Du kan synkronisera data mellan en extern lista och Microsoft Excel och uppdatera båda datauppsättningarna. Du kanske till exempel vill behålla en produkt inventering i en lista så att det är enkelt att dela och uppdatera, men även utföra Periodisk lager analys med hjälp av Microsoft Excel.
Obs!: Det går inte att synkronisera en extern lista med tidigare versioner än Excel 2013. Om du försöker göra det visas en dialog ruta med ett meddelande om att "det går inte att ansluta till listan."
Mer information finns i hitta information om externa data.
Om du arbetar med externa data måste du ha flera nödvändiga åtgärder för att aktivera skyddad åtkomst till data. Följande information är avsedd att hjälpa dig planera det du ska göra. Om du får problem med att arbeta med externa data kan denna information hjälpa dig att identifiera problemet. Du eller en administratör måste göra följande om du vill kunna komma åt externa data:
Förbered den externa datakällan En administratör kan behöva skapa ett konto och ge behörighet till datakällan för att säkerställa att rätt personer har tillgång till data och att data inte hamnar i fel händer. Administratören kanske även vill skapa specifika tabeller, vyer, frågor och så vidare för en extern databas för att begränsa resultatet till endast det som krävs och för att förbättra prestanda.
Konfigurera SharePoint-tjänster och -konton En administratör måste aktivera datakonnektivitetstjänster för företag (Business Data Connectivity Services) och säker lagringstjänst (Secure Store Service). Information om hur du använder de här tjänsterna finns i Konfigurera Business Connectivity Services-lösningar för SharePoint 2013 och skapa en extern lista från en SQL Azure-tabell med Konnektivitetstjänster för företag och säker lagring.
Konfigurera Secure Store-tjänster En administratör måste göra följande: ta reda på det bästa åtkomstläget för den externa datakällan, skapa ett målprogram och ange autentiseringsuppgifter för målprogrammet. Information om hur du använder de här tjänsterna finns i skapa eller redigera ett mål program för säker lagring.
Konfigurera Business Data Connectivity Services En administratör måste säkerställa att användaren som skapar den externa innehållstypen har behörighet till metadatalagringsplatsen för Business Data Connectivity och att rätt användare har åtkomst till den externa innehållstypen som den externa listan baseras på. Information om hur du använder de här tjänsterna finns i avsnittet Konfigurera lösningar för Business Connectivity Services för SharePoint 2013.
Skapa en extern innehållstyp En användare måste definiera en extern innehållstyp som innehåller information om anslutningar, åtkomst, åtgärdsmetoder, kolumner, filter och andra metadata som används för att hämta data från den externa datakällan.
Skapa en extern lista En användare måste skapa en extern lista utifrån den externa innehållstypen och en eller flera vyer av den externa lista efter behov.
Kontrollera att Office-produkter är redo att användas Om du vill synkronisera externa data med Office-produkter måste du ha minst Windows 7 och följande kostnads fria program varu produkter på varje klient dator: SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 och WCF Data Services 5,0 för OData v3 (om det behövs) uppmaning att ladda ner program varan. Se också till att installations alternativet för Office är aktiverat (det här är standardinställningen). Med det här alternativet installeras Business Connectivity Services Client Runtime som gör följande: cachelagrar och synkroniserar externa data, mappar affärsdata till externa innehållstyper, visar väljaren för externa element i Office-produkter och kör anpassade lösningar i Office-produkter.
För att ladda ned program varan som krävs kan du läsa nödvändiga program vara som krävs för att arbeta med externa data i Office 2013.
Mer allmän information om hur du använder externa data finns i hitta information om externa data.
Exportera den externa listan till Excel
-
Navigera till SharePoint-webbplatsen som innehåller listan.
-
Välj namnet på SharePoint-listan i snabb start, eller Välj inställningar
-
Välj lista och välj sedan Exportera till Excel.
Den här funktionen är aktiverad som standard för externa listor, men den kan inaktiveras av en systemadministratör.
-
Om du uppmanas att bekräfta åtgärden väljer du OK.
-
I dialog rutan fil hämtning väljer du Öppna.
-
Om du tillfrågas om du vill aktivera data anslutningar på datorn väljer du Aktivera om du tror att anslutningen till data på SharePoint-webbplatsen är säker att aktivera.
En Excel-tabell skapas med en dataanslutning som baseras på en webbfrågefil. Kolumnerna i den exporterade tabellen bestäms av den aktuella externa listvyn. Vilka externa data som exporteras fastslås av filter som definierats i den externa innehållstypen och i den externa listvyn samt genom språkinställningarna för SharePoint-webbplatsen. Alla sidbegränsningar ignoreras.
