Usar filtragem para modificar um modo de exibição do SharePoint

Os filtros reduzem a quantidade de dados retornados selecionando itens com base em operações (como o maior ou menor que) e correspondência de dados. Quando você cria um modo de exibição filtrado, sua primeira coluna indexada na expressão do filtro deve reduzir a maior quantidade do conjunto de dados. Por exemplo, filtrar em um campo de data ou estado frequentemente reduz um conjunto de dados de forma considerável. Se você tiver 15.000 itens, desejará que o primeiro índice retorne menos que 5.000 itens. Mesmo que o conjunto de dados não tenha mais de 5000 itens, continua a ser uma boa prática.

O Microsoft Office SharePoint Online seleciona a primeira coluna indexada em uma consulta e usa as colunas restantes para selecionar os dados. Outras colunas que você especifique no filtro de exibição podem ou não ser indexadas. O modo de exibição não usa esses índices, mesmo que o resultado da exibição filtrada retorne menos do que o Limite do Modo de Exibição de Lista.

Por exemplo, você tem uma consulta: tamanho = grande E cor = vermelho. Na lista, o tamanho não é indexado, mas a cor é. Contanto que haja menos de 5.000 itens "vermelho" na lista, a consulta é bem-sucedida em uma lista grande. No entanto, se você tiver uma consulta de tamanho = grande OU cor = vermelho, embora o banco de dados possa localizar todos os itens “vermelho”, ele deve verificar a lista completa para localizar todos os itens grandes. Se houver mais de 5.000 itens retornados, a consulta é limitada.

Se utilizar duas ou mais colunas na expressão de filtro, o índice ou índices que determinam deve utilizar um operador AND. Por exemplo, se quiser devolver Cães de uma grande lista de animais. Tem uma coluna não importada chamada Species, onde tem Dog como valor. Se apenas consultar Species = Dog, a sua consulta será limitada. No entanto, se tiver uma coluna indexada chamada Classe, a sua consulta torna-se Classe = Mamíferos E Espécies = Cão. Também pode procurar gatos e cães com a classe de consulta = Mamíferos E (Espécie = CÃO OU Espécie = Gatos). A segunda consulta seleciona todos os Mamíferos e, em seguida, filtra para Cães e Gatos.

Se as colunas que vai utilizar para filtrar não tiverem índices, poderá querer começar por criar índices. Para obter mais informações, marcar adicionar um índice a uma coluna do SharePoint.

Pode utilizar colunas para filtrar os dados na lista, o que cria uma vista. Em seguida, pode editar a vista e eliminar filtros. As colunas ocultas também podem ser utilizadas para ordenar a lista, mesmo que não sejam apresentadas.

Criar um modo de exibição

Navegue até a lista ou a biblioteca e abra-a no local em que deseja criar um modo de exibição.

1. Clique no cabeçalho da coluna pela qual pretende filtrar e selecione Filtrar nas opções do menu.

   

2. No painel de filtros que é aberto no lado direito da página, selecione os valores das colunas pelos quais pretende filtrar a lista. Quando tiver terminado, selecione o botão Aplicar .
   
   
   
   Deverá agora reparar que o cabeçalho da coluna tem um ícone de filtro junto ao mesmo, para indicar que a sua lista está a ser filtrada por valores nessa coluna.
   
   
   
   Se quiser saber mais sobre o painel de filtros e como filtrar por valores armazenados em várias colunas diferentes, leia Qual é o painel de filtros de lista e biblioteca?

3. Repita os passos 1 e 2 para quaisquer outras colunas nas quais pretenda filtrar.

4. Observe o menu Vistas no canto superior direito da sua lista ou biblioteca. Deve reparar no nome da vista atual, com um asterisco (*) junto à mesma, que indica que a vista não está guardada. Para criar uma nova vista, selecione o nome da vista atual e, em seguida, selecione Guardar vista como nas opções do menu.
   
