Planifier une réunion dans Microsoft Teams

Planifier une réunion

Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour planifier une réunion dans Teams :

• Pour planifier une réunion avec les membres d’une conversation, ouvrez la conversation et sélectionnez Plus d’options en haut de la conversation. Ensuite, sélectionnez Planifier une réunion .

• Planifiez une réunion à partir de votre calendrier Teams. Sélectionnez Calendrier dans Teams, puis Sélectionnez Nouvelle réunion .

Le formulaire de planification vous permet d’attribuer un titre à votre réunion, d’inviter des personnes et d’ajouter des détails de réunion. Utilisez l’Assistant Planification pour trouver un horaire qui convienne à tout le monde.

Dans l’Assistant Planification, vous pouvez voir les fuseaux horaires, les planifications et la disponibilité des participants pendant différents intervalles de temps. La grille de l’Assistant Planification affiche l’horaire de chaque participant. Les zones ombrées s’affichent lorsque les participants sont occupés ou ont des réunions provisoires. Les zones non ombrées s’affichent lorsque les participants sont libres. 

Une fois que vous avez terminé de renseigner les détails, sélectionnez Enregistrer pour fermer le formulaire de planification et inviter les participants à la réunion.

Ajouter un numéro d’appel  

Incluez un numéro d’appel et un ID de conférence afin que les participants puissent appeler la réunion Teams. Si vous planifiez la réunion à partir d’Outlook, le numéro de connexion et l’ID de conférence apparaissent automatiquement dans l’invitation à la réunion planifiée. Pour savoir comment ajouter ces détails lors de la planification dans Teams, consultez Ajouter un numéro de connexion pour une réunion dans Teams.

Affecter des catégories à une réunion

Codez en couleur votre calendrier avec des catégories. Comme dans Outlook, vous pouvez affecter une ou plusieurs catégories à chaque réunion de votre calendrier. Il existe deux façons d’attribuer des catégories :

1. Cliquez avec le bouton droit sur un événement dans votre calendrier.

2. Sélectionnez Catégoriser .

3. Sélectionnez une couleur.

Vous pouvez également catégoriser une réunion lorsque vous la planifiez en sélectionnant Catégorie en haut du formulaire de planification.

Inviter des personnes extérieures à votre organisation 

Teams vous permet d’inviter des personnes extérieures à votre organisation, y compris celles qui n’ont pas de licence d’équipe. Vous aurez besoin de l’adresse de messagerie complète pour les inviter.

1. Create une réunion ou ouvrez-en une existante dans votre calendrier Teams.

2. Entrez des noms dans le champ Ajouter des participants obligatoires . 

   • Si quelqu’un est un participant facultatif, sélectionnez Facultatif dans le champ Ajouter les participants requis et ajoutez leur nom.

3. Tapez l’adresse de courrier complète de la personne (par exemple : Joe@example.com).

4. Sélectionnez Envoyer ou Envoyer la mise à jour. Ils recevront un courrier électronique avec un lien vers la réunion.

Inviter des personnes avec un lien 

Teams vous permet d’inviter des personnes à une réunion via un lien de réunion. Pour partager ce lien :

1. Create une réunion ou ouvrez-en une existante dans votre calendrier Teams.

2. Le lien de réunion s’affiche sous la forme d’une URL. Sélectionnez Copier pour copier l’URL.

Ajouter un co-organisateur

Une fois que vous avez invité des personnes à votre réunion, vous pouvez ajouter jusqu’à 10 co-organisateurs pour vous aider à gérer votre réunion. Avant d’ajouter des co-organisateurs, assurez-vous que les personnes que vous souhaitez ajouter sont déjà ajoutées en tant que participants requis, puis suivez les étapes ci-dessous :

1. Create une réunion ou ouvrez-en une existante dans votre calendrier Teams.

2. Assurez-vous que les personnes que vous souhaitez ajouter en tant que co-organisateurs sont invitées à la réunion.

3. Sélectionnez Options > Plus d’options.

4. Dans Rôles , sélectionnez leur nom dans le menu déroulant Choisir les co-organisateurs .

5. Sélectionnez Enregistrer.

Créer une réunion de canal

1. Sélectionnez Nouvelle réunion .

2. Tapez le nom d’un canal dans le champ Ajouter un canal .

Les canaux ne peuvent pas être modifiés ou ajoutés une fois l’invitation envoyée. Vous devez envoyer une nouvelle invitation avec le canal mis à jour.

Après avoir ajouté les personnes souhaitées, sélectionnez Assistant Planification pour trouver l'horaire idéal.

S’il s’agit d’une réunion périodique, ouvrez le menu déroulant en regard de Ne pas répéter (juste en dessous de la date). Choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez qu’elle se produise à partir des options par défaut ou sélectionnez Personnalisé pour créer votre propre cadence.

Planifier des réunions dans un calendrier de canal 

Si vous n’êtes pas familiarisé avec la façon d’ajouter un calendrier à un canal, les étapes sont décrites pour vous dans Voir toutes vos réunions dans Teams. Une fois cette opération effectuée, vous disposez de plusieurs façons d’ajouter des événements au calendrier partagé.

1. Dans Teams , sélectionnez l’équipe dans laquelle vous souhaitez planifier des réunions.

2. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez la flèche déroulante en regard de Meet now . 

3. Sélectionnez Planifier une réunion .

4. Ajoutez d’autres participants qui se trouvent en dehors de l’équipe dans laquelle vous avez planifié la réunion.

5. Sélectionnez Envoyer.

Lorsque vous sélectionnez Envoyer, tous les membres de l’équipe pour laquelle vous avez planifié la réunion recevront une invitation personnelle.

Si vous avez ajouté des invités et des partenaires extérieurs à votre organisation, ils n’auront pas accès au calendrier du canal.

Cliquez avec le bouton droit pour accéder à d’autres options

Cliquez avec le bouton droit sur un événement dans votre calendrier pour :

• Modifiez  les détails de la réunion.

• Discutez avec les participants dans la conversation de réunion.

• Rejoignez en ligne .

• Copiez le lien .

• Annulez la réunion si vous êtes organisateur.

• Afficher sous pour définir la status qui sera reflétée sur les calendriers des participants pendant l’heure de la réunion s’ils souhaitent accepter la réunion.

• Catégorisez  la réunion.

Participer à une réunion  

Les réunions Teams affichent un bouton Rejoindre sur un événement dans votre calendrier cinq minutes avant le début d’une réunion. Une fois qu’un utilisateur rejoint la réunion, l’événement change de couleur pour vous informer qu’il est en ligne.

Sélectionnez Rejoindre pour ouvrir la fenêtre Paramètres de la réunion et confirmer vos paramètres de caméra et de micro avant de rejoindre la réunion en ligne.