Opções e tipos de coluna de biblioteca e de lista

As colunas ajudam você a criar exibições significativas dos itens em uma lista ou biblioteca. Usando colunas, você pode classificar, agrupar e filtrar itens e também pode calcular dados sobre itens automaticamente e exibir os resultados desses cálculos. As colunas também permitem especificar quais informações devem ser inseridas sobre um item quando alguém adiciona um item a uma lista ou biblioteca. Quando um item é adicionado, um formulário é exibido e fornece campos e opções para inserir informações. Quando você cria uma lista ou biblioteca, determinadas colunas, como Título ou Modificado por, são criadas automaticamente. Você pode criar colunas adicionais para atender às suas necessidades. As colunas que você cria determinam quais campos e opções aparecem nesse formulário; e as colunas que podem ser adicionadas às exibições da lista ou biblioteca.

Especifique o tipo de coluna desejado ao criar uma coluna. Em alguns casos, você também pode escolher um tipo de coluna diferente para uma coluna existente, mas isso depende de qual tipo e quantos dados são armazenados atualmente na coluna. Alterar o tipo de coluna de uma coluna existente pode corromper os dados já armazenados na coluna. Por esses motivos, é importante decidir que tipo de dados você deseja armazenar antes de criar uma coluna. Ao decidir qual tipo de coluna você deseja, considere o seguinte:

• Que tipo de dados você deseja armazenar? Somente letras? Somente números? Texto formatado? Por exemplo, você não pode armazenar letras em uma coluna Número . Saber que tipo de dados você deseja armazenar é a primeira etapa para escolher o tipo de coluna mais apropriado.

  Alguns metadados de arquivo, como data criada e data modificada, já estão disponíveis em colunas ocultas e geradas automaticamente. Para mostrar essa coluna em sua lista, selecione Adicionar coluna > Mostrar/ocultar colunas e selecione a coluna desejada.

• Deseja usar os dados em cálculos financeiros? Nesse caso, o tipo de coluna Conversor de Moedas é a melhor opção.

• Deseja usar os dados em cálculos matemáticos? Quão precisos devem ser esses cálculos? Você pode calcular dados em Número ou Conversor de Moedas colunas, mas não colunas de texto. Além disso, os cálculos em uma coluna Conversor de Moedas são mais precisos.

• Como você deseja classificar os dados na coluna? Em uma coluna Texto , os números são classificados como cadeias de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200 e assim por diante), não como valores numéricos. Para classificar números como valores numéricos, use uma coluna Número ou Conversor de Moedas. Além disso, muitos formatos de data não classificam corretamente se são armazenados em uma coluna Texto . Para garantir a classificação adequada das datas, use uma coluna Data e hora .

• Deseja garantir que as pessoas insiram informações na coluna? Nesse caso, você pode especificar que a coluna é necessária e que as pessoas não podem adicionar um item sem inserir as informações.

Usado para coletar e exibir pequenas quantidades de texto não formatado em uma única linha, incluindo:

• Somente texto, como nomes, sobrenomes ou nomes de departamento

• Combinações de texto e números, como endereços de rua ou números de conta

• Números que não são usados em cálculos, como números de ID do funcionário, números de telefone, códigos postais ou números de parte

Uma única linha de coluna de texto pode exibir até 255 caracteres em uma única linha. Se você estiver criando uma coluna para uma lista ou biblioteca e quiser exibir texto formatado ou mais de uma linha de texto por vez, crie uma coluna De várias linhas de texto . Você pode alterar uma única linha de coluna de texto existente para uma coluna de várias linhas de texto sem perder nenhum dado armazenado na coluna.

Você pode personalizar uma única linha de coluna de texto destas maneiras:

• Atribuir um limite de caracteres    Limite o número de caracteres definindo o número máximo de caracteres desejados. Por exemplo, se a coluna armazenar números de ID de funcionários de cinco dígitos, você poderá usar esse recurso para ajudar a garantir que as pessoas insiram apenas cinco caracteres.

• Exibir um valor padrão    Exiba automaticamente um texto específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo em que permite que as pessoas insiram texto diferente se precisarem fazer isso. Quando você define o valor Padrão, as pessoas podem inserir informações mais rapidamente aceitando o padrão, a menos que precisem alterá-la. Por exemplo, se a coluna armazenar o nome de uma empresa atribuída a um projeto e sua organização trabalhar com uma empresa específica para a maioria dos projetos, você poderá inserir o nome dessa empresa como o valor padrão. Como resultado, o nome da empresa é exibido automaticamente quando um novo projeto é adicionado à lista e os membros da equipe não precisam inserir o nome.

  Um valor padrão pode ser um texto que você especifica ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir texto específico automaticamente, mas o texto pode variar dependendo de quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras colunas ou funções do sistema, como [hoje], para indicar a data atual ou [eu], para exibir o nome da pessoa que adiciona ou altera o item.

Usado em uma lista ou biblioteca para coletar e exibir texto formatado ou texto e números longos em mais de uma linha, como uma descrição de um item. Uma coluna de várias linhas de texto pode armazenar até 63.999 caracteres e você pode especificar o número de linhas de texto que deseja exibir quando as pessoas inserirem informações sobre um item. Esse tipo de coluna exibe todo o texto quando a coluna é exibida em uma lista ou biblioteca.

Você pode personalizar uma coluna de várias linhas de texto destas maneiras:

• Atribuir um limite de exibição    Limite o número de linhas que aparecem quando as pessoas inserem informações sobre um item com o número de linhas para a configuração de edição . Por exemplo, se a coluna armazenar anotações longas sobre um evento de calendário, você poderá optar por exibir dez linhas de texto. Isso torna mais fácil para as pessoas inserir informações porque elas podem ver facilmente todo o texto inserido. Por outro lado, se a coluna armazenar apenas uma ou duas frases sobre um evento, você poderá optar por exibir apenas duas ou três linhas de texto.

  Se você atribuir um limite de exibição, ele não limitará a quantidade de texto exibida quando a coluna aparece em uma lista. Todo o texto inserido para um item é exibido na coluna.

• Habilitar ou desabilitar a formatação de texto    (disponível apenas em listas) Usar texto avançado (texto avançado com imagens, tabelas e hiperlinks) define se as pessoas podem aplicar formatação como negrito, itálico ou cores ao texto. Se estiver desabilitada, a lista não oferecerá suporte a nenhuma opção de formatação; se habilitada, a lista oferecerá suporte à formatação básica, como listas em negrito, itálico, com marcadores ou numerados, texto colorido e cores de fundo, bem como hiperlinks, imagens e tabelas.

