Schemalägga ett möte i Microsoft Teams

Schemalägga ett möte

Det finns flera sätt att schemalägga ett möte i Teams:

• Välj Schemalägg ett möte i en 1:1-chatt eller en gruppchatt (under rutan där du skriver ett nytt meddelande) om du vill boka ett möte med personerna i chatten. Du kan inte schemalägga ett möte från en möteschatt.

• Gå till Kalender till vänster i programmet och välj Nytt möte i det övre högra hörnet.

• Välj ett tidsintervall i kalendern. Ett formulär för schemaläggning öppnas.

Formulär för schemaläggning är den plats där du vill ge mötet en rubrik, bjuder in andra och lägger till mötesinformation. Klicka på Schemaläggningsassistenten för att hitta en tid som fungerar för alla.

I Schemaläggningsassistenten kan du se deltagarnas tidszoner, scheman och tillgänglighet under olika tider. Rutnätet Schemaläggningsassistenten visar varje deltagares schema. Skuggade områden visas när deltagarna är upptagna eller har preliminärt möten. Okuddade områden visas när deltagarna är gratis. 

När du är klar med att fylla i informationen väljer du Spara för att stänga schemaläggningsformuläret och bjuda in deltagare till mötet.

Lägga till ett uppringningsnummer  

Ange ett uppringningsnummer och ett konferens-ID så att deltagarna kan ringa in till Teams-mötet. Om du schemalägger mötet från Outlook visas uppringningsnumret och konferens-ID:et automatiskt i den schemalagda mötesinbjudan. Information om hur du lägger till den här informationen när du schemalägger i Teams finns i Lägga till ett uppringningsnummer för ett möte i Teams.

Tilldela kategorier till ett möte

Färgkoda kalendern med kategorier. Precis som i Outlook kan du tilldela en eller flera kategorier till varje möte i kalendern. Det finns några olika sätt att tilldela kategorier:

1. Högerklicka på en händelse i kalendern och välj Kategorisera och välj sedan en färg.

2. När du schemalägger ett möte väljer du Kategori högst upp i schemaläggningsformuläret.

Dela med personer utanför organisationen 

Med Teams kan du bjuda in personer utanför organisationen, t. ex. personer som inte har en licens för Teams. Du behöver deras fullständiga e-postadress för att bjuda in dem.

1. Gå till den plats där det står Lägga till nödvändiga deltagare. Om någon är en valfri deltagare väljer du Valfri istället.

2. Skriv personens fullständiga e-postadress (till exempel: Joe@example.com).

3. Välj Bjud in. De får ett e-postmeddelande med en länk till mötet.

Bjud in personer med en länk 

Med Teams kan du bjuda in personer till ett möte via en möteslänk. Så här delar du den här länken:

1. Skapa mötet i Teams.

2. Gå till Kalender till vänster i Teams och välj det schemalagda mötet.

3. Möteslänken visas som en URL. Kopiera den genom att välja .

Lägga till en medorganisatör

När du har bjudit in personer till mötet kan du lägga till upp till 10 medorganisatörer för att hantera mötet. Innan du lägger till medorganisatörer kontrollerar du att de personer du vill lägga till redan har lagts till som obligatoriska deltagare och följ sedan stegen nedan:

1. Välj mötet och välj sedan Redigera.

2. Välj Fler alternativ > Mötesalternativ.

3. På sidan mötesalternativ, bredvid Välj medorganisatörer, väljer du nedåtpilen och sedan namnet på medorganisatören.

   

4. Välj Spara längst ned på skärmen.

Att göra det till ett kanalmöte

1. Välj Nytt möte.

2. Skriv namnet på en kanal där det står Lägg till kanal (under tids- och datumfälten).

Det går inte att redigera eller lägga till kanaler när inbjudan har skickats. Du måste skicka en ny inbjudan med den uppdaterade kanalen.

När du har lagt till de personer du vill ha väljer du schemaläggningsassistenten för att hitta den bästa tiden.

Om det är ett återkommande möte öppnar du den nedrullningsbara menyn bredvid upprepa inte (strax under datumet). Välj hur ofta du vill att det ska ske från standardalternativen eller markera Anpassade för att skapa ditt eget intervall.

Schemalägga möten i en kanalkalender 

Om du inte känner till hur du lägger till en kalender i en kanal beskrivs stegen för dig i Visa alla dina möten i Teams. När det är klart har du några olika sätt att lägga till händelser i den delade kalendern.

• Välj Lägg till ny händelse högst upp i kalendern.

• Klicka och dra markören i kalendern för att markera ett tidsblock.

• Eller välj pilen bredvid Möte nu högst upp i appen för att öppna menyn och välj Schemalägg möte.

Var och en av de här åtgärderna öppnar schemaläggningsformuläret med kanalnamnet ifyllt. Lägg gärna till en Outlook-grupp eller enskilda personer genom att ange deras namn manuellt. Gäster och partner utanför din organisation har inte åtkomst till kanalkalendern och kräver också att de läggs till i mötesinbjudan.

Högerklicka för fler alternativ

Högerklicka på en händelse i din kalender för att skicka RSVP, ta bort det om det är inställt eller öppna inbjudan för att se mötesinformationen. Om händelsen är ett Teams-möte får du också alternativ för att Ansluta online och Chatta med deltagarna.

Möten i Teams komma att visa en knapp för att Ansluta till en händelse i din kalender fem minuter innan mötet startar. När någon ansluter till mötet kommer mötet att ändra färg för att tala om för dig att de är online.

Välj Anslut för att öppna fönstret för mötesinställningar för att bekräfta de kamera- och mikrofoninställningar du föredrar innan du ansluter till onlinemötet.

Schemalägga om ett möte

I Teams-kalendern kan du schemalägga om möten och händelser som du har organiserat. Om du snabbt vill uppdatera en mötestid väljer du i Teams-kalendern, drar den till en ny tidsslot och släpper den.

Du meddelas om de inbjudna deltagarnas tillgänglighet innan du uppdaterar mötestiden.

Du kan också ändra mötestiden genom att välja mötet i Teams-kalendern, välja Redigera, välja en ny tid och välja Skicka uppdatering. Deltagarna får automatiskt ett meddelande med den uppdaterade tiden. 

Ange visa som-status i ett Teams-möte

Som organisatör kan du ange statusen Visa som för mötet i åtgärdsfältet. När deltagarna osa återspeglar deras status automatiskt organisatörens status. 

Som deltagare kan du välja att ange din individuella status för mötet via Visa som oberoende av organisatörens status. Den uppdaterade statusen visas i kalendern. Standardvärdet Visa som för alla möten som en organisatör schemalägger är Upptagen.

Du kan ange statusen Visa som på flera sätt: