Zarządzanie ustawieniami kolejki połączeń i automatycznej recepcjonistki w aplikacji Microsoft Teams

Liderzy zespołów, którzy mają kontakt z klientami, często muszą wprowadzać zmiany w kolejce połączeń i ustawieniach automatycznej recepcjonistki częściej, niż ich administratorzy IT są w stanie obsłużyć. Administratorzy mogą delegować określone osoby jako autoryzowanych użytkowników i dawać im możliwość zmiany ustawień, takich jak godziny otwarcia, przekierowywanie połączeń, członkostwo w kolejkach i wstępnie nagrane powitania dla odpowiednich kolejek połączeń i automatycznych recepcjonistek bez opuszczania aplikacji Teams.

W tym artykule

Konfigurowanie ustawień kolejki połączeń

            Zezwalaj użytkownikom na rezygnację z odbierania połączeń

            Tryb konferencji

            Zarządzanie użytkownikami i grupami

            Wybieranie metody routingu

            Zmienianie ustawień powitania

            Modyfikowanie obsługi wyjątków

Konfigurowanie ustawień automatycznej recepcjonistki

            Zmienianie powitań automatycznej recepcjonistki

            Zarządzanie godzinami pracy

            Zarządzanie przepływem połączeń

            Zarządzaj opcjami menu

Konfigurowanie ustawień kolejki połączeń

Zezwalaj użytkownikom na rezygnację z odbierania połączeń

1. Wybierz Ustawienia i więcej>ustawień w aplikacji Teams.
2. Wybierz pozycję Obsługai przekierowywanie połączeń>
3. Przełącz opcję Zezwalaj innym na rezygnację z odbierania połączeń w zależności od potrzeb.

Tryb konferencji

Tryb konferencji skraca czas oczekiwania na połączenie z dzwoniącym po zaakceptowaniu połączenia.

1. Wybierz Ustawienia i więcej>ustawień w aplikacji Teams.
2. Wybierz pozycję Obsługai przekierowywanie połączeń>
3. Włącz lub wyłącz tryb konferencji w zależności od potrzeb.

Zarządzanie użytkownikami i grupami

Dodaj lub usuń członków zespołu z kolejek połączeń i Grupy Microsoft 365. Możesz zmienić ich kolejność w zakresie przekierowywania połączeń szeregowych, co spowoduje dzwonienie do każdej osoby w podanej kolejności.

1. Wybierz Ustawienia i więcej>ustawień w aplikacji Teams.
2. Wybierz pozycję Połączenia .
3. Wybierz kartę połączenia, którą chcesz zmienić, u góry ekranu.
4. Wybierz pozycję Zarządzaj użytkownikami i grupami na potrzeby odbierania połączeń.
5. Wybierz pozycję Edytuj , aby zmienić, kto znajduje się w kolejce połączeń.
6. Wybierz pozycję Dodaj użytkowników i grupy.
7. Dodaj użytkownika lub grupę, wpisując ich imię i nazwisko oraz wybierając prawidłową osobę lub grupę z listy rozwijanej.
8. Kliknij i przeciągnij użytkowników lub grupy, aby zmienić kolejność na liście.
9. Aby usunąć użytkownika lub grupę z listy, wybierz ikonę kosza obok jego nazwy.

Wybieranie metody routingu

Metody routingu określają kolejność, w jakiej agenci odbierają połączenia z kolejki. Istnieją cztery typy metod routingu:

Routing asystenta dzwoni do wszystkich agentów w kolejce w tym samym czasie. Pierwszy agent, który odbierze połączenie, otrzyma połączenie.

Routing szeregowy dzwoni do wszystkich agentów jeden po drugim w kolejności określonej na liście osób. Jeśli agent odbierze lub nie odbierze połączenia, połączenie zostanie przeprowadzone do następnego agenta. Ten cykl jest powtarzany do momentu odebrania połączenia, upłynięcia limitu czasu lub rozłączenia się rozmówcy.

