Arkistointi Outlookissa (Windows)

Arkisto kohteita uudessa Outlookissa

1. Valitse sähköpostiviesti, jonka haluat arkistoida.

2. Valitse Arkisto työkalurivillä.

3. Saat ponnahdusilmoituksen, joka vahvistaa toiminnon ja antaa mahdollisuuden Kumota.

   

Perinteisessä Outlookissa voit valita seuraavista:

Arkisto kohteita | Arkisto kohteita näppäimistön | avullaArkistoinnin poistaminen käytöstä askelpalauttimella | Etsi Arkisto-kansio | Online ArkistoArkisto | vs. Online ArkistoUsein | kysytyt kysymykset

Arkisto kohteita perinteisessä Outlookissa

1. Valitse postilaatikosta tai muusta kansiosta yksi tai useampi viesti arkistoitavaksi.

2. Valitse Poista-ryhmässä Arkistoi. Voit arkistoida yhden tai useamman valitun viestin välittömästi painamalla askelpalautinta.

   Vihje

   Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- ja Outlook.com-tileillä Arkisto-kansio on jo olemassa, vaikka et olisi koskaan käyttänyt ominaisuutta aiemmin. Löydät sen Outlookin kansioluettelosta. Jos et näe kansiota ja käytössäsi on Outlook 2016 tai Outlook for Microsoft 365, siirry kohtaan Tiedosto>Office-tilin>päivitysasetukset>Päivitä nyt.

3. Viestisi siirretään Arkisto-kansioon. Jos arkistoit viestin vahingossa, siirry Arkisto-kansioon ja siirrä viesti takaisin Saapuneet-kansioon.

   Huomautus

   Arkisto-painike näkyy vain Outlook 2016:ssa, Outlook 2019:ssä ja Outlook for Microsoft 365:ssä. Outlookin vanhemmissa versioissa ei ole Arkisto-painiketta valintanauhassa.

Arkisto viestejä näppäimistön avulla perinteisessä Outlookissa

Voit arkistoida yhden tai useamman valitun viestin painamalla askelpalautinta. Jos painat Delete-näppäintä, viestit siirretään Poistetut-kansioon. Askelpalauttimen toimintaa ei voi muuttaa.

Miten poistan käytöstä arkistoinnin Outlook for Microsoft 365:n askelpalauttimella?

Jos haluat estää kohteiden siirron Arkisto-kansioon kun painat askelpalautinta, voit poistaa tämän toiminnon käytöstä lisäämällä seuraavat rekisterimerkinnät.

Ryhmäkäytännön rekisteripolku:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Nimi: DisableOneClickArchive
Tyyppi: DWORD
Arvo: 1

Office Customization Tool (OCT) -rekisteripolku: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Nimi: DisableOneClickArchive
Tyyppi: DWORD
Arvo: 1

Miten löydän Arkisto-kansion?

Arkisto-kansio on kansioluettelossa. Jos haluat tuoda kansioluettelon näkyviin, valitse Näytä>kansioruutu > normaali.

Miten voin tehdä haun Arkisto-kansiossa?

Kun kansioluettelon yläreunassa olevaa hakutoimintoa käyttämällä Outlook-kohteita, perinteinen Outlook hakee oletusarvoisesti koko postilaatikosta.

Jos haluat hakea vain Arkisto-kansiosta, valitse se ensin kansioluettelosta. Hakukentän haku koskee nyt vain Arkisto-kansiota.

Miten tämä eroaa Online-arkistosta?

Online-Arkisto on ominaisuus Microsoft 365 Enterprise -asiakkaille, joilla on epätavallisen suuria postilaatikoita. Nämä asiakkaat voivat käyttää Online-arkistoa, jotta vanhaa postia ei tarvitse poistaa. Käyttäjän Online Arkisto toimii suurin piirtein samalla tavalla kuin toinen tili Outlookissa oman kansiorakenteen kera. Siksi se ei sisälly Saapuneet-kansiossa tehtyihin hakuihin.

