Úvod k seznamům

Seznam je kolekce dat, kterou můžete sdílet se členy svého týmu a lidmi, kterým jste poskytli přístup. Existuje řada šablon seznamů připravených k použití, které fungují jako dobrý výchozí bod pro uspořádání položek seznamu. Další informace najdete v tématu Šablony seznamů v Microsoftu 365.

Tento článek vysvětluje koncepce, které stojí za vytvářením a používáním seznamů. Seznamy můžete vytvářet na SharePointu, v aplikaci Seznamy v Microsoftu 365 nebo v Microsoft Teams. Zjistěte, jak začít se Seznamy v Microsoft Teams.

Informace o seznamech najdete v následujících článcích:

• Vytvoření seznamu
• Odstranění seznamu
• Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny
• Seznamy v Microsoft 365
• Nastavení navigace pomocí metadat pro seznam nebo knihovnu
• Správa velkých seznamů a knihoven

Níže vyberte nadpis, abyste otevřeli příslušný oddíl a podívali se na podrobné informace.

Přehled seznamů

Organizace obvykle používají mnoho typů seznamů, včetně odkazů, oznámení, kontaktů, sledování problémů a průzkumů, abychom jmenovali alespoň některé.

Seznamy můžou taky obsahovat úkoly, které můžete používat jako ústřední bod týmové spolupráce nebo obchodního řešení. Seznamy často nabízejí rychlá a efektivní řešení s malými úpravami nebo dokonce úplně bez úprav.

Můžete použít například:

• Úkoly Zahrnuje sledování vlastnictví a průběhu a také časovou osu na stránce pro atraktivní vizuální prezentaci obsahu seznamu.
• Sledování problémů Zahrnuje ukládání informací pro správu verzí a historii verzí pro hlubší analýzu projektů pracovní skupiny a běžných pracovních úkolů.

Seznamy jsou flexibilní a nabízejí spoustu možností využití a integrovaných funkcí, které umožňují bezpečně ukládat a sdílet data a pracovat s nimi.

Můžete třeba:

• Můžete vytvořit seznam se sloupci nejrůznějších typů, například Text, Číslo, Volba, Měna, Datum a čas, Vyhledávání, Ano/Ne a Počítané. K položce seznamu taky můžete připojit jeden či více souborů s dalšími podrobnostmi, třeba tabulku s podpůrnými údaji nebo dokument s hlubším vysvětlením celkového kontextu.
• Vytváření zobrazení seznamů pro uspořádávání, řazení a filtrování dat různými a konkrétními způsoby; měnit metadata, například přidávat a odstraňovat sloupce a měnit ověřovací pravidla; A používejte konzistentně seznamy napříč weby s typy obsahu, sloupci webu a šablonami. Na domovské stránce můžete například zobrazit jen aktuální události z kalendáře a na jiné stránce vytvořit vizuální zobrazení (podobné nástěnnému kalendáři).
• Vytvářejte relace mezi seznamy pomocí kombinace jedinečných sloupců, vyhledávacích sloupců a vynucováním relací (kaskádové odstranění a zákaz odstranění). Toto všechno zvyšuje vaši schopnost vytvářet sofistikovanější obchodní řešení a pomáhá zachovat integritu dat.
• Můžete vytvořit vlastní seznamy, zobrazit data ve webových částech a na stránkách webových částí, importovat a exportovat data a odkazovat na ně z jiných programů, jako je třeba Excel a Access.
• Můžete sledovat verze a podrobnou historii, vyžadovat schválení k úpravě dat, používat zabezpečení na úrovni položek a složek, vracet položky se změnami a rezervovat je a automaticky mít stále aktuální informace o změnách díky upozorněním (upozorněním obecně nebo upozorněním prostřednictvím informačních kanálů RSS).
• Uspořádejte obsah v jediném seznamu do složek pro větší pohodlí a lepší výkon a obecně zlepšete výkon u velkých seznamů pomocí indexování.

Způsoby práce se seznamy

Dále je uvedeno několik způsobů, jak můžete pracovat se seznamy, které vám pomohou spravovat informace pro vaši skupinu.

