ใช้เทมเพลตศูนย์อาสาสมัคร SharePoint

เทมเพลตไซต์ศูนย์อาสาสมัครเป็น ไซต์การติดต่อสื่อสาร ที่ถูกออกแบบให้เป็นศูนย์กลางที่อาสาสมัครในองค์กรไม่แสวงหากําไรของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลสําคัญได้ แบ่งปันข้อมูลและทรัพยากรเพื่อให้อาสาสมัครของคุณมีส่วนร่วมกับองค์กรของคุณและเตรียมพร้อมเพื่อสนับสนุนภารกิจของคุณ

ยินดีต้อนรับและเตรียมความพร้อมให้กับอาสาสมัครใหม่ โพสต์การประกาศ แสดงกิจกรรมที่กําลังจะมาถึง เน้นภารกิจและโปรแกรมขององค์กรของคุณ และแนะนําพนักงานของคุณ ให้การเข้าถึงเอกสารการฝึกอบรมและการเตรียมความพร้อมให้กับอาสาสมัคร และไซต์อื่นๆ ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

บทความนี้จะให้ภาพรวมของวิธีการใช้องค์ประกอบของเทมเพลตไซต์ศูนย์อาสาสมัคร SharePoint และวิธีการกําหนดค่าไซต์ให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรของคุณ 

ฟีเจอร์ของไซต์

• ไซต์ที่สามารถปรับแต่งได้ที่มาพร้อมกับรูปภาพ Web Part และเนื้อหาที่เติมข้อมูลไว้ล่วงหน้าเพื่อสร้างแรงบันดาลใจให้กับตัวแก้ไขไซต์เมื่อทําการกําหนดเองให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรของคุณ
• เพจที่มีการกรอกข้อมูลล่วงหน้าซึ่งทําให้อาสาสมัครได้รับข้อมูลทั้งหมดที่จําเป็นต่อการมีส่วนร่วมและเรียนรู้เกี่ยวกับองค์กรของคุณ เข้าถึงการฝึกอบรมและทรัพยากรการเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่ และรับข้อมูลข่าวสารและกิจกรรมล่าสุดอยู่เสมอเพื่อสนับสนุนภารกิจของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มเทมเพลตไซต์ศูนย์อาสาสมัคร

เมื่อต้องการเริ่มต้นใช้งาน ให้ทําตามขั้นตอนเพื่อเพิ่มเทมเพลตลงในไซต์ใหม่หรือที่มีอยู่ 

ขั้นตอนที่ 2: รีวิวเนื้อหาไซต์ที่มีการใส่ข้อมูลไว้ล่วงหน้า

สํารวจเนื้อหาไซต์ Web Part และหน้าที่มีข้อมูลไว้ล่วงหน้า ตัดสินใจว่าคุณต้องการกําหนดไซต์เองใดเพื่อให้สอดคล้องกับแบรนด์ เสียง และพันธกิจขององค์กรของคุณ

• หน้าที่มีข้อมูลไว้ล่วงหน้า:

  • โฮมเพจ: มอบสถานที่เริ่มต้นสําหรับอาสาสมัครเพื่อมีส่วนร่วมในข่าวสารและประกาศ กิจกรรม เข้าถึงข้อมูลสําคัญล่าสุด และเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับองค์กรและพนักงานของคุณ
  • เกี่ยวกับเรา: เน้นภารกิจ ผลกระทบ โปรแกรม และแนะนําทีมของคุณเพื่อช่วยให้อาสาสมัครเข้าใจคุณเป็นใครและทําอะไรได้ดีขึ้น กําหนดค่าหน้านี้เองโดยการแก้ไข Web Part รูป ข้อความ และลิงก์ด่วน
  • อาสาสมัครใหม่: ยินดีต้อนรับอาสาสมัครใหม่และแนะนําพวกเขาตลอดกระบวนการเตรียมความพร้อมโดยการให้ข้อมูล ที่ติดต่อ และแหล่งข้อมูลที่จําเป็นในการเริ่มต้น ปรับแต่งหน้านี้โดยการแก้ไข Web Part รูปภาพ ข้อความ People ลิงก์ด่วน และเหตุการณ์
  • การฝึกอบรม: เพิ่มศักยภาพให้กับอาสาสมัครของคุณด้วยการเข้าถึงทรัพยากรการเรียนรู้ที่ง่ายดาย อาสาสมัครสามารถค้นพบและค้นหาสื่อการฝึกอบรมเพื่อเตรียมพร้อมสําหรับบทบาทของพวกเขาในองค์กรของคุณ กําหนดค่าหน้านี้เองโดยการแก้ไข Web Part รูป ข้อความ และลิงก์ด่วน

