Predstavitev seznamov

Seznam je zbirka podatkov, ki jih lahko daste v skupno rabo s člani skupine in osebami, ki ste jim omogočili dostop. Našli boste številne predloge seznamov, pripravljene za uporabo, ki zagotavljajo dobro izhodišče za organiziranje elementov seznama. Več informacij najdete v članku Predloge seznamov v okolju Microsoft 365.

V tem članku so razloženi koncepti v ozadju ustvarjanja in uporabe seznamov. Sezname lahko ustvarite v SharePointu, aplikaciji Seznami v okolju Microsoft 365 ali Microsoft Teams. Naučite se začeti uporabljati sezname v aplikaciji Microsoft Teams.

Za informacije o seznamih si oglejte te članke:

• Ustvarjanje seznama
• Brisanje seznama
• Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice
• Seznami v okolju Microsoft 365
• Nastavitev krmarjenja metapodatkov za seznam ali knjižnico
• Upravljanje velikih seznamov in knjižnic

Izberite spodnji naslov, da ga odprete in si ogledate podrobne informacije.

Pregled seznamov

Organizacije običajno uporabljajo številne vrste seznamov, vključno s povezavami, obvestili, stiki, sledenjem težavam in anketami.

Seznami lahko vključujejo tudi opravila, ki jih lahko uporabite kot osrednjo točko za sodelovanje skupine ali v poslovni rešitvi. V mnogih primerih lahko seznami zagotovijo hitre in učinkovite rešitve z malo ali brez sprememb.

Uporabite lahko na primer:

• Naloge Vključuje sledenje lastništvu in napredku ter časovnico na strani za privlačno vizualno predstavitev vsebine seznama.
• Sledenje težavam Vključuje shranjevanje različic in shranjevanje zgodovine različic za globljo analizo projektov delovne skupine in pogostih delovnih opravil.

Seznami so zmogljivi in prilagodljivi ter zagotavljajo številne vgrajene funkcije, ki ponujajo zmogljiv način za shranjevanje ter skupno rabo podatkov in delo z njimi.

Lahko na primer:

• Ustvarite seznam s številnimi različnimi stolpci, vključno s stolpci »Besedilo«, »Številka«, »Možnost«, »Valuta«, »Datum in ura«, »Iskanje«, »Da/ne« in »Izračunano«. Elementu seznama lahko priložite tudi eno ali več datotek, da navedete dodatne podrobnosti, na primer preglednico s številkami skupine za podporo ali dokument s podrobnimi informacijami.
• Ustvarite poglede seznama za organiziranje, razvrščanje in filtriranje podatkov na različne in specifične načine; spreminjanje metapodatkov, na primer dodajanje in brisanje stolpcev ter spreminjanje veljavnostnih pravil; in dosledno uporabljajte sezname na različnih mestih z vrstami vsebine, stolpci spletnih mest in predlogami. Na domači strani si lahko na primer ogledate le trenutne dogodke iz koledarja in ustvarite vizualni pogled (podoben stenskemu koledarju) na drugi strani.
• Ustvarite relacije med seznami z enoličnimi stolpci, s stolpci za iskanje in uveljavitvijo relacij (kaskadno in omejeno brisanje). S temi elementi ustvarite bolj dovršene poslovne rešitve in ohranite celovitost podatkov.
• Ustvarite sezname po meri, prikažete podatke v spletnih gradnikih in na straneh spletnih gradnikov ter uvozite podatke iz drugih programov, na primer iz Excela in Accessa, jih uvozite vanje ali ustvarite povezavo do podatkov v teh programih.
• Sledite različicam in podrobni zgodovini, zahtevate odobritev za spreminjanje podatkov, uporabite raven na ravni elementa in mape, zahtevate sprostitev in rezervacijo ter samodejno prejemate obvestila o spremembah, in sicer z opozorili in viri RSS.
• Organizirajte vsebino na enem seznamu v mape za dodatno udobje in boljšo učinkovitost delovanja ter izboljšajte učinkovitost delovanja na splošno z velikimi seznami z indeksiranjem.

Načini dela s seznami

V nadaljevanju je navedenih nekaj načinov uporabe seznamov, s katerimi preprosto upravljate informacije za skupino.