Działanie okrężne równoważy routing połączeń przychodzących, tak aby każdy agent otrzymał taką samą liczbę połączeń z kolejki.

Każda z najdłuższych bezczynnych tras wywołuje agenta, który był bezczynny najdłużej. Agent jest uznawany za bezczynnego, jeśli jego stan to Dostępny. Niedostępni agenci nie odbierają połączeń, dopóki nie zmienią statusu na Dostępny.

Jak wybrać metodę routingu:

1. Wybierz Ustawienia i więcej>ustawień w aplikacji Teams.
2. Wybierz pozycję Obsługai przekierowywanie połączeń.>
3. Przewiń w dół do pozycji Wybierz metodę routingu.
4. Wybierz preferowaną metodę routingu.

Zmienianie ustawień powitania

1. Wybierz Ustawienia i więcej>ustawień w aplikacji Teams.

2. Wybierz pozycję Połączenia .

3. Wybierz wiersz kolejki połączeń, w którym chcesz wprowadzić zmiany. 
   

4. Wybierz opcję Brak powitania, Dodaj wiadomość powitalną lub Odtwórz plik audio z menu rozwijanego powitania.

   1. Jeśli wybierzesz opcję Odtwórz plik dźwiękowy, przekaż plik dźwiękowy w akceptowanych formatach.
      
   2. Jeśli wybierzesz pozycję Dodaj wiadomość z pozdrowieniem, wpisz wiadomość.

5. Wybierz pozycję Zapisz.

Modyfikowanie obsługi wyjątków

Wybierz sposób obsługi rozłączonych połączeń, połączeń, dla których przekroczono maksymalny czas oczekiwania, oraz innych opcji routingu połączeń zależnych od określonych okoliczności.

1. Wybierz Ustawienia i więcej>ustawień w aplikacji Teams.
2. Wybierz pozycję Połączenia .
3. Przewiń w dół do pozycji Obsługa wyjątków
4. Wybierz opcję przekierowywania połączeń, gdy zostanie osiągnięta maksymalna liczba połączeń. Wybierz jedną z następujących opcji:

• Rozłącz: rozłącza połączenie.
• Przekieruj do osoby w organizacji: przekieruj połączenie do konkretnej osoby.
• Przekieruj na zewnętrzny numer telefonu: ustaw zewnętrzny numer telefonu, na który ma być kierowane połączenie.
• Przekieruj do poczty głosowej: wybierz osobistą pocztę głosową, do której chcesz przekierować.
• Przekieruj do poczty głosowej (udostępnionej): wybierz udostępnioną pocztę głosową, do której chcesz przekierować.

Konfigurowanie ustawień automatycznej recepcjonistki

Automatyczne recepcjonistki pozwalają dzwoniącym do Twojej organizacji i poruszającym się po systemie menu w celu zidentyfikowania odpowiedniego działu, kolejki połączeń, osoby lub operatora.

Zmienianie powitań automatycznej recepcjonistki

1. Wybierz Ustawienia i więcej>ustawień w aplikacji Teams.

2. Wybierz pozycję Połączenia .

3. Wybierz linię automatycznej recepcjonistki, w której chcesz wprowadzić zmiany.

4. Wybierz opcję Brak powitania, Dodaj wiadomość powitalną lub Odtwórz plik audio z menu rozwijanego powitania.

   1. Jeśli jest zaznaczona opcja Odtwórz plik dźwiękowy , przekaż plik dźwiękowy w akceptowanych formatach
   2. Jeśli jest zaznaczona pozycja Dodaj wiadomość powitania , wpisz wiadomość.

5. Wybierz pozycję Zapisz.

Zarządzanie godzinami pracy

Określ, kiedy kolejki połączeń są otwarte na odbieranie połączeń.

1. Wybierz Ustawienia i więcej>ustawień w aplikacji Teams.

2. Wybierz pozycję Połączenia>, Zarządzaj pracą i po godzinach.

3. W górnej części ekranu zostanie wyświetlona lista kart. Wybierz narzędzie, którym chcesz zarządzać.

4. Wybierz pozycję Zarządzaj godzinami.

   

5. Wybierz scenariusz, który najlepiej pasuje do Twojej firmy: Otwarte codziennie w tych samych godzinach, Codziennie w innych godzinach lub Otwarte 24 godziny na dobę. 

