Σημείωση
Για όλες τις κοινότητες, η Viva Engage χρησιμοποιεί βιβλιοθήκες του SharePoint για να περιέχει και να ελέγχει περιεχόμενο. Όλα τα αρχεία Viva Engage για συνδεδεμένες κοινότητες αποθηκεύονται στο SharePoint και η πρόσβαση σε αυτά γίνεται μέσα από Viva Engage. Επειδή το Viva Engage είναι συνδεδεμένο με το Microsoft 365, κάθε κοινότητα υποστηρίζεται επίσης από μια ομάδα στο Microsoft 365.
Για να δείτε πού αποθηκεύονται τα αρχεία Viva Engage σας, επιλέξτε Files στην κεφαλίδα για οποιαδήποτε κοινότητα Viva Engage με σύνδεση στο Microsoft 365.
Εάν το δίκτυό σας αποθηκεύει αρχεία για τις συνδεδεμένες κοινότητες στο SharePoint, η επιλογή της καρτέλας Files ανοίγει το πρόγραμμα περιήγησης και εμφανίζει τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint της κοινότητας.
Χαρακτηριστικά του χώρου αποθήκευσης βιβλιοθήκης του SharePoint για αρχεία Engage
Οι βιβλιοθήκες του SharePoint στις Engage κοινότητες χρησιμοποιούν τις ακόλουθες δυνατότητες.
Νέος χώρος αποθήκευσης αρχείων
Όλα τα νέα αρχεία για τις συνδεδεμένες ομάδες του Microsoft 365 βρίσκονται στη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint για την Engage κοινότητα. Δείτε τις στη λίστα Files της ομάδας Viva Engage ή στο φάκελο Εφαρμογές/Viva Engage στη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint της κοινότητας.
Δημιουργία νέων αρχείων του Office
Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε νέα αρχεία από τη σελίδα Files. Δημιουργήστε το αρχείο σε άλλη θέση και, στη συνέχεια, αποστείλετέ το στο Viva Engage.
Οργάνωση αρχείων
Στο δεξιό παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε τη σύνδεση βιβλιοθήκης εγγράφων του SharePoint για την ομάδα και επιλέξτε το φάκελο Εφαρμογές/Viva Engage. Ταξινομήστε και φιλτράρετε τη λίστα αρχείων.
Οι χρήστες μπορούν να αναδιοργανώνουν ή να μετακινούν αρχεία σε υποφακέλους και οι συνδέσεις από Viva Engage θα εξακολουθούν να λειτουργούν. Ανοίξτε τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint, όπως φαίνεται παραπάνω, για να δείτε την αναδιοργάνωση.
Σημείωση
Όταν προβάλλετε τη λίστα αρχείων από Viva Engage, η λίστα υποδεικνύει μόνο ότι το αρχείο είναι αποθηκευμένο στο SharePoint και δεν καθορίζει το όνομα του φακέλου.
Προεπισκοπήσεις αρχείων
Για να δείτε μια προεπισκόπηση, επιλέξτε το αρχείο.
Επεξεργασία αρχείου από Viva Engage
Για έγγραφα Word, Excel και PowerPoint, κάντε αλλαγές στο Office Online ή στην εφαρμογή. Η βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint παρακολουθεί τις αναθεωρήσεις.
Η επιλογή "Επεξεργασία εγγράφου" και άλλες ενέργειες εμφανίζονται επάνω από την προεπισκόπηση.
Δικαιώματα πρόσβασης
Η κοινότητα του αρχείου καθορίζει τα δικαιώματα πρόσβασης για αυτό το αρχείο, αλλά οι διαχειριστές του SharePoint μπορούν να αλλάξουν τα δικαιώματα πρόσβασης για μεμονωμένα αρχεία.
Τρόπος πρόσβασης των επισκεπτών σε αρχεία
Η πρόσβαση επισκεπτών στα αρχεία εξαρτάται από τον τύπο του επισκέπτη:
Οι επισκέπτες σε επίπεδο δικτύου δεν έχουν προεπιλεγμένη πρόσβαση για την προβολή Viva Engage αρχείων που είναι αποθηκευμένα στο SharePoint.
- Για να μπορούν οι επισκέπτες να ζητούν πρόσβαση για την προβολή συγκεκριμένων αρχείων, προσθέστε τα ως επισκέπτες Azure B2B στον μισθωτή Microsoft 365. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε Azure τεκμηρίωση B2B της υπηρεσίας καταλόγου Active Directory.
- Τα μέλη της κοινότητας μπορούν να προβάλλουν, να αποστέλλουν και να επεξεργάζονται περιεχόμενο από τη βιβλιοθήκη του SharePoint. Οι επισκέπτες σε επίπεδο δικτύου που είναι Azure επισκέπτες B2B μπορούν επίσης να το κάνουν. Engage δεν υποστηρίζει την άμεση επεξεργασία.
- Εάν θέλετε να έχουν τη δυνατότητα να αποστέλλουν αρχεία σε μια συγκεκριμένη κοινότητα από το SharePoint ή να έχουν προεπιλεγμένη πρόσβαση σε αρχεία που αποστέλλονται στο SharePoint, προσθέστε τα ως μέλη της κοινότητας στο SharePoint.
- Οι επισκέπτες σε επίπεδο συνομιλίας δεν έχουν προεπιλεγμένη πρόσβαση στα αρχεία που αποθηκεύονται στο SharePoint. Για να επιτρέψετε την πρόσβαση σε συγκεκριμένα αρχεία στη συνομιλία, προσθέστε τους επισκέπτες ως επισκέπτες Azure B2B στον μισθωτή Microsoft 365. Δεν μπορούν να αποστείλουν αρχεία.
- Οι εξωτερικοί επισκέπτες μπορούν να είναι μόνο μέλη εξωτερικών ομάδων. Οι εξωτερικές ομάδες αποθηκεύουν αρχεία μόνο σε Viva Engage.
Παρακολούθηση αναθεωρήσεων
Προβάλετε το ιστορικό αναθεωρήσεων και προηγούμενες εκδόσεις από τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint.
Περισσότερες λεπτομέρειες αλλαγών εμφανίζονται στο ιστορικό αλλαγών και μπορείτε να διαγράψετε παλαιότερες εκδόσεις.
Σήμανση ως επίσημου
Οι χρήστες δεν μπορούν να επισημάνουν μια συγκεκριμένη έκδοση ενός αρχείου ως επίσημη.
Αναζήτηση
Viva Engage αναζήτηση πραγματοποιεί αναζήτηση μόνο στον τίτλο και το συγγραφέα. Εάν θέλετε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση περιεχομένου στα αρχεία Viva Engage στο SharePoint, θα πρέπει να κάνετε την αναζήτηση από τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint.