Gérer les e-mails de webinaire dans Microsoft Teams

Informez, rappelez et mettez à jour les participants inscrits sur un webinaire à venir avec des e-mails de webinaire.

Types d’e-mails de webinaire

Il existe différents types d’e-mails de webinaires qui informent et rappellent aux utilisateurs leurs status d’approbation, les détails des événements, etc.

Type d’e-mail	Fonction	Quand il est envoyé
Inscription des participants	Avertit le destinataire que sa place est réservée à l’événement.	Immédiatement
Approbation du participant en attente	Informe le destinataire que sa demande d’inscription a été reçue.	Immédiatement
Liste d’attente des participants	Indique au destinataire que l’événement est complet, mais qu’il a été ajouté à la liste d’attente & sera averti si une place s’ouvre.	Immédiatement
Rejet du participant	Informe le destinataire que l’événement est en capacité et que sa demande d’inscription ne peut pas être acceptée.	Immédiatement
Annulation du participant	Confirme l’annulation de l’inscription par un participant.	Immédiatement
Annulation du webinaire	Avertit le participant inscrit que l’événement a été annulé.	Immédiatement
Mise à jour de la date et de l’heure du webinaire	Mises à jour participant inscrit sur les modifications apportées à la date ou à l’heure de l’événement.	Immédiatement
Rappel de webinaire	Rappelle aux participants inscrits le webinaire à venir.	1h avant le début de l’événement*
Enregistrement d’événement disponible	Avertit le participant que l’enregistrement de l’événement est publié et prêt à être examiné. Les e-mails d’enregistrement d’événements ne seront pas envoyés aux présentateurs externes.	Dès que l’enregistrement est publié

*Les utilisateurs disposant de Teams Premium peuvent modifier le contenu des e-mails et modifier les temps d’envoi des e-mails de rappel de webinaire.

Modifier les e-mails de webinaire

Remarque : La modification des e-mails de webinaire est disponible dans le cadre de Teams Premium, une licence de module complémentaire qui fournit des fonctionnalités supplémentaires pour rendre les réunions Teams plus personnalisées, intelligentes et sécurisées. Pour accéder à Teams Premium, contactez votre administrateur informatique.

Par défaut, les e-mails des webinaires sont automatiquement rédigés à l’aide de modèles dans Teams. Toutefois, dans Teams Premium, vous pouvez les modifier avant leur envoi.

Pour modifier les e-mails de webinaire :

Ouvrez le webinaire à venir dans votre calendrier Teams.
Sélectionnez E-mails.
Sélectionnez Modifier dans la ligne de l’e-mail que vous souhaitez modifier. Vous pouvez modifier :
- Nom de l’expéditeur
- Objet du message électronique
- Bannières et images de logo
- Corps du de l’e-mail
Apportez des modifications au contenu de l’e-mail. Alors :
- Sélectionnez Aperçu de l’e-mail pour voir l’aspect de l’e-mail pour les destinataires.
- Sélectionnez Continuer à modifier pour apporter d’autres modifications,
- Sélectionnez Annuler pour ignorer vos modifications.
Sélectionnez Enregistrer.

Important : Si un organisateur ne modifie pas le contenu de l’e-mail de rappel, chaque participant et organisateur verront l’e-mail traduit dans la langue par défaut de leur navigateur. Si un organisateur personnalise l’e-mail, les participants le verront tel qu’il a été écrit dans la langue de l’organisateur.

Modifier l’heure d’envoi de l’e-mail de rappel

Par défaut, les e-mails de rappel sont envoyés aux inscrits une heure avant le début de l’événement. Dans Teams Premium, vous pouvez modifier l’heure d’envoi et avertir les participants plus tôt.

Remarque : La modification des heures d’envoi des e-mails de rappel est disponible dans le cadre de Teams Premium, une licence complémentaire qui fournit des fonctionnalités supplémentaires pour rendre les réunions Teams plus personnalisées, intelligentes et sécurisées. Pour accéder à Teams Premium, contactez votre administrateur informatique.

Pour modifier l’heure d’envoi de l’e-mail de rappel :

Ouvrez le webinaire à venir dans votre calendrier Teams.
Sélectionnez E-mails.
Dans la ligne Rappel par e-mail , sélectionnez 1h avant le début de l’événement.
Définissez le nombre d’heures ou de jours avant l’événement pour envoyer l’e-mail de rappel. Sélectionnez Enregistrer.

Capture d’écran de l’éditeur de temps d’envoi d’e-mail de rappel dans Teams

Les rappels par e-mail du webinaire doivent être envoyés au moins une heure avant le début de l’événement.

Et après ?

Gérer ce que les participants voient dans Microsoft Teams.

Modifier les détails du webinaire dans Microsoft Teams.

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