   

5. Na caixa "Guardar Como" apresentada, escreva um novo nome para a sua vista. (Se quiser que todos possam ver a vista, deixe a opção Tornar esta vista pública selecionada. Caso contrário, desmarque essa seleção para tornar a vista visível apenas para si.) Clique no botão Guardar para criar a nova vista.
   
   
   
   Deverá agora ver uma vista filtrada da sua lista ou biblioteca com o nome atribuído.

   Observação: É possível filtrar a sua lista ou biblioteca sem guardá-la como uma vista. 

Remover um filtro

Os filtros atuais são apresentados abaixo do título da lista. Para remover um filtro, basta selecionar o filtro abaixo do título da lista. Para remover todos os filtros de uma só vez, selecione Limpar filtros à direita.  

Modificar um modo de exibição

Navegue até a lista ou a biblioteca e abra-a no local em que deseja criar um modo de exibição.

1. Faça uma alteração adicional à sua vista, como ordenar, agrupar ou adicionar filtros adicionais.

2. Siga as instruções nos passos 3 e 4 acima, mas, desta vez, não altere o nome da vista. Clique no botão Salvar. Esta ação irá atualizar a vista existente.

Modificar uma vista no editor de vistas clássicas

1. Desloque-se para baixo até à secção Filtros e selecione Mostrar itens apenas quando o seguinte for verdadeiro.

2. Adicione instruções para definir as colunas ou colunas que pretende filtrar.

   

   Se tiver instruções Or , especifique-as primeiro. Em seguida, adicione as instruções And necessárias.

3. Se precisar de adicionar outra entrada à definição de filtro, selecione Mostrar mais colunas no canto inferior direito. Pode ter até 10 instruções numa definição de filtro.

   

4. Quando terminar, selecione OK na parte superior ou inferior da página para guardar a vista.

   A página Editar Vista é fechada e é substituída pela vista que definiu.

Para que um modo de exibição filtre rapidamente muitos itens, a primeira coluna no filtro deve ser indexada. Outras colunas que você especificar no filtro de exibição podem ou não ser indexadas, mas o modo de exibição não usa esses índices. A primeira coluna do filtro de deve retornar menos itens que o Limite do Modo de Exibição de Lista.

Se a primeira coluna do filtro retornar mais itens do que o Limite de Modo de Exibição de Lista, você poderá usar um filtro com duas ou mais colunas. Quando você define um modo de exibição filtrado que usa duas ou mais colunas, use um operador E para limitar o número total de itens retornados. Mas, mesmo nesse caso, ainda será necessário especificar como primeira coluna no filtro a coluna que mais provavelmente retornará a menor quantidade de dados. Usar um filtro OU quase sempre aumenta o número de itens retornados, e não será eficaz nessas circunstâncias.

Para saber mais sobre modos de exibição, confira Criar, alterar ou excluir um modo de exibição de uma lista ou biblioteca.

Há duas palavras-chave que você pode usar para filtrar: uma com base no dia atual [Hoje] e outra com base no usuário atual [Eu]. Elas são dinâmicas porque mudam de acordo com o usuário ou a data.

Usar [Eu] pode ser útil quando você só quer ver seus documentos em uma biblioteca grande. [Eu] opera em colunas com base em pessoas, como "Criado por" ou "Modificado por". Por exemplo, para ver todos os documentos que você criou, defina um filtro com a coluna "Criado por" igual a [Eu]. Se você for um editor e desejar ver os últimos arquivos em que você estava trabalhando, defina um filtro na coluna "Modificado por" igual a [Eu]. Para ver ambas, crie dois filtros conectados por Ou.

A palavra-chave [Hoje] funciona em colunas com base em datas. Você pode usar operações matemáticas para obter intervalos que mudam de acordo com a data de hoje. Por exemplo, para ver todos os documentos que foram modificados nos últimos 30 dias, você pode criar um filtro na coluna Data que seja maior que ou igual a [Hoje] - 30. Para excluir o dia atual, defina um segundo filtro na coluna Data que seja menor que [Hoje] e conecte-o com E.

