Planifier une Teams réunion avec inscription

Au lieu d’envoyer des invitations à des réunions contenant un lien Rejoindre la réunion, vous pouvez publiciser votre réunion et faire en sorte que les participants s’inscrivent. Vous donnerez un filet plus large aux participants, et vos participants pourront fournir des informations importantes sur leurs intérêts.

Dans cet article

À propos des réunions avec inscription

Planifier la réunion

Personnaliser le formulaire d’inscription

Envoyer l’invitation

Publiciser la réunion

Afficher le rapport d’inscription

Ajouter des présentateurs après avoir envoyé l’invitation

Modifier les détails de la réunion et informer les participants

Annuler la réunion

Afficher le rapport de présence après la réunion

À propos des réunions avec inscription

Dans les réunions avec inscription, l’organisateur et les présentateurs ont plus de contrôle que dans une réunion ordinaire. Par défaut, les participants :

  • Patientez dans la salle d’attente jusqu’à ce que l’organisateur ou un présentateur l’y letait.

  • Impossible de partager du contenu.

Si la réunion est ouverte au public, les participants sont en mode Muet et leur vidéo désactivée lorsqu’ils rejoignent la réunion.

Les présentateurs peuvent utiliser des sondages pendant la réunion pour impliquer l’audience et rassembler des informations.

Planifier la réunion

  1. Dans la Teams, sélectionnez Nouvelle réunion.

    Sélectionnez Nouvelle réunion dans la partie supérieure droite du calendrier

  2. Sur la page Nouvelle réunion, sélectionnez Exiger l’inscription, puis Pour les personnes de votre organisation ou Pour tout le monde (pour une réunion ouverte au public).

    Sélectionnez Exiger l’inscription sous Options de réunion

    Remarques : 

    • Si l’option Exiger une inscription n’est pas disponible, contactez votre administrateur informatique.

    • Si vous souhaitez planifier une réunion publique mais que l’option Pour tout le monde n’est pas disponible, contactez votre administrateur informatique.

  3. Dans la page Nouvelle réunion, entrez un titre pour la réunion, la date, les heures de début et de fin, ainsi qu’une description.

    Les informations que vous entrez sur cette page sont uniquement pour les présentateurs de la réunion ; les participants ne les voient pas. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir une autre heure de début pour les participants à la réunion afin d’avoir le temps de vous préparer avec les présentateurs avant de les rejoindre. (Pour obtenir des instructions, voir Personnaliser le formulaire d’inscription.)

    Remarque : Nous vous suggérons de définir la stratégie de réunion de sorte que les participants patientent dans la salle d’attente de sorte que vous ou un présentateur pouvez les laisser entrer dans la réunion lorsque vous êtes prêt. Pour obtenir des instructions, voir Modifier les paramètres desparticipants pour Teams réunion.

Ajouter des présentateurs (facultatif)

Pour permettre à des personnes autres que vous-même de présenter du contenu pendant la réunion, énumérez-les dans l’invitation. Les présentateurs n’ont pas besoin de s’inscrire à la réunion.

Remarque : Si vous ajoutez des présentateurs après avoir envoyé l’invitation à la réunion, vous devez effectuer des étapes supplémentaires. voir Ajouter des présentateurs après avoir envoyé l’invitation.

  1. Dans l’espace Ajouter des présentateurs requis, entrez leurs noms.

    Ajouter des présentateurs obligatoires et facultatifs

  2. S’il existe des présentateurs facultatifs, sélectionnez Présentateurs facultatifs et entrez leur nom.

Un présentateur anonyme rejoint la réunion en tant que participant. Pour pouvoir partager du contenu, vous devez en faire un présentateur :

  1. Cliquez sur Afficher les participants dans vos contrôles de réunion pour afficher la liste de toutes les personnes de la réunion.

  2. Pointez sur le nom de la personne dont vous souhaitez modifier le rôle, puis sélectionnez Autres options > Rendre présentateur.

Personnaliser le formulaire d’inscription

Les participants potentiels à la réunion obtiennent ce formulaire lorsqu’ils sélectionnent le lien d’inscription à la réunion. Il le remplit et le envoie pour recevoir le lien Participer à la réunion.

  • Pour commencer, sélectionnez Afficher le formulaire d’inscription.

    Sélectionnez Afficher le formulaire d’inscription

Ajouter une image personnalisée (facultatif)

Vous pouvez ajouter une bannière ou une autre image en haut du formulaire d’inscription des participants.

  1. Sélectionnez Ajouter une image en haut de la page.

  2. Sélectionnez Télécharger une image,recherchez et sélectionnez l’image que vous voulez utiliser, puis sélectionnez Terminé.