Sledování verzí a podrobná historie: Sledujte verze položek seznamu , abyste viděli, které položky se v jednotlivých verzích změnily a kdo je změnil. Pokud dojde v novější verzi k chybám, můžete obnovit předchozí verzi položky. Sledování historie seznamu je důležité zejména tehdy, pokud vaše organizace potřebuje sledovat vývoj seznamu.

Vyžadovat schválení: Určete, že k zobrazení položky seznamu všemi uživateli je požadováno schválení . Položky zůstávají ve stavu čekání na vyřízení, dokud je neschválí nebo neodmítne někdo, kdo má oprávnění k jejich schválení. Před schválením můžete určit, které skupiny uživatelů budou moct položku seznamu zobrazit.

Přizpůsobit oprávnění Určete, jestli účastníci vašeho seznamu můžou číst a upravovat jenom položky, které sami vytvořili, nebo všechny položky v seznamu. People with rights to manage lists can read and edit all list items. U jedné položky seznamu můžete taky použít specifické úrovně oprávnění, například pokud obsahuje důvěrné informace.

Vytvoření a správa zobrazeníVytvoření různých zobrazení stejného seznamu Obsah samotného seznamu se nezmění, ale položky budou uspořádány nebo filtrovány tak, aby uživatelé mohli najít nejdůležitější nebo zajímavější informace podle svých potřeb.

Aktualizace seznamů Bez ohledu na typ seznamu, který aktualizujete, je proces přidávání, úprav a odstraňování položek seznamů podobný.

Přidejte nebo upravte položky seznamu

Položky seznamu můžete přidat nebo upravit dvěma způsoby:

• Pomocí formuláře, což je výchozí metoda.
• Vložený, což znamená, že položku přidáte přímo na stránku seznamu.

Pokud je v seznamu nastavené sledování verzí, vytvoří se při každé úpravě položky seznamu nová verze této položky. Můžete se podívat na historii změn položky seznamu a v případě, že uděláte chybu v novější verzi, můžete obnovit předchozí verzi.

Použití vzorců a počítaných hodnot Pomocí vzorců a počítaných hodnot můžete dynamicky generovat informace ve sloupcích seznamu. Tyto operace mohou zahrnovat informace z jiných sloupců v seznamu a také systémové funkce, jako je například DNES, které označují aktuální datum. Můžete například určit výchozí termín splnění, který je sedm dní od aktuálního data.

Informování o změnách Seznamy a zobrazení můžou používat informační kanál RSS, aby členové vaší pracovní skupiny mohli automaticky přijímat aktualizace. RSS je technologie, která umožňuje uživatelům přijímat a zobrazovat aktualizace (informační kanály RSS) zpráv a informací na konsolidovaném místě. Můžete si taky vytvořit e-mailová upozornění na změnu seznamů nebo přidání nových položek. Upozornění představují pohodlný způsob, jak sledovat změny, které jsou pro vás důležité.

Vytvoření relací seznamu Vytvoření relace mezi dvěma seznamy Ve zdrojovém seznamu vytvoříte vyhledávací sloupec, který načte ("vyhledává") jednu nebo více hodnot z cílového seznamu, pokud tyto hodnoty odpovídají hodnotě ve vyhledávacím sloupci ve zdrojovém seznamu. Pokud chcete, můžete pokračovat v přidávání dalších sloupců z cílového seznamu do zdrojového seznamu. Když vytváříte vyhledávací sloupec, můžete se také rozhodnout vynutit chování relace nastavením možnosti kaskádového odstranění nebo omezit odstranění, která pomůže zachovat platnost vašich dat a zabránit inkonzistenci, která by mohla způsobit problémy.

Sdílení informací v seznamech pomocí databázového programu Pokud máte nainstalovaný databázový program, třeba Access, můžete exportovat a importovat data na web a z webu a taky propojit tabulku z databáze na seznam. Při práci s daty seznamů v accessové databázi můžete také vytvářet dotazy, formuláře a sestavy. Více informací najdete v tématu Import dat z accessové databáze do webové aplikace pro Access.

