Data externího seznamu a Microsoft Excelu můžete synchronizovat a zajistit, aby byly obě sady dat aktuální. V seznamu můžete mít třeba informace o skladových zásobách produktů, abyste je mohli jednoduše sdílet a aktualizovat, ale taky provádět pravidelnou analýzu skladových zásob pomocí Microsoft Excelu.
Poznámka
Externí seznam nejde synchronizovat s verzemi staršího Excelu 2013. Když to zkusíte, zobrazí se chybové okno s informací, že se k seznamu nelze připojit.
Další informace najdete v tématu Vyhledání obsahu týkajícího se externích dat.
Příprava a předpoklady pro použití externích dat
Aby byl zajištěn zabezpečený přístup k externím datům, vyžaduje práce s externími daty několik úkolů. Následující informace se vám můžou hodit při plánování dalších kroků. Když budete mít při práci s externími daty potíže, můžou vám tyhle informace pomoct s identifikací problému. Pokud chcete mít přístup k externím datům, musíte vy nebo váš správce provést následující kroky:
Příprava externího zdroje dat Správce bude nejspíš muset vytvořit účet a udělit oprávnění ke zdroji dat, aby zajistil, že k nim budou mít přístup ti správní lidé a že se data nedostanou do nesprávných rukou. Kromě toho může správce vytvořit v externí databázi určité tabulky, zobrazení, dotazy atd., aby se výsledky omezovaly jenom na to, co je potřeba, a aby se zlepšil výkon.
Konfigurace služeb a účtů SharePointu Správce musí aktivovat služby Připojení obchodních dat a Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů. Informace o používání těchto služeb najdete v tématech Konfigurace řešení služby Podnikové připojení pro SharePoint 2013 a Vytvoření externího seznamu z tabulky SQL Azure pomocí služby Podnikové připojení a zabezpečeného úložiště.
Nakonfigurovat službu Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů Správce musí: určit nejlepší režim přístupu ke zdroji externích dat, vytvořit cílovou aplikaci a nastavit pro tuto cílovou aplikaci přihlašovací údaje. Informace o používání těchto služeb najdete v tématu Vytvoření nebo úpravy cílové aplikace zabezpečeného úložiště přihlašovacích údajů.
Konfigurace služby Připojení obchodních dat Správce musí zajistit, aby uživatel, který vytváří typ externího obsahu, měl oprávnění k úložišti metadat služby Připojení obchodních dat a aby odpovídající uživatelé měli přístup k takovému typu externího obsahu, na kterém je tento externí seznam založený. Informace o používání těchto služeb najdete v tématu Konfigurace řešení služby Podnikové připojení pro SharePoint 2013.
Vytvoření typu externího obsahu Uživatel musí definovat typ externího obsahu, který obsahuje informace o připojeních, přístupu, metodách operací, sloupcích, filtrech a dalších metadatech, které slouží k načítání dat ze zdroje externích dat.
Vytvoření externího seznamu Uživatel musí vytvořit externí seznam založený na typu externího obsahu a jedno nebo více zobrazení externího seznamu podle potřeby.
Ověřit, jestli jsou produkty Office připravené k použití: Pokud chcete s produkty Office synchronizovat externí data, musíte mít v každém klientském počítači minimálně Windows 7 a následující bezplatné softwarové produkty: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 a WCF Data Services 5.0 pro OData V3 (V případě potřeby se automaticky zobrazí výzva ke stažení tohoto softwaru). Zároveň se ujistěte, že je při instalaci Office povolená možnost Podnikové připojení (výchozí nastavení). Tato volba nainstaluje modul Business Connectivity Services Client Runtime, který ukládá data do mezipaměti a synchronizuje je s externími daty, mapuje obchodní data na typy externího obsahu, zobrazuje v produktech Office výběr externích položek a spouští vlastní řešení v produktech Office.
Obecnější informace o používání externích dat najdete v tématu Vyhledání obsahu týkajícího se externích dat.
Export externího seznamu do Excelu
- Přejděte na sharepointový web, který obsahuje tento seznam.
- Na panelu Snadné spuštění vyberte název seznamu SharePointu nebo vyberte Nastavení,
, vyberte Obsah webu nebo Zobrazit veškerý obsah webu a pak v příslušné části seznamů vyberte název seznamu. - Vyberte Seznam a pak vyberte Exportovat do Excelu.
Ve výchozím stavu je tato možnost u externích seznamů povolená, ale správce systému ji může zakázat. - Pokud budete vyzváni k potvrzení operace, vyberte OK.
- V dialogovém okně Stažení souboru vyberte Otevřít.
- Pokud se zobrazí dotaz, jestli chcete v počítači povolit datová připojení, vyberte Povolit , pokud si myslíte, že je připojení k datům na sharepointovém webu bezpečné.
Vytvoří se excelová tabulka s datovým připojením založeným na souboru webového dotazu. Sloupce v exportované tabulce jsou určené aktuálním zobrazením externího seznamu. Exportovaná externí data jsou určená filtry definovanými u typu externího obsahu a v zobrazení externího seznamu a jazykovými nastaveními sharepointového webu. Všechna omezení stránky se ignorují.