• Alterações de acrescentação   (Disponível apenas em listas) Se versão tiver sido habilitada para a lista, Acrescentar Alterações ao Texto Existente especifica se as pessoas podem adicionar um novo texto sobre um item sem substituir nenhum texto existente sobre esse item. Se você optar por não acrescentar alterações, o novo texto sobre um item substituirá qualquer texto existente sobre esse item na coluna. Se você optar por acrescentar alterações, as pessoas poderão inserir informações adicionais sobre um item, ao mesmo tempo em que exibem o texto inserido anteriormente e a data e hora em que o texto foi inserido. Quando exibida em uma lista , não como um campo em um formulário de item, a coluna exibe as Entradas de Exibição do hiperlink, em vez do texto, e as pessoas podem clicar no hiperlink para ver todas as informações armazenadas na coluna para esse item.

  Importante: Se você desativar essa opção depois de criar a coluna, todas as informações, exceto a entrada mais recente, serão excluídas.

Adicione dados de localização avançados do Bing Mapas ou do diretório da organização. A coluna de localização fornece colunas adicionais para filtrar, classificar e pesquisar por informações relacionadas, incluindo endereço de rua, cidade, estado, país ou região, código postal, coordenadas ou nome.

Observação: esta coluna não está disponível para planos do Governo dos EUA do Microsoft 365.

Usado para armazenar valores numéricos que não são valores monetários.

Dicas para escolher uma coluna Número ou Conversor de Moedas

Os tipos de coluna Número e Conversor de Moedas armazenam valores numéricos. Use uma coluna Número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não são cálculos financeiros ou não exigem um alto grau de precisão. Use uma coluna Conversor de Moedas para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou nos casos em que você não deseja números redondos nos cálculos. Ao contrário de uma coluna Number, uma coluna Conversor de Moedas é precisa de 15 dígitos à esquerda do ponto decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna Número e Conversor de Moedas fornecem formatos predefinidos que determinam como os dados são exibidos.

Você pode personalizar uma coluna Número destas maneiras:

• Especificar valores mínimos e máximos    Limite o intervalo de números que as pessoas podem inserir. Por exemplo, se a coluna armazenar a quantidade de trabalho que foi concluída para uma tarefa como porcentagem, você poderá especificar zero como o valor mínimo e cem como o valor máximo. Da mesma forma, se a coluna armazenar o número de participantes de um evento e você quiser limitar os participantes a um número específico, você poderá inserir o número máximo de participantes como o valor máximo.

• Incluir locais decimais    Especifique se os números contêm locais decimais e o número de casas decimais a serem armazenadas. Se a coluna precisar armazenar números com mais de cinco casas decimais, você poderá escolher Automático ao selecionar o número de casas decimais a serem incluídas. O automático também é uma boa opção se a coluna armazena os resultados dos cálculos e você deseja que o resultado seja o mais preciso possível. No entanto, se você quiser garantir que todos os valores na coluna tenham o mesmo número de casas decimais, é uma boa ideia limitar o número de casas decimais a zero, apenas para números inteiros ou outro número de casas decimais até cinco.

• Exibir um valor padrão    Exiba automaticamente um número específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo em que permite que as pessoas insiram números diferentes se precisarem fazer isso. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar o número de computadores que cada membro da equipe tem e cada membro da equipe tiver pelo menos um computador, insira 1 como o valor padrão. Como resultado, 1 aparece automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipe não precisam inserir o número.

  Um valor padrão pode ser um número que você especifica ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir um número específico automaticamente, mas o número pode variar dependendo de quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um número específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um número com base em informações em outras colunas ou funções do sistema.

• Formatar o número como uma porcentagem    A configuração Mostrar como porcentagem permite exibir e armazenar o número como uma porcentagem e tratá-lo como uma porcentagem quando ele é usado para calcular outros valores.

Usado para armazenar informações verdadeiras/falsas ou sim/não, como se alguém participará de um evento. Uma coluna Sim/Não aparece como uma única caixa de seleção quando as pessoas inserem informações sobre um item. Para indicar Sim, os membros da equipe selecionam a caixa de seleção. Para indicar Não, os membros da equipe limpam a caixa de seleção.

Os dados em uma coluna Sim/Não podem ser usados em cálculos para outras colunas. Nesses casos, Sim é convertido em um valor numérico de um (1) e Não é convertido em um valor numérico de zero (0).

Você pode personalizar uma coluna Sim/Não escolhendo um valor padrão para ela. Um valor padrão é a seleção que aparece automaticamente quando alguém adiciona um novo item. People podem selecionar um valor diferente se precisarem fazer isso. Para uma coluna Sim/Não , você pode especificar se a caixa de seleção está selecionada automaticamente, indicando um valor Sim ou não, indicando um valor Não .

Usado para fornecer uma lista pesquisável de pessoas e grupos dos quais as pessoas podem escolher quando adicionam ou editam um item. Por exemplo, em uma lista Tarefas, uma coluna Pessoa ou Grupo chamada Atribuído a pode fornecer uma lista de pessoas às quais uma tarefa pode ser atribuída. O conteúdo da lista depende de como os serviços de diretório e os grupos de Microsoft Office SharePoint Online foram configurados para o site. Para personalizar o conteúdo da lista, talvez seja necessário entrar em contato com o administrador.

Você pode personalizar uma coluna Pessoa ou Grupo destas maneiras:

• Permitir várias seleções    Permitir que as pessoas selecionem quantas opções quiserem ou limitem o número de seleções a apenas uma opção.

• Incluir ou excluir grupos de pessoas    Especifique se a lista inclui apenas pessoas individuais ou, além disso, inclui listas de distribuição de email e grupos de Microsoft Office SharePoint Online. Por exemplo, em uma lista tarefas, talvez você queira incluir apenas pessoas individuais para garantir que uma pessoa específica seja responsável por cada tarefa. Em uma lista de projetos, talvez você queira incluir listas de distribuição de email e grupos de Microsoft Office SharePoint Online para garantir que uma equipe esteja associada a cada projeto.

Usado para armazenar datas de calendário ou datas e horários. O formato de data varia de acordo com as configurações regionais do site. Se o formato desejado não estiver disponível, peça ao administrador para adicionar suporte à região apropriada ao site.

Você pode personalizar uma coluna data e hora destas maneiras:

• Incluir apenas a data ou a data e a hora    Especifique se você deseja incluir apenas a data do calendário ou a data do calendário e a hora do dia.

