Schemalägga ett allmänt möte i Microsoft Teams
Oavsett om du är värd för en företagsomfattande produktdemo eller täcker ett liveevenemang är hallfunktionerna optimala för att producera storskaliga evenemang.
I denna artikel
Lägg till externa presentatörer
Bjud in deltagare till ett allmänt möte
Skapa ett allmänt möte
Så här schemalägger du ett allmänt möte:
-
Öppna Teams-kalendern.
-
Välj pilen bredvid Nytt möte +.
-
Välj Allmänt möte i den nedrullningsbara menyn.
-
I Informationanger du grundläggande information, utser presentatörer med mera:
-
Ange händelsens rubrik, start- och slutdatum samt beskrivning.
Obs!: Den maximala varaktigheten för ett allmänt möte är 30 timmar.
-
Som standard är Organizer den person som skapade det allmänna mötet.
-
I -händelsegruppen > Medorganisatörer eller Presentatörersöker och väljer du andra personer som ska hjälpa till att hantera det allmänna mötet.
Medorganisatörer har de flesta organisatörsfunktioner men kan inte ändra Information (datum, tid osv.). Presentatörer kan tala och dela innehåll under händelsen. -
Välj Spara och skicka inbjudningar för att tillämpa ändringar och bjuda in medorganisatörer och presentatörer till händelsen.
-
-
I deltagare:
-
Välj om händelsen ska vara tillgänglig för Din organisation (medlemmar och gäster i din organisation) eller Offentlig (alla inbjudna eller med en länk till händelsen).
-
I Bjud in deltagare söker du efter och väljer personer som du vill skicka händelseinbjudningar till.
-
Aktivera Tillåt endast inbjudna personer attansluta för att begränsa händelsens närvaro till endast personer som bjuds in direkt.
-
-
Välj Spara för att tillämpa ändringar och fortsätta anpassa händelsen.
-
Välj Mötesalternativ om du vill redigera fler inställningar.
Obs!: Vissa mötesalternativ kan vara låsta beroende på principer som angetts av IT-administratören.
-
Välj Publicera för att schemalägga händelsen i det allmänna mötet och bjuda in deltagare.
Lägg till externa presentatörer
Lägg enkelt till upp till 20 presentatörer utanför din organisation i stadshuset. Externa presentatörer är gäster som är federerade, oskadlade eller anonyma.
När du lägger till en extern presentatör får de en unik kopplingslänk som gör att de kan delta i händelsen utan att behöva vänta i lobbyn. Anonyma presentatörer behöver inte logga in med ett Microsoft-konto. De kan ansluta med hjälp av länken och skriva in sitt namn innan de anger det.
Obs!: Externa presentatörer behöver en Teams-licens för att kunna ansluta till mötet. Dessutom måste de ansluta i Teams för skrivbordet. Webb- och mobilanslutning för externa presentatörer stöds för närvarande inte.
Så här lägger du till en extern presentatör:
-
Gå till din Teams-kalender.
-
Välj ett kommande allmänt mötet och välj Information.
-
Välj Lägg till externa presentatörer.
-
I Externa presentatörer anger du e-postadresserna till de externa presentatörer som du vill lägga till.
-
Välj Spara och skicka inbjudningar .
Obs!: Externa presentatörer bör inte vidarebefordra sina länkar. De kan ansluta med samma länk på upp till tre enheter.
Skapa eller kopiera den externa kopplingslänken
Så här återskapar eller kopierar du länken som externa presentatörer ansluter till:
-
Öppna ett allmänt möte i Teams-kalendern.
-
Välj Extern presentatör i informationen för det allmänna mötet.
-
Välj Unik kopplingslänk.
-
Välj Kopiera för att kopiera länken till Urklipp eller Läs in igen för att skapa en ny.
Duplicera ett rådhus
Duplicera ett befintligt rådhus för att tillämpa alla dess detaljer och inställningar på ett nytt rådhus. Du kan duplicera tidigare och kommande stadshus som finns i teams-kalendern.
När du duplicerar ett befintligt rådhus kommer det nya stadshuset att ha samma:
-
Titel
-
Beskrivning
-
Presentatörer, medorganisatörer och deltagare
-
Händelsetema
-
Registreringsinställningar
-
Anpassade e-postmeddelanden
-
Mötesalternativ
Så här duplicerar du ett rådhus:
-
Högerklicka på det tidigare eller kommande rådhuset som du vill duplicera i Teams-kalendern.
