Olitpa lähettämässä tai vastaanottamassa erityisen tärkeitä tai arkaluontoisia sähköpostiviestejä, haluat ehkä käyttää lisäsuojausta ennen sähköpostin lähettämistä, sen aikana tai sen jälkeen. Outlookista sähköpostin lähettäjä voi salata viestin, lisätä digitaalisen allekirjoituksen, käyttää luottamuksellisuustunnistetta tai suojata tapaa, jolla sähköpostia ja sen liitteitä käsitellään sen vastaanottamisen jälkeen.
Suojausasetukset
Käytettävissä olevat suojausasetukset määräytyvät käyttämäsi tilin tyypin mukaan ja sen mukaan, onko tilillä Microsoft 365 -tilaus. Jos esimerkiksi käytät henkilökohtaista Microsoft-tiliä Microsoft 365:llä, sinulla ei ole yhtä monia vaihtoehtoja kuin työpaikan tai oppilaitoksen tilin käyttäjällä. Tämä johtuu siitä, että IT-järjestelmänvalvojat määrittävät usein salauskäytännöt kaikille organisaation käyttäjille ja tarvitsevat erilaisia suojausominaisuuksia vaatimustenmukaisuuden ylläpitämiseksi. Yleensä mitä luottamuksellisempia tietoja on, sitä enemmän suojauskäytäntöjä voidaan ja pitäisi ottaa käyttöön, joten jos käytät työpaikan tai oppilaitoksen tiliä, tarkista organisaatioltasi erityiset tietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset.
Seuraavassa taulukossa kerrotaan, mitkä ominaisuudet ovat käytettävissä tilisi perusteella ja onko sinulla ehdot täyttävä Microsoft 365 -tilaus.
| Ominaisuus | Työpaikan tai oppilaitoksen tili (Microsoft 365:llä) | Microsoft-tili (Microsoft 365:llä) | Microsoft-tili (ilman Microsoft 365:tä) |
|---|---|---|---|
| Määritä salaus | Kyllä | Kyllä | Ei |
| Lähettäjän varmennus lähettämällä viestejä, joissa on digitaalinen allekirjoitus | Kyllä | Ei | Ei |
| Viestien suojaaminen sisältöoikeuksien hallinnalla (IRM) | Kyllä | Ei | Ei |
| Luottamuksellisuustunnisteiden käyttäminen sähköpostiviesteissä | Kyllä | Ei | Ei |
| Muiden lähettämien salattujen tai suojattujen viestien avaaminen | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
Huomautus
Salausta käyttääksesi tililläsi on oltava siihen oikeuttava Microsoft 365 -tilaus. Vertaa kaikkia Microsoft 365 -palvelupaketteja.
Tutustutaanpa joihinkin eri tapoihin suojata sähköpostiviestejä Outlookissa
- Sähköpostin luvattoman käytön estäminen salauksen avulla
- Lähettäjän henkilöllisyyden vahvistaminen lähettämällä viestejä, joissa on digitaalinen allekirjoitus
- Viestien suojaaminen sisältöoikeuksien hallinnalla (IRM)
- Luottamuksellisuustunnisteiden käyttäminen sähköposteissa Outlookissa
- Outlookista lähetettyjen salattujen tai suojattujen sähköpostiviestien avaaminen
Sähköpostin luvattoman käytön estäminen salauksen avulla
Sähköpostiviestin salaaminen tarkoittaa, että se muunnetaan luettavasta vain teksti salatuksi tekstiksi. Vain aiottu vastaanottaja voi lukea viestin. Vastaanottaja, jolla ei ole vastaavaa avainta, näkee salakirjoitetun tekstin.
Organisaatiostasi tai tilistäsi riippuen Outlook saattaa sallia viestien salaamisen S/MIME:llä tai Microsoft Purview -salauksella. Aina kun viestissä on digitaalinen allekirjoitus tai IRM-suojaus, kuten Älä lähetä edelleen tai Älä tulosta, viesti salataan automaattisesti.
Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:
- Outlookin määrittäminen käyttämään salausta ja digitaalisia allekirjoituksia
- Salattujen sähköpostiviestien lähettäminen Outlookissa
- Lisätietoja salatuista viesteistä Outlook.com
Huomautus
Salausta käyttääksesi tililläsi on oltava siihen oikeuttava Microsoft 365 -tilaus.
Lähettäjän henkilöllisyyden vahvistaminen lähettämällä viestit digitaalisella allekirjoituksella (S/MIME)
Käytä digitaalista allekirjoitusta, kun haluat lähettää todennetun viestin, joka kertoo vastaanottajalle, että viestiä ei ole peukaloitu. Digitaalisen allekirjoituksen lisääminen salaa sähköpostiviestin automaattisesti ennen lähettämistä. People saa digitaaliset tunnukset varmenteiden myöntäjiltä, jotka tarkistavat lähettäjän henkilöllisyyden riippumattomasti.