Pode filtrar uma lista do SharePoint que tenha uma coluna de metadados. 

Adicionar uma coluna de metadados à sua lista

Aceda à sua lista e selecione +Adicionar coluna.

Selecione Mais... selecione o botão de opção Metadados Geridos e, em seguida, selecione OK.

Em alternativa, depois de criar uma coluna Metadados Geridos e adicionar itens à sua lista, pode aplicar etiquetas de metadados ao clicar no ícone Etiqueta no painel editar item de lista.

Aplicar etiquetas de metadados no painel vista de árvore.

Filtrar por etiquetas de Metadados Geridos

1. Selecione o ícone de filtro para aceder ao painel de filtros.

   

   Observação: Pode selecionar a opção Vista de Árvore na lista pendente na parte superior do painel, que fornece uma vista hierárquica dos termos associados à coluna selecionada.

2. Selecione as etiquetas de metadados que pretende filtrar.

   

3. Em alternativa, se tiver, pelo menos, 5 valores definidos na coluna Metadados Geridos, selecione a ligação Ver Tudo para ver o painel de filtro.

   

4. Verifique as etiquetas de metadados que pretende filtrar e selecione Aplicar.

A seguir estão algumas sugestões para modos de exibição típicos que funcionariam bem com colunas indexadas:

Para filtrar por:	Indexe o(a):	Por exemplo:
Itens alterados recentemente	Coluna Modificados	Para exibir somente os itens que foram alterados na última semana, aplique o filtro Modificado é maior que[Hoje]-7.
Novos itens	Coluna Criados	Para criar um modo de exibição somente dos itens que foram adicionados na última semana, aplique o filtro Criados é maior que [Hoje]-7.
Meus itens	Coluna Criados por	Para criar um modo de exibição somente dos itens que você adicionou, aplique o filtro Criado por é maior que [Eu].
Itens concluídos hoje	Coluna Data de Conclusão (criada por você em uma lista ou biblioteca)	Para criar um modo de exibição somente dos itens com data de conclusão para hoje, aplique o filtro Data de Conclusão é igual a [Hoje].
Atualizações de quadro de discussões	Coluna Última Atualização	Para criar um modo de exibição somente dos itens que foram atualizados no mês passado, aplique o filtro Última Atualização é maior que [Hoje]-30.
Arquivos mortos em uma biblioteca de documentos	Data da modificação	Para criar um modo de exibição de documentos inalterados desde o ano 2016 (que então você deseja arquivar), aplique o filtro Data de Modificação é anterior a 31 de dezembro de 2016.
Encontrar um subconjunto de dados financeiros	Região, Ano (como dois índices simples)	Para criar um modo de exibição de dados financeiros para a região Nordeste em 2015, aplique o filtro Região é igual a "NE" E Ano é igual a 2015, pois a coluna Região provavelmente terá menos valores do que a coluna Ano.
Metadados	Coluna metadados gerenciados	Para criar uma exibição de metadados gerenciados, aplique um filtro com base em marcas de metadados que você define no painelde filtros de lista e biblioteca. Para obter informações, consulte Qual é o painel de filtros de lista e biblioteca?

Tipos de coluna com suporte Linha única de texto Opção (valor único) Número Moeda Data e Hora Pessoa ou grupo (valor único) Metadados gerenciados Sim/Não Pesquisa

Tipos de coluna sem suporte Várias linhas de texto Opção (valores múltiplos) Calculada Hiperlink ou Imagem Colunas personalizadas Pessoa ou grupo (valores múltiplos) Dados externos

Os filtros reduzem a quantidade de dados retornados selecionando itens com base em operações (como o maior ou menor que) e correspondência de dados. Quando você cria um modo de exibição filtrado, sua primeira coluna indexada na expressão do filtro deve reduzir a maior quantidade do conjunto de dados. Por exemplo, filtrar em um campo de data ou estado frequentemente reduz um conjunto de dados de forma considerável. Se você tiver 15.000 itens, desejará que o primeiro índice retorne menos que 5.000 itens. Mesmo se o seu conjunto de dados não tiver mais de 5.000 itens, isso continua sendo uma prática recomendada.

