Cột Siêu dữ liệu được Quản lý là một kiểu cột mới có thể được thêm vào danh sách, thư viện hoặc kiểu nội dung để cho phép người dùng site chọn giá trị từ một bộ thuật ngữ cụ thể của các thuật ngữ được quản lý và áp dụng các giá trị này cho nội dung của họ. Bạn có thể tạo và cấu hình cột Siêu dữ liệu được quản lý để ánh xạ tới một bộ thuật ngữ hoặc thuật ngữ hiện có, hoặc bạn có thể tạo một bộ thuật ngữ mới đặc biệt dành riêng cho một cột Siêu dữ liệu được quản lý.
Các cột Siêu dữ liệu được quản lý tăng cấp việc sử dụng siêu dữ liệu nhất quán trên các site vì chúng cung cấp cho người dùng một danh sách các thuật ngữ mà họ có thể áp dụng cho nội dung của mình. Các thuật ngữ này xuất phát từ tập hợp thuật ngữ được quản lý tập trung trong Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ bởi Người quản trị Kho Thuật ngữ hoặc các cá nhân khác có quyền quản lý các điều khoản.
Vì bộ thuật ngữ này được cập nhật và quản lý riêng biệt với chính cột đó, không cần phải cập nhật cột (hoặc bất kỳ kiểu nội dung, danh sách hoặc thư viện nào liên kết với nó) để các thuật ngữ cập nhật sẵn dùng cho người dùng. Bất cứ khi nào tập hợp thuật ngữ mà một cột siêu dữ liệu được quản lý cụ thể được gắn kết với được cập nhật, các thuật ngữ cập nhật sẽ tự động trở nên sẵn dùng cho người dùng ở bất kỳ nơi nào cột Siêu dữ liệu được quản lý sẵn dùng. Điều này làm cho cột Siêu dữ liệu được Quản lý rất khác với cột Lựa chọn, cột này sẽ phải được cập nhật mỗi lần bạn muốn thay đổi danh sách giá trị lựa chọn mà người dùng có thể chọn.
Các cột Siêu dữ liệu được quản lý cũng có một số tính năng và đặc điểm độc nhất giúp người dùng lựa chọn và áp dụng các thuật ngữ vào nội dung, chẳng hạn như hỗ trợ cho "nhập trước", cũng như hỗ trợ định hướng nghĩa của thuật ngữ, mô tả, từ đồng nghĩa và các giá trị đa ngôn ngữ.
When a user begins typing a value into a Managed Metadata field, it displays all terms in the associated term set that begin with the characters the user has typed. Có thể chỉ rõ tên của tập hợp thuật ngữ và vị trí của thuật ngữ trong cấu trúc phân cấp cùng với chính thuật ngữ đó, điều này có thể giúp người dùng chọn thuật ngữ thích hợp.
Người dùng có thể di chuyển con trỏ qua các thuật ngữ được gợi ý để xem văn bản mô tả nhằm giúp họ đưa ra quyết định thích hợp.
Nếu các từ đồng nghĩa đã được xác định cho một thuật ngữ, người dùng có thể nhập những từ đó và thuật ngữ chính xác sẽ được gán.
Khi người dùng cập nhật cột Siêu dữ liệu được Quản lý, họ có thể nhập giá trị mình muốn, hoặc họ có thể bấm vào biểu tượng thẻ hiển thị bên cạnh trường Siêu dữ liệu được Quản lý để khởi chạy hộp thoại bộ chọn thuật ngữ mà họ có thể dùng để chọn một giá trị từ trong cấu trúc phân cấp của tập hợp thuật ngữ. This is useful to users who may be familiar with the terms that are available. Nếu tập hợp thuật ngữ đã được cấu hình để mở và cột Siêu dữ liệu được Quản lý cho phép các giá trị điền vào, người dùng có thể có tùy chọn thêm thuật ngữ mới vào tập hợp thuật ngữ. Hoặc đơn giản là họ có thể tùy chọn gửi phản hồi tới liên hệ được chỉ định cho bộ thuật ngữ.
Các cột siêu dữ liệu
Một cột siêu dữ liệu được quản lý cho phép bạn điều khiển các thông tin mà mọi người có thể nhập vào một cột. Người dùng lựa chọn thuật ngữ hoặc cụm từ mà họ nhập vào cột từ một bộ các thuật ngữ được quản lý và được xác định trước.
Lưu ý: Bạn phải là Người quản trị Tuyển tập Trang thì mới có thể tạo ra hoặc cấu hình các cột của trang. Bạn phải có mức quyền Quản lý Danh sách thì mới có thể tạo cột cho danh sách hoặc thư viện. Theo mặc định, chủ sở hữu site có quyền này.
