Koppla en extern lista till Outlook

Vanliga kravuppgifter

Förbered den externa datakällan    En administratör kan behöva skapa ett konto och ge behörighet till datakällan för att säkerställa att rätt personer har tillgång till data och att data inte hamnar i fel händer. Administratören kanske även vill skapa specifika tabeller, vyer, frågor och så vidare för en extern databas för att begränsa resultatet till endast det som krävs och för att förbättra prestanda.

Konfigurera SharePoint-tjänster och -konton    En administratör måste aktivera Konnektivitetstjänster för företag och tjänster för säker lagring.

Konfigurera säkra lagringstjänster    En administratör måste göra följande: avgöra bästa åtkomstläge för den externa datakällan, skapa ett målprogram och ange målprogrammets autentiseringsuppgifter.

Konfigurera Business Data Connectivity-tjänster    En administratör måste säkerställa att användaren som skapar den externa innehållstypen har behörighet till Business Data Connectivity-metadatalagringen och att lämpliga användare har åtkomst till den externa innehållstyp som de externa listan baseras på.

Skapa en extern innehållstyp    En användare måste definiera en extern innehållstyp som innehåller information om anslutningar, åtkomst, åtgärdsmetoder, kolumner, filter och andra metadata som används för att hämta data från den externa datakällan.

Skapa en extern lista    En användare måste skapa en extern lista utifrån den externa innehållstypen och en eller flera vyer av den externa lista efter behov.

Kontrollera att Office-produkter är redo att användas    Om du vill synkronisera externa data med Office-produkter måste du ha Windows 7 eller senare och följande kostnadsfria programvaruprodukter, SQL Server Compact 4.0, .NET Framework 4 och WCF Data Services 5.0 för OData V3 på varje klientdator (Om det behövs uppmanas du automatiskt att ladda ned programvaran). Kontrollera att alternativet Business Connectivity Services för Office-installationen är aktiverat (detta är standardinställningen). Med det här alternativet installeras Business Connectivity Services Client Runtime som gör följande: cachelagrar och synkroniserar externa data, mappar affärsdata till externa innehållstyper, visar väljaren för externa element i Office-produkter och kör anpassade lösningar i Office-produkter.

Uppgifter som är specifika för Outlook

Aktivera funktionen Offlinesynkronisering för externa Listor    Servergrupps- och webbplatsfunktionen Offlinesynkronisering för externa Listor måste också vara aktiv. Den här funktionen är aktiv som standard på servergruppsnivå, men inte aktiv som standard på webbplatsnivå.

Skapa en extern innehållstyp som stöds av Outlook     När du skapar en extern innehållstyp måste en användare aktivera supportalternativet Offlinesynkronisering och ange fältet Typ av Office-objekt till något av följande: Kontakt, Avtalad tid, Uppgift eller Publicera.

Mappa motsvarande fält    En användare måste mappa ett eller flera av de externa innehållstypsfälten till sina respektive Outlook-fält.

När du mappar en extern innehållstyp, till exempel en kund, till en Outlook-objekttyp, till exempel en kontakt, måste du uttryckligen mappa de enskilda fälten i den externa innehållstypen, till exempel kundens förnamn, kundens efternamn, kundadress och kundtelefon, till respektive Outlook-objekttypsfält, till exempel en kontakts förnamn, Efternamn, BusinessAddress och BusinessPhone.

Du behöver inte mappa alla motsvarande fält, men följande fält måste mappas.

Omappade fält, beroende på talet, visas som utökade egenskaper enligt följande:

• Angränsande    Läggs till i formulärområdet längst ned på standardsidan för ett Outlook-formulär (2 till 5 fält).

• Separat    Läggs till som en ny sida i ett Outlook-formulär (6 eller fler fält).

Om den externa innehållstypen inte mappas direkt till en Outlook-objekttyp kan du mappa fälten till en Post Outlook Item Type, som är den mest allmänna typen av objekt.

Överst på sidan