-
Välj Duplicera händelse .
-
Ange datum och tid för den nya händelsen och redigera eventuell händelseinformation som du vill ändra.
-
Välj Spara.
Du kan också duplicera ett rådhus genom att dubbelklicka på det i Teams-kalendern och välja Duplicera händelse på informationssidan.
Obs!: Om du duplicerar en händelse som inte har ändrats eller anslutits under de senaste 60 dagarna överförs inte mötesalternativen. Dubbletthändelsen har standardalternativ för möten.
Bjud in deltagare till ett allmänt möte
När du har bjudit in deltagare ser de inbjudan till det allmänna motet i kalendern. Om du har aktiverat växlingsknappen Tillåt endast inbjudna personer att ansluta måste du publicera händelsen för att deltagarna ska kunna ansluta.
Så här bjuder du in deltagare till ett webbseminarium:
-
Gå till din Teams-kalender.
-
Öppna ett befintligt allmänt möte eller skapa ett nytt.
-
Gå till Information > Deltagare.
-
Välj om händelsen ska vara öppen endast för Din organisation eller Offentlig.
Obs!: Om du väljer Din organisation kan medlemmar i din organisation ansluta via delningslänken, även om de inte är inbjudna. Aktivera växlingsknappen Tillåt endast inbjudna personer att ansluta för att begränsa närvaron till endast inbjudna deltagare.
-
I Bjud in deltagaresöker du efter och väljer de personer som du vill bjuda in.
-
Välj Spara.
När händelsen publiceras får deltagarna automatiskt inbjudningar via e-post. Inbjudna utan ett Microsoft-konto kan ansluta till mötet anonymt.
Inbjudningar till e-post i allmänna möten
När du publicerar ett allmänt möte får deltagarna automatiskt inbjudningar via e-post. Inbjudningar innehåller viktig information, inklusive händelsens namn, datum och tid samt beskrivning. De kommer också att återspegla din händelses anpassade tema.
Om du vill lägga till information redigerar du inbjudningar innan du publicerar det allmänna mötet. Så här redigerar du inbjudan via e-post till det allmänna mötet:
-
Gå till din Teams-kalender.
-
Öppna ett befintligt allmänt möte eller skapa ett nytt.
-
Välj Kommunikation.
-
På raden inbjudan till allmänt möte väljer du Förhandsgranska e-post.
-
Välj Redigera e-post.
-
Fyll i informationen i den angivna mallen.
-
Välj Förhandsgranska e-post för att se hur e-postmeddelandet visas för inbjudna.
Obs!: E-postmeddelandet kan se annorlunda ut för vissa mottagare beroende på deras e-posttjänst och enhet.
-
Välj Redigera e-post om du vill fortsätta redigera, Avbryt om du vill ta bort ändringar eller Spara för att tillämpa ändringarna.
När du har publicerat det allmänna mötet skickar Teams automatiskt e-postinbjudan till deltagarna.
Publicera ett allmänt möte
När du har slutfört det allmänna mötets mall för detaljer och e-postinbjudan publicerar du det allmänna mötet för att automatiskt bjuda in deltagare.
Så här publicerar du ett allmänt möte:
-
Gå till din Teams-kalender.
-
Öppna ett befintligt allmänt möte eller skapa ett nytt.
-
Slutför viktig information och anpassa tema.
-
Välj Spara om du vill tillämpa ändringarna.
-
Välj Publicera och bekräfta.
När det allmänna mötet har publicerats får deltagarna automatiskt e-postinbjudan och uppdateringar om eventuella ändringar av händelsen.
Felsökning
-
Vad gör jag om jag har problem med att ansluta till ett möte?
Kontrollera att du ansluter till mötet inloggad från det konto som du fick mötesbjudan eller anslutningslänken med.
2. Jag har bjudits in som extern presentatör men min kopplingslänk fungerar inte.
Din unika länk för att ansluta som presentatör fungerar bara om du är inloggad i Teams med samma e-postadress som du fick kopplingslänken med. Du kan inte logga in med ett annat konto och använda länken, och du kan inte ansluta anonymt med hjälp av länken.