Používejte seznamy konzistentně napříč weby Pokud vaše skupina pracuje s několika typy seznamů, můžete konzistenci ve více seznamech zajistit pomocí typů obsahu, sloupců webu a šablon. Tyto funkce umožňují efektivní opakované použití nastavení a struktury seznamů. Můžete například vytvořit typ obsahu pro problém služeb zákazníkům, který určuje určité sloupce (například kontakt na zákazníka) a obchodní procesy pro typ obsahu. Dalším příkladem je vytvoření sloupce webu pro názvy oddělení, který obsahuje rozevírací seznam oddělení. Sloupec můžete opakovaně použít ve více seznamech, abyste zajistili, že jména budou v každém seznamu vypadat vždycky stejně.

Práce se seznamem položek z e-mailového programu Pokud si chcete vzít důležité informace ze seznamu s sebou, používejte e-mailový program, který je kompatibilní s technologiemi Microsoftu. Pomocí Outlooku můžete třeba z Outlooku zobrazit a aktualizovat úkoly, kontakty a diskusní vývěsky na vašem webu. Další informace najdete v tématu Připojení externího seznamu k Outlooku.

Nastavení cílení obsahuPovolení směrování na cílovou skupinu pro filtrování položek podle skupin.

Typy seznamů

Typ použitého seznamu závisí na druhu informací, které sdílíte.

Oznámení Sdílejte novinky a stav a poskytujte připomenutí. Oznámení podporují vylepšené formátování s obrázky, hypertextovými odkazy a formátovaným textem.

Kontakty Uchovávejte informace o lidech nebo skupinách, se kterými pracujete. Pokud používáte program pro správu e-mailu nebo kontaktů, který je kompatibilní s technologiemi Microsoftu, můžete kontakty ze svého webu zobrazit a aktualizovat v tom druhém programu. Můžete třeba aktualizovat seznam všech dodavatelů pro vaši organizaci z e-mailového programu kompatibilního s technologiemi Microsoftu, jako je třeba Outlook. Seznam kontaktů ve skutečnosti nespravuje členy webu, ale může sloužit k ukládání a sdílení kontaktů pro vaši organizaci, například jako seznam externích dodavatelů.

Diskusní vývěsky Poskytuje centrální místo pro záznam a ukládání týmových diskusí podobně jako v diskusních skupinách. Pokud správce povolil přijímání e-mailových zpráv v seznamech na vašem webu, můžou se v diskusních vývěskách ukládat e-mailové diskuze z většiny běžných e-mailových programů. Můžete třeba vytvořit diskusní vývěsku k vydání nového produktu vaší organizace.

Odkazy Zajistěte centrální umístění pro odkazy na Internet, intranet vaší společnosti a další zdroje. Můžete třeba vytvořit seznam odkazů na weby svých zákazníků.

Propagované odkazy Zobrazení sady akcí propojení ve vizuálním rozložení

Calendar Store pro události vašeho týmu nebo pro konkrétní situace, jako jsou svátky společnosti. Podobně jako stolní nebo nástěnný kalendář nabízí vizuální zobrazení týmových událostí, včetně schůzek, společenských akcí a celodenních událostí. Můžete taky sledovat milníky týmu, třeba termíny ukončení projektů nebo data uvedení produktů na trh, které se nevztahují ke konkrétnímu časovému intervalu. Další informace najdete v tématu Vytvoření zobrazení kalendáře ze seznamu.

Úkoly Umožňuje sledovat informace o projektech a dalších událostech skupiny. Můžete přiřazovat úkoly lidem a sledovat stav a procento dokončení, jak se úkol blíží k dokončení. Pokud používáte e-mail nebo program pro správu úkolů, který je kompatibilní s technologiemi Microsoftu, můžete zobrazit a aktualizovat úkoly ze svého webu v jiném programu. Můžete například vytvořit seznam úkolů pro rozpočtový proces vaší organizace a pak ho zobrazit a aktualizovat v Outlooku spolu s dalšími úkoly. Další informace najdete v tématu Vytvoření seznamu.

