Viva EngageでOffice 365ドキュメントを編集する

Viva Engage コミュニティのメンバーは、ユーザーがそこに投稿したファイルを編集できます。 Viva Engageは、各ファイルのバージョン履歴を保存します。

注:

Viva Engageは、接続されているすべてのコミュニティのファイルを SharePoint に格納します。すべてのファイルには、Viva Engageからアクセスできます。 Viva Engageが Microsoft 365 に接続すると、各コミュニティは Microsoft 365 グループにリンクします。 organizationにこの機能があるかどうかをチェックするには、「Viva Engage ファイルが保存されている場所」を参照してください。
従来のViva Engageインストールでは、別のクラウドストレージスキームが使用されます。ほとんどのユーザーは、SharePoint ストレージを使用して Microsoft 365 に変換されています。その変換中、接続されたコミュニティViva Engage既存のすべてのファイルは読み取り専用になります。このような場合は、ファイルをダウンロードして再アップロードし、必要に応じて新しくアップロードしたバージョンを編集する必要があります。詳細については、次のセクションを参照してください。

ファイルの編集、バージョン履歴の表示、以前のリビジョンの開き方は、ファイルの種類とファイルの保存場所によって異なります。

Viva Engageに格納されているWord、PowerPoint、または Excel ファイルの場合: リビジョンを追跡するには、ファイルの [Viva Engage] ページから、Office 365でファイルを開きます。

Web版 Microsoft 365 での作業は、デスクトップでのMicrosoft 365 に似ています。 Web版 Microsoft 365 アプリでの作業に関するヒントとヘルプについては、「web のWordの基本タスク」、「Excel Online の基本的なタスク」、および「PowerPoint for the webの基本タスク」を参照してください。
バージョン履歴を表示するには、各ファイルのViva Engage ページをチェックします。
SharePoint に格納されているWord、PowerPoint、または Excel ファイルの場合: リビジョンを追跡するには、 Web版 Microsoft 365 を使用するか、Word、PowerPoint、または Excel で直接変更できます。バージョン履歴は、グループの SharePoint Online ドキュメントライブラリに表示されます。
他の種類のファイルの場合: ファイルをダウンロードし、変更を加え、更新されたファイルをアップロードします。 Viva Engageは、クラウドストレージ内のファイルと SharePoint に格納されているファイルのファイルリビジョンを追跡します。

会話からファイルをプレビューまたは編集する

ファイルを選びます。 Viva Engageファイルページが開き、使用可能な場合はプレビューが表示されます。

ヒント: その他のファイルオプションについては、会話の添付ボックスで [その他の ] を選択します。
[ ファイルの操作] の一覧で、[ ファイルの編集] を選択します。ファイルの新しいタブが開きます。
必要な変更を加えます。編集を終了するには、ブラウザーのタブを閉じます。変更は添付ファイルに自動的に保存されます。
ファイルが SharePoint に保存されている場合は、Word、Excel、またはPowerPointでファイルを編集するオプションが上部に表示されます。

プレビューがない場合、または [ファイルの編集] リンクがない場合は、次の手順を実行します。
[ クリック] を選択してダウンロード (または ダウンロード) し、ファイルをコンピューターに保存します。
ファイルを編集します (アップロードには必要ありません)。
元のバージョンを見つけてViva Engageにアップロードし、[ファイルアクション] > [新しいバージョンのアップロード] を選択します。アップロードによって、ファイルが読み取り/書き込み状態にリセットされます。

グループからファイルをプレビューまたは編集する

グループで [ファイル] を選択し、ファイル名をクリックします。ファイルが投稿された会話に表示されます。
ファイルをプレビューするには、[ ここをクリックしてドキュメントを表示する] を選択します。ファイルをプレビューできる場合は、プレビューが開きます。
ファイルを編集するには、[ファイルの操作] > [ ファイルの編集] を選択します。
必要な変更を加えます。編集を終了するには、ブラウザーのタブを閉じます。変更は添付ファイルに自動的に保存されます。
ファイルが SharePoint に保存されている場合は、上部の Word、Excel、またはPowerPointでファイルを編集できます。

