Mẫu site Bộ phận là site liên lạc được thiết kế để đóng vai trò là trang chủ nội bộ cho các phòng ban, bộ phận hoặc khu vực trong tổ chức của bạn. Engage và kết nối người xem với đội ngũ lãnh đạo, tin tức của bộ phận, nêu bật các sự kiện sắp tới và giúp dễ dàng truy cập vào các tệp được truy cập thường xuyên.
Trong bài viết này, bạn có thể tìm hiểu cách sử dụng các thành phần có trong mẫu site Bộ phận SharePoint và cách bạn có thể tùy chỉnh site để phù hợp với nhu cầu của tổ chức và mục tiêu của bạn.
Tính năng site
- Site có thể tùy chỉnh đi kèm với các hình ảnh, phần web và nội dung được điền sẵn để truyền cảm hứng cho người biên tập site khi thực hiện các tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của tổ chức bạn.
- Các mẫu bài đăng tin tức sẵn dùng giúp bạn dễ dàng phát hành và chia sẻ tin tức của bộ phận.
- Các trang và phần web được điền sẵn, thể hiện lãnh đạo, nhóm, hồ sơ phòng ban, văn hóa công ty và quyền truy nhập vào danh sách bộ phận, tài liệu và tài nguyên.
Lưu ý
- Một số chức năng được giới thiệu dần với các tổ chức đã được đưa vào chương trình Bản phát hành mục tiêu. Điều này nghĩa là bạn có thể chưa nhìn thấy tính năng này hoặc tính năng này có thể trông khác với những gì được mô tả trong các bài viết trợ giúp.
- Khi bạn áp dụng mẫu cho site hiện có, nội dung của bạn sẽ không tự động phối với mẫu mới. Thay vào đó, nội dung hiện có sẽ được lưu trữ dưới dạng một trang trùng lặp trong Nội dung site.
Bước 1: Thêm mẫu site Bộ phận
Trước tiên, hãy làm theo hướng dẫn về cách thêm mẫu vào site mới hoặc hiện có.
Lưu ý
Bạn phải có quyền chủ sở hữu site để thêm mẫu này vào site của bạn.
Bước 2: Xem lại nội dung site được điền sẵn
Khám phá nội dung site, phần web và trang được điền sẵn, đồng thời quyết định những tùy chỉnh site nào sẽ cần thiết để phù hợp với thương hiệu, giọng nói và mục tiêu kinh doanh tổng thể của tổ chức bạn.
Các trang site và mẫu trang được điền sẵn:
- Trang chủ- Cung cấp một nơi để người xem tham gia vào tin tức, sự kiện, cuộc hội thoại của bộ phận và tìm hiểu thêm về khả năng lãnh đạo và tầm nhìn.
- Ban lãnh đạo của chúng tôi - Giới thiệu về hồ sơ lãnh đạo bộ phận. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản và Hình ảnh.
- Nhóm của chúng tôi - Tổng quan về các nhóm làm việc cùng nhau trong phòng ban hoặc bộ phận. Tùy chỉnh trang này bằng cách sửa các phần web Hình ảnh, Văn bản và Liên kết Nhanh.
- Tầm nhìn và ưu tiên - Hiển thị các giá trị và ưu tiên tổ chức ở cấp bộ phận. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản.
- Văn hóa - Làm nổi bật văn hóa và cách làm việc của bộ phận. Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản và Hero.
- Tài liệu - Thư viện tài liệu giúp bạn dễ dàng truy nhập vào các tài nguyên của bộ phận.
- Trang - Lưu trữ các trang site và nội dung mẫu trang.
- Mẫu bài đăng tin tức - Sử dụng các mẫu bài đăng tin tức được tạo sẵn cho các sự kiện, tóm tắt và bản tin hàng tháng để nhanh chóng chia sẻ tin tức của bộ phận. Tùy chỉnh các mẫu bài đăng tin tức này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản, Hình ảnh, People và Liên kết Nhanh.
Bước 3: Tùy chỉnh site của bạn
Ngay sau khi bạn đã thêm mẫu site Bộ phận, đã đến lúc tùy chỉnh và biến nó thành của riêng bạn.
Lưu ý
Để sửa site SharePoint, bạn phải là chủ sở hữu site hoặc thành viên site.
|
|
|---|
Tùy chỉnh diện mạo trang, dẫn hướng trang, phần web và nội dung để phù hợp với nhu cầu của người xem và tổ chức của bạn. Bắt đầu chỉnh sửa site trong chế độ chỉnh sửa bằng cách chọn Chỉnh sửa ở trên cùng bên phải của site. Khi bạn làm việc, hãy Lưu dưới dạng bản thảo hoặc Phát hành lại thay đổi để các chỉnh sửa hiển thị với người xem.