Sledenje različicam in podrobni zgodoviniSledite različicam elementov seznama , tako da lahko vidite, kateri elementi so se spremenili od različice do različice, in kdo je spremenil elemente seznama. Če so v novejši različici napake, lahko obnovite prejšnjo različico elementa. Sledenje zgodovini seznama je posebej pomembno, če mora organizacija nadzirati seznam med razširjanjem.

Zahtevaj odobritevDoločite, da je potrebna odobritev elementa seznama, preden si ga lahko ogledajo vsi. Elementi ostanejo v stanju čakanja, dokler jih ne odobri ali zavrne nekdo z dovoljenjem za odobritev. Nadzirate lahko tudi, katere skupine uporabnikov si lahko ogledujejo element seznama, preden je odobren.

Prilagajanje dovoljenj Določite, ali lahko udeleženci seznama berejo in urejajo le elemente, ki so jih ustvarili, ali vse elemente na seznamu. People, ki imajo dovoljenje za upravljanje seznamov, lahko berejo in urejajo vse elemente seznama. Določene ravni dovoljenj lahko uporabite le za en element seznama, če so na primer v elementu zaupni podatki.

Ustvarjanje in upravljanje pogledovUstvarjanje različnih pogledov istega seznama. Vsebina dejanskega seznama se ne spremeni, elementi pa so razvrščeni ali filtrirani, tako da lahko osebe najdejo najbolj pomembne ali najbolj zanimive informacije glede na njihove potrebe.

Posodabljanje seznamov Ne glede na vrsto seznama, ki ga posodabljate, je postopek podoben za dodajanje, urejanje in brisanje elementov seznama.

Dodaj ali uredi elemente seznama

Elemente seznama lahko dodate ali uredite na dva načina:

• z obrazcem, ki je privzeti način, ali
• v vrstici, kar pomeni, da dodate element neposredno na stran seznama.

Če je seznam nastavljen za sledenje različicam, je pri vsakem urejanju elementa seznama ustvarjena nova različica elementa seznama. Ogledate si lahko zgodovino sprememb, ki so bile narejene v elementu seznama, in obnovite prejšnjo različico, če naredite napako v novejši različici.

Uporaba formul in izračunanih vrednosti Uporabite formule in izračunane vrednosti za dinamično ustvarjanje informacij v stolpcih seznama. Operacije lahko vključujejo informacije iz drugih stolpcev na seznamu in sistemske funkcije, kot je DANES, ki označujejo trenutni datum. Navedete lahko na primer privzeti rok, ki je sedem dni od trenutnega datuma.

Bodite obveščeni o spremembah Seznami in pogledi lahko uporabljajo RSS, tako da lahko člani delovne skupine samodejno prejemajo posodobitve. RSS je tehnologija, ki uporabnikom omogoča prejemanje in ogled posodobitev ali virov RSS novic in informacij na konsolidirani lokaciji. Ustvarite lahko tudi e-poštna opozorila, ki vas bodo obvestila o spremembah na seznamu in dodajanju novih elementov na seznam. Opozorila so priročen način za sledenje spremembam, ki so vam pomembne.

Ustvarjanje relacij seznama Ustvarite relacijo med dvema seznamoma. Na izvornem seznamu ustvarite stolpec za iskanje, ki pridobi (ali »poišče«) eno ali več vrednosti s ciljnega seznama, če se te vrednosti ujemajo z vrednostjo v stolpcu za iskanje na izvornem seznamu. Po želji lahko na izvorni seznam dodate dodatne stolpce s ciljnega seznama. Ko ustvarite stolpec za iskanje, se lahko odločite tudi za uveljavitev vedenja odnosov tako, da nastavite možnost kaskadnega brisanja ali omejitve brisanja, ki pomaga ohraniti veljavnost podatkov in preprečiti nedoslednosti, ki bi lahko povzročile težave v prihodnosti.

Skupna raba informacij seznama s programom zbirke podatkov Če imate nameščen program zbirke podatkov, kot je Access, lahko izvozite in uvozite podatke na mesto in z njega ter povežete tabelo iz zbirke podatkov s seznamom. Kadar podatke seznama uporabljate v Accessovi zbirki podatkov, lahko ustvarite tudi poizvedbe, obrazce in poročila. Če želite več informacij, glejte Uvoz podatkov iz Accessove zbirke podatkov v Accessov spletni program.

