Szinkronizálhatja egy külső lista tartalmát a Microsoft Excellel, ezáltal mindkét helyen biztosítva az adatok naprakészségét. Például egy termékkészletet listában vezethet, így egyszerűen megoszthatja és frissítheti, az időnkénti készletelemzéseket pedig a Microsoft Excellel végezheti el.
Megjegyzés
Külső lista nem szinkronizálható az Excel 2013-asnál korábbi verziókkal. Ha erre tesz kísérletet, megjelenik egy párbeszédpanel, amely a következő üzenettel jelenik meg: "Nem lehet csatlakozni a listához".
További információt a Külső adatokkal foglalkozó tartalmak című témakörben talál.
Felkészülés a külső adatok használatára, a külső adatok használatának előfeltételei
A külső adatokkal végzett munkához szükség van néhány előfeltételként szükséges az adatok biztonságos elérésének biztosításához. A következő információk segítségével megtervezheti a teendőit. Az alábbiak akkor is a segítségére lehetnek a hiba azonosításában, ha problémákba ütközik a külső adatokkal végzett munka során. A külső adatok eléréséhez Önnek vagy a rendszergazdának a következőket kell elvégeznie:
A külső adatforrás előkészítése Egy rendszergazdának létre kell hoznia egy fiókot, és engedélyeket kell adnia az adatforráshoz annak érdekében, hogy a megfelelő személyek férjenek hozzá az adatokhoz, és hogy az adatok ne kerülhessenek illetéktelen kezekbe. Külső adatbázis esetén a rendszergazda például beállíthat adott táblákat, nézeteket vagy lekérdezéseket a teljesítmény növelése érdekében, hogy csak a szükséges eredmények jelenjenek meg.
SharePoint-szolgáltatások és -fiókok beállítása Egy rendszergazdának aktiválnia kell az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatásokat és a Biztonságos tár szolgáltatást. A szolgáltatások használatáról további információt az Üzleti kapcsolatszolgáltatások SharePoint 2013-hoz ésKülső lista létrehozása SQL Azure-táblából az Üzleti kapcsolatszolgáltatások és a Biztonságos tár segítségével című témakörben talál.
A Biztonságos tár szolgáltatás beállítása Egy rendszergazdának el kell végeznie a következő lépéseket: meg kell állapítania a külső adatforrás legjobb elérési módját, létre kell hoznia egy célalkalmazást, valamint be kell állítania a célalkalmazás hitelesítő adatait. A szolgáltatások használatáról további információt a Biztonságos tár célalkalmazás létrehozása vagy szerkesztése című témakörben talál.
Az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatások beállítása Egy rendszergazdának meg kell bizonyosodnia arról, hogy a külső tartalomtípust létrehozó felhasználó rendelkezik az Üzleti adatkapcsolat szolgáltatás metaadattárának eléréséhez szükséges engedélyekkel, illetve hogy a megfelelő felhasználók hozzáférnek a külső lista alapját képező külső tartalomtípushoz. A szolgáltatások használatáról további információt az Üzleti kapcsolatszolgáltatások megoldásainak konfigurálása a SharePoint 2013-hoz című témakörben talál.
Külső tartalomtípus létrehozása Egy felhasználónak létre kell hoznia egy olyan tartalomtípust, amely információkat tartalmaz a kapcsolatokról, a hozzáférésről, a műveleti módszerekről, az oszlopokról, a szűrőkről és az adatok külső adatforrásból való lekéréséhez használt egyéb metaadatokról.
Külső lista létrehozása Egy felhasználónak létre kell hoznia egy, a külső tartalomtípuson alapuló külső listát, valamint szükség szerint a külső lista egy vagy több nézetét.
Az Office-termékek használatra kész állapotának biztosítása: A külső adatoknak az Office-termékekkel történő szinkronizálásához legalább a Windows 7 operációs rendszerrel és az alábbi ingyenes szoftvertermékekkel kell rendelkeznie minden ügyfélszámítógépen: SQL Server Compact 4.0, .NET-keretrendszer 4 és WCF Data Services 5.0 for OData V3 (szükség esetén a rendszer automatikusan felkínálja a letöltés lehetőségét). Engedélyeznie kell az Üzleti kapcsolatszolgáltatások Office-telepítési beállítást (alapértelmezés szerint engedélyezve). Ez a beállítás telepíti az Üzleti kapcsolatszolgáltatások ügyfél futtatókörnyezetét, amely a következőket valósítja meg: a külső adatok gyorsítótárazása és szinkronizálása, az üzleti adatok megfeleltetése külső tartalomtípusoknak, a külső elemválasztó megjelenítése az Office-termékekben, valamint egyéni megoldások futtatása az Office-termékeken belül.
A külső adatok használatáról további általános információt a Külső adatokkal foglalkozó tartalmak című témakörben talál.
A külső lista exportálása az Excelbe
- Keresse meg a SharePoint-webhelyet, amely a listát tartalmazza.
- A Fontos rovatok sávon jelölje ki a SharePoint-lista nevét, vagy válassza a BeállításokOffice
, válassza a Webhely tartalma vagy a Teljes webhelytartalom megjelenítése parancsot, majd a megfelelő listaszakaszban válassza ki a lista nevét. - Válassza a Lista, majd az Exportálás az Excelbe lehetőséget.
Alapértelmezés szerint ez a képesség engedélyezve van külső listák esetére, de rendszergazda le is tilthatja. - Ha a rendszer a művelet megerősítését kéri, válassza az OK gombot.
- A Fájl letöltése párbeszédpanelen válassza a Megnyitás gombot.
- Ha a rendszer megkérdezi, hogy engedélyezi-e az adatkapcsolatokat a számítógépen, válassza az Engedélyezés lehetőséget, ha biztonságosnak ítéli a SharePoint-webhely adataihoz való csatlakozást.
A program ekkor létrehoz egy Excel-táblázatot, amely weblekérdezési fájlon alapuló adatkapcsolattal rendelkezik. Az exportált táblázat oszlopait a külső lista aktuális nézete határozza meg. A külső tartalomtípushoz és a külső listához beállított szűrők, valamint a SharePoint-webhely nyelvi beállításai határozzák meg, hogy a program mely adatokat exportálja. A program figyelmen kívül hagyja a lapokra vonatkozó esetleges korlátozásokat.