1. Sử dụng phần web phần web Chính để hiển thị tin tức và thông báo
- Bắt đầu bằng cách chọn phần web Chính và chọn Chỉnh sửa thuộc tính (
). - Sau đó, chọn các tùy chọn tầng và ô xếp phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức.
Tìm hiểu thêm về chỉnh sửa phần web Hero.
2. Sử dụng phần web Liên kết Nhanh để cung cấp quyền truy nhập nhanh vào các tài nguyên của bộ phận
- Dẫn hướng phần web Liên kết Nhanh và chọn nối kết, rồi Sửa thuộc tính ( ).
- Chỉnh sửa liên kết, tiêu đề, biểu tượng và mô tả nếu cần.
- Để thêm liên kết, hãy chọn + Thêm liên kết.
Xem các kiểu bố trí và tùy chọn chỉnh sửa khác nhau cho phần web Nối kết Nhanh.
3. Sử dụng phần web Sự kiện để hiển thị các sự kiện sắp tới
- Chọn Sửa thuộc tính ( ) trên phần web Sự kiện để xác định nguồn và bố trí sự kiện.
- Để thêm hoặc chỉnh sửa các sự kiện trong phần web Sự kiện, hãy dẫn hướng đến phần web Sự kiện, rồi chọn + Thêm sự kiện.
Tìm hiểu thêm về sử dụng và chỉnh sửa phần web Sự kiện.
4. Sử dụng phần web Tin tức để hiển thị thông báo và mới
- Bắt đầu bằng việc chọn phần web Tin tức, rồi chọn Chỉnh sửa thuộc tính ( ).
- Sau đó, chọn nguồn tin tức chứa thông tin bạn muốn hiển thị.
- Chọn bố trí, tùy chọn dạng xem và bộ lọc mà hiển thị tốt nhất các thành viên trong nhóm của tổ chức.
- Trong phần Sắp xếp , hãy xác định thứ tự tin tức sẽ được hiển thị.
Tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần web Tin tức.
Sử dụng mẫu trang được tạo sẵn cho bản tin và tóm tắt sự kiện
- Để xem mẫu bản tin và bài đăng tin tức, dẫn hướng đến Thiết đặt , rồi chọn Nội dung site, rồi chọn Trang Site.
- Chọn thư mục Mẫu để xem mẫu bài đăng tin tức.
- Thực hiện chỉnh sửa đối với các mẫu, rồi chọn Lưu mẫu trang.
Sử dụng mẫu trang cho bài đăng tin tức và tóm tắt sự kiện
- Để sử dụng một trong các mẫu trong bài đăng tin tức mới, hãy bắt đầu bằng cách chọn Mới ở góc trên cùng bên trái, sau đó chọn Bài đăng tin tức.
- Chọn mẫu bài đăng tin tức mà bạn muốn sử dụng, rồi bắt đầu viết bài đăng tin tức của bạn.
Tìm hiểu thêm về cách tạo và sử dụng mẫu trang.
5. Sử dụng phần web People để hiển thị các liên hệ phòng ban chính
- Bắt đầu bằng cách xóa hình ảnh của phần web People.
- Tìm Hộp công cụ (
) ở bên phải. Chọn Xem tất cả các phần web, rồi chọn hoặc kéo và thả People từ danh sách các phần web. - Chọn Sửa thuộc tính () trên phần web People.
- Nhập tên của một người hoặc nhóm, rồi chọn Lưu.
Tìm hiểu thêm về phần web People.
6. Sử dụng phần web Cuộc hội thoại Yammer để kết nối mọi người với nhau
Lưu ý
- Phần web Cuộc hội thoại Yammer sẽ chỉ xuất hiện nếu tổ chức của bạn có giấy phép cho Yammer.
- Phần web Cuộc hội thoại Yammer sử dụng tên miền gốc (ví dụ: contoso.onmicrosoft.com) và không thể được dùng khi site SharePoint sử dụng tên miền phù hợp.
- Chọn Sửa thuộc tính ( ) trên phần web cuộc hội thoại Yammer.
- Chọn nguồn Hội thoại và Số lượng hội thoại muốn hiển thị.
Tìm hiểu thêm về phần web Cuộc hội thoại Yammer.