Úkoly projektu Informace o úkolech můžete ukládat pomocí zobrazení Ganttova diagramu a indikátorů průběhu. Můžete sledovat stav a procento dokončení s tím, jak se úkol blíží k dokončení. Pokud používáte e-mail nebo program pro správu úkolů, který je kompatibilní s technologiemi Microsoftu, můžete zobrazit a aktualizovat úkoly projektu ze svého webu ve svém druhém programu. Na svém webu můžete například vytvořit seznam úkolů projektu, ve kterém identifikujete a přiřadíte práci a vytvoříte školicí příručku, a pak můžete sledovat pokrok vaší organizace z Projectu. Další informace najdete v tématu Vytvoření seznamu.

Sledování problémů Ukládat informace o konkrétních problémech, například problémech s podporou, a sledovat jejich průběh. Problémy můžete přiřazovat do kategorií, zařazovat do kategorií a vzájemně je propojovat. Můžete například vytvořit seznam pro sledování problémů a jejich řešení v oddělení služeb zákazníkům. Můžete také komentovat problémy pokaždé, když je upravujete, a vytvořit tak historii komentářů, aniž byste změnili původní popis problému. Zástupce oddělení služeb zákazníkům může například zaznamenávat jednotlivé kroky vedoucí k vyřešení problému a jeho výsledky. Seznam sledování problémů s třístavovým pracovním postupem můžete použít i k usnadnění správy sledování problémů nebo projektů ve vaší organizaci. Další informace najdete v tématu Vytvoření seznamu.

Průzkum Shromažďování a shromažďování názorů, například průzkum spokojenosti zaměstnanců nebo kvíz. Své otázky a odpovědi můžete navrhnout několika různými způsoby a podívat se na přehled vašich názorů. Pokud máte nainstalovaný tabulkový procesor nebo databázový program, který je kompatibilní s technologiemi Microsoftu, můžete výsledky exportovat a dále analyzovat. Další informace naleznete v tématu Vytvoření průzkumu.

Vlastní Vytvořte seznam od začátku. Pokud používáte tabulkový kalkulátor kompatibilní s technologiemi Microsoftu, můžete si také vytvořit vlastní seznam založený na tabulce. Můžete například importovat seznam vytvořený pro ukládání a správu smluv s dodavateli z Excelu. Další informace najdete v tématu Vytvoření seznamu založeného na tabulce.

Externí seznamy Pracujte s daty, která jsou uložená mimo seznam, ale která můžete číst a zapisovat do v rámci Microsoft 365. Zdroj dat pro externí seznam se nazývá typ externího obsahu. Na rozdíl od nativního seznamu Microsoft 365 používá externí seznam službu Podnikové připojení pro přístup k datům přímo z externího systému (jako je SAP, Siebel a Microsoft SQL Server), ať už se jedná o databázi, webovou službu nebo obchodní systém.

Custom list in datasheetview Vytvořte prázdný seznam, který se podobá vlastnímu seznamu, ale ve výchozím nastavení se zobrazí v zobrazení Datový list. Zobrazení Datový list obsahuje datovou mřížku pro prohlížení a úpravy dat ve formě řádků a sloupců. Můžete přidávat nebo upravovat řádky a sloupce, aplikovat filtry a pořadí řazení, zobrazovat počítané hodnoty a součty a pohodlně upravovat data v buňkách mřížky. Zobrazení Datový list vyžaduje Office nainstalovaný na 32bitovém klientském počítači a prohlížeč, který podporuje ovládací prvky ActiveX.

Seznam stavů Zobrazit a sledovat cíle projektu. Seznam obsahuje sadu barevných ikon, které vyjadřují míru plnění cílů.

Náklad Členům týmu můžete poslat informace včetně potvrzovacích razítek.

Seznam slovníků editoru Microsoft IME Data v seznamu můžete použít jako slovník editoru Microsoft IME. Položky sloupce Čtení můžete převést na Displej pomocí editoru Microsoft IME a zobrazit obsah v Komentáři v okně Komentář editoru IME. Data je možné propojit s konkrétní adresou URL.

