Διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη χρήση κανόνων στο Outlook

Χρησιμοποιήστε κανόνες για την αυτόματη εκτέλεση συγκεκριμένων ενεργειών στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φτάνουν στα εισερχόμενά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες που θα αλλάζουν το επίπεδο σπουδαιότητας των μηνυμάτων κατά την άφιξή τους, θα τα μετακινούν αυτόματα σε άλλους φακέλους ή θα τα διαγράφουν με βάση συγκεκριμένα κριτήρια.

Επιλέξτε μια επιλογή καρτέλας παρακάτω για την έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε. Ποια έκδοση του Outlook έχω;

Σημείωση

  • Εάν τα βήματα σε αυτή τη νέα καρτέλα του Outlook δεν λειτουργούν, ενδέχεται να μην χρησιμοποιείτε ακόμη το νέο Outlook για Windows. Επιλέξτε την καρτέλα "Κλασικό Outlook " και ακολουθήστε αυτά τα βήματα.
  • Προς το παρόν, το νέο Outlook δεν υποστηρίζει κανόνες για τη διαχείριση λογαριασμών τρίτων, όπως το Gmail, το Yahoo και το iCloud. Για να ρυθμίσετε κανόνες για αυτούς τους λογαριασμούς, ρυθμίστε τις παραμέτρους τους μέσω των αντίστοιχων υπηρεσιών παροχής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Στο νέο Outlook, έχετε την επιλογή να κάνετε τα εξής:

Δημιουργία κανόνα | Επεξεργασία κανόνα | Διαγραφή κανόνα | Ορισμός σειράς κανόνων | Εκτέλεση κανόνων | Απενεργοποίηση κανόνων

Δημιουργία κανόνα εισερχομένων για το νέο Outlook για Windows

Οι κανόνες εφαρμόζονται στα εισερχόμενα μηνύματα και μπορούν να δημιουργηθούν από οποιονδήποτε φάκελο.

  1. Για να δημιουργήσετε γρήγορα έναν κανόνα που μετακινεί όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από έναν συγκεκριμένο αποστολέα ή ένα σύνολο αποστολέων σε έναν φάκελο, κάντε δεξί κλικ σε ένα μήνυμα στη λίστα μηνυμάτων για την οποία θέλετε να δημιουργήσετε έναν κανόνα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού επάνω από τους "Κανόνες " και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Δημιουργία κανόνα".
  2. Επιλέξτε τον φάκελο όπου θέλετε να μετακινούνται όλα τα μηνύματα από αυτόν τον αποστολέα ή το σύνολο αποστολέων και, στη συνέχεια, επιλέξτε OK.
  3. Αφού επιλέξετε OK, ο κανόνας θα εφαρμοστεί σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα.

Εάν θέλετε να εκτελέσετε περισσότερες ενέργειες από την απλή μετακίνηση των μηνυμάτων από έναν συγκεκριμένο αποστολέα ή ένα σύνολο αποστολέων σε έναν φάκελο, επιλέξτε Περισσότερες επιλογές. Το μενού ρυθμίσεων κανόνων θα ανοίξει.

Στιγμιότυπο οθόνης της σελίδας

  • Για κάθε κανόνα απαιτούνται τουλάχιστον τρία στοιχεία: Ένα όνομα, μια συνθήκη και μια ενέργεια. Οι κανόνες μπορούν επίσης να περιέχουν εξαιρέσεις στις συνθήκες. Μπορείτε να προσθέσετε πολλές συνθήκες, ενέργειες και εξαιρέσεις σε κάθε βήμα επιλέγοντας "Προσθήκη συνθήκης", " Προσθήκη ενέργειας" και "Προσθήκη εξαίρεσης".
  • Εάν δεν θέλετε να εκτελούνται επιπλέον κανόνες μετά την εκτέλεση αυτού του κανόνα, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Διακοπή επεξεργασίας επιπλέον κανόνων. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Διακοπή επεξεργασίας επιπλέον κανόνων στο Outlook.
  • Πατήστε το πλήκτρο "Αποθήκευση " για να δημιουργήσετε τον κανόνα ή το πλήκτρο "Απόρριψη" για να ακυρώσετε τη δημιουργία του κανόνα.

Επεξεργασία κανόνα εισερχομένων στο νέο Outlook για Windows

  1. Στο επάνω μέρος της σελίδας, επιλέξτε ΡυθμίσειςΡυθμίσεις .
  2. Επιλέξτε Κανόνες αλληλογραφίας>.
  3. Στον κανόνα που θέλετε να επεξεργαστείτε, επιλέξτε επεξεργασία .
  4. Πατήστε " Αποθήκευση " για να αποθηκεύσετε τον επεξεργασμένο κανόνα.