• ฟอร์ม Files &: แชร์ จัดเก็บ และจัดระเบียบเอกสาร เช่น ฟอร์มอาสาสมัคร เนื้อหาการฝึกอบรม เอกสารของโปรแกรม และทรัพยากรอื่นๆ ในไลบรารีเอกสารนี้

ขั้นตอนที่ 3: กําหนดค่าไซต์ของคุณ

หลังจากที่คุณเพิ่มเทมเพลตไซต์ศูนย์อาสาสมัครแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะกําหนดและทําให้เป็นของคุณเอง กําหนด ลักษณะที่ปรากฏของไซต์ การ นําทางของไซต์ Web Part และเนื้อหาของคุณให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรและอาสาสมัครของคุณ

ต่อไปนี้คือภาพรวมของวิธีการต่างๆ ที่คุณสามารถกําหนดโฮมเพจเองได้

แสดงข้อมูลสําคัญ: ใช้ Web Part Hero เพื่อเน้นข้อมูลสําคัญสําหรับอาสาสมัครของคุณ ให้การเข้าถึงทรัพยากรได้อย่างรวดเร็ว: ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อให้อาสาสมัครเข้าถึงทรัพยากรที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย อัปเดตอาสาสมัครอยู่เสมอ: ใช้ Web Part ข่าวสารเพื่อให้อาสาสมัครรับข่าวสารและประกาศล่าสุดอยู่เสมอ แจ้งข้อมูลและมีส่วนร่วมกับอาสาสมัครของคุณ: ใช้ Web Part ข้อความและรูปภาพเพื่อเน้นภารกิจของคุณและแสดงให้เห็นว่าอาสาสมัครสร้างความแตกต่างอย่างไร ส่งเสริมอาสาสมัครให้ดําเนินการ: ใช้ Web Part คํากระตุ้นให้ดําเนินการเพื่อกระตุ้นให้อาสาสมัครลงมือทํา แนะนําพนักงานของคุณ: ใช้ Web Part ของ People เพื่อนําเสนอผู้จัดการอาสาสมัครและพนักงานของคุณ สร้างความสนใจเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่กําลังจะมาถึง: ใช้ Web Part การนับถอยหลังเพื่อสร้างความคาดหวังเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่กําลังจะมาถึง โปรโมตเหตุการณ์ที่กําลังจะมาถึง: ใช้ Web Part เหตุการณ์เพื่อแสดงเหตุการณ์ที่กําลังจะมาถึง แสดงการอัปเดตแบบสด: ใช้ Web Part ของ Twitter เพื่อแสดงการอัปเดตแบบสดจากบัญชีที่เลือก

เมื่อต้องการเริ่มต้นใช้งาน ให้เลือก แก้ไขที่ มุมขวาบนของหน้าเพื่อเปิดใช้งานโหมดแก้ไข ขณะที่คุณทํางาน ให้เลือก บันทึกเป็นแบบร่าง หรือเลือก ประกาศอีกครั้ง เพื่อให้ผู้ชมมองเห็นการเปลี่ยนแปลงของคุณ

1. ใช้ Web Part Hero เพื่อแสดงข้อมูลสําคัญสําหรับอาสาสมัครของคุณ

1. เลือก Web Part Hero แล้วเลือก แก้ไขปุ่ม
2. เลือกตัวเลือก เค้าโครง ที่เหมาะกับความต้องการขององค์กรของคุณมากที่สุด
3. เลือกไทล์หรือเลเยอร์ แล้วเลือก แก้ไขปุ่ม
4. สําหรับแต่ละไทล์หรือเลเยอร์ ให้ระบุลิงก์ ใส่ชื่อเรื่องและคําอธิบายตามต้องการ แล้วเลือกรูปพื้นหลัง
5. คุณยังสามารถตั้งค่า ตัวเลือกอื่นๆ เช่น หัวข้อและคํากระตุ้นให้ดําเนินการ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part Hero

2. ใช้ Web Part ลิงก์ด่วนเพื่อให้อาสาสมัครสามารถเข้าถึงทรัพยากรได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

1. เลือก Web Part ลิงก์ด่วน แล้วเลือกปุ่มแก้ไข
2. เลือกตัวเลือก เค้าโครง ที่เหมาะกับความต้องการขององค์กรของคุณมากที่สุด
3. เลือกลิงก์ แล้วเลือก แก้ไขปุ่ม
4. สําหรับแต่ละลิงก์ ให้แก้ไข ลิงก์ชื่อเรื่องรูปขนาดย่อ และ คําอธิบายตามต้องการ
5. เมื่อต้องการเพิ่มลิงก์ ให้เลือก + เพิ่มลิงก์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part ลิงก์ด่วน

