Planifier une assemblée dans Microsoft Teams

Dans cet article

Créer une assemblée

Ajouter des présentateurs externes

Dupliquer une assemblée générale

Inviter des participants à une assemblée

Invitations par e-mail à l’assemblée

Publier une assemblée

Créer une assemblée

Pour planifier une assemblée :

1. Ouvrez votre calendrier Teams.

2. Sélectionnez la flèche en regard de Nouvelle réunion +.

3. Sélectionnez Assemblée dans le menu déroulant.
   
   

4. Dans Détails, entrez des informations de base, désignez des présentateurs, etc. :

   1. Entrez le titre de l’événement, la date de début et de fin, ainsi que la description.

      Remarque : La durée maximale d’une assemblée est de 30 heures.

   2. Par défaut, l’organisateur est la personne qui a créé l’assemblée.

   3. Dans Le groupe d’événements > Co-organisateurs ou Présentateurs, recherchez et sélectionnez d’autres personnes qui aideront à gérer l’assemblée.
      
      Les co-organisateurs disposent de la plupart des fonctionnalités de l’organisateur, mais ne peuvent pas modifier les détails (date, heure, etc.). Les présentateurs pourront parler et partager du contenu pendant l’événement.

   4. Sélectionnez Enregistrer et envoyer des invitations pour appliquer les modifications et inviter des co-organisateurs et des présentateurs à l’événement.
      
      

5. Dans Participants:
   
   

   1. Choisissez si votre événement sera disponible pour votre organisation (membres et invités de votre organisation) ou public (toute personne invitée ou disposant d’un lien vers l’événement).

   2. Dans Inviter des participants, recherchez et sélectionnez les personnes auxquelles vous souhaitez envoyer des invitations à un événement.

   3. Activez le bouton bascule Autoriser uniquement les personnes invitées àRejoindre pour limiter la participation à l’événement aux seules personnes invitées directement.

6. Sélectionnez Enregistrer pour appliquer les modifications et continuer à personnaliser votre événement.

7. Sélectionnez Options de réunion pour modifier d’autres paramètres.

   Remarque : Certaines options de réunion peuvent être verrouillées en fonction des stratégies définies par votre administrateur informatique.

8. Sélectionnez Publier pour planifier votre événement d’assemblée et inviter des participants.

Dupliquer une assemblée générale

Dupliquer une mairie existante pour appliquer tous ses détails et paramètres à une nouvelle mairie. Vous pouvez dupliquer les mairies passées et à venir qui figurent dans votre calendrier Teams.

Lorsque vous dupliquez une mairie existante, la nouvelle mairie aura les mêmes éléments :

• Titre

• Description

• Présentateurs, co-organisateurs et participants

• Thème de l’événement

• Paramètres d’inscription

• E-mails personnalisés

• Options de réunion

Pour dupliquer une assemblée générale :

1. Dans votre calendrier Teams, cliquez avec le bouton droit sur l’assemblée générale passée ou à venir que vous souhaitez dupliquer.

2. Sélectionnez Dupliquer l’événement .

3. Définissez la date et l’heure du nouvel événement et modifiez les détails de l’événement que vous souhaitez modifier.

4. Sélectionnez Enregistrer.

Vous pouvez également dupliquer une assemblée générale en double-cliquant dessus dans votre calendrier Teams et en sélectionnant Dupliquer l’événement dans la page de détails.

Inviter des participants à une assemblée

Une fois que vous avez invité les participants, ils verront l’invitation à l’assemblée sur leur calendrier. Si vous avez activé le bouton bascule Autoriser uniquement les personnes invitées à rejoindre, vous devez publier l’événement pour que les participants puissent y participer. 

Pour inviter des participants à un webinaire :

1. Accédez à votre calendrier Teams.

2. Ouvrez une assemblée existante ou créez-en une.

3. Accédez à Détails > Participants.

4. Indiquez si l’événement sera ouvert à Votre organisation uniquement ou Public.

   Remarque : Si vous sélectionnez Votre organisation, les membres de votre organisation peuvent participer à partir du lien de partage, même s’ils ne sont pas invités. Activez le bouton bascule Autoriser uniquement les personnes invitées à rejoindre pour limiter la présence aux participants invités uniquement.

5. Dans Inviter des participants, recherchez et sélectionnez les personnes que vous souhaitez inviter.

6. Sélectionnez Enregistrer.

Lorsque votre événement est publié, les participants reçoivent automatiquement des invitations par e-mail. Les invités sans compte Microsoft peuvent rejoindre votre réunion de manière anonyme.

Invitations par e-mail à l’assemblée

Lorsque vous publiez une assemblée, les participants reçoivent automatiquement des invitations par e-mail. Les invitations contiennent des détails importants, notamment le nom de l’événement, la date et l’heure et la description. Elles reflètent également la personnalisation des thèmes de votre événement.

Pour ajouter des détails, modifiez les invitations avant de publier votre assemblée. Pour modifier les invitations à l’assemblée :

1. Accédez à votre calendrier Teams.

2. Ouvrez une assemblée existante ou créez-en une.

3. Sélectionnez Communications.

4. Dans la ligne d’invitation de l’assemblée , sélectionnez E-mail d’aperçu.
   
   

5. Sélectionnez Modifier l’e-mail.
   
   

6. Renseignez les détails dans le modèle fourni.

7. Sélectionnez Aperçu de l’e-mail pour voir comment l’e-mail apparaîtra aux invités.

   Remarque : L’e-mail peut être différent de certains destinataires en fonction de leur service de messagerie et de leur appareil.

8. Sélectionnez Modifier l’e-mail pour continuer à modifier, Annuler pour ignorer les modifications ou Enregistrer pour appliquer vos modifications.

Une fois que vous avez publié l’assemblée, Teams envoie automatiquement cette invitation par e-mail aux participants.

Publier une assemblée

Une fois que vous avez finalisé les détails de votre assemblée et le modèle d’invitation par e-mail, publiez l’assemblée pour inviter automatiquement les participants.

Pour publier une assemblée :

1. Accédez à votre calendrier Teams.

2. Ouvrez une assemblée existante ou créez-en une.

3. Finalisez les détails importants et personnalisez les thèmes.

4. Sélectionnez Enregistrer pour appliquer la modification.

5. Sélectionnez Publier et confirmer.
   
   

Une fois votre assemblée publiée, les participants reçoivent automatiquement l’invitation par e-mail et les mises à jour concernant les modifications apportées à l’événement.

Résolution des problèmes

1. Que dois-je faire si je rencontre des problèmes pour participer à une réunion ?

Veillez à rejoindre la réunion connectée à partir du compte avec lequel vous avez reçu l’invitation à la réunion ou le lien de participation. 

2. J’ai été invité en tant que présentateur externe, mais mon lien de participation ne fonctionne pas.

Votre lien unique pour rejoindre en tant que présentateur fonctionne uniquement si vous êtes connecté à Teams avec le même e-mail que celui avec lequel vous avez reçu le lien de participation. Vous ne pouvez pas vous connecter avec un autre compte et utiliser le lien, et vous ne pouvez pas participer de manière anonyme à l’aide du lien.

Et maintenant ?

Personnaliser une assemblée

Organiser une assemblée dans Microsoft Teams