Dosledna uporaba seznamov na različnih mestih Če vaša skupina deluje z več vrstami seznamov, lahko dodate doslednost na več seznamih z vrstami vsebine, stolpci mesta in predlogami. Te funkcije vam omogočajo učinkovito vnovično uporabo nastavitev in strukture seznama. Ustvarite lahko na primer vrsto vsebine za težavo za skupino za podporo strankam, ki določa nekatere stolpce (na primer osebo za stik s stranko) in poslovne procese za vrsto vsebine. Ustvarite lahko tudi stolpec mesta za imena oddelkov, ki vključuje spustni seznam oddelkov. Stolpec lahko uporabite znova na več seznamih in tako zagotovite, da so imena vedno prikazana enako na posameznih seznamih.

Delo z elementi seznama v e-poštnem programu Uporabite e-poštni program, ki je združljiv z Microsoftovimi tehnologijami, da s seboj vzamete pomembne informacije o seznamu. Z Outlookom si lahko na primer ogledate in posodobite opravila, stike in table za razprave na mestu, in sicer v Outlooku. Če želite več informacij, glejte Povezovanje zunanjega seznama z Outlookom.

Nastavitev ciljanja navsebino Omogoči ciljanje na ciljne skupine za filtriranje elementov po skupinah.

Vrste seznamov

Vrsta seznama, ki ga uporabljate, je odvisna od vrste podatkov, ki jih dajete v skupno rabo.

Obvestila Delite novice in stanje ter zagotovite opomnike. Obvestila podpirajo izboljšano oblikovanje s slikami, hiperpovezavami in oblikovanim besedilom.

Kontaktni podatki Shranjujte podatke o osebah ali skupinah, s katerimi delate. Če uporabljate program za upravljanje e-pošte ali stikov, ki je združljiv z Microsoftovimi tehnologijami, si lahko ogledate in posodobite stike na spletnem mestu v drugem programu. Seznam vseh dobaviteljev organizacije lahko na primer posodobite iz e-poštnega programa, ki je združljiv z Microsoftovimi tehnologijami, kot je Outlook. Seznam stikov ne omogoča neposrednega upravljanja članov mesta, vendar ga lahko uporabite za shranjevanje in skupno rabo stikov za organizacijo, kot je na primer seznam zunanjih prodajalcev.

Table za razprave – Omogočite osrednje mesto za zapisovanje in shranjevanje razprav skupine, podobno obliki skupine za razprave. Če je skrbnik na mestu omogočil prejemanje e-poštnih sporočil za sezname, lahko na table za razprave shranite e-poštne razprave iz najpogostejših e-poštnih programov. Tablo za razprave lahko na primer ustvarite za izdajo novega izdelka organizacije.

Povezave – Omogočite osrednje mesto za povezave z internetom, intranetom podjetja ali drugimi viri. Ustvarite lahko seznam povezav do spletnih mest vseh strank.

Povišane povezave Prikažite nabor dejanj povezovanja v vizualni postavitvi.

Calendar Store za dogodke vaše skupine ali za določene priložnosti, denimo državne praznike. Koledar omogoča vizualne poglede, podobne namiznim ali stenskim koledarjem, dogodkov vaše skupine, vključno s srečanji, družabnimi dogodki in celodnevnimi dogodki. Sledite lahko tudi mejnikom skupine, na primer rokom ali datumom izdaje izdelkov, ki niso povezani z določenim časovnim intervalom. Če želite več informacij, glejte » Ustvarjanje pogleda koledarja na seznamu«.

Opravila Sledite informacijam o projektih in drugih opravilih skupine. Opravila dodelite osebam in spremljate stanje opravila ter odstotek dokončanega dela, ko se opravilo bliža koncu. Če uporabljate e-poštni program ali program za upravljanje opravil, ki je združljiv z Microsoftovimi tehnologijami, si lahko v njem ogledate in posodobite opravila z mesta. Ustvarite na primer seznam opravil za izdelavo proračuna organizacije, ki si ga nato lahko ogledujete in posodabljate v Outlooku skupaj z drugimi opravili. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje seznama.