• Exibir um valor padrão    Exiba automaticamente uma data ou data e hora específicas quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo em que permite que as pessoas insiram um valor diferente se precisarem fazê-lo. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar a data em que uma despesa é incorrida e a maioria das despesas for incorrida no primeiro dia do ano fiscal, você poderá especificar o primeiro dia do ano fiscal como o valor padrão. Como resultado, essa data é exibida automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipe não precisam inserir a data.

  Um valor padrão pode ser um valor que você especifica, a data em que um item é adicionado a uma lista ou biblioteca ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir uma data ou hora específica automaticamente, mas a data ou hora pode variar dependendo do item. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras colunas ou funções do sistema, como [hoje], para indicar a data atual. Por exemplo, se você quiser que a coluna exiba uma data que seja 30 dias após a data atual, digite a equação =[TODAY]+30 na caixa Valor Calculado .

Usado para permitir que as pessoas escolham entre uma lista de opções que você fornece. Esse tipo de coluna é uma opção ideal nos casos em que você deseja garantir que todos os dados na coluna sejam consistentes porque você pode limitar os valores armazenados em uma coluna.

Você pode personalizar uma coluna Choice destas maneiras:

• Definir a lista de opções    Forneça uma lista exata de valores que as pessoas podem escolher. Para fornecer essa lista, substitua o texto de exemplo na caixa Escolhas pelos valores desejados. Digite cada valor em uma linha separada. Para iniciar uma nova linha, pressione Enter.

• Habilitar opções personalizadas adicionais    Para permitir que as pessoas insiram um valor que não está incluído na lista de opções, ative Pode adicionar valores manualmente. Fazer isso é uma boa ideia se talvez você não saiba todos os valores que as pessoas precisam inserir sobre itens. Se preferir que as pessoas usem apenas os valores especificados, desative Pode adicionar valores manualmente.

• Exibir um valor padrão    Selecione automaticamente um valor específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo em que permite que as pessoas escolham um valor diferente se precisarem fazê-lo. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar os nomes das empresas atribuídas a um projeto e sua organização trabalhar com uma empresa específica para a maioria dos projetos, você poderá inserir o nome dessa empresa como o valor padrão. Como resultado, o nome da empresa é exibido automaticamente quando um novo projeto é adicionado à lista e os membros da equipe não precisam escolher o nome.

  Um valor padrão pode ser um valor que você especifica ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir texto específico na coluna automaticamente, mas o texto pode variar dependendo de quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras colunas ou funções do sistema, como [hoje], para indicar a data atual ou [eu], para exibir o nome da pessoa que adiciona ou altera o item.

  No menu suspenso, selecione a opção padrão que você deseja exibir ou selecione Nenhum para deixar a opção padrão em branco.

• Escolher um formato de exibição    Exiba as opções por meio de um menu suspenso ou botões de rádio. Primeiro, selecione Mais opções e, em Seguida, em Exibir opções usando, selecione seu formato preferido.

Usado para armazenar um hiperlink em uma página da Web, gráfico ou outro recurso.

Uma coluna do Hyperlink armazena a URL (Uniform Resource Locator) para uma página da Web, um gráfico ou outro recurso. Dependendo do formato de exibição escolhido, ele exibe um hiperlink que pode ser clicado para acessar o recurso ou um gráfico em vez da URL do arquivo gráfico.

Quando um usuário adiciona um hiperlink a um item de lista, ele deve inserir a URL e o texto descritivo que aparece na coluna. Se a URL for para um arquivo gráfico, como http://www.example.com/image.gif, eles podem, opcionalmente, inserir texto descritivo e alternativo para o gráfico, que aparece para pessoas que desativam os gráficos em seus navegadores ou dependem do software de leitura de tela para converter gráficos na tela em palavras faladas.

Usado para armazenar valores monetários.

Dicas para escolher uma coluna Número ou Conversor de Moedas

Os tipos de coluna Número e Conversor de Moedas armazenam valores numéricos. Use uma coluna Número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não são cálculos financeiros ou não exigem um alto grau de precisão. Use uma coluna Conversor de Moedas para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou nos casos em que você não deseja números redondos nos cálculos. Ao contrário de uma coluna Number, uma coluna Conversor de Moedas é precisa de 15 dígitos à esquerda do ponto decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna Número e Conversor de Moedas fornecem formatos predefinidos que determinam como os dados são exibidos.

Você pode personalizar uma coluna de Conversor de Moedas destas maneiras:

• Especificar valores mínimos e máximos permitidos    Limite o intervalo de valores de moeda que as pessoas podem inserir. Por exemplo, se a coluna armazenar despesas relatadas para um evento e sua organização limitar o relatório a valores dentro de um intervalo específico, você poderá especificar esses limites como valores mínimos e máximos.

• Incluir locais decimais    Especifique se os valores incluem locais decimais e o número de casas decimais a serem armazenadas. Para valores de moeda, você pode escolher duas casas decimais ou, se preferir armazenar apenas valores redondos, poderá escolher zero. Para valores não monetários usados em cálculos que exigem um alto grau de precisão, você pode optar por limitar o número de casas decimais a zero a cinco ou, para valores mais precisos, escolha Automático para usar automaticamente o número apropriado de casas decimais para o resultado do cálculo.

• Exibir um valor padrão    Exiba automaticamente um valor específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo em que permite que as pessoas insiram um valor diferente se precisarem fazê-lo. Um valor padrão ajuda as pessoas a inserir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazena despesas incorridas para configurar novas contas e essa despesa normalmente é a mesma para todas as novas contas, você poderá especificar esse valor como o valor padrão. Como resultado, esse valor aparece automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipe não precisam inserir o número.

  Um valor padrão pode ser um valor que você especifica ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir um valor específico automaticamente, mas o valor pode variar dependendo do item, quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras colunas ou funções do sistema.

• Escolher um formato de moeda    Verifique se todos os valores na coluna são baseados na mesma moeda selecionando um formato de moeda específico para a coluna. A caixa suspensa oferece mais de 100 opções de país para que você possa especificar a moeda na maioria dos formatos locais.

Use para adicionar um único arquivo de imagem do dispositivo a um item em uma lista ou biblioteca.

Depois de adicionar uma coluna Image a uma lista ou biblioteca, você poderá:

• Adicione uma imagem usando a lista ou o formulário de biblioteca. Por exemplo, na captura de tela abaixo da Foto do Dispositivo está a coluna Imagem.

