Cộng tác trên sổ làm việc Excel cùng lúc bằng tính năng đồng tác giả

Để đồng tác giả trong Excel cho máy tính chạy Windows, bạn cần đảm bảo một số nội dung được thiết lập trước khi bắt đầu. Sau đó, chỉ cần thực hiện một vài bước để đồng tác giả với những người khác.

Những điều bạn cần để đồng tác giả

• Bạn cần đăng ký Microsoft 365.
• Bạn cần cài đặt phiên bản Excel cho Microsoft 365 mới nhất. Lưu ý rằng nếu bạn có tài khoản cơ quan hoặc trường học, có thể bạn chưa có phiên bản hỗ trợ đồng tác giả. Điều này có thể do người quản trị của bạn chưa cung cấp phiên bản mới nhất để cài đặt.
• Bạn cần đăng nhập vào Microsoft 365 bằng tài khoản đăng ký của mình.
• Bạn cần sử dụng sổ làm việc Excel ở định dạng tệp .xlsx, .xlsm hoặc .xlsb. Nếu tệp của bạn không ở định dạng này, mở tệp rồi chọn Tệp>Lưu bản sao. Thay đổi định dạng cho Sổ làm việc Excel (*.xlsx). Lưu ý rằng đồng tác giả không hỗ trợ định dạng Bảng tính Strict Open XML.

Bước 1: Tải lên sổ làm việc

Bằng cách sử dụng trình duyệt web, hãy tải lên hoặc tạo sổ làm việc mới trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc thư viện SharePoint Online. Xin lưu ý rằng các site SharePoint Tại Chỗ (site không được Microsoft lưu trữ) không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu bạn không chắc chắn mình đang sử dụng site nào, hãy hỏi người phụ trách site hoặc phòng CNTT của bạn.

Bước 2: Chia sẻ sổ làm việc

1. Nếu bạn đã tải lên tệp, chọn tên tệp để mở tệp. Sổ làm việc sẽ mở trong tab mới ở trình duyệt web của bạn.
2. Ở góc trên bên phải, chọn Sửa (hoặc Xem) >Mở trong máy tính.
3. Khi tệp mở trong ứng dụng Excel trên máy tính, bạn có thể thấy một thanh màu vàng thông báo rằng tệp đang ở trong Dạng xem Được bảo vệ. Chọn nút Cho phép Chỉnh sửa nếu bạn gặp phải trường hợp này.
4. Chọn Chia sẻ ở góc trên bên phải.
5. Nhập địa chỉ email vào hộp địa chỉ. Phân tách từng địa chỉ bằng dấu chấm phẩy hoặc xác nhận địa chỉ trong danh sách thả xuống khi bạn nhập địa chỉ.
6. Theo mặc định, tất cả người nhận đều có thể chỉnh sửa sổ làm việc, tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt bằng cách chọn tùy chọn Có thể chỉnh sửa .
7. Thêm thông báo tùy chọn cho người nhận của bạn nếu bạn muốn.
8. Chọn Thêm bản tóm tắt tệp với Copilot để được trợ giúp mô tả tài liệu. 
9. Chọn Thêm để gửi.

Bước 3: Những người khác có thể mở sổ làm việc

Nếu bạn chọn nút Chia sẻ , mọi người sẽ nhận được thư email mời mở tệp. Họ có thể chọn liên kết đó để mở sổ làm việc. Trình duyệt web có thể mở ra và sổ làm việc có thể mở trong Excel cho web. Nếu họ muốn sử dụng ứng dụng Excel trên máy tính để thực hiện đồng tác giả, họ có thể chọn Chỉnh sửa (hoặc Xem) >Chỉnh sửa trên Máy tính. Tuy nhiên, họ sẽ cần phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Đăng ký Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel cho Microsoft 365 hỗ trợ đồng tác giả. Nếu không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể chỉnh sửa trong trình duyệt.

Bước 4: Đồng tác giả với những người khác

Khi tệp vẫn mở trong Excel, đảm bảo rằng cài đặt Lưu tự động nằm ở góc trên bên trái. Đến khi những người khác mở tệp, các bạn sẽ thực hiện đồng tác giả với nhau. Bạn sẽ biết mình đang đồng tác giả nếu bạn nhìn thấy ảnh của mọi người ở góc trên bên phải của cửa sổ Excel. (Bạn cũng có thể thấy tên viết tắt của những người đó, hoặc chữ "K" viết tắt của từ khách.)

Mẹo đồng tác giả:

• Bạn có thể thấy vùng chọn của những người khác ở các màu khác nhau. Điều này xảy ra nếu họ đang sử dụng Excel cho Microsoft 365 dành cho người đăng ký, Excel cho web, Excel for Android, Excel Mobile hoặc Excel for iOS. Nếu họ đang dùng phiên bản khác, bạn sẽ không nhìn thấy các vùng chọn của họ nhưng thay đổi của họ sẽ xuất hiện khi họ đang làm việc.
• Nếu bạn nhìn thấy lựa chọn của những người khác trong các màu khác nhau, những lựa chọn đó sẽ hiển thị dưới dạng màu lam, màu tím và các màu khác. Tuy nhiên, lựa chọn của bạn sẽ luôn có màu lục. Và trên màn hình của người khác, lựa chọn của riêng họ cũng sẽ có màu lục. Nếu bạn không có đủ thông tin ai là ai, hãy đặt con trỏ lên lựa chọn đó rồi tên người đó sẽ được hiển thị. Nếu bạn muốn chuyển đến vị trí ai đó đang làm việc, chọn ảnh hoặc tên viết tắt của họ rồi chọn tùy chọn Đi tới .

