Adicione seu evento de ausência temporária ao calendário do Outlook de outras pessoas

Criar um "evento de ausência temporária" no calendário no novo Outlook

1. No Calendar, na guia Página Inicial, selecione Novo Evento. 
2. Adicione um título para o evento e selecione as datas de início e término.
3. Para bloquear um dia inteiro (ou dias), deslize o botão Dia inteiro . 
4. No grupo Opções , selecione Ocupado e escolha Ausência Temporária no menu suspenso.
5. Selecione Salvar.

Enviar este "evento de ausência temporária" para outras pessoas

Se você seguiu as etapas da seção anterior, o evento criado mostra você marcado como Ausência Temporária. Isso significa que, se alguém tentar agendar uma reunião com você, verá que você não está disponível. 

Um erro comum ao enviar seu evento de Ausência Temporária para outras pessoas é abrir o evento original e alterar Disponibilidade para mostrar você como Livre em vez de Ausência Temporária. No entanto, isso significa que agora você aparecerá como disponível para qualquer pessoa que tente agendar uma reunião com você. Para evitar isso, você deve criar um compromisso duplicado em seu calendário com Disponibilidade definida como Livre, modifique o evento conforme necessário e envie-o para outras pessoas no novo Outlook.

1. No seu Calendar no novo Outlook, clique com o botão direito do mouse no evento de ausência temporária que você criou anteriormente e selecione Duplicar evento.
2. Adicione um novo título para o evento. Por exemplo, talvez você queira incluir seu nome no título para que qualquer pessoa que olhar para isso em seu próprio calendário saiba imediatamente do que se trata.
3. No grupo Participantes , selecione Opções de Resposta e desmarque Solicitar Respostas no menu suspenso.
4. No grupo Opções , selecione Disponibilidade e, na lista suspensa, selecione Disponibilidade.
5. Em Convidar participantes, adicione os destinatários pretendidos.
6. Digite qualquer informação que você deseja compartilhar com os destinatários.
7. Se você estiver alertando as pessoas sobre uma série de vezes recorrentes em que estará ausente do escritório, no menu suspenso Não repetir , selecione o padrão de recorrência e selecione Salvar.
8. Selecione Enviar.

Ao enviar esta solicitação de reunião com Disponibilidade definido como Livre, o evento aparece na parte superior de cada dia no calendário do destinatário no novo Outlook — um lembrete visual que não bloqueia nenhum de seu próprio tempo de trabalho.

Gerenciar sua disponibilidade no calendário do novo Outlook

Por padrão, quando você adiciona um item ao seu calendário ou aceita um convite de outra pessoa, o item é marcado como Ocupado no seu calendário:

• Isso afeta o tempo livre que outras pessoas veem em seu calendário quando tentam agendar uma reunião com você.
• Se você usar o Teams, isso também afetará seu indicador de status e o mostrará como ocupado quando você tiver reuniões ou compromissos agendados.

Quando você olha para o calendário, a borda esquerda de cada item é codificada por cores para indicar seu status: uma borda branca indica livre, e uma cor mais escura indica ocupado.

Você pode ajustar qualquer item de calendário para mostrar como Ocupado, Livre, Ausência Temporária, etc.:

1. No seu calendário, clique com o botão direito do mouse no item que você deseja alterar.
2. No menu que aparece, aponte para Mostrar como e selecione a opção desejada.

Deseja ajustar seu status no Teams? Consulte Alterar seu status no Microsoft Teams.

Agendar férias com uma solicitação de reunião no Outlook clássico é um processo de duas etapas. Você precisa bloquear suas férias em seu próprio calendário e também informar a seus colegas de trabalho que você estará ausente adicionando seu tempo de férias aos calendários deles.

Etapa 1: adicionar seu tempo de férias aos calendários dos colegas de trabalho

Quando você marca o tempo como "ausência temporária" em seu calendário no Outlook clássico, seus colegas de trabalho o veem quando tentam agendar uma reunião com você. Mas não seria ótimo se você pudesse alertar todos de uma só vez antes do seu tempo fora, sem afetar o status de disponibilidade ou bagunçar seus calendários? Você pode fazer isso configurando suas informações para aparecer em seus calendários como um evento de dia inteiro, mas ao contrário de um evento normal de dia inteiro, que geralmente é definido como "ocupado", esse evento de dia inteiro é exibido como tempo livre. A disponibilidade de disponibilidade dos seus colegas de trabalho não é afetada.

1. No Calendar, na guia Página Inicial, selecione Nova Reunião no Outlook clássico.

   Dica

   Você também pode usar o atalho de teclado para criar uma nova solicitação de reunião pressionando CTRL+SHIFT+Q.