Tùy chỉnh các trang sau đây trong site:
- Ban lãnh đạo của chúng tôi - Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Hình ảnh và Văn bản .
- Nhóm của chúng tôi - Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Hình ảnh, Văn bản và Liên kết Nhanh .
- Tầm nhìn và ưu tiên - Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản .
- Văn hóa - Tùy chỉnh trang này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản và Hero .
- Mẫu bài đăng tin tức - Từ trang chủ, dẫn hướng đến Thiết đặt, rồi chọn Nội dung site. Tại đó bạn có thể xem các mẫu bài đăng tin tức được tạo sẵn. Tùy chỉnh các mẫu bài đăng tin tức này bằng cách chỉnh sửa phần web Văn bản, Hình ảnh, People và Liên kết Nhanh.
Tùy chỉnh giao diện và dẫn hướng site
Trước khi bạn chia sẻ site của mình với người khác, hãy hoàn thiện site của bạn bằng cách đảm bảo người dùng có thể tìm thấy site, dẫn hướng qua các liên kết và trang một cách dễ dàng, cũng như nhanh chóng truy nhập nội dung trên site.
- Chỉnh sửa thư viện tài liệu bằng cách cập nhật tên thư mục và tải lên tài nguyên.
- Chỉnh sửa và tùy chỉnh dẫn hướng site.
- Thay đổi diện mạo site của bạn bằng cách tùy chỉnh chủ đề, logo, bố trí đầu trang và giao diện cho site của bạn.
- Thêm hoặc loại bỏ các trang vào site này hoặc dẫn hướng site để phù hợp với nội dung hiện có.
- Chọn liên kết site này với site hub trong tổ chức của bạn hoặc thêm site này vào dẫn hướng site hub hiện có nếu cần.
Bước 4: Chia sẻ site của bạn với người khác
Chia sẻ trang web của bạn với những người khác sau khi bạn đã tùy chỉnh trang web của mình, xem xét độ chính xác và phát hành bản thảo cuối cùng.
- Chọn Chia sẻ trang web từ góc bên phải.
- Nhận trợ giúp trong việc quản lý site của bạn bằng cách thêm chủ sở hữu và thành viên site, những người sẽ có quyền sửa nội dung site.
- Trong ngăn Chia sẻ site , hãy nhập tên của những người mà bạn muốn chia sẻ site. Bạn có thể chọn Mọi người (trừ người dùng bên ngoài) nếu bạn muốn mọi người trong tổ chức của mình có quyền truy nhập vào site. Mức cấp phép mặc định là Chỉ đọc.
- Nhập tin nhắn tùy chọn để gửi cùng với thông báo bằng email sẽ gửi khi trang web được chia sẻ hoặc bỏ chọn hộp kiểm Gửi email nếu bạn không muốn gửi email.
- Chọn Chia sẻ.
Bước 5: Duy trì site của bạn
Sau khi bạn tạo và cho chạy site của mình, giai đoạn quan trọng tiếp theo là duy trì nội dung site. Đảm bảo bạn có kế hoạch duy trì cập nhật nội dung và phần web.
Cách thực hành tốt nhất để bảo trì site:
- Lập kế hoạch bảo trì site - Thiết lập lịch biểu để xem lại nội dung site thường xuyên khi cần để đảm bảo nội dung vẫn chính xác và phù hợp.
- Thường xuyên đăng tin tức - Phân phối các thông báo, thông tin và trạng thái mới nhất cho toàn tổ chức. Tìm hiểu cách thêm một bài đăng Tin tức trên một site nhóm hoặc site liên lạc và cho người khác thấy những người sẽ đăng thông báo cách họ có thể sử dụng tin tức SharePoint.
- Kiểm tra liên kết và phần web - Giữ cho liên kết và phần web luôn cập nhật để đảm bảo bạn đang tận dụng toàn bộ giá trị site của mình.
- Sử dụng phân tích để cải thiện mức độ tương tác - Xem mức sử dụng site bằng cách sử dụng báo cáo dữ liệu mức sử dụng tích hợp sẵn để nhận thông tin về nội dung phổ biến, lượt truy cập site và nhiều nội dung khác.
- Xem lại định kỳ cài đặt site của bạn - Sau khi đã tạo site trong SharePoint, bạn có thể thực hiện thay đổi đối với cài đặt, thông tin site và quyền cho site.
Xem thêm tài nguyên tùy chỉnh
Tìm hiểu thêm về việc lập kế hoạch, xây dựng và duy trì site SharePoint.
Xem thêm mẫu site SharePoint.