[ファイルアクション] ボックスの一覧で [ファイルの編集] を選択できない場合:
[ ファイルの操作] の一覧で、[ ダウンロード] をクリックし、コンピューターにファイルを保存します。
必要に応じてファイルを編集し、元のバージョンを見つけてViva Engageにアップロードします。次に、[ファイルアクション] > [新しいバージョンのアップロード] を選択します。アップロードによって、ファイルが読み取り/書き込み状態にリセットされます。

Viva Engage ファイルの一覧からファイルをプレビューまたは編集する

どのコミュニティに含まれているかわからない場合にファイルを見つけるには、[設定] アイコン選択し、[ファイル] を選択し、ファイルの最も可能性の高い場所を調べてみます。

このビューでは、[ 最終更新日 時] 列のドロップダウンメニューにファイルアクションが表示されます。
ファイルをプレビューするには、[プレビュー] を選択 します。

プレビューが一覧にない場合、この種類のファイルでは使用できません。
ファイルを編集するには、[編集] を選択 します。
ファイルを編集します。編集を終了するには、ブラウザーのタブを閉じます。変更は添付ファイルに自動的に保存されます。
ファイルが SharePoint に保存されている場合は、上部の Word、Excel、またはPowerPointでファイルを編集できます。

編集できない場合は、ファイルをダウンロードして編集してから、再アップロードする必要があります。
[ ダウンロード] を選択して、ファイルをコンピューターに保存します。
ファイルを編集し、元のバージョンを見つけてViva Engageにアップロードし、[ファイルアクション] > [新しいバージョンのアップロード] を選択します。

SharePoint からファイルを操作する

SharePoint でファイルに対してタスクを実行するには、グループページで [SharePoint ドキュメントライブラリ] リンクを選択し、[ アプリ] フォルダーを参照します。

SharePoint からのファイルの操作については、次の記事を参照してください。

よく寄せられる質問

Q: Office 365 ファイルに対する変更を確実に保存するにはどうすればよいですか?

A: 変更は、Office 365で行うと保存されます。変更がファイル内にあることをチェックするには、ブラウザーを更新してファイルプレビューを確認します。

Q: 一部のOffice 365 ファイルが読み取り専用なのはなぜですか?

A: Word、PowerPoint、または Excel ファイルの [編集] リンクが見つからない場合は、organizationのViva EngageインストールがOffice 365に切り替わり、Viva Engageファイルが SharePoint に保存されていることを意味します。ドキュメントをダウンロードして再アップロードする必要があります。これにより、ファイルが読み取り可能で書き込み可能になるようにリセットされます。

Q: Viva Engageで編集できないファイルの種類を使用している場合、以前のバージョンを更新したファイルに置き換えることができますか?

A: Word、PowerPoint、Excel 以外のファイルの種類の場合は、はい。 Viva Engageで元のバージョンのファイルを検索し、[ファイルアクション] リストで [新しいバージョンのアップロード] を選択します。 新しいバージョンのアップロードは、Word、Excel、またはPowerPointドキュメントでは使用できません。これらの種類のファイルのバージョン追跡は、Office 365を使用して変更を加えた場合にのみ可能です。

Q: ファイルを誰も変更しないようにするにはどうすればよいですか?

A: ファイルがViva Engageに保存されている場合は、グループ管理者にその名前をクリックするように依頼し、左側の [ファイルの操作] リストで [公式のマーク] と [変更のロック] を選択します。

ファイルは黄色の星で表示されます。
ファイルが SharePoint にある場合は、ファイルをチェックして、他のユーザーが開けないようにするか、ファイルの SharePoint アクセス許可を変更できます。
1. SharePoint でファイルを見つけるには、接続されているグループページで [SharePoint ドキュメントライブラリ] リンクをクリックし、[ アプリ] フォルダーを参照します。
2. 「ライブラリ内のファイルのチェックアウト、チェック、または変更の破棄」または「SharePoint リストまたはライブラリのアクセス許可を編集および管理する」の SharePoint の手順に従います。