Jos Online-arkisto on käytössä, järjestelmänvalvojat ja käyttäjät voivat määrittää postilaatikot siirtämään automaattisesti vanhat viestit Online-arkistoon arkistointikäytäntöjä käyttämällä.

Milloin Arkistoa ja Online-arkistoa pitäisi käyttää?

Suosittelemme, että käytät Arkisto-toimintoa, jotta Saapuneet-kansiossa ei ole viestejä, joihin olet jo vastannut tai jotka olet jo käsitellyt. Arkistoa kannattaa ajatella tiedostokansiona. Voit tallentaa kohteita Arkisto-kansioon ja käyttää niitä silti helposti. Voit myös poistaa viestejä tai siirtää niitä muihin kansioihin, jos se sopii paremmin toimintatapoihisi.

Käyttäjille, joilla on suuria postilaatikoita Office 365 Enterprise -organisaatiossa, suosittelemme, että järjestelmänvalvojat määrittävät Arkisto-käytännön, joka siirtää kohteet Online Archive -arkistoon vuoden kuluttua tai vähemmän, jos käyttäjien postilaatikoiden kiintiöt täyttyvät tätä nopeammin. Näin voidaan varmistaa, että käyttäjien ei tarvitse poistaa vanhoja viestejä tehdäkseen tilaa uusille sähköpostiviesteille. Määrättyä aikaa vanhemmat viestit voidaan siirtää sekä Saapuneet-kansiosta että paikallisesta Arkisto-kansiosta.

Arkistoinnin usein kysytyt kysymykset

Voinko muuttaa, minne arkistoidut kohteet siirretään?

Jos käytät Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- tai Outlook.com-tiliä, et voi muuttaa sijaintia, johon arkistoidut kohteet siirretään. Arkisto-kansio on yksi Outlookin perinteisistä oletusjärjestelmäkansioista, eikä sitä voi nimetä uudelleen, siirtää tai poistaa. Jos käytät POP- tai IMAP-tiliä, kuten Gmail-, Yahoo- tai iCloud-tiliä, voit muuttaa Arkisto-kansion sijaintia valitsemallaPostilaatikon asetukset>Työkalut>>, Arkisto-kansio.

Miksi uudella arkistointitoiminnolla on Online-arkiston kanssa samankaltainen nimi?

Arkisto on tunnettu ominaisuus, joka on jo käytössä Outlook Mobilessa, Outlook Web App ja Outlook.com:ssä sekä muissa sähköpostipalveluissa, kuten Gmailissa. Koska kyseessä on vakiintunut nimitys ja koska Online-arkisto on olemassa oleva toiminto, olemme päättäneet pitää molemmat samoina.

Mitä tapahtuu automaattiselle arkistoinnille?

Automaattinen arkistointi on vanha Outlook-toiminto, jonka avulla vanhat viestit voidaan siirtää automaattisesti .pst-tiedostoon. Tällöin viestit poistetaan palvelimesta ja niitä on vaikeampi löytää haulla. Jos AutoArchive.pst-tiedoston sisältävä kiintolevy vioittuu, viestit katoavat. Online-arkisto korvaa Automaattisen arkistoinnin yritystasolla.

Automaattinen arkistointi on edelleen käytettävissä, jos sinulla ei ole Online-Arkistoa ja IT-osasto ei poista toimintoa käytöstä. Lisätietoja automaattisesta arkistoinnista Outlook 2016:ssa on artikkelissa Vanhempien kohteiden manuaalinen Arkistointi perinteisessä Outlook for Windowsissa.

Olen Office 365 Enterprise -järjestelmänvalvoja. Voinko poistaa Arkisto-toiminnon käytöstä ryhmäkäytännöllä?

Arkisto on laajalti saatavilla Outlook for Windowsissa, Outlook Mobilessa, Outlookin verkkoversio:ssä ja Outlook.com:ssä. Arkisto-ominaisuutta ei voi poistaa käytöstä ryhmäkäytännön avulla.

Aiheeseen liittyviä artikkeleita

Arkistoi vanhempia kohteita manuaalisesti Outlook for Windowsissa

Luo alikansio