  3. Sélectionnez À nouveau Terminé.

Pour supprimer l’image, sélectionnez le X dans le coin supérieur droit de la page.

Entrer les détails de base de la réunion pour les participants

  • Entrez le titre, la date, les heures de début et de fin de la réunion, ainsi qu’une description. Vous pouvez également énumérer les haut-parleurs, ainsi que leur bios.

    Les informations que vous entrez sur cette page sont pour les participants à la réunion. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir une autre heure de début pour les présentateurs de la réunion afin d’avoir le temps de vous préparer avec les présentateurs avant que les participants ne rejoignent la réunion.

    Pour que les participants patientent dans la salle d’attente avant d’être admis à la réunion, voir Modifier les paramètres des participants pour une Teams réunion.

    Section Détails de l’événement

Choisir des champs supplémentaires

Le formulaire que les participants complétera inclut trois champs obligatoires : Prénom, Nom et E-mail. Vous décidez du reste.

  1. Sous S’inscrire pour cet événement,sélectionnez Ajouter un champ pour afficher la liste des champs fréquemment demandés.

    Sélectionnez Ajouter un champ

  2. Pour ajouter l’un des champs répertoriés, sélectionnez-le.

  3. Lorsque le champ apparaît dans le formulaire, c sélectionnez la zone Obligatoire si vous voulez obliger les participants à fournir ces informations. (Ils ne pourront pas s’inscrire à votre réunion s’ils laissent la ligne vide.)

    Case à cocher requise en regard de Organisation

  4. Répétez les étapes 1 à 3 selon les besoins. Pour supprimer un champ, sélectionnez le X à droite.

Créer des champs personnalisés

Vous pouvez demander toute quantité d’informations supplémentaires, éventuellement liées aux objectifs marketing de votre réunion ou pour vous aider à planifier votre session de formation.

  1. Sélectionnez Ajouter un champ > Question personnalisée et indiquez si le participant entrera des informations dans le questionnaire (sélectionnez Entrée)ou choisira l’une des options proposées (sélectionnez Choix).

    Sélectionner Entrée ou Choix

  2. Si vous avez choisi Entrer,entrez votre question dans le champ sous Question personnalisée.

    La saisie est l’option supérieure

  3. Si vous avez choisi Choix,entrez votre question sous Questionpersonnalisée, sélectionnez Ajouter une option jusqu’à ce que vous avez le nombre de choix que vous souhaitez fournir, puis entrez les choix.

    Choix est la deuxième option

  4. Pour afficher un aperçu de votre formulaire d’inscription, sélectionnez Afficher dans le navigateur en haut à droite de la page.

  5. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.

  6. Pour fermer le formulaire, sélectionnez le X dans le coin supérieur droit.

Remarque : Le formulaire d’inscription est créé sous la forme d’un formulaire web sur le site Monsite de l’organisateur sur SharePoint. Les registrants entreront leurs données d’inscription via une connexion chiffrée TLS entre leur navigateur et le service SharePoint service. Lorsqu’un registre envoie un enregistrement, SharePoint stocke les données, chiffrées, directement à l’emplacement de stockage de données de SharePoint de votre organisation sous forme de liste sur le site Mon sitede l’organisateur.
Les organisateurs peuvent répondre aux demandes des registreurs afin d’exercer leurs droits sur les données en accédant directement à leur liste d’inscription dans SharePoint. Les administrateurs peuvent se servir des conseils DSR fournis à l’adresse Office 365 des personnes responsables des demandes de la base de données pour le R GDPR et LE CENTRE DE DÉTAILS.

Envoyer l’invitation

Une fois que vous avez rempli les informations de base pour les présentateurs et les participants, ajoutez d’autres présentateurs et personnalisé le formulaire d’inscription, envoyez l’invitation.

Important : Vous devez le faire même si vous êtes le seul présentateur.

  • Sélectionnez Envoyer dans le coin supérieur droit de la page.

Les présentateurs recevront l’invitation.

Le lien d’inscription devient actif pour que les participants potentiels s’inscrivent.

Publiciser la réunion

Renforcez l’enthousiasme et rassemblez un public pour votre réunion en partageant les détails et le lien d’inscription avec les participants potentiels. Vous pouvez publiciser l’événement par le biais de réseaux sociaux, de sites web, d’e-mails, de conversations, etc. (Le lien devient actif une fois que vous avez envoyé l’invitation à la réunion.)