O Microsoft Office SharePoint Online seleciona a primeira coluna indexada em uma consulta e usa as colunas restantes para selecionar os dados. Outras colunas que você especifique no filtro de exibição podem ou não ser indexadas. O modo de exibição não usa esses índices, mesmo que o resultado da exibição filtrada retorne menos do que o Limite do Modo de Exibição de Lista.

Por exemplo, você tem uma consulta: tamanho = grande E cor = vermelho. Na lista, o tamanho não é indexado, mas a cor é. Contanto que haja menos de 5.000 itens "vermelho" na lista, a consulta é bem-sucedida em uma lista grande. No entanto, se você tiver uma consulta de tamanho = grande OU cor = vermelho, embora o banco de dados possa localizar todos os itens “vermelho”, ele deve verificar a lista completa para localizar todos os itens grandes. Se houver mais de 5.000 itens retornados, a consulta é limitada.

Se você usar duas ou mais colunas na expressão de filtro, o índice ou índices determinantes devem usar um operador AND. Por exemplo, se você quiser retornar Cães de uma grande lista de animais. Você tem uma coluna não desdesndexada chamada Espécies em que você tem o Dog como um valor. Se você apenas consultar espécies = cão, sua consulta será limitada. No entanto, se você tiver uma coluna indexada chamada Classe, sua consulta se tornará Classe = Mamíferos E Espécies = Cachorro. Você também pode procurar gatos e cães com a classe de consulta = Mamíferos AND (Espécie = DOG OR Species = Cats). A segunda consulta seleciona todos os Mamíferos e, em seguida, filtra para Cães e Gatos.

Se as colunas que você usará para filtrar não tiverem índices, você vai querer começar criando índices. Para saber mais, confira Adicionar um índice a uma coluna do SharePoint.

Depois de indexar uma coluna, você poderá adicioná-la quando criar ou modificar um modo de exibição e usar a coluna indexada para filtrá-lo. Antes de criar um modo de exibição, é recomendável adicionar mais colunas à lista para permitir mais flexibilidade para classificação, agrupamento e filtragem. Para classificação e filtragem, você pode escolher colunas que estejam no conjunto de dados, mas que não estejam sendo exibidas.

Criar um modo de exibição

Navegue até a lista ou a biblioteca e abra-a no local em que deseja criar um modo de exibição.

1. Clique na guia Lista ou Biblioteca e clique em Criar Exibição.
   
   

2. Na página Tipo de Modo de Exibição, clique no modo de exibição que deseja usar. Se não tiver certeza, selecione Modo de Exibição Padrão.

   

3. Digite um Nome do Modo de Exibição.

   

4. Edite o endereço da Web para o modo de exibição ou aceite o padrão. Você pode voltar e alterar isso mais tarde.

5. Na seção Filtro, clique em Mostrar itens apenas quando o que se segue for verdadeiro e, em seguida, escolha como deseja filtrar os itens com base em uma das colunas indexadas.

   Por exemplo, para criar um modo de exibição apenas de itens que foram alterados hoje, escolha a coluna Modificado (Indexado), a condição é igual a e, em seguida, digite [Hoje].

   

   Observação: Se não for exibida nenhuma coluna com (Indexada) após o nome, isso significará que não há nenhuma coluna indexada disponível para essa lista ou biblioteca. Primeiro é necessário Criar um índice simples ou composto.

6. Para limitar o número de itens exibidos em cada página, role para baixo até Limite de Itens e defina o valor para Número de itens a serem exibidos. Quando você cria um modo de exibição, o número padrão de itens a serem exibidos é 30.