2. Digite uma descrição na caixa Título e, se desejar, insira um local na caixa Local .

3. Nas listas Hora de início e Hora de término , selecione a hora de início e de término do seu tempo fora do escritório. Para férias, isso geralmente envolve dias inteiros. Se esse for o caso, marque a caixa de marcar do evento de dia inteiro.

   Observação

   Por padrão, o Outlook usa a configuração de fuso horário atual no computador para agendamento. Se quiser agendar seu horário fora do escritório com base em um fuso horário diferente, marque a caixa marcar Fusos horários e selecione o fuso horário apropriado.

4. No grupo Participantes , em Opções de Resposta, desmarque Solicitar Respostas no botão suspenso.

5. No grupo Opções , para Mostrar como, selecione Gratuito na lista suspensa. Se você já tiver especificado que este é um evento de dia inteiro, Mostrar como será definido automaticamente como Gratuito.

   Importante

   • Certifique-se de que a configuração Mostrar como esteja definida como Livre. Isso permite que os destinatários da solicitação de reunião aceitem a solicitação de reunião e adicionem seu período de férias ao calendário deles, mas não bloqueiem nenhum tempo no calendário deles. O calendário do destinatário ainda mostrará a disponibilidade gratuita para agendamento durante o período de férias.
   • Ao escolher um evento de dia inteiro, a hora de início do evento é à meia-noite. Para evitar que seus colegas de trabalho recebam alertas em horários estranhos, defina a configuração Lembrete como Nenhum.

6. Digite qualquer informação que você deseja compartilhar com os destinatários.

7. Adicione os destinatários pretendidos à linha Obrigatório ou Opcional .

8. Se você estiver alertando as pessoas sobre uma série de vezes recorrentes em que estará ausente do escritório, no grupo Opções, selecione Recorrência, selecione o padrão de recorrência e, em seguida, selecione OK.

9. Selecione Enviar.

Quando você envia esta solicitação de reunião com Mostrar como definido como Gratuito, o evento aparece na parte superior de cada dia nos calendários do Outlook de seus colegas de trabalho — um lembrete visual que não bloqueia nenhum tempo de trabalho.

Passo 2: bloqueie o período de férias no seu calendário

Se você seguiu as etapas da seção anterior, a solicitação de reunião enviada foi marcada como tempo livre para evitar o bloqueio de tempo nos calendários de outras pessoas. No entanto, a hora também é marcada como livre em seu próprio calendário. Agora você precisa criar um compromisso adicional para si mesmo no Outlook clássico, para que outras pessoas possam ver que você não está disponível durante o horário especificado.

Um erro comum é abrir o item de solicitação de reunião no calendário e alterar a configuração Mostrar como de Gratuito para Ausência Temporária depois de enviar a solicitação original. No entanto, quando você faz isso, uma atualização é enviada para todos para quem você enviou a solicitação de reunião, alterando Livre para Ausência Temporária e anulando as etapas que você tomou para evitar fazer isso. Você deve criar um compromisso duplicado em seu calendário com a configuração Mostrar comodefinida como Ausência Temporária.

Quando as pessoas usam o calendário clássico do Outlook para agendar reuniões e outros eventos, elas podem ver sua disponibilidade, a menos que você tenha alterado as permissões do seu calendário para evitar isso. Normalmente, compromissos, reuniões e eventos têm uma configuração Mostrar como de Ocupado. Você também pode criar itens com a configuração Mostrar comode Ausência Temporária. Os itens definidos como Ausência Temporária são considerados semelhantes aos itens definidos como Ocupado — alguém não deve esperar que você esteja disponível nesse momento. Visualmente, os dois tipos diferem — os itens definidos como Ausência temporária aparecem com uma cor roxa, os itens definidos como Ocupados são identificados por um tema de cor azul. Essa diferença na aparência ajuda a enfatizar por que você não está disponível. Por exemplo, você pode mover um item Ocupado em conflito, mas provavelmente não pode ou não está disposto a alterar um item de Ausência Temporária , como suas férias.

1. No Calendário, na guia Página Inicial, selecione Novo Compromisso no Outlook clássico.
2. Na caixa Título , digite um nome para o seu tempo fora.
3. Em Hora de início e Hora de término, selecione as datas em que seu tempo fora começa e termina.
4. Marque a caixa de seleção Evento de dia inteiro marcado.
5. Altere a configuração Mostrar como para Ausência Temporária.
6. Selecione Salvar e Fechar.