Odobritve na seznamih & knjižnicah dokumentov

Sodobne odobritve lahko uporabite na seznamih in v knjižnicah za ustvarjanje zahtev za odobritev elementov seznama ali datotek, odgovarjanje na zahteve za odobritev in ogled stanja odobritve.  

Uvod

Sodobne odobritve so vnaprej konfigurirane, če je seznam ustvarjen iz izbranih vgrajenih predlog seznama. Vgrajene predloge seznamov so:

  • Content scheduler with approvals
  • Zahteva za potovanje z odobritvijo

Če želite začeti, preprosto ustvarite seznam iz ene od zgornjih predlog.
Posnetek zaslona predlog seznamov z odobritvami

Lahko pa tudi omogočite ali onemogočite sodobne odobritve na poljubnem seznamu ali v kateri koli knjižnici, tako da odprete spustni meni »Integracija « in izberete »Odobritve«. V pogovornem oknu se bo prikazalo stikalo, ki ga lahko kadar koli omogočite ali onemogočite.

  1. Premaknite se v ukazno vrstico spustnega seznama »Integrira« in izberite »Konfiguriraj odobritve«.

    Posnetek zaslona, na katerem je prikazan spustni meni z možnostjo »Konfiguriraj odobritve«.

  2. Izberite preklopno stikalo za »Omogoči odobritve« in pritisnite »Uporabi«.

    Posnetek zaslona s prikazano možnostjo pogovornega okna za omogočanje odobritev

  3. Omogočite lahko privzete potrjevalce in ali lahko uporabniki z nižjimi dovoljenji za seznam ali knjižnico prepišejo konfigurirane potrjevalce.

  4. Odobritve lahko kadar koli onemogočite tako, da se znova pomaknete na spustni meni »Avtomatiziraj«, izberete »Konfiguriraj odobritve« in kliknete preklopni gumb.

Opomba: če onemogočite odobritve, skrijete le povezane stolpce z odobritvami. Aktivne odobritve bodo še vedno mogoče izvajati v aplikaciji Teams, stolpce pa lahko kadar koli znova dodate v pogled.

Dialog menu with toggle to disable Approvals feature

Ustvarjanje sodobne zahteve za odobritev za element ali datoteko seznama

  1. Na seznamu ali v knjižnici izberite element ali datoteko in nato v priročnem meniju izberite »Zahtevaj odobritev «, da odprete pogovorno okno »Odobritve«. Lahko pa v stolpcu » Stanje odobritve « izberete tudi razstavek pill in odprete pogovorno okno »Odobritve«.

    Posnetek zaslona s pogovornim oknom razporejevalnika vsebine v storitvi Seznami Microsoft.

  2. V polje » Potrjevalci« vnesite enega ali več potrjevalcev. Če kateri koli potrjevalec odobri zahtevo, se zahteva za odobritev privzeto šteje za odobreno. Po potrebi lahko izberete tudi spodnje stikalo in zahtevate odgovor vseh potrjevalcev. Dodate lahko tudi podrobnosti o zahtevi za odobritev.
    Posnetek zaslona, na katerem je prikazano pogovorno okno »Zahtevajte odobritev«.

    Ko ustvarite zahtevo za odobritev, se element pill spremeni v »Zahtevano«.

    Pomembno

    Pri urejanju datotek so morebitne odobritve med letom preklicane, če so spremembe shranjene. Za onemogočanje urejanja odobritev, ki se izvajajo, se bodo datoteke v Microsoft Wordu, Excelu in PowerPointu za splet odprle v načinu »Samo za ogled«, isti namizni programi sistema Windows pa bodo prikazali, da je dokument označen kot končen.