   

7. Há duas opções ao configurar um limite de item em uma página:

   • Exibir itens em lotes do tamanho especificado que cria uma exibição de página por página dos dados que é útil durante a pesquisa de itens de maneira não interativa.

     Quando há mais itens do que a configuração do limite, a exibição será paginada.

     

   • Limitar o número total de itens retornados ao valor especificado, cria um limite rígido que pode ou não retornar os resultados inteiros da operação de filtragem. Isso poderá ser útil ao testar o modo de exibição, criar um protótipo ou se você apenas desejar recuperar os valores superiores em um modo de exibição.

8. Em Estilo, você pode escolher Painel de Visualização para ver todas as informações de itens na sua lista em um formato de painel vertical. O painel de visualização é um dos Estilos de Modo de Exibição que você pode escolher sob Estilo ao editar ou criar um modo de exibição.

   

   Você pode navegar mais rapidamente pelos dados passando o mouse sobre o título do item em uma região de rolagem do lado esquerdo da página, para ver todos os valores de coluna do item atual verticalmente listados no lado direito da página. Menos dados iniciais são exibidos, e isso ajuda a exibir o modo de exibição mais rapidamente. Esse estilo também é muito útil quando sua lista é ampla ou tem muitas colunas e exigiria rolagem horizontal para ver os dados.

   

9. Clique em OK.

Há mais etapas que você pode realizar em um modo de exibição, mas essas são suficientes para exibir dados que excederam o Limite do Modo de Exibição de Lista se você não souber o que fazer. Você também pode classificar ou agrupar por totais de conjunto, expandir pastas e otimizar a visualização do modo de exibição com um dispositivo móvel.

Modificar um modo de exibição

Navegue até a lista ou a biblioteca e abra-a no local em que deseja criar um modo de exibição.

1. Clique na guia Lista ou Biblioteca , selecione a exibição em Modo de Exibição Atual e clique em Modificar Exibição.
   
   

2. Role para baixo até a seção Modos de Exibição e, em seguida, clique em um modo de exibição.

3. Você poderá então alterar as configurações conforme descrito nas etapas 5 a 9 do procedimento Criar um modo de exibição acima.

4. Clique em OK.

Para que um modo de exibição filtre rapidamente muitos itens, a primeira coluna no filtro deve ser indexada. Outras colunas que você especificar no filtro de exibição podem ou não ser indexadas, mas o modo de exibição não usa esses índices. A primeira coluna do filtro de deve retornar menos itens que o Limite do Modo de Exibição de Lista.

Se a primeira coluna do filtro retornar mais itens do que o Limite de Modo de Exibição de Lista, você poderá usar um filtro com duas ou mais colunas. Quando você define um modo de exibição filtrado que usa duas ou mais colunas, use um operador E para limitar o número total de itens retornados. Mas, mesmo nesse caso, ainda será necessário especificar como primeira coluna no filtro a coluna que mais provavelmente retornará a menor quantidade de dados. Usar um filtro OU quase sempre aumenta o número de itens retornados, e não será eficaz nessas circunstâncias.

Para saber mais sobre modos de exibição, confira Criar, alterar ou excluir um modo de exibição de uma lista ou biblioteca.

Há duas palavras-chave que você pode usar para filtrar: uma com base no dia atual [Hoje] e outra com base no usuário atual [Eu]. Elas são dinâmicas porque mudam de acordo com o usuário ou a data.

Usar [Eu] pode ser útil quando você só quer ver seus documentos em uma biblioteca grande. [Eu] opera em colunas com base em pessoas, como "Criado por" ou "Modificado por". Por exemplo, para ver todos os documentos que você criou, defina um filtro com a coluna "Criado por" igual a [Eu]. Se você for um editor e desejar ver os últimos arquivos em que você estava trabalhando, defina um filtro na coluna "Modificado por" igual a [Eu]. Para ver ambas, crie dois filtros conectados por Ou.

