Де зберігаються мої Viva Engage файли?

Примітка.: Для всіх спільнот Viva Engage використовує бібліотеки SharePoint, щоб містити вміст і керувати ним. Усі Viva Engage файли для підключених спільнот зберігаються в SharePoint і доступні з Viva Engage. Оскільки Viva Engage підключено до Microsoft 365, кожна спільнота також підтримується групою в Microsoft 365.

Щоб повідомити, де зберігаються файли Viva Engage, у верхньому колонтитулі для будь-якої спільноти Viva Engage, підключеної до Microsoft 365, натисніть кнопку Файли.

Спільнота бере на себе ліцензування особи, яка створює спільноту. Це означає, що учасникам спільноти не потрібно мати ліцензії SharePoint для перегляду або передавання до спільноти.

Якщо у вашій мережі зберігаються файли для підключених спільнот у SharePoint, цей заголовок відображається над списком файлів:

Знімок екрана: заголовок для файлів спільноти, коли Viva Engage підключено Microsoft 365.

Характеристики сховища бібліотеки SharePoint для файлів Engage

У бібліотеках SharePoint у спільнотах Engage використовуються наведені нижче можливості.

Нове сховище файлів

Усі нові файли для Microsoft 365 підключених груп зберігаються в бібліотеці документів SharePoint для спільноти Engage. Переглядайте їх у списку Файли групи Viva Engage або в папці Програми або Viva Engage в бібліотеці документів SharePoint спільноти.

Створення нових файлів Office

Не можна створювати нові файли на сторінці Файли . Створіть файл в іншому розташуванні та передайте його до Viva Engage.

Організація файлів

В області переходів праворуч виберіть посилання на бібліотеку документів SharePoint для групи та виберіть папку Програми/Viva Engage. Сортування та фільтрування списку файлів.

Користувачі можуть перевпорядкувати або переміщати файли до вкладених папок, а посилання з Viva Engage все одно працюватимуть. Відкрийте бібліотеку документів SharePoint, щоб переглянути реорганізацію.

Примітка.: Під час перегляду списку файлів із Viva Engage список вказує лише на те, що файл зберігається в SharePoint і не вказує ім'я папки.

Попередній перегляд файлу

Щоб переглянути файл, виберіть його.

Редагування файлу з Viva Engage

У документах Word, Excel і PowerPoint внесіть зміни в Office Online або в програмі. Бібліотека документів SharePoint відстежує виправлення.

Над попереднім переглядом з'являться команди Редагування документа та інші дії.

Права на доступ

Спільнота файлу визначає права на доступ до цього файлу, але адміністратори SharePoint можуть змінювати права на доступ до окремих файлів.

Як гості мають доступ до файлів

Гостьовий доступ до файлів залежить від типу гостя:

Гості мережевого рівня не мають доступу за замовчуванням для перегляду файлів Viva Engage, збережених у Службі SharePoint.

Щоб гості могли надіслати запит на перегляд певних файлів, додайте їх як гостя Azure B2B у клієнті Microsoft 365. Докладні відомості див. в Azure документації B2B служби Active Directory.
Учасники спільноти можуть переглядати, передавати та редагувати вміст із бібліотеки SharePoint. Це також можуть зробити гості мережевого рівня, які Azure гостям B2B. Engage не підтримує пряме редагування.
Якщо ви хочете, щоб вони могли передавати файли до певної спільноти з SharePoint або мати доступ до файлів, переданих до SharePoint за замовчуванням, додайте їх як учасника спільноти в SharePoint.
Гості на рівні розмов не мають доступу за замовчуванням до файлів, збережених у SharePoint. Щоб надати доступ до певних файлів у розмові, додайте гостей як гостя Azure B2B до клієнта Microsoft 365. Вони не можуть передавати файли.
Зовнішні гості можуть бути лише учасниками зовнішніх груп. Зовнішні групи зберігають файли лише в Viva Engage.

Заборона іншим користувачам вносити зміни

Будь-який Engage учасник спільноти може взяти файли на редагування в SharePoint, що не дозволяє іншим користувачам редагувати їх. Адміністратори SharePoint можуть змінювати дозволи на доступ до файлів.

Відстеження виправлень

Перегляд журналу редакцій і попередніх версій із бібліотеки документів SharePoint.

Додаткові відомості про зміни відображаються в журналі змін, а старіші версії можна видалити.

Позначити як офіційний

Користувачі не можуть позначити конкретну версію файлу як офіційну.

Пошук

Viva Engage шукати лише заголовок і ім'я автора. Якщо потрібно виконати пошук вмісту Viva Engage файлів у SharePoint, потрібно виконати пошук із бібліотеки документів SharePoint.

Докладніше

Редагування попередньо оновленого файлу, коли група Viva Engage зберігає файли в SharePoint

Місце проживання в Viva Engage