Projektna opravila Podatke o opravilu lahko shranite s pogledom v gantogramu in z vrsticami napredovanja. Spremljate lahko stanje in odstotek dokončanja, ko je opravilo vse bližje dokončanju. Če uporabljate e-poštni program ali program za upravljanje opravil, ki je združljiv z Microsoftovimi tehnologijami, si lahko v njem ogledate in posodobite projektna opravila z mesta. Tako lahko na primer ustvarite seznam projektnih opravil na spletnem mestu, da prepoznate in dodelite delo za ustvarjanje izobraževalnega priročnika, nato pa lahko spremljate napredek organizacije v Projectu. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje seznama.

Sledenje zadevam Shranjujte informacije o določenih težavah, na primer težavah s podporo, in spremljajte napredek. Zadeve lahko dodeljujete, jih razvrščate v kategorije in jih povezujete med seboj. Ustvarite lahko na primer seznam za sledenje zadevam, ki ga uporabljate za upravljanje rešitev in težav strank. Ko uredite zadevo, lahko dodate pripombo, da ustvarite zgodovino pripomb, ne da bi vam bilo treba spreminjati izvornega opisa zadeve. Predstavnik oddelka za podporo strankam si lahko zapisuje vse korake, ki jih je naredil pri odpravljanju težave, in končni rezultat. Uporabite lahko tudi seznam za sledenje težavam s potekom dela s tremi stanji, ki bo organizaciji pomagal upravljati sledenje težav ali projektov. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje seznama.

Anketa Zberite in zberite povratne informacije, na primer anketo o zadovoljstvu zaposlenih ali vprašalnik. Vprašanja in odgovore lahko načrtujete na več različnih načinov ter si ogledate povzetek povratnih informacij. Če ste v računalnik namestili program za preglednice ali zbirke podatkov, ki je združljiv z Microsoftovimi tehnologijami, lahko izvozite rezultate ankete in jih dodatno analizirate. Za več informacij glejte Ustvarjanje ankete.

Po meri Začnite ustvarjati seznam od začetka. Prav tako lahko ustvarite seznam po meri, ki temelji na preglednici, če uporabljate program za preglednice, ki je združljiv z Microsoftovimi tehnologijami. Tako lahko na primer uvozite seznam iz Excela, ki ste ga ustvarili za shranjevanje in upravljanje stikov z dobavitelji. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje seznama, ki temelji na preglednici.

Zunanji seznami Delajte s podatki, ki so shranjeni zunaj seznama, a lahko berete in pišete v njih v okolju Microsoft 365. Vir podatkov za zunanji seznam se imenuje zunanja vrsta vsebine. V nasprotju z izvornim seznamom okolja Microsoft 365 zunanji seznam uporablja storitve za poslovno povezanost za dostop do podatkov neposredno v zunanjem sistemu (kot so SAP, Siebel in Microsoft SQL Server), ne glede na to, ali je ta sistem zbirka podatkov, spletna storitev ali poslovni sistem.

Seznam po meri v pogledu podatkovnega lista Ustvarite prazen seznam, podoben seznamu po meri, le da seznam privzeto prikažete v pogledu podatkovnega lista. Pogled podatkovnega lista ponuja podatkovno mrežo za ogled in urejanje podatkov v obliki vrstic ter stolpcev. Vrstice in stolpce lahko dodajate ter jih urejate, uporabite filtre in vrstne rede razvrščanja, prikažete izračunane vrednosti in vsote ter priročno urejate podatke v celicah mreže. Če želite uporabljati pogled podatkovnega lista, morate v 32-bitni odjemalski računalnik namestiti Office in brskalnik, ki podpira kontrolnike ActiveX.

Seznam stanj Prikažite in sledite ciljem projekta. Seznam zajema nabor barvnih ikon, s katerimi označite stopnjo cilja, doseženo v okviru projekta.

Naklade Pošljite informacije, vključno s potrditvenimi žigi, članom skupine.

Seznam Microsoftovih slovarjev IME Uporabite podatke na seznamu kot Microsoftov slovar IME. Z Microsoftovim slovarjem IME lahko elemente stolpca za branje pretvorite v elemente stolpca za prikaz in si ogledate vsebino v oknu »Pripomba IME« v razdelku »Pripomba«. Podatke lahko povežete z določenim naslovom URL.