Copier le lien d’inscription

  1. Double-cliquez sur l’événement de réunion dans votre calendrier.

  2. Sélectionnez Copier le lien d’inscription en haut de la page.

    Sélectionnez Copier le lien d’inscription sous le titre de la réunion

Remarque : Vous pouvez également copier le lien à partir du formulaire d’inscription.

Vous pouvez à présent coller le lien dans vos annonces et messages.

Afficher le rapport d’inscription

Après avoir envoyé l’invitation à la réunion et publicisé votre réunion, suivez qui s’est inscrit et ce qu’il a entré dans le formulaire d’inscription.

  1. Dans votre calendrier, double-cliquez sur la réunion.

  2. Sélectionnez le bouton Inscription pour télécharger le rapport.

    Sélectionner le bouton Inscription

Ajouter des présentateurs après avoir envoyé l’invitation

Lorsque vous ajoutez des présentateurs à la réunion après avoir envoyé l’invitation, vous devez leur accorder l’autorisation de présenter. Vous pouvez le faire en modifiant une option de réunion avant la réunion ou en modifiant son rôle pendant la réunion.

Remarque : Pour ajouter un présentateur externe (invité), suivez la deuxième procédure.

Pour ajouter un présentateur avant la réunion :

  1. Double-cliquez sur l’événement dans votre calendrier.

  2. Ajoutez le nouveau présentateur aux lignes Présentateurs ou Présentateurs facultatifs dans l’invitation.

  3. Sélectionnez Envoyer la mise à jour dans le coin supérieur droit de l’écran.

  4. Double-cliquez sur l’événement dans votre calendrier.

  5. À côté d’Aller aux options de la réunion,sélectionnez Modifier les options.

    Sélectionnez Modifier les options à droite des options d’accès à la réunion

  6. Dans la page options de la réunion, en Qui pouvezprésenter ? , entrez le nom du présentateur supplémentaire. 

    Sélectionner des personnes spécifiques (la troisième option)  

  7. Sélectionnez Enregistrer en bas de la page.

Pour informer les participants de la réunion du nouveau présentateur, consultez modifier les détails de la réunion et informez les participants— Pour informer les participants inscrits.

Pour modifier le rôle d’une personne pendant la réunion :

  1. Envoyez les informations de participer à la réunion à la personne qui sera présente. Les informations sont disponibles en bas de l’événement de réunion dans le calendrier, sous Microsoft Teams réunion.

  2. À l’heure de la réunion, laissez le présentateur s’y prendre.

  3. Cliquez sur Afficher les participants dans vos contrôles de réunion pour afficher la liste de toutes les personnes de la réunion.

  4. Pointez sur le nom de la personne dont vous souhaitez modifier le rôle, puis sélectionnez Autres options > Rendre présentateur.

Modifier les détails de la réunion et informer les participants

Pour informer les présentateurs :

Les modifications apportées aux informations de base de la réunion (titre, présentateurs, date et heure) seront envoyés par e-mail aux présentateurs.

  1. Dans votre calendrier, double-cliquez sur l’événement de réunion.

  2. A apporter vos modifications.

  3. Sélectionnez Envoyer la mise à jour dans la partie supérieure droite de la page.

Pour informer les participants inscrits :

Les modifications apportées à la date et l’heure seront envoyés par e-mail aux participants inscrits.

  1. Dans votre calendrier, double-cliquez sur l’événement de réunion.

  2. Sélectionnez Personnaliser le formulaire d’inscription.

  3. Sélectionnez Modifier dans le coin supérieur gauche du formulaire.

  4. A apporter vos modifications.

  5. Sélectionnez Enregistrer dans le coin supérieur gauche du formulaire.

  6. Important : Dans la zone Envoyer une mise à jour ? sélectionnez Envoyer.

 Annuler la réunion

Un e-mail d’annulation est envoyé aux présentateurs et aux participants inscrits.

  1. Dans votre calendrier, double-cliquez sur l’événement de réunion.

  2. Sélectionnez Annuler la réunion dans le haut à gauche de la page.

  3. Ajoutez un message d’annulation, puis sélectionnez Annuler la réunion.

Remarque : Les participants peuvent annuler leur inscription à partir de l’e-mail contenant leur lien d’inscription.

Afficher le rapport de présence après la réunion

Après la réunion, téléchargez le rapport de présence pour voir qui a rejoint la réunion et pendant combien de temps. Vous pouvez comparer cela au rapport d’inscription pour obtenir une image plus claire du succès de la réunion.

  1. Dans votre calendrier, double-cliquez sur l’événement de réunion.

  2. Sélectionnez le bouton Présence pour télécharger le rapport.

    Bouton de téléchargement de participation

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