  

• Exiba, substitua ou exclua uma imagem ao exibir as propriedades do item ou arquivo no formulário selecionando o ícone Editar (lápis) ou o ícone Excluir (lata de lixo).

  

Use esse tipo de coluna para permitir que os usuários do site selecionem valores de um conjunto de termos gerenciados específico e apliquem esses valores ao seu conteúdo. Os usuários podem criar e configurar uma coluna de Metadados Gerenciados para mapear para um conjunto de termos ou termo existente, ou podem criar um novo conjunto de termos especificamente para uma coluna de Metadados Gerenciados.

As colunas de metadados gerenciados têm vários recursos e características exclusivos que ajudam os usuários a selecionar e aplicar termos ao conteúdo, como suporte para "tipo à frente", bem como suporte para disambiguação de termos, descrições, sinônimos e valores multilíngues.

As colunas de metadados gerenciados promovem o uso consistente de metadados entre sites porque fornecem aos usuários uma lista de termos que podem ser aplicados ao seu conteúdo.

Esses termos são provenientes de um conjunto de termos que é gerenciado centralmente na Ferramenta de Gerenciamento de Term Store por um Administrador do Term Store ou outros indivíduos com permissões para gerenciar termos. Sempre que o termo definido pelo qual uma coluna de Metadados Gerenciados específica é vinculada for atualizado, os termos atualizados ficarão disponíveis automaticamente para usuários em qualquer lugar que a coluna de Metadados Gerenciados estiver disponível.

Você pode personalizar a coluna Metadados Gerenciados das seguintes maneiras:

Selecionando um conjunto de termos ou termo – especifique o conjunto de termos que contém os valores desejados a serem associados a esta coluna.  

Quando um conjunto de termos for encontrado, clique nele para selecionar o primeiro nível da hierarquia a ser exibido na coluna. Os níveis abaixo do termo selecionado serão exibidos somente quando o usuário selecionar um valor. 

Exibir um valor padrão – um valor específico é selecionado automaticamente quando alguém adiciona um novo item, permitindo que as pessoas selecionem termos diferentes se precisarem fazer isso.  

Um valor padrão ajuda os usuários a inserir informações mais rapidamente. Por exemplo, se o conjunto de termos associado à coluna representa as várias geografias em que sua organização opera e há um termo de localização predominante relevante para o conteúdo nesta lista ou biblioteca, você poderá selecionar esse termo como o valor padrão. Como resultado, esse termo de localização é selecionado automaticamente quando um novo item é adicionado à lista ou biblioteca, e os usuários não precisam selecionar um local, a menos que seja diferente. 

Escolha um formato de exibição – o valor selecionado do conjunto de termos pode ser exibido como um único valor apenas com o rótulo de termo (exemplo: Sydney) ou com o caminho hierárquico completo do termo & seus pais (exemplo: Geolocalizações: Austrália: Sydney) 

Permitir que os usuários digitem novos valores – habilitar essa opção permitirá que os usuários adicionem novos termos ao conjunto de termos. Observe que essa opção só estará disponível se o conjunto de termos for especificado para estar aberto ao usuário contribuições. 

Permitir vários valores – selecionar essa opção permite que a coluna contenha mais de um valor. Observe que habilitar esse recurso impedirá a classificação de dados em exibições de lista.  

Para obter mais informações sobre quais metadados gerenciados são e como usá-los, confira Introdução aos metadados gerenciados. 

As colunas ajudam você a criar exibições significativas dos itens em uma lista ou biblioteca. Usando colunas, você pode classificar, agrupar e filtrar itens e também pode calcular dados sobre itens automaticamente e exibir os resultados desses cálculos. As colunas também permitem especificar quais informações devem ser inseridas sobre um item quando alguém adiciona um item a uma lista ou biblioteca. Quando um item é adicionado, um formulário é exibido e fornece campos e opções para inserir informações. Quando você cria uma lista ou biblioteca, determinadas colunas, como Título e Modificado por, são criadas automaticamente. Você pode criar colunas adicionais para atender às suas necessidades. As colunas que você cria determinam quais campos e opções aparecem nesse formulário; e quais colunas podem ser adicionadas às exibições da lista ou biblioteca.

Especifique o tipo de coluna desejado ao criar uma coluna. Em alguns casos, você também pode escolher um tipo de coluna diferente para uma coluna existente, mas isso depende de qual tipo e quantos dados são armazenados atualmente na coluna. Alterar o tipo de coluna de uma coluna existente pode corromper os dados já armazenados na coluna. Por esses motivos, é importante decidir que tipo de dados você deseja armazenar antes de criar uma coluna. Ao decidir qual tipo de coluna você deseja, considere o seguinte:

• Que tipo de dados você deseja armazenar? Somente letras? Somente números? Texto formatado? Por exemplo, você não pode armazenar letras em uma coluna Número . Saber que tipo de dados você deseja armazenar é a primeira etapa para escolher o tipo de coluna mais apropriado.

  Alguns metadados de arquivo, como data criada e data modificada, já estão disponíveis em colunas ocultas e geradas automaticamente que você pode tornar visíveis em sua lista.

• Deseja usar os dados em cálculos financeiros? Nesse caso, o tipo de coluna Conversor de Moedas é a melhor opção.

• Deseja usar os dados em cálculos matemáticos? Quão precisos devem ser esses cálculos? Você pode calcular dados em Número ou Conversor de Moedas colunas, mas não colunas de texto. Além disso, os cálculos em uma coluna Conversor de Moedas são mais precisos.

• Como você deseja classificar os dados na coluna? Em uma coluna Texto , os números são classificados como cadeias de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200 e assim por diante), não como valores numéricos. Para classificar números como valores numéricos, use uma coluna Número ou Conversor de Moedas. Além disso, muitos formatos de data não classificam corretamente se são armazenados em uma coluna Texto . Para garantir a classificação adequada das datas, use uma coluna Data e Hora .

• Deseja garantir que as pessoas insiram informações na coluna? Nesse caso, você pode especificar que a coluna é necessária e que as pessoas não podem adicionar um item sem inserir as informações.

Use este tipo de campo de coluna para coletar e exibir pequenas quantidades de texto não formatado em uma única linha, incluindo:

• Somente texto, como nomes, sobrenomes ou nomes de departamento

• Combinações de texto e números, como endereços de rua ou números de conta

• Números que não são usados em cálculos, como números de ID do funcionário, números de telefone, códigos postais ou números de parte

Uma única linha de coluna de texto exibe 255 caracteres em uma única linha. Se você estiver criando uma coluna para uma lista ou biblioteca e quiser exibir texto formatado ou mais de uma linha de texto por vez, crie uma coluna De várias linhas de texto . Você pode alterar uma linha única de coluna de texto existente para uma coluna de várias linhas de texto sem perder nenhum dado que já esteja armazenado na coluna.

