Cộng tác trên sổ làm việc Excel cùng lúc bằng tính năng đồng tác giả

Áp dụng cho
Excel cho Microsoft 365 Excel cho Microsoft 365 dành cho máy Mac Excel for iPad Excel Web App Excel cho iPhone Excel cho máy tính bảng Android Excel cho điện thoại Android

Bạn và đồng nghiệp có thể mở cũng như làm việc trên cùng một sổ làm việc Excel. Hoạt động này được gọi là đồng tác giả. Khi bạn đồng tác giả, bạn có thể thấy thay đổi của nhau một cách nhanh chóng—trong vài giây. Và với một số phiên bản Excel, bạn sẽ thấy lựa chọn của những người khác trong những màu sắc khác nhau. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả, bạn có thể chọn Chia sẻ ở góc trên bên phải, nhập địa chỉ email, rồi chọn vị trí đám mây. Tuy nhiên, nếu bạn cần biết thêm chi tiết, chẳng hạn như phiên bản nào được hỗ trợ và có thể lưu trữ tệp vào đâu thì bài viết này sẽ hướng dẫn bạn thực hiện quy trình.

Lưu ý

Tính năng này chỉ khả dụng nếu bạn có đăng ký Microsoft 365. Nếu bạn là người đăng ký Microsoft 365, hãy đảm bảo bạn có phiên bản Office mới nhất.

Mua hoặc dùng thử Microsoft 365

Để đồng tác giả trong Excel cho máy tính chạy Windows, bạn cần đảm bảo một số nội dung được thiết lập trước khi bắt đầu. Sau đó, chỉ cần thực hiện một vài bước để đồng tác giả với người khác.

Những điều bạn cần để đồng tác giả

Bước 1: Tải lên sổ làm việc

Bằng cách sử dụng trình duyệt web, hãy tải lên hoặc tạo sổ làm việc mới trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc thư viện SharePoint Online. Lưu ý rằng các site SharePoint Tại Chỗ (site không được Microsoft lưu trữ) không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu bạn không chắc chắn mình đang sử dụng site nào, hãy hỏi người phụ trách site hoặc bộ phận CNTT bên bạn.

Bước 2: Chia sẻ sổ làm việc

  1. Nếu bạn đã tải tệp lên, hãy chọn tên tệp để mở tệp đó. Sổ làm việc sẽ mở trong tab mới ở trình duyệt web của bạn.
  2. Ở góc trên bên phải, chọn Chỉnh sửa (hoặc Xem) Mở >trong Màn hình nền.
  3. Khi tệp mở trong ứng dụng Excel trên máy tính, bạn có thể thấy một thanh màu vàng thông báo rằng tệp đang ở dạng xem được Bảo vệ. Chọn nút Cho phép Chỉnh sửa nếu bạn đang ở trong trường hợp này.
  4. Chọn Chia sẻ ở góc trên bên phải.
  5. Nhập địa chỉ email vào hộp địa chỉ. Phân tách từng địa chỉ bằng dấu chấm phẩy hoặc xác nhận địa chỉ trong danh sách thả xuống khi bạn nhập.
  6. Theo mặc định, tất cả người nhận sẽ có thể chỉnh sửa sổ làm việc, tuy nhiên, bạn có thể thay đổi thiết đặt bằng cách chọn tùy chọn Có thể chỉnh sửa.
  7. Thêm thư tùy chọn cho người nhận nếu bạn muốn.
  8. Chọn Thêm tóm tắt tệp với Copilot để được trợ giúp mô tả tài liệu. 
  9. Chọn Thêm để gửi.

Lưu ý

Nếu bạn muốn tự gửi liên kết, đừng chọn nút Thêm. Thay vào đó, ở góc trên bên phải của tài liệu, chọn Chia sẻ liên kết>Sao chép.

Bước 3: Những người khác có thể mở sổ làm việc

Nếu bạn đã chọn nút Chia sẻ, mọi người sẽ nhận được thư email mời mở tệp. Họ có thể chọn liên kết để mở sổ làm việc. Một trình duyệt web có thể mở ra và sổ làm việc có thể mở trong Excel cho web. Nếu họ muốn sử dụng ứng dụng Excel trên máy tính để thực hiện đồng tác giả, họ có thể chọn Chỉnh sửa(hoặc Xem) Chỉnh >sửa trong Máy tính. Tuy nhiên, họ sẽ cần phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android đăng ký Excel for iOS, Excel Mobile và Excel cho Microsoft 365 hỗ trợ đồng tác giả. Nếu không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể chỉnh sửa trong trình duyệt.

Lưu ý

Nếu họ đang sử dụng phiên bản mới nhất của Excel, PowerPoint hoặc Word có một cách dễ dàng hơn—>họ có thể chọn Mở Tệp, rồi chọn Chia sẻ với Tôi.