Seznam obsahu serveru PerformancePoint Ukládání položek řídicích panelů, jako jsou přehledy výkonnostních metrik, sestavy, filtry, stránky řídicích panelů a další položky řídicích panelů, které vytvoříte pomocí nástroje PerformancePoint Dashboard Designer.

Jazyky a překladatelé Používá se s pracovním postupem Správa překladu v knihovně správy překladu. Pracovní postup používá seznam k přiřazení překladatelských úkolů překladateli, který je uvedený v seznamu pro každý jazyk. Tento seznam můžete vytvořit ručně nebo můžete zvolit, aby se vytvořil automaticky při přidávání pracovního postupu Správa překladu do knihovny správy překladu.

Seznam klíčových ukazatelů výkonu Sledujte klíčové ukazatele výkonu (KPI), abyste mohli rychle vyhodnotit pokrok ve srovnání s měřitelnými cíli. Seznamy klíčových ukazatelů výkonu můžete nastavit pro sledování výkonu pomocí jednoho ze čtyř zdrojů dat: ručně zadaná data, data v seznamu Microsoft 365, data v excelových sešitech nebo data z Analysis Services, součásti Microsoft SQL Server. Po vytvoření seznamu klíčových ukazatelů výkonu jej můžete použít k zobrazení stavu indikátoru na stránce řídicího panelu.

Import tabulky Použít sloupce a data z existující tabulky. K importu tabulky je potřeba Microsoft Excel nebo jiný kompatibilní program.

Přidání seznamu na stránku

Přidání seznamu na stránku moderního prostředí SharePointu:

1. Pokud stránka ještě není v režimu úprav, klikněte v jejím pravém horním rohu na Upravit .

2. Přesuňte ukazatel myši nad nebo pod existující webovou část. Zobrazí se řádek se zakroužkovaným znaménkem +, který bude vypadat takto:

   

3. Klikněte na + a zobrazí se seznam webových částí, ze kterých si můžete vybrat. Posuňte se dolů do části Dokumenty, Seznamy a knihovny .

4. Vybrat seznam.
   Zobrazí se názvy všech dostupných seznamů.

5. Vyberte seznam, který chcete vložit na stránku.

6. Pokud jste s výběrem spokojeni, vyberte vlevo nahoře Uložit jako koncept . Pokud chcete aktualizovanou stránku zpřístupnit ostatním, vyberte Publikovat v pravém horním rohu.

Přidání seznamu na stránku klasického prostředí SharePointu:

1. V části Weby klikněte na a potom klikněte na Obsah webu.

2. Klikněte na ikonu Přidat aplikaci .

   

3. Projděte si aplikaci, kterou chcete použít, a klikněte na ni. Stránek může být více.

4. Dejte aplikaci jedinečný název, abyste si ho později mohli na stránku vzpomenout, a klikněte na Vytvořit.

5. Po návratu na obrazovku Obsah webu můžete udělat tři věci:

   • Zavřete okno a vraťte se na stránku. Přidejte novou aplikaci na stránku pomocí funkce Vložit webové části.
   • Klikněte na aplikaci a začněte zadávat data.
   • Klikněte na tři tečky (...) a potom klikněte na Nastavení. Můžete tu přidávat sloupce, měnit jména a dělat další věci.

Uspořádání seznamů na webu

Přestože lze funkce seznamů využívat mnoha způsoby, závisí jejich způsob na velikosti a počtu seznamů a na potřebách organizace.

Ukládání většího počtu položek do jednoho seznamu

Možná budete chtít, aby jeden velký seznam vyhovoval různým potřebám. Můžete například sledovat velké množství technických problémů v celé organizaci, přičemž problémy se týkají několika projektů a skupin.