Você pode personalizar uma única linha de coluna de texto destas maneiras:

• Atribuir um limite de caracteres    Limite o número de caracteres definindo o número máximo de caracteres desejados. Por exemplo, se a coluna armazenar números de ID de funcionários de cinco dígitos, você poderá usar esse recurso para ajudar a garantir que as pessoas insiram apenas cinco caracteres.

• Exibir um valor padrão    Exiba automaticamente um texto específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo em que permite que as pessoas insiram texto diferente se precisarem fazer isso. Quando você define o valor Padrão, as pessoas podem inserir informações mais rapidamente aceitando o padrão, a menos que precisem alterá-la. Por exemplo, se a coluna armazenar o nome de uma empresa atribuída a um projeto e sua organização trabalhar com uma empresa específica para a maioria dos projetos, você poderá inserir o nome dessa empresa como o valor padrão. Como resultado, o nome da empresa é exibido automaticamente quando um novo projeto é adicionado à lista e os membros da equipe não precisam inserir o nome.

  Um valor padrão pode ser um texto que você especifica ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir texto específico automaticamente, mas o texto pode variar dependendo de quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um texto específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras colunas ou funções do sistema, como [hoje], para indicar a data atual ou [eu], para exibir o nome da pessoa que adiciona ou altera o item.

  

Use esse tipo de campo de coluna em uma lista ou biblioteca para coletar e exibir texto formatado ou texto e números longos em mais de uma linha, como uma descrição de um item. Uma coluna de várias linhas de texto pode armazenar até 63.999 caracteres e você pode especificar o número de linhas de texto que deseja exibir quando as pessoas inserirem informações sobre um item. Esse tipo de coluna exibe todo o texto quando a coluna é exibida em uma lista ou biblioteca.

Você pode personalizar uma coluna de várias linhas de texto destas maneiras:

• Atribuir um limite de exibição    Limite o número de linhas que aparecem quando as pessoas inserem informações sobre um item com o número de linhas para a configuração de edição . Por exemplo, se a coluna armazenar anotações longas sobre um evento de calendário, você poderá optar por exibir dez linhas de texto. Isso torna mais fácil para as pessoas inserir informações porque elas podem ver facilmente todo o texto inserido. Por outro lado, se a coluna armazenar apenas uma ou duas frases sobre um evento, você poderá optar por exibir apenas duas ou três linhas de texto.

  Se você atribuir um limite de exibição, ele não limitará a quantidade de texto exibida quando a coluna aparece em uma lista. todo o texto inserido para um item é exibido na coluna.

• Permitir comprimento ilimitado    (disponível somente em bibliotecas de documentos) Ao usar várias linhas de texto em uma biblioteca de documentos, você pode especificar que o campo não é limitado em comprimento.

• Habilitar ou desabilitar a formatação de texto   (Disponível apenas em listas) Especifique o tipo de texto para permitir conjuntos se as pessoas podem aplicar formatação como negrito, itálico ou cores ao texto. Há duas opções: texto sem formatação, que não dá suporte a nenhuma opção de formatação; ou texto avançado avançado, que dá suporte à formatação básica, como negrito, itálico, listas com marcadores ou numerados, texto colorido e cores de fundo. Ele também tem opções adicionais para hiperlinks, imagens e tabelas.

• Alterações de acrescentação   (Disponível apenas em listas) Se versão tiver sido habilitado para a lista, Acrescentar alterações ao texto existente especifica se as pessoas podem adicionar um novo texto sobre um item sem substituir nenhum texto existente sobre esse item. Se você optar por não acrescentar alterações, o novo texto sobre um item substituirá qualquer texto existente sobre esse item na coluna. Se você optar por acrescentar alterações, as pessoas poderão inserir informações adicionais sobre um item, ao mesmo tempo em que exibem o texto inserido anteriormente e a data e hora em que o texto foi inserido. Quando visualizada numa lista , não como um campo num formulário de item, a coluna apresenta as Entradas de Vista de hiperligação, em vez do texto, e as pessoas podem clicar na hiperligação para ver todas as informações armazenadas na coluna desse item.

  Importante: Se desativar esta opção depois de criar a coluna, todas as informações exceto a entrada mais recente serão eliminadas.

Utilize este tipo de campo de coluna para permitir que as pessoas escolham a partir de uma lista de opções que fornecer. Este tipo de coluna é a escolha ideal nos casos em que pretende garantir que todos os dados na coluna são consistentes porque pode limitar os valores armazenados numa coluna.

Pode personalizar uma coluna Escolha das seguintes formas:

• Definir a lista de opções    Forneça uma lista exata dos valores que as pessoas podem escolher. Para fornecer esta lista, substitua o texto de exemplo na caixa Escrever cada opção numa linha separada pelos valores pretendidos. Escreva cada valor numa linha separada. Para iniciar uma nova linha, pressione Enter.

• Escolher um formato de apresentação    Permitir múltiplas seleções com caixas de verificação ou uma única seleção sem caixas de verificação. Tenha em atenção que Microsoft Office SharePoint Online apenas apresentará botões de opção no Microsoft Office SharePoint Online clássico .

• Ativar opções personalizadas adicionais    Para permitir que as pessoas introduzam um valor que não está incluído na lista de opções, ative as opções de preenchimento . Fazê-lo é uma boa ideia se não souber todos os valores que as pessoas precisam de introduzir sobre itens. Se preferir que as pessoas utilizem apenas os valores que especificar, desative as opções de preenchimento .

• Apresentar um valor predefinido    Selecione automaticamente um valor específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo que permite que as pessoas escolham um valor diferente se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar os nomes das empresas atribuídas a um projeto e a sua organização trabalhar com uma empresa específica para a maioria dos projetos, pode introduzir o nome dessa empresa como o valor predefinido. Como resultado, o nome da empresa é apresentado automaticamente quando um novo projeto é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de escolher o nome.

  Um valor predefinido pode ser um valor que especificar ou o resultado de um cálculo, denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretende apresentar texto específico na coluna automaticamente, mas o texto pode variar consoante quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para utilizar um valor calculado, introduza uma fórmula, em vez de texto específico, como o valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base em informações noutras colunas ou funções do sistema, como [hoje], para indicar a data atual, ou [eu], para apresentar o nome da pessoa que adiciona ou altera o item.