Bước 4: Đồng tác giả với những người khác

Khi tệp vẫn mở trong Excel, đảm bảo rằng cài đặt Lưu tự động nằm ở góc trên bên trái. Đến khi những người khác mở tệp, các bạn sẽ thực hiện đồng tác giả với nhau. Bạn sẽ biết mình đang đồng tác giả nếu bạn nhìn thấy ảnh của mọi người ở góc trên bên phải của cửa sổ Excel. (Bạn cũng có thể thấy tên viết tắt của những người đó, hoặc chữ "K" viết tắt của từ khách.)

People tượng mới, Khi những người khác thực hiện đồng tác giả, các biểu tượng đó sẽ hiển thị ở đây

Mẹo đồng tác giả:

  • Bạn có thể thấy vùng chọn của những người khác ở các màu khác nhau. Điều này xảy ra nếu họ đang sử dụng Excel cho Microsoft 365 đăng ký, Excel cho web, Excel for Android, Excel Mobile hoặc Excel for iOS. Nếu họ đang dùng phiên bản khác, bạn sẽ không nhìn thấy lựa chọn của họ, nhưng thay đổi của họ sẽ xuất hiện khi họ đang làm việc.
  • Nếu bạn nhìn thấy lựa chọn của những người khác trong các màu khác nhau, những lựa chọn đó sẽ hiển thị dưới dạng màu lam, màu tím và các màu khác. Tuy nhiên, lựa chọn của bạn sẽ luôn có màu lục. Và trên màn hình của người khác, lựa chọn của riêng họ cũng sẽ có màu lục. Nếu bạn không biết ai là ai, hãy đặt con trỏ lên vùng chọn và tên của người đó sẽ được hiển thị. Nếu bạn muốn chuyển đến nơi ai đó đang làm việc, hãy chọn ảnh hoặc tên viết tắt của họ, rồi chọn tùy chọn Đi tới.

Tìm các phiên bản trước của tệp trong Excel cho Microsoft 365

Chọn Lịch sử Phiên>bản Thông>tin Tệp. Sau đó, tìm phiên bản cũ trong danh sách và chọn phiên bản đó để mở. Nếu bạn muốn khôi phục phiên bản hiện tại, hãy chờ cho đến khi mọi người không còn đồng tác giả, rồi chọn để khôi phục về phiên bản đó. Để biết thêm thông tin về các phiên bản, hãy xem Xem các phiên bản cũ của tệp Microsoft 365.

Các câu hỏi thường gặp

Lưu Tự động là gì?

Trong Excel cho Microsoft 365 đăng ký khác, bạn có thể nhận thấy Lưu Tự động ở góc trên bên trái. Lưu Tự động được bật khi tệp được lưu trữ trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Online. Tính năng này sẽ tự động lưu các thay đổi của bạn vào đám mây khi bạn đang làm việc. Và nếu những người khác đang làm việc trên cùng một tệp, Lưu Tự động sẽ cho phép họ xem các thay đổi của bạn chỉ trong vài giây. Xem mục Lưu Tự động là gì? để biết thêm thông tin về Lưu Tự động, bao gồm các lý do tại sao Lưu Tự động có thể sẵn dùng hoặc không khả dụng.

Tại sao tôi gặp lỗi "Tệp bị khóa"?

Có một vài lý do khiến xảy ra lỗi này. Lý do phổ biến nhất là do ai đó đã mở tệp bằng phiên bản Excel không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu chỉ có một người thực hiện việc này thì những người khác sẽ gặp phải lỗi "bị khóa" —ngay cả khi những người khác đang sử dụng phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả.

Các phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả:

  • Excel cho Microsoft 365*
  • Excel cho Microsoft 365 dành cho máy Mac*
  • Excel dành cho web
  • Excel for Android
  • Excel for iOS
  • Excel Mobile

* Để thực hiện đồng tác giả trong phiên bản này, bạn phải cài đặt phiên bản Excel cho Microsoft 365 mới nhất và đăng nhập vào tài khoản đăng ký Microsoft 365. Lưu ý rằng nếu bạn có tài khoản cơ quan hoặc trường học, có thể bạn chưa có phiên bản hỗ trợ đồng tác giả. Điều này có thể là do người quản trị của bạn chưa cung cấp phiên bản mới nhất để cài đặt.

Nếu bạn vẫn gặp phải lỗi "bị khóa", hãy xem mục Tệp Excel bị khóa để chỉnh sửa để biết thêm giải pháp cho sự cố này.

Tại sao tôi không thể nhìn thấy lựa chọn của người khác?