  3. Poleg tega bodo vse posodobitve metapodatkov elementa ali datoteke za odobritve v teku uporabnikom prikazale opozorilo, da bo posodobitev elementa ponastavila stanje odobritve.
    Pogovorno okno za opozorilo uporabnika, da bodo posodobitve ponastavile stanje odobritve

Odgovor na zahtevo za odobritev

Na seznamu:

  1. Izberite element seznama, na katerega želite odgovoriti na zahtevo za odobritev, nato pa v priročnem meniju izberite »Podrobnosti odobritve«. Lahko pa izberete tudi tabletko stanja tega elementa v stolpcu » Stanje odobritve «.
    posnetek zaslona, kje si lahko ogledate podrobnosti o odobritvi

  2. V pogovornem oknu »Odobritve« lahko izberete »Odobri« ali »Zavrni zahtevo« po potrebi. Če ste zahtevali to odobritev, boste videli tudi možnost za preklic zahteve.

    Posnetek zaslona, na katerem je prikazano pogovorno okno »Podrobnosti zahteve za odobritev«.

V aplikaciji Odobritve v aplikaciji Teams:

  1. Odprite aplikacijo Odobritve v aplikaciji Microsoft Teams.

  2. Identificirajte in izberite zahtevo za odobritev na seznamu zahtev.

  3. V pogovornem oknu »Odobritve« lahko po potrebi izberete »Odobri« ali »Zavrni zahtevo«. Če ste zahtevali to odobritev, bo v razdelku »Več dejanj« prikazana tudi možnost za preklic zahteve. Ko kliknete »Več dejanj«, lahko tudi spremljate zahtevo za odobritev ali jo znova dodelite.

    Posnetek zaslona s podrobnostmi zahteve za odobritev v aplikaciji.

Ogled zgodovine odobritev za element seznama

Na seznamu:

  1. Izberite element seznama, na katerega želite odgovoriti na zahtevo za odobritev, nato pa v priročnem meniju izberite »Podrobnosti odobritve«. Lahko pa izberete tudi tabletko stanja tega elementa v stolpcu » Stanje odobritve «.

    Posnetek zaslona zgodovine odobritev na seznamih.

V aplikaciji Odobritve v aplikaciji Teams:

  1. Odprite aplikacijo Odobritve v aplikaciji Microsoft Teams.
  2. Identificirajte in izberite zahtevo za odobritev na seznamu zahtev.
    Posnetek zaslona zgodovine odobritev elementov seznama v aplikaciji.

Omejitve sodobnih odobritev za sezname in knjižnice

Uporabniška izkušnja

  • Če potrjevalec nima dovoljenja za ogled elementa seznama in pošljete zahtevo za odobritev temu uporabniku, s tem uporabnikom elementa temeljnega seznama ne omogočite samodejno. Potrjevalcu mora biti dostop do elementa seznama dodeljen ročno.

  • Zahteve za odobritev so samodejno preklicane, če se spremeni temeljni element seznama (tj. urejen ali izbrisan). Uporabniki bodo prejeli opozorilo, da je aktivna odobritev, in preklicali bodo zahtevo, če bodo spremembe dokončane.

    Opomba

    V tem primeru bo sistem kot uporabnika, ki je preklical zahtevo, zabeležil uporabnika, ki je ustvaril zahtevo za odobritev.

  • Če si želite ogledati in upravljati odobritve, ne glede na to, ali ste pošiljatelj ali potrjevalec, odprite aplikacijo Odobritve v aplikaciji Teams.

  • Stolpci z odobritvami v SharePointu, kot so »Stanje odobritve«, »Potrjevalci«, »Odgovori« in »Ustvarjalnik odobritve«, bodo odražali najnovejšo dejavnost odobritve, za celotno zgodovino pa izkoristite aplikacijo Teams Approvals

Razpoložljivost

  • V mrežnem pogledu lahko zahtevate le odobritve, vendar lahko na zahtevo za odobritev odgovorite v ukazni vrstici.

Učinki na druge funkcije

  • Če so na seznamu omogočene sodobne odobritve, je sinhronizacija seznamov za ta seznam samodejno izklopljena.
  • Pravila seznama lahko uporabijo stolpec »Stanje odobritve«, vendar pa določeni pogoji in pogoji filtra morda nimajo veljavnega uporabnika v dodeljenem polju za pošiljanje e-poštnega sporočila iz pravila.
  • Odobritev vsebine ali zahteva za odobritev ni integrirana v sodobne odobritve