3. ใช้ Web Part ข่าวสารเพื่อให้อาสาสมัครรับข่าวสารและประกาศล่าสุด

1. เลือก Web Part ข่าวสาร แล้วเลือก แก้ไขปุ่ม
2. ระบุแหล่งข่าว
3. เลือกตัวเลือก เค้าโครง และ ตัวกรอง ที่คุณต้องการ
4. ภายใต้ จัดระเบียบ ให้กําหนดลําดับที่ข่าวจะแสดง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part ข่าวสาร

4. ใช้ Web Part ข้อความและรูปภาพเพื่อเน้นภารกิจของคุณและแสดงให้เห็นว่าอาสาสมัครสร้างความแตกต่างอย่างไร 

เมื่อต้องการใช้ Web Part ข้อความ ให้ทําดังนี้

1. คลิกภายในกล่องข้อความ แล้วใส่ข้อความของคุณ
2. ใช้ตัวเลือกบนแถบเครื่องมือการจัดรูปแบบเพื่อจัดรูปแบบข้อความของคุณ เมื่อต้องการดูตัวเลือกการจัดรูปแบบเพิ่มเติม ให้คลิกจุดไข่ปลา (...) ทางด้านขวาของแถบเครื่องมือเพื่อเปิดบานหน้าต่างการจัดรูปแบบข้อความและตาราง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part ข้อความ

เมื่อต้องการใช้ Web Part รูป

1. เลือก Web Part รูป แล้วเลือกปุ่มแก้ไข
2. เลือกหรืออัปโหลดรูปภาพ
3. คุณสามารถเพิ่ม ลิงก์ ไปยังรูปภาพเพื่อนําอาสาสมัครไปยังหน้าอื่นได้ คุณยังสามารถเพิ่มข้อความเหนือรูปภาพและข้อความแสดงแทนได้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part รูป

5. ใช้ Web Part การกระตุ้นให้ดําเนินการเพื่อมีส่วนร่วมและสนับสนุนให้อาสาสมัครดําเนินการ

1. เลือก Web Part การเรียกให้ดําเนินการ แล้วเลือก
2. เลือกรูปพื้นหลัง
3. ใส่ข้อความที่คุณต้องการสําหรับ ป้ายชื่อปุ่ม ใส่ที่อยู่เว็บสําหรับ ลิงก์ปุ่ม และตั้งค่า การจัดแนวปุ่ม

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part การกระตุ้นให้ดําเนินการ

6. ใช้ Web Part People เพื่อแนะนําเจ้าหน้าที่อาสาสมัครและผู้ติดต่อหลักของคุณให้กับอาสาสมัคร

1. เลือก Web Part People แล้วเลือก Edit
2. เลือก เค้าโครง ที่คุณต้องการ
3. เพิ่มชื่อหรือที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการให้แสดงบนหน้า

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part People

7. ใช้ Web Part การนับถอยหลังเพื่อสร้างความคาดหวังเกี่ยวกับเหตุการณ์หรือแคมเปญที่กําลังจะมาถึง

1. เลือก Web Part นับถอยหลัง แล้วเลือกปุ่ม
2. เลือกวันที่และเวลา ระบุคํากระตุ้นให้ดําเนินการตามต้องการ และเลือกรูปพื้นหลัง

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part นับถอยหลัง

8. ใช้ Web Part เหตุการณ์เพื่อแสดงและโปรโมตเหตุการณ์และแคมเปญที่กําลังจะมาถึง

1. เลือก Web Part เหตุการณ์ แล้วเลือก แก้ไขปุ่ม
2. ระบุ แหล่งที่มาเค้าโครง และตัวเลือกอื่นๆ
3. เมื่อต้องการเพิ่มหรือแก้ไขเหตุการณ์ ให้เลือก + เพิ่มเหตุการณ์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Web Part เหตุการณ์

9. ใช้ Web Part ของ Twitter เพื่อแสดงการอัปเดตแบบสดจากบัญชีที่เลือก

1. เลือก Web Part Twitter แล้วเลือกปุ่มแก้ไข
2. เลือกชื่อผู้ใช้ Twitter (ขึ้นต้นด้วย @) หรือเพิ่มลิงก์ (ขึ้นต้นด้วย https://) ไปยังบัญชีผู้ใช้ ทวีต หรือคอลเลกชัน
3. เลือกจํานวนทวีตสูงสุดที่จะแสดง คุณยังสามารถตั้งค่าตัวเลือกอื่นๆ เช่น สีของธีม

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Web Part Twitter

กําหนดหน้าอื่นๆ ของไซต์

• เกี่ยวกับเรา: กําหนดค่าหน้านี้เองโดยการแก้ไข Web Part รูปข้อความ และลิงก์ด่วน
• อาสาสมัครใหม่: ปรับแต่งหน้านี้โดยการแก้ไข Web Part รูปภาพข้อความPeople ลิงก์ด่วน และเหตุการณ์
• การฝึกอบรม: กําหนดค่าหน้านี้เองโดยการแก้ไข Web Part รูปข้อความ และลิงก์ด่วน

