้าโครง
5. เลือก จํานวนสูงสุดของรายการ ที่ควรแสดงใน Web Part นี้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part เหตุการณ์

6. ใช้ Web Part ข่าวสารเพื่อเน้นการประกาศของทีมโครงการและโอกาสของกิจกรรม

1. เริ่มต้นด้วยการเลือก Web Part ข่าวสาร แล้วเลือก แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. จากนั้น เลือก แหล่งข่าว ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการแสดง
3. เลือก เค้าโครงตัวเลือกการดู และ ตัวกรอง ที่แสดงสมาชิกในทีมขององค์กรได้ดีที่สุด
4. ในส่วน จัดระเบียบ ให้กําหนดลําดับที่ควรจะแสดงข่าวสาร

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part ข่าวสาร

7. ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อคอมไพล์รายการเครื่องมือที่ใช้บ่อยสําหรับโครงการ

1. นําทางไปยัง Web Part ลิงก์ด่วนและเลือกลิงก์ จากนั้น แก้ไขคุณสมบัติ ( )
2. แก้ไขลิงก์ ชื่อเรื่อง ไอคอน และคําอธิบาย ถ้าจําเป็น..
3. เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ ให้เลือก + เพิ่มลิงก์

ดูเค้าโครงชนิดต่างๆ และตัวเลือกการแก้ไขของ Web Part ลิงก์ด่วน

8. ใช้ Web Part ของ People เพื่อแสดงรายการของจุดติดต่อหลักสําหรับโครงการ

1. เริ่มด้วยการลบรูปของ Web Part People
2. ค้นหา กล่องเครื่องมือ ( ) ทางด้านขวา เลือก ดู Web Part ทั้งหมด จากนั้นเลือกหรือลากแล้วปล่อย People จากรายการ Web Part
3. เลือก แก้ไขคุณสมบัติ () บน Web Part People
4. ใส่ชื่อของบุคคลหรือกลุ่ม แล้วเลือก บันทึก

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part People

กําหนดหน้าต่อไปนี้ภายในไซต์เอง

• รายการตัวติดตามโครงการ - ติดตามความคืบหน้าของงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่กําลังจะมาถึง กําหนดเทมเพลตรายการนี้เอง โดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความของรายการ
• รายการติดตามปัญหา - ติดตามปัญหาใดๆ ที่อาจขัดขวางโครงการ กําหนดเทมเพลตรายการนี้เอง โดยการแก้ไขเขตข้อมูลข้อความของรายการ
• เทมเพลตรายงานสถานะ - เข้าถึงเทมเพลตนี้ใน การตั้งค่า จากนั้นจึงเข้าถึงเนื้อหาของไซต์ ใช้เทมเพลตสําเร็จรูปนี้เพื่อเผยแพร่รายงานสถานะของโครงการไปยังทีมของคุณได้อย่างง่ายดาย ปรับแต่งเทมเพลตโพสต์ข่าวสารนี้โดยการแก้ไข Web Part รายการข้อความและรูปภาพ

กําหนดลักษณะและการนําทางของไซต์

ก่อนที่คุณจะแชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น ให้ตกแต่งไซต์ของคุณให้เสร็จสมบูรณ์โดยทําให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถค้นหาไซต์ นําทางผ่านลิงก์และหน้าต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย และเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ได้อย่างรวดเร็ว

• แก้ไขไลบรารีเอกสาร ด้วยการอัปเดตชื่อโฟลเดอร์และอัปโหลดทรัพยากร
• แก้ไขและ กําหนดการนําทางของไซต์เอง
• เปลี่ยนลักษณะของไซต์ของคุณโดยการกําหนดธีม โลโก้ เค้าโครงส่วนหัว และลักษณะของไซต์ของคุณ
• การเพิ่มหรือเอาหน้าไปยัง ไซต์นี้หรือการนําทางของ ไซต์นี้ ออกเพื่อให้รองรับเนื้อหาที่มีอยู่แล้ว
• เลือกเพื่อ เชื่อมโยงไซต์นี้กับไซต์ฮับภายใน องค์กรของคุณ หรือ เพิ่มไซต์นี้ไปยังการนําทางไซต์ฮับที่มีอยู่ถ้า จําเป็น

ขั้นตอนที่ 4: แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น

แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่นหลังจากที่คุณได้กําหนดไซต์ของคุณเอง ตรวจทาน และเผยแพร่แบบร่างขั้นสุดท้ายแล้ว

1. เลือก การตั้งค่า จากนั้นเลือก สิทธิ์สําหรับไซต์
2. จากนั้นเลือก เชิญบุคคล แล้วเลือก เพิ่มสมาชิกลงในกลุ่ม จากนั้นเลือก เพิ่มเพื่อให้ สิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาของไซต์ทีมอย่างเต็มที่ ทรัพยากรที่แชร์ เช่น ปฏิทิน Outlook ของทีม และสิทธิ์การแก้ไขไซต์
3. จากนั้นเลือก เชิญบุคคล จากนั้น แชร์ไซต์เท่านั้น จากนั้น บันทึก เพื่อแชร์ไซต์ แต่ไม่แชร์ทรัพยากรที่แชร์หรือสิทธิ์การแก้ไขไซต์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การจัดการการตั้งค่าไซต์ทีม ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์

ขั้นตอนที่ 5: รักษาไซต์ของคุณ

หลังจากที่คุณสร้างและเปิดใช้ไซต์ของคุณ ขั้นตอนถัดไปที่สําคัญคือการรักษาเนื้อหาของไซต์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนที่จะอัปเดตเนื้อหาและ Web Part อยู่เสมอ

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการบํารุงรักษาไซต์:

• แผนสําหรับการบํารุงรักษาไซต์ - สร้างกําหนดการเพื่อตรวจทานเนื้อหาของไซต์บ่อยเท่าที่จําเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหายังคงถูกต้องและเกี่ยวข้อง
• โพสต์ข่าวสารอย่างสม่ําเสมอ - เผยแพร่ประกาศ ข้อมูล และสถานะล่าสุดไปทั่วทั้งองค์กร เรียนรู้วิธีการเพิ่มโพสต์ข่าวสาร บนไซต์ทีมหรือไซต์การติดต่อสื่อสาร และแสดงให้ผู้อื่นเห็นว่าใครจะโพสต์ประกาศ พวกเขาจะใช้ข่าวสารของ SharePoint ได้อย่างไร
• ตรวจสอบลิงก์และ Web Part - อัปเดตลิงก์และ Web Part อยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้ประโยชน์จากประโยชน์ทั้งหมดของไซต์ของคุณ
• ใช้การวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วม - ดูการใช้งานไซต์โดยใช้ รายงานข้อมูลการใช้งาน ที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหายอดนิยม การเยี่ยมชมไซต์ และอื่นๆ
• ตรวจทานการตั้งค่าไซต์ของคุณเป็นระยะๆ - เมื่อคุณสร้างไซต์ใน SharePoint คุณสามารถ เปลี่ยนแปลงการตั้งค่า ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์สําหรับ ไซต์ได้

ทรัพยากรการปรับแต่งเพิ่มเติม

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ การวางแผนการสร้าง และ การบํารุงรักษาไซต์ SharePoint

ดูเทมเพลตไซต์ SharePoint เพิ่มเติม