Utilize este tipo de campo de coluna para armazenar valores numéricos que não sejam valores monetários.

Sugestões para escolher uma coluna Número ou Conversor de Moedas

Os tipos de coluna Número e Conversor de Moedas armazenam valores numéricos. Utilize uma coluna Número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não sejam cálculos financeiros ou que não exijam um elevado grau de precisão. Utilize uma coluna Conversor de Moedas para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou casos em que não pretenda números redondos em cálculos. Ao contrário de uma coluna Número, uma coluna Conversor de Moedas tem uma precisão de 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna Número e Conversor de Moedas fornecem formatos predefinidos que determinam a forma como os dados são apresentados.

Pode personalizar uma coluna Número das seguintes formas:

• Especificar valores mínimos e máximos    Limite o intervalo de números que as pessoas podem introduzir. Por exemplo, se a coluna armazenar a quantidade de trabalho que foi concluída para uma tarefa como percentagem, pode especificar zero como o valor mínimo e cem como o valor máximo. Da mesma forma, se a coluna armazenar o número de participantes de um evento e quiser limitar os participantes a um número específico, pode introduzir o número máximo de participantes como o valor máximo.

• Incluir casas decimais    Especifique se os números contêm casas decimais e o número de casas decimais a armazenar. Se a coluna precisar de armazenar números com mais de cinco casas decimais, pode escolher Automático ao selecionar o número de casas decimais a incluir. Automático também é uma boa opção se a coluna armazenar os resultados dos cálculos e pretender que o resultado seja o mais preciso possível. No entanto, se quiser garantir que todos os valores na coluna têm o mesmo número de casas decimais, é aconselhável limitar o número de casas decimais a zero, apenas para números inteiros ou outro número de casas decimais a cinco.

• Apresentar um valor predefinido    Apresentar automaticamente um número específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo que permite que as pessoas introduzam números diferentes se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar o número de computadores que cada membro da equipa tem e cada membro da equipa tiver, pelo menos, um computador, introduza 1 como o valor predefinido. Como resultado, 1 aparece automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir o número.

  Um valor predefinido pode ser um número que especificar ou o resultado de um cálculo, denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretende apresentar automaticamente um número específico, mas o número pode variar consoante quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para utilizar um valor calculado, introduza uma fórmula, em vez de um número específico, como o valor predefinido. A fórmula pode calcular um número com base em informações noutras colunas ou funções do sistema.

• Formatar o número como uma percentagem    A definição Mostrar como percentagem permite-lhe apresentar e armazenar o número como uma percentagem e tratá-lo como uma percentagem quando é utilizado para calcular outros valores.

Utilize este tipo de campo de coluna para armazenar valores monetários.

Sugestões para escolher uma coluna Número ou Conversor de Moedas

Os tipos de coluna Número e Conversor de Moedas armazenam valores numéricos. Utilize uma coluna Número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não sejam cálculos financeiros ou que não exijam um elevado grau de precisão. Utilize uma coluna Conversor de Moedas para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou casos em que não pretenda números redondos em cálculos. Ao contrário de uma coluna Número, uma coluna Conversor de Moedas tem uma precisão de 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna Número e Conversor de Moedas fornecem formatos predefinidos que determinam a forma como os dados são apresentados.

Pode personalizar uma coluna Conversor de Moedas das seguintes formas:

• Especificar valores mínimos e máximos    Limite o intervalo de valores de moeda que as pessoas podem introduzir. Por exemplo, se a coluna armazenar as despesas comunicadas de um evento e a sua organização limitar os relatórios a valores dentro de um intervalo específico, pode especificar esses limites como os valores mínimo e máximo.

• Incluir casas decimais    Especifique se os valores incluem casas decimais e o número de casas decimais a armazenar. Para valores de moeda, pode escolher duas casas decimais ou, se preferir armazenar apenas valores redondos, pode escolher zero. Para valores não monetários utilizados em cálculos que requerem um elevado grau de precisão, pode optar por limitar o número de casas decimais a zero a cinco ou, para valores mais precisos, escolher Automático para utilizar automaticamente o número adequado de casas decimais para o resultado do cálculo.

• Apresentar um valor predefinido    Apresente automaticamente um valor específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo que permite que as pessoas introduzam um valor diferente se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar as despesas incorridas para configurar novas contas e essa despesa for normalmente a mesma para todas as novas contas, pode especificar esse valor como o valor predefinido. Como resultado, esse valor é apresentado automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir o número.

  Um valor predefinido pode ser um valor que especificar ou o resultado de um cálculo, denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretende apresentar um valor específico automaticamente, mas o valor pode variar consoante o item, quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para utilizar um valor calculado, introduza uma fórmula, em vez de texto específico, como o valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base em informações noutras colunas ou funções do sistema.

• Escolher um formato de moeda    Certifique-se de que todos os valores na coluna se baseiam na mesma moeda ao selecionar um formato de moeda específico para a coluna. A caixa pendente oferece mais de 100 opções de país para que possa especificar a moeda na maioria dos formatos locais.

Utilize este tipo de campo de coluna para armazenar datas de calendário ou datas e horas. O formato de data varia consoante as definições regionais do site. Se o formato pretendido não estiver disponível, peça ao administrador para adicionar suporte para a região adequada ao site.

Pode personalizar uma coluna Data e Hora das seguintes formas:

• Incluir apenas a data ou a data e hora    Especifique se pretende incluir apenas a data do calendário ou a data e hora do dia do calendário.

• Apresentar um valor predefinido    Apresente automaticamente uma data ou data e hora específicas quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo que permite que as pessoas introduzam um valor diferente se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar a data em que uma despesa é incorrida e a maioria das despesas for incorrida no primeiro dia do ano fiscal, pode especificar o primeiro dia do ano fiscal como o valor predefinido. Como resultado, essa data é apresentada automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir a data.

  Um valor padrão pode ser um valor que você especifica, a data em que um item é adicionado a uma lista ou biblioteca ou o resultado de um cálculo, que é chamado de valor calculado. Valores calculados são úteis quando você deseja exibir uma data ou hora específica automaticamente, mas a data ou hora pode variar dependendo do item. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula como o valor padrão. A fórmula pode calcular um valor com base em informações em outras colunas ou funções do sistema, como [hoje], para indicar a data atual. Por exemplo, se você quiser que a coluna exiba uma data que seja 30 dias após a data atual, digite a equação =[TODAY]+30 na caixa Valor Calculado .