กําหนดลักษณะและการนําทางของไซต์

ก่อนที่คุณจะแชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น ให้ตกแต่งไซต์ของคุณให้เสร็จสมบูรณ์โดยทําให้แน่ใจว่าผู้ใช้สามารถค้นหาไซต์ นําทางผ่านลิงก์และหน้าต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย และเข้าถึงเนื้อหาบนไซต์ได้อย่างรวดเร็ว

• แก้ไขไลบรารีเอกสาร ด้วยการอัปเดตชื่อโฟลเดอร์และอัปโหลดทรัพยากร
• แก้ไขและกําหนดการนําทางของไซต์เอง
• เปลี่ยนลักษณะของไซต์ของคุณโดยการกําหนดธีม โลโก้ เค้าโครงส่วนหัว และลักษณะของไซต์ของคุณ
• เพิ่มหรือเอาหน้าบน ไซต์นี้ออก หรือกําหนด การนําทางบนไซต์ SharePoint ของคุณ ให้เข้ากับเนื้อหาที่มีอยู่
• เลือกเพื่อ เชื่อมโยงไซต์นี้กับไซต์ฮับภายใน องค์กรของคุณ หรือ เพิ่มไซต์นี้ไปยังการนําทางไซต์ฮับที่มีอยู่ถ้า จําเป็น

ขั้นตอนที่ 4: แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น

หลังจากที่คุณกําหนดไซต์ของคุณ ตรวจทาน และเผยแพร่แบบร่างขั้นสุดท้ายแล้ว ให้แชร์ไซต์ของคุณกับผู้อื่น 

1. ที่มุมขวาบนของหน้า ให้เลือก แชร์
2. รับความช่วยเหลือในการจัดการไซต์ของคุณ โดยการเพิ่มเจ้าของไซต์และสมาชิกที่จะมีสิทธิ์แก้ไขเนื้อหาของไซต์
3. ในบานหน้าต่างแชร์ ไซต์ ให้ใส่ชื่อบุคคลที่คุณต้องการแชร์ไซต์ด้วย คุณสามารถเลือก ทุกคนยกเว้นผู้ใช้ภายนอก ถ้าคุณต้องการให้ทุกคนในองค์กรของคุณมีสิทธิ์เข้าถึงไซต์ ระดับสิทธิ์เริ่มต้นคือ อ่านอย่างเดียว
   
4. เมื่อต้องการส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังบุคคลที่คุณแชร์ไซต์ด้วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย ส่งอีเมล จากนั้นใส่ข้อความของคุณ ถ้าคุณต้องการใส่ข้อความ ถ้าคุณไม่ต้องการส่งอีเมล ให้ล้างกล่องกาเครื่องหมาย ส่งอีเมล
5. เลือก แชร์

ขั้นตอนที่ 5: รักษาไซต์ของคุณ

หลังจากที่คุณสร้างและเปิดใช้ไซต์ของคุณ ขั้นตอนถัดไปที่สําคัญคือการรักษาเนื้อหาของไซต์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนที่จะอัปเดตเนื้อหาและ Web Part อยู่เสมอ 

ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสําหรับการบํารุงรักษาไซต์

• แผนสําหรับการบํารุงรักษาไซต์ - สร้างกําหนดการเพื่อตรวจทานเนื้อหาของไซต์บ่อยเท่าที่จําเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหายังคงถูกต้องและเกี่ยวข้อง
• โพสต์ข่าวสารเป็นประจํา - แชร์ประกาศและข้อมูลล่าสุดเพื่อให้อาสาสมัครรับทราบและมีส่วนร่วม เพิ่มหรือเอาโพสต์ข่าวสารออก และแสดงผู้อื่นว่าใครจะโพสต์ประกาศว่าพวกเขาสามารถใช้ข่าวสาร SharePoint ได้อย่างไร
• ตรวจสอบลิงก์และ Web Part - อัปเดตลิงก์และ Web Part อยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้ประโยชน์จากประโยชน์ทั้งหมดของไซต์ของคุณ
• ใช้การวิเคราะห์เพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วม - ดูการใช้งานไซต์โดยใช้ รายงานข้อมูลการใช้งาน ที่มีอยู่แล้วภายในเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับเนื้อหายอดนิยม การเยี่ยมชมไซต์ และอื่นๆ
• ตรวจทานการตั้งค่าไซต์ของคุณเป็นระยะๆ - ตรวจทานและอัปเดต การตั้งค่า ข้อมูลไซต์ และสิทธิ์ตามที่จําเป็น

ทรัพยากรการปรับแต่งเพิ่มเติม

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธี วางแผนสร้าง และ บํารุงรักษาไซต์ SharePoint

ดูเทมเพลตไซต์ SharePoint เพิ่มเติมและเทมเพลตงานอาสาสมัคร