Seznam vsebine PerformancePoint Shranite elemente nadzorne plošče, na primer preglede rezultatov, poročila, filtre, strani nadzorne plošče in druge elemente nadzorne plošče, ki jih ustvarite z orodjem PerformancePoint Dashboard Designer.

Jeziki in prevajalniki Uporabite s potekom dela upravljanja prevajanja v knjižnici za upravljanje prevodov. Potek dela uporablja seznam za dodelitev opravil prevajanja prevajalniku, ki je naveden na seznamu za posamezne jezike. Ta seznam lahko ustvarite ročno, lahko pa se ustvari samodejno, ko dodate potek dela upravljanja prevajanja v knjižnico za upravljanje prevodov.

Seznam KPI Sledite ključnim kazalnikom učinkovitosti (KPI-jem), da hitro ocenite napredek v primerjavi z izmerljivimi cilji. Sezname KPI lahko nastavite tako, da bodo sledili učinkovitosti z uporabo enega od štirih virov podatkov: ročno vneseni podatki, podatki na seznamu Microsoft 365, podatki v Excelovih delovnih zvezkih ali podatki analitičnih storitev, komponenta strežnika Microsoft SQL Server. Ko ustvarite seznam KPI, ga lahko uporabite za prikaz stanja indikatorja na strani nadzorne plošče.

Uvozite preglednico Uporabite stolpce in podatke iz obstoječe preglednice. Uvoz preglednice zahteva Microsoft Excel ali drug združljiv program.

Dodajanje seznama na stran

Če želite dodati seznam na stran sodobne izkušnje SharePointa:

1. Če stran še ni v načinu urejanja, kliknite Urejanje v zgornjem desnem kotu strani.

2. Postavite kazalec miške nad ali pod obstoječi spletni gradnik in prikaže se črtica z obkroženim znakom +, takole:

   

3. Kliknite + in prikaže se seznam spletnih gradnikov, med katerimi lahko izbirate. Pomaknite se navzdol do razdelka »Dokumenti, seznami in knjižnice «.

4. Izberite »Seznam«.
   Prikazana so imena vseh razpoložljivih seznamov.

5. Izberite seznam, ki ga želite vstaviti na stran.

6. Če ste zadovoljni z izbiro, zgoraj levo izberite » Shrani kot osnutek «. Če želite, da je posodobljena stran na voljo drugim, izberite »Objavi « blizu zgornjega desnega kota.

Če želite dodati seznam na stran za klasično izkušnjo SharePointa:

1. V razdelku »Mesta« kliknite ter kliknite »Vsebina mesta«.

2. Kliknite ikono Dodaj aplikacijo.

   

3. Prebrskajte po možnostih in kliknite aplikacijo, ki jo želite uporabiti. Obstaja lahko več kot ena stran.

4. Aplikaciji dodelite enolično ime, da se ga boste lahko pozneje spomnili na strani, nato pa kliknite »Ustvari«.

5. Ko se vrnete na zaslon vsebine mesta, lahko naredite troje:

   • Zaprete okno in se vrnete na stran. Dodate novo aplikacijo na stran z možnostjo »Vstavi spletne gradnike«.
   • Kliknete aplikacijo in začnete vnašati podatke.
   • Kliknite tri pike (...) in nato kliknite »Nastavitve«. Tukaj lahko dodajate stolpce, spreminjate imena in izvajate druga opravila.

Organiziranje seznamov na spletnem mestu

Funkcije seznama uporabljate na več načinov, vendar je način uporabe odvisen od velikosti in števila seznamov ter potreb organizacije.

Shranjevanje več elementov na en seznam

Uporaba enega velikega seznama je priporočljiva, če želite seznam uporabiti v različne namene. Morda morate slediti velikemu številu tehničnih težav v organizaciji, pri čemer se težave pojavljajo v več projektih in skupinah.

