Planifier une réunion dans Microsoft Teams

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Planifier une réunion

Il existe plusieurs façons de planifier une réunion dans Teams.

Planifier une réunion de calendrier

1. Sélectionnez Calendar Teams.
2. Sélectionnez un timeslot dans le calendrier ou sélectionnez New .
3. Ajoutez les détails de la réunion et les participants.
4. Activez le bouton bascule de réunion Teams .
5. Sélectionnez Enregistrer .

Planifier une réunion à partir d’une conversation

1. Sélectionnez l’icône Onglet dans Teams.
2. Sélectionnez Plus d’options de conversation en haut de la conversation.
3. Sélectionnez Planifier une réunion .
4. Ajouter les informations de la réunion.
5. Sélectionnez Envoyer.

Planifier une réunion de canal

1. Sélectionnez teams dans Teams.
2. Sélectionnez l’équipe dans laquelle vous souhaitez planifier une réunion.
3. En regard du bouton Répondre maintenant , sélectionnez la flèche déroulante.
4. Sélectionnez Planifier une réunion .
5. Ajoutez d’autres participants qui sont en dehors de l’équipe.
6. Sélectionnez Envoyer.

Tous les membres de l’équipe pour laquelle vous avez planifié la réunion recevront une invitation personnelle.

Vous pouvez également inviter un canal à une réunion régulière en tapant le nom du canal dans le champ Ajouter un canal . Les canaux ne peuvent pas être modifiés ou ajoutés une fois l’invitation envoyée. Vous devez envoyer une nouvelle invitation avec le canal mis à jour.

Inviter les participants

Vous pouvez inviter des participants à votre réunion Teams pendant que vous la créez ou après.

Jusqu’à 1 000 invités peuvent participer à une réunion Teams et y participer. Jusqu’à 10 000 invités peuvent participer en tant que participants en mode affichage uniquement aux réunions qui ont déjà 1 000 participants.

Pour inviter des participants :

1. Créez une réunion ou ouvrez-en une dans votre calendrier Teams.

2. Entrez des noms dans le champ Participants requis .

   • Pour ajouter des participants facultatifs :

     • Dans le nouveau calendrier, sélectionnez Options de réponse>Ajouter des participants facultatifs et ajoutez leurs noms dans le champ Inviter des participants facultatifs .
     • Dans le calendrier classique, sélectionnez Facultatif + dans le champ Ajouter les participants requis et ajouter leurs noms.

   • Pour inviter une personne extérieure à votre organisation, tapez son adresse e-mail complète (par exemple, Joe@example.com).

3. Sélectionnez Envoyer la mise à jour ou Envoyer . Les invités recevront un e-mail avec un lien vers la réunion.

Scheduler

Avec Scheduler, affichez les fuseaux horaires, les planifications et la disponibilité des autres participants pendant différents intervalles de temps. La grille scheduler affiche l’horaire de chaque participant.

• Les zones ombrées s’affichent lorsque les participants sont occupés ou ont des réunions provisoires.

• Les zones non ombrées s’affichent lorsque les participants sont libres.

  

• Pour utiliser scheduler, sélectionnez Scheduler dans les détails de votre réunion.

Après avoir renseigné les détails, sélectionnez Envoyer pour fermer le formulaire de planification et inviter des participants à la réunion.

Partager un lien de réunion

Teams vous permet d’inviter des personnes à une réunion via un lien de réunion. Pour partager ce lien :

1. Créez une réunion ou ouvrez-en une dans votre calendrier Teams.
2. En haut des détails de la réunion, sélectionnez Partager>Copier le lien de participation .
3. Collez le lien dans une conversation, un message ou un e-mail pour le partager avec d’autres personnes.

Ajouter un numéro d’appel

Incluez un numéro d’appel et un ID de conférence afin que les participants puissent appeler la réunion Teams. Si vous planifiez la réunion à partir d’Outlook, le numéro de connexion et l’ID de conférence apparaissent automatiquement dans l’invitation à la réunion planifiée.

Pour plus d’informations, consultez Ajouter un numéro de connexion pour une réunion dans Teams.

Catégoriser les réunions

Codez en couleur votre calendrier avec des catégories. Affectez une ou plusieurs catégories à chaque réunion de votre calendrier.

Pour affecter des catégories :

1. Cliquez avec le bouton droit sur un événement dans votre calendrier.
2. Sélectionnez Catégoriser
3. Sélectionnez une couleur.

Vous pouvez également catégoriser une réunion lorsque vous la planifiez en sélectionnant Catégorie en haut du formulaire de planification.

Replanifier une réunion

Replanifier les réunions et les événements à partir de votre calendrier Teams. Pour mettre à jour rapidement l’heure d’une réunion, sélectionnez une réunion dans votre calendrier Teams, faites-la glisser dans un nouveau créneau horaire et déposez-la.

Vous serez informé de la disponibilité des invités avant de mettre à jour l’heure de la réunion.

Vous pouvez également modifier l’heure de la réunion en ouvrant les détails de la réunion, en choisissant une nouvelle heure et en sélectionnant Envoyer la mise à jour. Les participants recevront automatiquement une notification avec l’heure mise à jour.

Modifier Afficher en tant que status

En tant qu’organisateur, vous pouvez définir la status Afficher en tant que de la réunion dans la barre d’action. Lorsque les participants RSVP, leur status reflète automatiquement les status définis par l’organisateur.

Planifier une réunion

Pour planifier une réunion :

1. Ouvrez le application mobile Teams.

2. Appuyez sur Calendar .

3. Appuyez sur Nouvel événement .

4. Ajoutez un titre de réunion.

5. Appuyez sur Ajouter des participants et ajouter des invités.

   • Appuyez sur Partager sur une pour en faire une réunion de canal.

6. Entrez les autres détails de la réunion.

7. Appuyez sur Terminé pour planifier la réunion et inviter des participants.

Détails de la réunion

Pour afficher et modifier les détails de la réunion :

1. Ouvrez le application mobile Teams.
2. Appuyez sur Calendar .
3. Appuyez sur une réunion pour afficher les détails.
4. Appuyez sur Modifier pour modifier les détails de la réunion si vous êtes organisateur.
5. Appuyez sur Terminé pour envoyer des mises à jour.