Bạn có thể thấy vùng chọn của những người khác ở các màu khác nhau nhưng chỉ khi bạn và những người khác đang sử dụng Excel cho Microsoft 365 người đăng ký, Excel cho web, Excel for Android, Excel Mobile hoặc Excel for iOS. Ngoài ra, nếu mọi người đang sử dụng Excel cho Microsoft 365 đăng ký, thì mọi người cần bật Lưu Tự động để xem các vùng chọn có màu.

Nếu bạn đang sử dụng Excel cho Microsoft 365, Excel cho web, Excel for Android hoặc Excel for iOS và bạn không thấy vùng chọn của người khác thì hãy chờ vài giây. Nếu bạn vẫn không thấy vùng chọn của ai đó, hãy đảm bảo họ đang sử dụng Excel cho Microsoft 365, Excel cho web, Excel for Android hoặc Excel for iOS. Nếu họ đang sử dụng phiên bản khác, chẳng hạn như Excel Mobile, thì lựa chọn của họ sẽ không xuất hiện với bạn. Tuy nhiên, mọi thay đổi họ thực hiện đều sẽ xuất hiện gần như ngay lập tức. Ngoài ra, nếu họ đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn thì họ sẽ không thể chỉnh sửa tệp đồng thời với bạn và bạn sẽ không thể xem lựa chọn của họ.

Tại sao tôi không thể nhìn thấy thay đổi của người khác?

Để thực hiện đồng tác giả và xem thay đổi của những người khác, mọi người cần sử dụng phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel cho Microsoft 365 đăng ký là các phiên bản hiện hỗ trợ đồng tác giả. Nếu không có phiên bản được hỗ trợ, họ luôn có thể sử dụng Excel cho web duyệt web của mình. Nếu điều đó không giải quyết được sự cố, hãy thử một hoặc nhiều thao tác sau đây:

  • Chờ một hoặc hai phút. Đôi khi, phải mất một lúc để Excel và đám mây mới có thể liên lạc với nhau.
  • Yêu cầu mọi người chọn nút Cho phép Chỉnh sửa nếu nút đó xuất hiện.
  • Đảm bảo rằng tất cả mọi người đang làm việc trong Excel cho Microsoft 365 ký viên đã bật Lưu Tự động ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel.
  • Nếu bạn đang sử dụng OneDrive để đồng bộ các tệp, hãy đảm bảo OneDrive không tạm dừng và đảm bảo rằng bạn đang đồng bộ các tệp và thư mục của máy tính với OneDrive.
  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for Android đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật lưu tự động này bằng cách gõ nhẹ vào LưuTự động>Biến đổi Tệp Khác.
  • Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel for iOS đã bật Lưu Tự động. Họ có thể bật lưu tệp bằng cách gõ nhẹ vàonút Tệp Tự>động Lưu.
  • Đảm bảo tệp không ở dạng chỉ đọc.
  • Trên PC chạy Windows, mở tệp và đi tới Thông tin>Tệp. Giải quyết bất kỳ lỗi nào có thể hiển thị ở đó.

Điều này đôi khi có thể xảy ra nếu người sử dụng tính năng Excel không được hỗ trợ đầy đủ trong đồng tác giả Excel. Điều này có thể làm dừng tạm thời quy trình đồng tác giả. Nếu bạn không có bất kỳ thay đổi chưa lưu nào, chỉ cần chọn Làm mới. Nếu bạn có những thay đổi chưa lưu mà bạn không cần giữ lại, bạn có thể chọn Bỏ thay đổi. Đối với nội dung bạn cần giữ, hãy chọn Lưu Bản sao và lưu tệp dưới dạng một tên khác. Sau đó, chọn và sao chép các thay đổi mà bạn cần giữ. Cuối cùng, một bước cuối cùng—mở lại tệp gốc trên đám mây và dán các thay đổi của bạn trở lại.

Điều gì xảy ra khi hai người thay đổi cùng một nội dung?

Thông thường, thay đổi cuối cùng được lưu, bằng nút Lưu hoặc tự động với Lưu Tự động, là thay đổi "thắng". Có một số trường hợp ngoại lệ đối với điều này, nhưng thường thì đó là cách hoạt động của tính năng này. Nếu bạn không muốn xung đột với người khác, hãy gán khu vực hoặc trang tính cho từng người. Bạn có thể giải thích những nhiệm vụ này khi gửi nối kết hoặc bạn có thể làm rõ các nhiệm vụ trong sổ làm việc bằng cách đặt tên mọi người vào các ô đầu đề hoặc đặt tên trang tính bằng tên của mọi người.

Hãy nhớ rằng nếu bạn đang sử dụng OneDrive để đồng bộ các tệp, những thay đổi bạn thực hiện khi máy tính ngoại tuyến sẽ không được phối cho đến khi máy tính trực tuyến trở lại. Và sau khi trực tuyến, tất cả các thay đổi của bạn sẽ được phối cùng một lúc.