Planifier une réunion dans Microsoft Teams

Restez synchronisé avec les réunions Teams planifiées, où vous pouvez collaborer avec votre équipe, présenter du contenu et bien plus encore.

Lorsque vous planifiez une réunion dans Teams, elle s’affiche automatiquement dans votre calendrier Outlook, et vice versa. Planification à partir d’Outlook ? Découvrez comment ajouter Teams à votre réunion Outlook.

Dans cet article

Planifier une réunion

Ajouter un numéro d’appel

Inviter les participants

Catégoriser les réunions

Assistant Planification

Replanifier une réunion

Partager un lien de réunion

Modifier Afficher en tant que status

Planifier une réunion

Il existe plusieurs façons de planifier une réunion dans Teams.

Planifier une réunion de calendrier

Sélectionnez Calendrier dans Teams.
Sélectionnez un intervalle de temps dans le calendrier ou sélectionnez Nouveau .
Ajoutez les détails de la réunion et les participants.
Activez le bouton bascule de réunion Teams .
Sélectionnez Enregistrer .

Sélectionnez Calendrier dans Teams.
Sélectionnez Nouvelle réunion .
Ajoutez les détails de la réunion et les participants.
Vérifiez que le bouton bascule réunion en ligne est activé.
Sélectionnez Enregistrer.

Planifier une réunion à partir d’une conversation

Sélectionnez Conversation dans Teams.
Sélectionnez Autres options de conversation en haut de la conversation.
Sélectionnez Planifier une réunion .
Ajouter les informations de la réunion.
Sélectionnez Envoyer.

Planifier une réunion de canal

Sélectionnez Teams dans Teams.
Sélectionnez l’équipe dans laquelle vous souhaitez planifier une réunion.
En regard de Meet now , sélectionnez la flèche déroulante.
Sélectionnez Planifier une réunion .
Ajoutez d’autres participants qui sont en dehors de l’équipe.
Sélectionnez Envoyer.

Tous les membres de l’équipe pour laquelle vous avez planifié la réunion recevront une invitation personnelle.

Vous pouvez également inviter un canal à une réunion régulière en tapant le nom du canal dans le champ Ajouter un canal . Les canaux ne peuvent pas être modifiés ou ajoutés une fois l’invitation envoyée. Vous devez envoyer une nouvelle invitation avec le canal mis à jour.

Remarques :

Lorsque vous avez une réunion dans un canal, tous les membres de l’équipe peuvent l’afficher et la rejoindre dans ce canal. Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans les canaux privés.
Les invités en dehors de votre organisation n’ont pas accès au calendrier du canal.

Inviter les participants

Vous pouvez inviter des participants à votre réunion Teams pendant que vous la créez ou après.

Jusqu’à 1 000 invités peuvent participer à une réunion Teams et y participer. Jusqu’à 10 000 invités peuvent participer en tant que participants en mode affichage uniquement aux réunions qui ont déjà 1 000 participants.

Pour inviter des participants :

Créez une réunion ou ouvrez-en une dans votre calendrier Teams.
Entrez des noms dans le champ Participants requis .
- Pour ajouter des participants facultatifs :
  - Dans le nouveau calendrier, sélectionnez Options de réponse > Ajouter des participants facultatifs et ajoutez leur nom dans le champ Inviter des participants facultatifs .
  - Dans le calendrier classique, sélectionnez Facultatif + dans le champ Ajouter les participants requis et ajoutez leur nom.
- Pour inviter une personne extérieure à votre organisation, tapez son adresse e-mail complète (par exemple, Joe@example.com).
Sélectionnez Envoyer la mise à jour ou Envoyer . Les invités recevront un e-mail avec un lien vers la réunion.

Assistant Planification

Dans l’Assistant Planification, affichez les fuseaux horaires, les planifications et la disponibilité des autres participants pendant différents intervalles de temps. La grille de l’Assistant Planification affiche l’horaire de chaque participant.

Les zones ombrées s’affichent lorsque les participants sont occupés ou ont des réunions provisoires.
Les zones non ombrées s’affichent lorsque les participants sont libres.
Pour utiliser l’Assistant Planification dans le calendrier classique, sélectionnez Assistant Planification en haut des détails de votre réunion.
Pour utiliser l’Assistant Planification dans le nouveau calendrier, sélectionnez Scheduler dans les détails de votre réunion.

Après avoir renseigné les détails, sélectionnez Envoyer Envoyer icône pour fermer le formulaire de planification et inviter des participants à la réunion.

Partager un lien de réunion

Teams vous permet d’inviter des personnes à une réunion via un lien de réunion. Pour partager ce lien :

Créez une réunion ou ouvrez-en une dans votre calendrier Teams.
En haut des détails de la réunion :
1. dans le nouveau calendrier, sélectionnez Partager > copier le lien de jointure .
2. dans le calendrier classique, sélectionnez Copier le lien .
Collez le lien dans une conversation, un message ou un e-mail pour le partager avec d’autres personnes.

Ajouter un numéro d’appel

Incluez un numéro d’appel et un ID de conférence afin que les participants puissent appeler la réunion Teams. Si vous planifiez la réunion à partir d’Outlook, le numéro de connexion et l’ID de conférence apparaissent automatiquement dans l’invitation à la réunion planifiée.

Pour plus d’informations, consultez Ajouter un numéro de connexion pour une réunion dans Teams.

Catégoriser les réunions

Codez en couleur votre calendrier avec des catégories. Affectez une ou plusieurs catégories à chaque réunion de votre calendrier.

Pour affecter des catégories :

Cliquez avec le bouton droit sur un événement dans votre calendrier.
Sélectionnez Catégoriser .
Sélectionnez une couleur.

Vous pouvez également catégoriser une réunion lorsque vous la planifiez en sélectionnant Catégorie en haut du formulaire de planification.

Remarque : Les réunions de canal ne peuvent pas être classées.

Replanifier une réunion

Replanifier les réunions et les événements à partir de votre calendrier Teams. Pour mettre à jour rapidement l’heure d’une réunion, sélectionnez une réunion dans votre calendrier Teams, faites-la glisser dans un nouveau créneau horaire et déposez-la.

Capture d’écran du glisser-déplacer de la réunion Teams dans un nouveau créneau horaire

Vous serez informé de la disponibilité des invités avant de mettre à jour l’heure de la réunion.

Vous pouvez également modifier l’heure de la réunion en ouvrant les détails de la réunion, en choisissant une nouvelle heure et en sélectionnant Envoyer la mise à jour. Les participants recevront automatiquement une notification avec l’heure mise à jour.

Modifier Afficher en tant que status

En tant qu’organisateur, vous pouvez définir la status Afficher en tant que de la réunion dans la barre d’action. Lorsque les participants RSVP, leur status reflète automatiquement les status définis par l’organisateur.

Pour définir l’affichage d’une réunion en tant que status :

Dans le nouveau calendrier, sélectionnez votre status Afficher actuel pour ouvrir le menu déroulant. Sélectionnez le status que vous souhaitez que les participants aient lorsqu’ils sont dans la réunion.
Dans le calendrier classique, sélectionnez Afficher sous dans les détails de votre réunion. Sélectionnez le status que vous souhaitez que les participants aient lorsqu’ils sont dans la réunion.

Les participants peuvent choisir un autre Show as status en cliquant avec le bouton droit sur la réunion dans leur calendrier Teams, en pointant sur Afficher sous et en sélectionnant un status.

La valeur par défaut Afficher sous pour toutes les réunions est Occupé.