Kun vastaanotat digitaalisen allekirjoituksen sisältävän viestin, voit luottaa lähettäjään se, joka hän väittää olevansa. Jos haluat lisätä sähköpostiviestiin digitaalisen allekirjoituksen, sinun on asennettava digitaalinen tunnus (varmenne), jonka kolmas osapuoli on varmentanut.
Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:
- Viestien suojaaminen digitaalisella allekirjoituksella Outlookissa
- Allekirjoitetun viestin digitaalisen allekirjoituksen tarkistaminen
- Digitaalisten tunnuspalveluiden tai digitaalisten allekirjoituspalveluiden etsiminen
Huomautus
Salausta käyttääksesi tililläsi on oltava siihen oikeuttava Microsoft 365 -tilaus.
Viestien suojaaminen sisältöoikeuksien hallinnalla (IRM)
Voit rajoittaa käyttöoikeuksia sähköpostiviestien sisältöön Outlookissa sisältöoikeuksien hallinnan (Information Rights Management, IRM) avulla, samalla tavoin kuin voit rajoittaa käyttöoikeuksia muille Microsoft 356- tai Microsoft Office -tiedostoille.
Lähetät esimerkiksi sähköpostiviestin ja sen liitteenä olevan tiedoston, jonka selitteellä on Älä lähetä edelleen. Tämä tarkoittaa, että organisaatiollasi on käytössä IRM-käytäntö, joka tarkistaa tarkoitetun vastaanottajan käyttöoikeuden, jotta vain vastaanottaja voi avata tiedoston eikä hän voi lähettää sitä edelleen. Muut eivät pysty tulkitsemaan sähköpostiviestiä.
Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:
Huomautus
Jos haluat käyttää sisältöoikeuksien hallintaa, tililläsi on oltava ehdot täyttävä Microsoft 365 -tilaus.
Luottamuksellisuustunnisteiden käyttäminen sähköposteissa Outlookissa
Luottamuksellisuustunnisteet sähköpostiviesteissäsi auttavat vastaanottajia tietämään viestin lähettämisen tarkoitus. Voit käyttää luottamuksellisuusleimoja tiedostoissasi ja sähköposteissasi, pitääksesi ne yhdenmukaisina organisaatiosi tietosuojakäytäntöjen kanssa. Nämä tunnisteet ja niiden merkitys määritetään organisaatiossasi. Ne voivat sisältää luokituksia, kuten yleinen, ei, yrityskäyttöön, julkinen, yksityinen tai luottamuksellinen. Ne ovat vain sellaisten henkilöiden käytettävissä, joilla on työpaikan tai oppilaitoksen tili ja vaatimukset täyttävä Microsoft 365 -tilaus.
Muista, että luottamuksellisuustunnisteet eivät estä vastaanottajia tekemästä viestille mitään toimenpiteitä. Jos haluat rajoittaa toimia, joita vastaanottajat voivat tehdä viesteille, suosittelemme käyttämään salausta tai suojaamaan viestin IRM-suojauksella.
Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:
Huomautus
Jos haluat käyttää luottamuksellisuustunnisteita, tililläsi on oltava ehdot täyttävä Microsoft 365 -tilaus.
Outlookista lähetettyjen salattujen tai suojattujen sähköpostiviestien avaaminen
Kun joku lähettää Outlookista sähköpostin, joka on salattu tai lisäsuojattu, vastaanottajien tulisi voida avata se Outlookista tai jostakin muusta sähköpostiohjelmasta.
Viestit, joissa on käytössä vain salaus -käytäntö, ovat suoraan luettavissa useimmissa Outlook-versioissa. Jos vastaanottajat käyttävät toista sähköpostipalvelua, he näkevät viestin, jossa on linkki, jonka avulla he voivat tarkastella viestiä Microsoft Purview -salaus -portaalissa.
Lisätietoja on seuraavissa artikkeleissa:
- Salattujen ja suojattujen viestien avaaminen
- Allekirjoitetun viestin digitaalisen allekirjoituksen tarkistaminen
Huomautus
Jos olet järjestelmänvalvoja, katso Uusien Microsoft 365 -salausominaisuuksien määrittäminen Azure Information Protection.
Katso myös
Bittitason vertailun ottaminen käyttöön Outlook Mobilessa
Digitaalisesti allekirjoitetun tai salatun viestin lähettäminen Macissa