Odobritve na seznamih & knjižnicah dokumentov

S sodobnimi odobritvami na seznamih in v knjižnicah lahko ustvarite zahteve za odobritev elementov seznama ali datotek, odgovarjate na zahteve za odobritev in si ogledate stanje odobritve.  

Uvod

Sodobne odobritve so vnaprej konfigurirane, če je seznam ustvarjen iz izbranih vgrajenih predlog seznama. Te vgrajene predloge seznamov so:

  • Razporejevalnik vsebine z odobritvami
  • Potovalne zahteve z odobritvami

Za začetek preprosto ustvarite seznam iz ene od zgornjih predlog.
Posnetek zaslona predlog seznama z odobritvami

Lahko pa omogočite ali onemogočite sodobne odobritve na katerem koli seznamu ali v knjižnici, tako da odprete spustni meni Avtomatizacija in izberete Konfiguriraj odobritve. V pogovornem oknu bo na voljo stikalo za omogočanje in onemogočanje kadar koli.

1. Pomaknite se v ukazno vrstico Samodejno spustni meni in izberite Konfiguriraj odobritve.

Spustni meni z možnostjo Konfiguriraj odobritve

2. Izberite stikalo za Omogoči odobritve in pritisnite Uporabi.

Možnost pogovornega okna za omogočanje odobritev

3. Če želite kadar koli onemogočiti odobritve, se lahko znova pomaknete na spustni meni Avtomatizira, izberite Konfiguriraj odobritve in kliknite stikalo.

Opomba: onemogočanje odobritev skrijete le povezane stolpce odobritev. Aktivne odobritve bodo še vedno na voljo v aplikaciji Teams in stolpce lahko kadar koli znova dodate v pogled.

Pogovorni meni s stikalom za onemogočanje funkcije Odobritve

Ustvarjanje sodobne zahteve za odobritev elementa seznama ali datoteke

  1. Na seznamu ali v knjižnici izberite element ali datoteko in v kontekstnem meniju izberite Zahtevaj odobritev , da odprete pogovorno okno odobritve. Lahko pa izberete tudi tabletko stanja v stolpcu Stanje odobritve , da odprete pogovorno okno odobritve.

    Posnetek zaslona pogovornega okna Razporejevalnik vsebine v Seznami Microsoft.

  2. V polje Odobritveniki vnesite enega ali več potrjevalcev . Če kateri koli potrjevalec odobri zahtevo, se privzeto šteje, da je zahteva za odobritev odobrena. Po potrebi lahko izberete tudi spodnje stikalo, da zahtevate odgovor vseh odobriteljev. Dodate lahko tudi podrobnosti o zahtevi za odobritev.
    Posnetek zaslona, v katerem je prikazano pogovorno okno Zahteva odobritev.

    Ko ustvarite zahtevo za odobritev, se tabletka stanja spremeni v Zahtevano.

    Pomembno

    Pri urejanju datotek bodo vse odobritve med letom preklicane, če bodo spremembe shranjene. Da bi preprečili urejanje odobritev v teku, se bodo datoteke odprle v načinu samo za ogled v Microsoft Word, Excel in PowerPoint za splet, isti namizni programi sistema Windows pa bodo prikazali, da je dokument označen kot končen.

  3. Poleg tega bodo vse posodobitve metapodatkov elementa seznama ali datotek za odobritve v teku uporabnikom prikazale opozorilo, da bo posodobitev elementa ponastavila stanje odobritve.
    Pogovorno okno za opozarjanje uporabnika, da bodo posodobitve ponastavile stanje odobritve

Odgovarjanje na zahtevo za odobritev

S seznama:

  1. Izberite element seznama, na katerega želite odgovoriti na zahtevo za odobritev, in v kontekstnem meniju izberite Podrobnosti odobritve . Lahko pa izberete tudi tabletko stanja tega elementa v stolpcu Stanje odobritve .
    Posnetek zaslona, kje si lahko ogledate podrobnosti o odobritvi

  2. V pogovornem oknu odobritve lahko po potrebi izberete Odobri ali Zavrni zahtevo. Če ste zahtevali to odobritev, boste videli tudi možnost Prekliči zahtevo.

    Posnetek zaslona, v katerem je prikazano pogovorno okno Podrobnosti zahteve za odobritev.

V aplikaciji Odobritve v aplikaciji Teams:

  1. Pojdite v aplikacijo Odobritve v aplikaciji Microsoft Teams.

  2. Določite in izberite zahtevo za odobritev na seznamu zahtev.

  3. V pogovornem oknu odobritve lahko po potrebi izberete Odobri ali Zavrni zahtevo. Če ste zahtevali to odobritev, boste v razdelku Več dejanj videli tudi možnost Prekliči zahtevo. Zahtevo za odobritev lahko tudi nadaljujete ali znova dodelite, ko kliknete Več dejanj.

    Posnetek zaslona podrobnosti zahteve za odobritev v aplikaciji.

Ogled zgodovine odobritev elementa seznama

S seznama:

  1. Izberite element seznama, na katerega želite odgovoriti na zahtevo za odobritev, in v kontekstnem meniju izberite Podrobnosti odobritve . Lahko pa izberete tudi tabletko stanja tega elementa v stolpcu Stanje odobritve .

    Posnetek zaslona zgodovine odobritev na seznamih.

V aplikaciji Odobritve v aplikaciji Teams:

  1. Pojdite v aplikacijo Odobritve v aplikaciji Microsoft Teams.
  2. Določite in izberite zahtevo za odobritev na seznamu zahtev.
    Posnetek zaslona zgodovine odobritev elementov seznama v aplikaciji.

Omejitve sodobnih odobritev seznamov in knjižnic

Uporabniška izkušnja

  • Če potrjevalec nima dovoljenja za ogled elementa seznama, pošiljanje zahteve za odobritev temu uporabniku ne daje samodejno v skupno rabo osnovnega elementa seznama s to osebo. Potrjevalcu je treba ročno odobriti dostop do elementa seznama.

  • Zahteve za odobritev se samodejno prekličejo, če se osnovni element seznama spremeni (tj. urejeni ali izbrisani). Uporabniki bodo prejeli opozorilo, da je odobritev aktivna, in bo zahtevo preklicala, če bodo spremembe dokončane.

    Opomba

    V tem primeru bo sistem zabeležil uporabnika, ki je ustvaril zahtevo za odobritev, kot uporabnika, ki je zahtevo preklical.

  • Če si želite ogledati in upravljati odobritve, ne glede na to, ali ste prosilec ali odobritelj, pojdite v aplikacijo Odobritve v aplikaciji Teams.

  • Stolpci odobritev v SharePointu, kot so Stanje odobritve, Odobritve, Odgovori in Ustvarjalec odobritve, bodo odražali najnovejšo dejavnost odobritve, za celotno zgodovino pa izkoristite aplikacijo Odobritve Teams

Razpoložljivost

  • V pogledu mreže lahko zaprosite le za odobritve, na zahtevo za odobritev pa lahko odgovorite v ukazni vrstici.

Učinki na druge funkcije

  • Če je na seznamu omogočena sodobna odobritev, se sinhronizacija seznamov samodejno izklopi za ta seznam.
  • Pravila seznama lahko uporabijo stolpec Stanje odobritve, vendar nekateri pogoji in merila filtriranja morda nimajo veljavnega uporabnika v določenem polju za pošiljanje e-poštnega sporočila iz pravila.
  • Odobritev vsebine ali odobritev zahteve ni integrirana s sodobnimi odobritvami