Use esse tipo de campo de coluna para permitir que as pessoas escolham valores com base nas informações que já estão armazenadas no site. Por exemplo, se você quiser que uma coluna armazene os nomes das contas de cliente às quais os funcionários são atribuídos e a lista de contas deve ser limitada a uma lista contas de cliente no site, você pode criar uma coluna Pesquisa que exibe os nomes na lista Contas de Cliente. A lista de opções em uma coluna Lookup aparece em uma caixa em expansão, chamada de menu suspenso ou em uma caixa de lista, dependendo se você permitir que as pessoas selecionem mais de um valor.

Você pode personalizar uma coluna Pesquisa destas maneiras:

• Escolha a origem dos valores de pesquisa    Especifique qual lista, biblioteca ou quadro de discussão em seu site contém os valores que você deseja armazenar na coluna. A origem não pode ser uma subsite, site de espaço de trabalho, wiki ou blog. Depois de especificar a lista, a biblioteca ou o quadro de discussão desejado, você poderá especificar qual coluna nessa lista, biblioteca ou quadro de discussão contém os valores que você deseja que as pessoas escolham.

• Permitir várias seleções    Permitir que as pessoas escolham quantos valores quiserem ou limitem o número de valores que podem optar por apenas um valor. Se as pessoas puderem escolher vários valores, todos os valores serão exibidos na coluna, separados por um ponto semiautônomos (;).

• Escolher colunas para exibir    Você pode adicionar uma ou mais colunas para mostrar valores de campo específicos para este tipo de coluna.

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar informações verdadeiras/falsas ou sim/não, como se alguém participará de um evento. Uma coluna Sim/Não aparece como uma única caixa de seleção quando as pessoas inserem informações sobre um item. Para indicar Sim, os membros da equipe selecionam a caixa de seleção. Para indicar Não, os membros da equipe limpam a caixa de seleção.

Os dados em uma coluna Sim/Não podem ser usados em cálculos para outras colunas. Nesses casos, Sim é convertido em um valor numérico de um (1) e Não é convertido em um valor numérico de zero (0).

Você pode personalizar uma coluna Sim/Não escolhendo um valor padrão para ela. Um valor padrão é a seleção que aparece automaticamente quando alguém adiciona um novo item. People podem selecionar um valor diferente se precisarem fazer isso. Para uma coluna Sim/Não , você pode especificar se a caixa de seleção está selecionada automaticamente, indicando um valor Sim ou não, indicando um valor Não .

Use esse tipo de campo de coluna para fornecer uma lista pesquisável de pessoas e grupos dos quais as pessoas podem escolher quando adicionam ou editam um item. Por exemplo, em uma lista Tarefas, uma coluna Pessoa ou Grupo chamada Atribuído a pode fornecer uma lista de pessoas às quais uma tarefa pode ser atribuída. O conteúdo da lista depende de como os serviços de diretório e os grupos de Microsoft Office SharePoint Online foram configurados para o site. Para personalizar o conteúdo da lista, talvez seja necessário entrar em contato com o administrador.

Você pode personalizar uma coluna Pessoa ou Grupo destas maneiras:

• Permitir várias seleções    Permitir que as pessoas selecionem quantas opções quiserem ou limitem o número de seleções a apenas uma opção.

• Incluir ou excluir grupos de pessoas    Especifique se a lista inclui apenas pessoas individuais ou, além disso, inclui listas de distribuição de email e grupos de Microsoft Office SharePoint Online. Por exemplo, em uma lista tarefas, talvez você queira incluir apenas pessoas individuais para garantir que uma pessoa específica seja responsável por cada tarefa. Em uma lista de projetos, talvez você queira incluir listas de distribuição de email e grupos de Microsoft Office SharePoint Online para garantir que uma equipe esteja associada a cada projeto.

• Limitar a lista somente aos usuários do site    Especifique se a lista inclui todas as pessoas e grupos no serviço de diretório ou apenas aquelas pessoas e grupos que têm acesso ao site como membros de um grupo de Microsoft Office SharePoint Online.

• Especificar quais informações exibir    Escolha quais informações você deseja exibir sobre pessoas ou grupos. Por exemplo, em uma lista Contatos para uma organização grande, você pode optar por exibir o nome, a imagem e os detalhes de uma pessoa, como habilidades e experiência. Em uma lista Contatos para uma equipe pequena, você pode optar por exibir apenas o nome ou o endereço de email de uma pessoa.

Use esse tipo de campo de coluna para armazenar um hiperlink em uma página da Web ou para exibir um gráfico na intranet ou na Internet.

Uma coluna Hyperlink ou Picture armazena a URL (Uniform Resource Locator) para uma página da Web, um gráfico ou outro recurso. Dependendo do formato de exibição escolhido, ele exibe um hiperlink que pode ser clicado para acessar o recurso ou um gráfico em vez da URL do arquivo gráfico.

Para exibir a URL como um hiperlink, selecione o formato Hyperlink . Quando as pessoas inserem informações sobre um item, elas podem inserir a URL e o texto descritivo que aparece na coluna, em vez da URL. Para exibir um gráfico, em vez da URL do arquivo gráfico, selecione o formato Imagem . Quando as pessoas inserem informações sobre um item, elas devem inserir a URL completa para o arquivo gráfico, como http://www.example.com/image.gif, e podem, opcionalmente, inserir texto descritivo e alternativo para o gráfico, que aparece para pessoas que desativam os gráficos em seus navegadores ou dependem do software de leitura de tela para converter gráficos na tela em palavras faladas.

Use esse tipo de campo de coluna para exibir informações baseadas apenas nos resultados de um cálculo de outras colunas na lista ou biblioteca, por exemplo, usando =[quantidade] * [preço do item] para calcular o preço total.

Ao adicionar uma coluna calculada a uma lista ou biblioteca, você cria uma fórmula que contém operadores, como subtração (-) e adição (+), funções, valores específicos e referências a outras colunas. As fórmulas podem calcular datas e horários, executar equações matemáticas ou manipular texto. Por exemplo, em uma lista Tarefas, você pode usar esse tipo de coluna para calcular o número de dias de calendário necessários para concluir cada tarefa com base nas colunas Data de Início e Data Concluída (=[Data Concluída]-[Data de Início]). Em uma lista Contatos, você pode usar uma coluna Calculada para combinar os primeiros e sobrenomes dos contatos e separá-los com um espaço, com base nas colunas Nome e Sobrenome (=[Nome]&" "&[Sobrenome]). Observe que a fórmula em uma coluna calculada só pode referenciar outras colunas na mesma lista ou biblioteca.