   

6. Za pomocą przełączników możesz ustawiać dni tygodnia, w które Twoja firma ma być otwarta lub zamknięta.

7. Wybierz godziny pracy przy użyciu menu rozwijanych dla każdego dnia.

8. Aby usunąć czas, wybierz pozycję Usuń czas . Aby dodać zakres czasu (na przykład jeśli nie ma Cię w porze lunchu), wybierz ikonę Dodaj . 

   

Zarządzanie przepływem połączeń

Zmienianie opcji powitania i przekierowywania rozmów odbieranych w godzinach pracy i po nich.

Przepływ połączeń w godzinach pracy:

1. Wybierz Ustawienia i więcej>ustawień w aplikacji Teams.

2. Wybierz pozycję Połączenia Przepływ>połączeń w godzinach pracy.

3. W górnej części ekranu zostanie wyświetlona lista kart. Wybierz kartę kolejek, którymi chcesz zarządzać.

4. Wybierz opcję powitania dla godzin pracy. Wybierz pozycję Brak powitania, Odtwórz plik dźwiękowy lub Dodaj wiadomość powitalną. 

5. Wybierz opcję przekierowywania połączeń dla godzin pracy. Wybierz jedną z następujących opcji:

   • Rozłączyć
   • Przekieruj do osoby w organizacji: przekieruj połączenie do konkretnej osoby.
   • Przekieruj na zewnętrzny numer telefonu: wybierz zewnętrzny numer telefonu.
   • Przekieruj do poczty głosowej: przekieruj do udostępnionej poczty głosowej.
   • Opcje menu odtwarzania: Wybierz opcję powitania, aby wyświetlić opcje menu. Aby uzyskać więcej informacji, zobacz Konfigurowanie automatycznych recepcjonistek: opcje menu odtwarzania.

Przepływ połączeń po godzinach pracy

1. Wybierz Ustawienia i więcej>ustawień w aplikacji Teams.
2. Wybierz pozycję Połączenia>Przepływ połączeń po godzinach.
3. Wybierz opcję powitania na czas po godzinach.
4. Wybierz opcję przekierowywania rozmów po godzinach.

Przepływ połączeń w święta

1. Wybierz Ustawienia i więcej>ustawień w aplikacji Teams.
2. Wybieranie połączeń Przepływ>połączeń po godzinach Zarządzanie>świętami przepływ połączeń
3. Edytuj obserwowane dni wolne w organizacji, wybierając pozycję Edytuj obok każdego dnia wolnego na liście.
4. Wybierz opcję powitania dla każdego święta.
5. Wybierz opcję przekierowywania połączeń dla każdego święta.

Zarządzaj opcjami menu

Ustaw przepływ połączeń dla poszczególnych numerów na konsoli wybierania numerów, aby odpowiednio przekierowywać połączenia. Możesz wybrać, aby połączenia były kierowane do automatycznych recepcjonistek, kolejek połączeń, numerów zewnętrznych, określonej osoby lub do poczty głosowej.

1. Wybierz Ustawienia i więcej>ustawień w aplikacji Teams.
2. Wybierz opcję Łączy> sięz automatyczną recepcjonistką.
3. W górnej części ekranu zostanie wyświetlona lista kart. Wybierz kartę Kolejki, aby zarządzać.
4. Wybierz pozycję Zarządzaj opcjami menu , aby zmienić ustawienie dla każdego numeru konsoli wybierania numerów.
5. Wybierz opcję Dodaj nową , aby utworzyć nowe opcje wyznaczania trasy.

Tematy pokrewne

Korzystanie z aplikacji Kolejki

Zarządzanie kolejką pomocy technicznej w aplikacji Teams

Sprawdzanie poczty głosowej w aplikacji Teams