A palavra-chave [Hoje] funciona em colunas com base em datas. Você pode usar operações matemáticas para obter intervalos que mudam de acordo com a data de hoje. Por exemplo, para ver todos os documentos que foram modificados nos últimos 30 dias, você pode criar um filtro na coluna Data que seja maior que ou igual a [Hoje] - 30. Para excluir o dia atual, defina um segundo filtro na coluna Data que seja menor que [Hoje] e conecte-o com E.

Você pode filtrar uma lista do SharePoint que tem uma coluna de metadados. 

Adicionar uma coluna de metadados à sua lista

Vá para sua lista e selecione +Adicionar coluna.

Selecione Mais... escolha o botão de rádio Metadados Gerenciados e selecione OK.

Como alternativa, depois de criar uma coluna de Metadados Gerenciados e adicionar itens à sua lista, você pode aplicar marcas de metadados clicando no ícone Marca no painel de itens da lista de edição.

Aplique marcas de metadados no painel de exibição de árvore .

Filtrar em marcas de metadados gerenciados

1. Selecione o ícone de filtro para acessar o painel de filtro.

   

   Observação: Você pode selecionar a opção Modo de Exibição de Árvore na lista suspensa na parte superior do painel, que fornece uma exibição hierárquica dos termos associados à coluna selecionada.

2. Selecione as marcas de metadados nas quais você deseja filtrar.

   

3. Como alternativa, se você tiver pelo menos 5 valores definidos na coluna Metadados Gerenciados, selecione o link Ver Todos para exibir o painel de filtro.

   

4. Verifique as marcas de metadados nas quais você deseja filtrar e selecione Aplicar.

A seguir estão algumas sugestões para modos de exibição típicos que funcionariam bem com colunas indexadas:

Para filtrar por:	Indexe o(a):	Por exemplo:
Itens alterados recentemente	Coluna Modificados	Para exibir somente os itens que foram alterados na última semana, aplique o filtro Modificado é maior que[Hoje]-7.
Novos itens	Coluna Criados	Para criar um modo de exibição somente dos itens que foram adicionados na última semana, aplique o filtro Criados é maior que [Hoje]-7.
Meus itens	Coluna Criados por	Para criar um modo de exibição somente dos itens que você adicionou, aplique o filtro Criado por é maior que [Eu].
Itens concluídos hoje	Coluna Data de Conclusão (criada por você em uma lista ou biblioteca)	Para criar um modo de exibição somente dos itens com data de conclusão para hoje, aplique o filtro Data de Conclusão é igual a [Hoje].
Atualizações de quadro de discussões	Coluna Última Atualização	Para criar um modo de exibição somente dos itens que foram atualizados no mês passado, aplique o filtro Última Atualização é maior que [Hoje]-30.
Arquivos mortos em uma biblioteca de documentos	Data da modificação	Para criar um modo de exibição de documentos inalterados desde o ano 2016 (que então você deseja arquivar), aplique o filtro Data de Modificação é anterior a 31 de dezembro de 2016.
Encontrar um subconjunto de dados financeiros	Região, Ano (como dois índices simples)	Para criar um modo de exibição de dados financeiros para a região Nordeste em 2015, aplique o filtro Região é igual a "NE" E Ano é igual a 2015, pois a coluna Região provavelmente terá menos valores do que a coluna Ano.
Metadados	Coluna metadados gerenciados	Para criar uma exibição de metadados gerenciados, aplique um filtro com base em marcas de metadados que você define no painelde filtros de lista e biblioteca. Para obter informações, consulte Qual é o painel de filtros de lista e biblioteca?

Tipos de coluna com suporte Linha única de texto Opção (valor único) Número Moeda Data e Hora Pessoa ou grupo (valor único) Metadados gerenciados Sim/Não Pesquisa

Tipos de coluna sem suporte Várias linhas de texto Opção (valores múltiplos) Calculada Hiperlink ou Imagem Colunas personalizadas Pessoa ou grupo (valores múltiplos) Dados externos