Σημείωση

Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία ορισμένων κανόνων που έχουν δημιουργηθεί στο κλασικό Outlook από το νέο Outlook, επειδή πρόκειται για κανόνες προγράμματος-πελάτη. Για να διορθώσετε έναν κανόνα που μετεγκαταστάθηκε από το κλασικό Outlook, δημιουργήστε έναν νέο κανόνα για να τον αντικαταστήσετε.

Διαγραφή κανόνα εισερχομένων στο νέο Outlook για Windows

  1. Στο επάνω μέρος της σελίδας, επιλέξτε ΡυθμίσειςΡυθμίσεις .

  2. Επιλέξτε Κανόνες αλληλογραφίας>.

  3. Στον κανόνα που θέλετε να διαγράψετε, επιλέξτε Διαγραφή .

    Συμβουλή

    Εάν θέλετε απλώς να απενεργοποιήσετε τον κανόνα για λίγο, καταργήστε το πλαίσιο εναλλαγής δίπλα στον κανόνα.

Ορισμός της σειράς με την οποία εφαρμόζονται οι κανόνες εισερχομένων στα εισερχόμενα μηνύματα στο νέο Outlook για Windows

Οι κανόνες εισερχομένων εφαρμόζονται στα εισερχόμενα μηνύματα με βάση τη σειρά που έχουν στη λίστα "Κανόνες εισερχομένων". Μπορείτε να τακτοποιήσετε τη σειρά με την οποία εφαρμόζονται οι κανόνες που δημιουργείτε στα μηνύματα που παραδίδονται στα εισερχόμενά σας.

  1. Στο επάνω μέρος της σελίδας, επιλέξτε ΡυθμίσειςΡυθμίσεις .
  2. Επιλέξτε Κανόνες αλληλογραφίας>.
  3. Επιλέξτε έναν κανόνα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε το επάνω βέλος ή το κάτω βέλος για να αλλάξετε τη σειρά με την οποία ο κανόνας εφαρμόζεται στα εισερχόμενα μηνύματα.

Εκτέλεση κανόνων εισερχομένων σε υπάρχοντα μηνύματα στο νέο Outlook για Windows

Από προεπιλογή, ένας κανόνας εισερχομένων εκτελείται σε εισερχόμενα μηνύματα αφού έχετε δημιουργήσει τον κανόνα. Για να εκτελέσετε έναν κανόνα σε υπάρχοντα μηνύματα:

  1. Στο επάνω μέρος της σελίδας, επιλέξτε ΡυθμίσειςΡυθμίσεις .
  2. Επιλέξτε Κανόνες αλληλογραφίας>.
  3. Επιλέξτε Άμεση εκτέλεση κανόνα δίπλα στον κανόνα που θέλετε να εκτελέσετε.

Απενεργοποίηση και ενεργοποίηση κανόνων στο νέο Outlook για Windows

Εάν θέλετε να διακόψετε προσωρινά ή να αναστείλετε τη λειτουργία ενός κανόνα και δεν θέλετε να τον διαγράψετε, εξετάστε το ενδεχόμενο να απενεργοποιήσετε τον κανόνα. Για να απενεργοποιήσετε ή να ενεργοποιήσετε έναν κανόνα:

  1. Στο επάνω μέρος της σελίδας, επιλέξτε ΡυθμίσειςΡυθμίσεις .

  2. Επιλέξτε Κανόνες αλληλογραφίας>.

  3. Χρησιμοποιήστε το κουμπί εναλλαγής δίπλα στο όνομα του κανόνα για να απενεργοποιήσετε ή να ενεργοποιήσετε τον κανόνα.

    Χρησιμοποιήστε το κουμπί εναλλαγής για να απενεργοποιήσετε ή να ενεργοποιήσετε έναν κανόνα.

Δείτε επίσης

Χρήση κανόνων για αυτόματη προώθηση μηνυμάτων στο Outlook

Επεξεργασία ή επιδιόρθωση κατεστραμμένου κανόνα στο Outlook

Διακοπή επεξεργασίας επιπλέον κανόνων στο Outlook

Εισαγωγή ή εξαγωγή ενός συνόλου κανόνων στο κλασικό Outlook

Δημιουργία κανόνα στο Outlook για Mac