Jeden seznam použijte v těchto případech:

• Skupina potřebuje zobrazit souhrnné informace o položkách seznamu nebo různá zobrazení stejné sady položek. Manažer může třeba chtít vidět pokrok ve všech technických problémech organizace nebo všechny problémy, které byly podány ve stejném časovém období.
• People chtějí procházet nebo vyhledávat problémy na stejném místě na webu.
• U položek seznamu chcete použít stejná nastavení, například sledování verzí nebo vyžadování schválení.
• Skupiny, které na seznamu pracují, mají podobné charakteristiky, například stejnou úroveň oprávnění. Jedinečná oprávnění se dají použít u určitých položek seznamu, ale pokud se úrovně oprávnění výrazně liší, zvažte použití více seznamů.
• Chcete analyzovat informace o seznamu nebo získat konsolidované aktualizace seznamu. Můžete dostávat upozornění při změně položek seznamu nebo můžete sledovat změny v seznamu pomocí technologie RSS. Informační kanály RSS umožňují členům vaší pracovní skupiny zobrazit sloučený seznam informací, které se změnily.

Vytvoření více seznamů

Více seznamů můžete chtít například v případě, že jsou výrazné rozdíly mezi položkami, které chcete spravovat, nebo mezi skupinami uživatelů, kteří s nimi pracují.

Více seznamů použijte v těchto případech:

• Neočekáváte, že lidé budou potřebovat souhrny položek společně.
• Skupiny lidí, kteří s informacemi pracují, jsou odlišné a mají různé úrovně oprávnění.
• Potřebujete použít různá nastavení, například správu verzí nebo schvalování, pro více sad položek.
• Nemusíte analyzovat položky společně ani dostávat konsolidované aktualizace týkající se seznamu.

Uspořádání položek v seznamu

Seznamy a položky seznamů můžete uspořádat například takto:

Přidání sloupců Pomozte své skupině určit nejdůležitější položky, do seznamu můžete přidat sloupce. Sloupec Projekt můžete například přidat do seznamu, aby lidé pracující na konkrétních projektech mohli snadněji zobrazit své položky a pracovat s nimi. Přidání dalších sloupců může být také vhodné v případě, že chcete shromáždit další informace o každé položce seznamu, například název oddělení nebo jméno zaměstnance.

Pokud máte v seznamu více položek, můžete zvážit indexování určitých sloupců, abyste zlepšili výkon při prohlížení několika položek nebo přepínání zobrazení. Tato funkce nemění způsob, jakým jsou položky uspořádané, ale může organizacím umožnit snadnější uložení velkého množství položek do seznamu. Indexování ale může zabírat víc místa v databázi. Další informace naleznete v tématu Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.

Vytvoření zobrazení Zobrazení použijte, pokud lidé ve vaší skupině často potřebují vidět data určitým způsobem. Zobrazení používají sloupce k řazení, seskupování, filtrování a zobrazení dat. Můžete také vybrat, kolik položek se má v každém zobrazení zobrazit najednou. Uživatelé mohou například procházet seznam v sadách po 25 nebo 100 položkách seznamu na stránce, v závislosti na svých preferencích a rychlosti připojení.

Zobrazení umožňují flexibilně ukládat do seznamu velké množství položek, ale můžete vidět jenom podsady, které chcete v konkrétní dobu, například jenom čísla zveřejněná v tomto roce nebo jenom aktuální události v kalendáři. Můžete vytvořit osobní zobrazení, která jsou k dispozici pouze vám, a pokud máte oprávnění k úpravám seznamu, můžete vytvořit veřejná zobrazení, která jsou k dispozici všem. Další informace naleznete v tématu Vytvoření, změna nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.

Vytváření složek Přidejte složky do většiny typů seznamů, pokud vlastník seznamu povolil jejich vytváření. To je užitečné hlavně v případě, že položky seznamu jdou rozdělit určitým způsobem, třeba podle projektů nebo skupin. Složky pomáhají uživatelům snadněji prohledávat a spravovat položky seznamu. Technologie společnosti Microsoft poskytují stromové zobrazení, které umožňuje uživatelům procházet weby a složky podobným způsobem, jakým pracují se složkami na pevném disku. Každé oddělení může mít například svou vlastní složku. Další informace najdete v tématu Vytvoření složky v seznamu.