Além de inserir a fórmula para o cálculo, você especifica que tipo de dados deseja que o cálculo retorne e como armazenar e exibir esses dados. Para saber mais sobre cada tipo de dados, consulte a seção apropriada deste artigo.

Para obter mais informações sobre fórmulas e funções a serem usadas com o campo calculado, confira Exemplos de fórmulas comuns em Listas do SharePoint. Este artigo tem muitas fórmulas comuns, bem como links para descrições de todas as funções que podem ser usadas em Microsoft Office SharePoint Online.

Use esta coluna para criar opções adicionais para aprovadores ao usar fluxos de trabalho de tarefa.

Um fluxo de trabalho de tarefa geralmente fornece apenas resultados de Aprovar ou Rejeitar, limitando como um item ou documento é tratado. Talvez seja necessário atribuir a tarefa a outra pessoa ou devolvê-la ao enviador para obter mais informações. Com a coluna Resultado da Tarefa, você pode oferecer um campo de coluna de escolha que permite selecionar diferentes opções de critérios de conclusão. Por exemplo, você pode solicitar esclarecimentos sobre um item ou atribuir o item a alguém para dar ao aprovador mais flexibilidade no fluxo de trabalho.

A coluna Resultado da Tarefa é semelhante ao campo de escolha à medida que você digita opções no campo de escolha. Você pode definir uma escolha individual como um padrão ou usar um valor calculado. Para usar um valor calculado, insira uma fórmula, em vez de um número específico, como o valor padrão. A fórmula pode calcular um número com base em informações em outras colunas ou funções do sistema. Você também pode escolher se o valor da coluna é necessário, bem como tornar o valor exclusivo entre todas as entradas.

Para obter um tutorial indepth sobre como usar tarefas e resultados de tarefas no Microsoft Office SharePoint Online, confira Trabalhar com tarefas nos fluxos de trabalho do SharePoint 2013 usando o Visual Studio 2012

Use esta coluna para exibir dados de fontes externas, como aplicativos CRM, bancos de dados ou planilhas.

A coluna de dados externa permite que você se conecte a fontes de dados externas para fornecer bancos de dados, planilhas e aplicativos CRM. Por exemplo, conectar-se a um aplicativo de Linha de Negócios, como SAP ou Microsoft CRM pode fornecer informações atualizadas do cliente da fonte de dados externa que podem ser exibidas e usadas na lista. Usando um banco de dados de inventário externo, sua lista pode apresentar preços atuais, descrições ou pesos de envio que podem ser usados para cálculo ou pesquisa por outras colunas.

Os dados externos precisam ter alguns pré-requisitos atendidos antes que você possa acessá-los. Essas tarefas geralmente são feitas pelo administrador e envolvem a criação de contas e permissões para acesso aos dados; e ativando a Conectividade de Dados Empresariais e os Serviços de Repositório Seguros.

Para saber mais sobre como criar, atualizar e atualizar colunas de dados externos, consulte Criar e atualizar uma coluna de dados externos em uma lista ou biblioteca ou Trabalhar com dados externos em Serviços do Excel (SharePoint Server).

Use esse tipo de coluna para permitir que os usuários do site selecionem valores de um conjunto de termos gerenciados específico e apliquem esses valores ao seu conteúdo. Os usuários podem criar e configurar uma coluna de Metadados Gerenciados para mapear para um conjunto de termos ou termo existente, ou podem criar um novo conjunto de termos especificamente para uma coluna de Metadados Gerenciados. As colunas de metadados gerenciados têm vários recursos e características exclusivos que ajudam os usuários a selecionar e aplicar termos ao conteúdo, como suporte para "tipo à frente", bem como suporte para disambiguação de termos, descrições, sinônimos e valores multilíngues.

As colunas de metadados gerenciados promovem o uso consistente de metadados entre sites porque fornecem aos usuários uma lista de termos que podem ser aplicados ao seu conteúdo. Esses termos são provenientes de um conjunto de termos que é gerenciado centralmente na Ferramenta de Gerenciamento de Term Store por um Administrador do Term Store ou outros indivíduos com permissões para gerenciar termos. Sempre que o termo definido pelo qual uma coluna de Metadados Gerenciados específica é vinculada for atualizado, os termos atualizados ficarão disponíveis automaticamente para usuários em qualquer lugar que a coluna de Metadados Gerenciados estiver disponível. Você pode personalizar a coluna Metadados Gerenciados das seguintes maneiras.

Campo Valor Múltiplo    Selecionar a caixa de seleção Permitir vários valores permite que a coluna contenha mais de um valor. Observe que habilitar esse recurso impedirá a classificação de dados em exibições de lista.

Formato de exibição    O valor selecionado a partir do conjunto de termos pode ser apresentado como um único valor ou com o caminho hierárquico completo.

• Selecione a caixa de verificação Apresentar etiqueta de termo no campo para apresentar o valor dos termos definidos como um único valor. Por exemplo: Cidade.

• Selecione a caixa de verificação Apresentar todo o caminho para o termo no campo para apresentar o valor dos termos definidos como um caminho hierárquico completo. Por exemplo: Localização, Continente, País/Região, Cidade.

Definições do Conjunto de Termos    Apresentar termos de um conjunto de termos geridos pela empresa ou criar um conjunto de termos personalizado para partilhar com outras pessoas numa coleção de sites.

• Utilizar um conjunto de termos geridos    Introduza um ou mais termos, separados por ponto e vírgula, e selecione Localizar para filtrar as opções para incluir apenas os que contêm os termos pretendidos. Depois de localizar o conjunto de termos que contém a lista de valores a apresentar nesta coluna, clique num termo para selecionar o primeiro nível da hierarquia a mostrar na coluna. Todos os níveis abaixo do termo que selecionar serão vistos quando os utilizadores escolherem um valor.

Criar um conjunto de termos personalizado    Introduza uma descrição para o conjunto de termos personalizado e introduza a hierarquia do conjunto de termos diretamente na caixa fornecida ou clique em Editar com o Gestor de Conjuntos de Termos para abrir e utilizar a ferramenta Gestão de Termos.

Para obter mais informações sobre metadados geridos, veja Introdução aos metadados geridos. Este artigo descreve o que são os metadados geridos e como utilizá-lo.