En seznam uporabite v teh primerih:

• Skupina si mora ogledati informacije povzetka o elementih ali različne poglede istega nabora elementov. Vodja si želi na primer ogledati napredek vseh tehničnih težav v organizaciji ali pa vse težave, ki so bile prijavljene v istem časovnem obdobju.
• Osebe želijo poiskati težave na istem mestu na spletnem mestu.
• Za elemente seznama želite uporabiti iste nastavitve, na primer sledenje različicam ali zahtevo za odobritev.
• Skupine, ki delajo na seznamu, imajo skupne značilnosti, na primer iste ravni dovoljenja. Enolično dovoljenje je mogoče uporabiti za določene elemente seznama, če pa se ravni dovoljenja močno razlikujejo, razmislite o več seznamih.
• Analizirati želite informacije o seznamih ali prejemati usklajene posodobitve za sezname. Ko so elementi seznama spremenjeni, lahko prejmete opozorilo ali pa si spremembe ogledate s tehnologijo RSS. Viri RSS članom delovne skupine omogočijo, da si ogledajo usklajen seznam spremenjenih informacij.

Ustvarjanje več seznamov

Kadar se elementi, ki jih želite upravljati, ali skupine oseb, s katerimi želite delati, med seboj bistveno razlikujejo, priporočamo, da ustvarite več seznamov.

Več seznamov uporabite v teh primerih:

• Ne pričakujete, da bodo osebe potrebovale povzetke elementov.
• Skupine oseb, ki delajo z informacijami, so različne in imajo različne ravni dovoljenj.
• Uporabiti želite različne nastavitve za več naborov elementov, na primer shranjevanje različic ali odobritev.
• Elementov vam ni treba analizirati skupaj ali prejemati usklajenih posodobitev seznama.

Organizacija elementov na seznamu

Spodaj je navedenih nekaj načinov za razvrstitev seznamov in elementov seznama:

Dodajanje stolpcev Pomagajte skupini določiti najpomembnejše elemente, lahko dodate stolpce na seznam. Na seznam lahko dodate stolpec »Projekt«, da uporabnikom, ki delajo v določenih projektih, omogočite preprostejši ogled njihovih elementov in delo z njimi. Morda boste želeli dodati več stolpcev, če želite zbrati dodatne informacije za vsak element seznama, na primer ime oddelka ali ime zaposlenega.

Če imate na seznamu več elementov, lahko indeksirate določene stolpce, da izboljšate učinkovitost delovanja pri ogledu več elementov ali preklapljanju med pogledi. Ta funkcija ne spremeni načina organiziranja elementov, lahko pa organizacijam omogoči lažje shranjevanje velikega števila elementov na seznamu. Indeksiranje pa lahko zasede več prostora v zbirki podatkov. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice.

Ustvarjanje pogledov Poglede uporabite, če morajo osebe v vaši skupini pogosto videti podatke na določen način. Pogledi uporabljajo stolpce za razvrščanje, združevanje, filtriranje in prikaz podatkov. Izberete lahko tudi, koliko elementov je prikazanih hkrati v vsakem pogledu. Uporabniki lahko na primer brskajo po seznamu v nizih po 25 ali 100 elementov seznama na stran, odvisno od njihovih preferenc in hitrosti povezave.

Pogledi omogočajo prilagodljivost shranjevanja velikega števila elementov na seznam, vendar si lahko ogledate le podnabore, ki jih želite ob določenem času, na primer le težave, ki so bile objavljene letos, ali le trenutne dogodke v koledarju. Ustvarite lahko osebne poglede, ki so na voljo le vam, in če imate dovoljenje za spreminjanje seznama, lahko ustvarite javne poglede, ki so na voljo vsem. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje, spreminjanje ali brisanje pogleda seznama ali knjižnice.

Ustvarjanje map Dodajte mape večini vrst seznamov, če je lastnik seznama dovolil ustvarjanje map. To je še posebej uporabno, če je elemente seznama mogoče razdeliti na določen način, na primer po projektu ali skupini. Mape omogočajo lažje pregledovanje in upravljanje elementov seznama. Microsoftove tehnologije ponujajo drevesni pogled, ki uporabnikom omogoča krmarjenje po spletnih mestih in mapah, podobno kot delajo z mapami na trdem disku. Vsak oddelek ima lahko na primer svojo mapo. Če želite več informacij, glejte Ustvarjanje mape na seznamu.