Tìm các phiên bản trước của tệp trong Excel cho Microsoft 365

Chọn Lịchsử phiên bảnthông tin>tệp>. Sau đó, tìm phiên bản cũ trong danh sách và chọn phiên bản đó để mở. Nếu bạn muốn khôi phục phiên bản hiện tại, hãy chờ cho đến khi mọi người không còn đồng tác giả, rồi chọn tệp để khôi phục về phiên bản đó. Để biết thêm thông tin về các phiên bản, hãy xem Xem các phiên bản cũ của tệp Microsoft 365.

Chỉ cần thực hiện bốn bước để đồng tác giả trong Excel cho web.

Bước 1. Tải lên sổ làm việc

Bằng cách sử dụng trình duyệt web, hãy tải lên hoặc tạo sổ làm việc mới trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc thư viện SharePoint Online.

Bước 2: Chia sẻ sổ làm việc

1. Ở đầu dải băng, chọn Chia sẻ. Hộp thoại Gửi Liên kết mở ra để bạn có thể gửi liên kết đến sổ làm việc cho mọi người.
2. Theo mặc định, bất kỳ ai trong tổ chức của bạn cũng có thể sử dụng liên kết để mở và chỉnh sửa sổ làm việc. Nếu bạn muốn điều chỉnh người có thể sử dụng liên kết và họ có thể làm gì, hãy chọn People in [Your organization] có liên kết có thể chỉnh sửa, chọn các tùy chọn bạn muốn trong hộp thoại Cài đặt liên kết, rồi chọn Áp dụng.
3. Trong hộp thoại Gửi Liên kết, nhập địa chỉ email, phân tách bằng dấu chấm phẩy.
4. Thêm thư cho người nhận của bạn. Đây là bước tùy chọn.
5. Chọn Gửi.

Bước 3: Những người khác có thể mở sổ làm việc

Nếu bạn chọn nút Chia sẻ , mọi người sẽ nhận được thư email mời mở tệp. Họ có thể chọn liên kết đó để mở sổ làm việc. Trình duyệt web sẽ mở ra và sổ làm việc sẽ mở trong Excel cho web. Nếu họ muốn sử dụng ứng dụng Excel để thực hiện đồng tác giả, họ có thể chọn Chỉnh sửa trong Ứng dụng trên Máy tính. Tuy nhiên, họ sẽ cần phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel cho Microsoft 365 là các phiên bản hiện hỗ trợ đồng tác giả. Nếu không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể chỉnh sửa trong trình duyệt.

Bước 4: Đồng tác giả với những người khác

Bây giờ, bạn có thể đồng tác giả sổ làm việc đồng thời với những người khác. Bạn sẽ biết mình đang đồng tác giả với người khác nếu bạn thấy thông báo ở góc trên bên phải cho biết họ đang chỉnh sửa. Nếu có hai người khác trở lên đang chỉnh sửa, bạn sẽ thấy một thông báo khác cho biết số người đang đồng tác giả. Ví dụ: "2 người khác đang ở đây."

Mẹo đồng tác giả:

• Để xem lại những thay đổi mà người khác đã thực hiện kể từ khi bạn mở tệp, hãy chọn Hiển thị Thay đổi. Thao tác này sẽ mở ra một ngăn nơi bạn có thể thấy các thay đổi, bao gồm các giá trị ô trước đó (nếu có giá trị đã thay đổi).
• Nếu bạn muốn chuyển đến vị trí ai đó đang làm việc, chọn tên của họ, rồi chọn nút Chỉnh sửa....
• Bạn có thể thấy vùng chọn của những người khác ở các màu khác nhau. Điều này xảy ra nếu họ đang sử dụng Excel cho Microsoft 365, Excel cho web, Excel for Android, Excel Mobile hoặc Excel for iOS. Nếu họ đang dùng phiên bản khác, bạn sẽ không nhìn thấy các vùng chọn của họ nhưng thay đổi của họ sẽ xuất hiện khi họ đang làm việc.
• Nếu bạn nhìn thấy lựa chọn của những người khác trong các màu khác nhau, những lựa chọn đó sẽ hiển thị dưới dạng màu lam, màu tím và các màu khác. Tuy nhiên, lựa chọn của bạn sẽ luôn có màu lục. Và trên màn hình của người khác, lựa chọn của riêng họ cũng sẽ có màu lục. Nếu bạn không có đủ thông tin ai là ai, hãy đặt con trỏ lên lựa chọn đó rồi tên người đó sẽ được hiển thị.

Tìm các phiên bản trước đó của tệp trong Excel cho web

Đi tới thư mục chứa tệp, sau đó bấm chuột phải vào tên tệp, rồi chọn Tệp,>Duyệt Lịch sử Phiên bản. Chọn Mở phiên bản trên phiên bản bạn muốn xem lại. Nếu bạn muốn khôi phục phiên bản này, hãy chờ cho đến khi mọi người không còn đồng tác giả, rồi chọn Khôi phục.