Bạn có thể ánh xạ cột Siêu dữ liệu được Quản lý với tập hợp thuật ngữ hoặc một thuật ngữ riêng lẻ đại diện cho một tập hợp con của tập hợp thuật ngữ (một số điều có thể hữu ích cho tập hợp thuật ngữ phân cấp). Nếu bạn ánh xạ cột này với tập hợp thuật ngữ, thì nó sẽ hiển thị tất cả các thuật ngữ sẵn có dưới bộ thuật ngữ đó. If you map the column to an individual term within a term set, then the column will display that term, and any terms under it in the hierarchy.
Cách thức và vị trí bạn tạo các cột Siêu dữ liệu được Quản lý phải được tính đến yếu tố trong việc lập kế hoạch trên toàn tổ chức đối với siêu dữ liệu được quản lý, các loại nội dung, quản lý tài liệu và quản trị site.
Tạo cột siêu dữ liệu được quản lý
Bạn có thể tạo một cột Siêu dữ liệu được Quản lý ánh xạ đến một bộ thuật ngữ hoặc thuật ngữ hiện có ở bất kỳ cấp độ nào trên site (ví dụ, dưới dạng cột của trang, hoặc dưới dạng một cột cục bộ đến một danh sách hoặc thư viện cụ thể). Tuy nhiên, nếu bạn muốn một cột Siêu dữ liệu được Quản lý có thể dùng lại và rộng rãi hữu ích cho những người khác có thể tạo kiểu nội dung site mới hoặc cấu hình danh sách và thư viện, thì bạn có thể muốn tạo nó như một cột site.
|
To create a new Managed Metadata site column that maps to an existing term set, do this: |
Để tạo một cột Siêu dữ liệu được Quản lý mới cho một danh sách hoặc thư viện ánh xạ tới một bộ thuật ngữ hiện có, hãy làm như sau: |
|---|---|
|
|
-
Trên Cột của Site Mới trong phần Tên và Kiểu, hãy nhập tên mà bạn muốn cột có.
-
Dưới Kiểu thông tin trong cột này là, hãy bấm Siêu dữ liệu được Quản lý.
-
Trong phần Nhóm, chọn hoặc tạo nhóm mà bạn muốn tổ chức cột.
-
Trong phần Cột Bổ Cài đặt, hãy nhập mô tả và xác định xem bạn có muốn những người dùng bắt buộc cung cấp giá trị cho cột này không. Bạn cũng có thể chỉ rõ bạn có muốn bắt buộc các giá trị cho cột phải là duy nhất hay không.
-
Trong phần Trường Nhiều Giá trị, hãy xác định xem liệu bạn có muốn cho phép nhiều giá trị trong cột hay không. Nếu bạn cho phép nhiều giá trị, người dùng sẽ không thể sắp xếp trên cột này trong dạng xem danh sách.
-
In the Display format section, specify whether you want the column to display only the term label, or the term and its full path in the hierarchy of the term set.
Có thể hữu ích nếu bạn hiển thị đường dẫn phân cấp đầy đủ trong các tình huống mà bản thân ngữ cảnh cho thuật ngữ có thể không rõ ràng. -
Trong phần Bộ Thuật ngữ Cài đặt, hãy chọn Dùng một bộ thuật ngữ được quản lý, sau đó thực hiện một trong những điều sau đây:
a. Để tìm kiếm một bộ thuật ngữ có chứa thuật ngữ bạn muốn sử dụng, hãy nhập tên của một thuật ngữ và bấm nút Tìm. Bạn có thể chọn bộ thuật ngữ hoặc thuật ngữ mà bạn muốn từ kết quả được hiển thị trong hộp. Nếu bạn muốn tìm kiếm lại, hãy bấm vào nút Đặt lại.
b. Để duyệt tìm bộ thuật ngữ hoặc thuật ngữ mà bạn muốn ánh xạ tới cột này, hãy bấm vào mũi tên ở bên trái của ứng dụng Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý hiển thị trong hộp để mở rộng nó và duyệt đến tập hợp thuật ngữ mà bạn muốn. Tiếp tục bung rộng nút cho đến khi bạn tìm thấy tập hợp thuật ngữ hoặc thuật ngữ bạn muốn. Bấm vào đó để chọn bộ thuật ngữ hoặc thuật ngữ.
-
In the Allow Fill-in section, specify whether you want to allow users to add new values to the term set. Nếu bộ thuật ngữ bạn chọn đang đóng, bạn sẽ không thể cho phép Điền.
-
Trong phần Giá trị Mặc định, bạn có thể tùy chọn chỉ rõ thuật ngữ mình muốn dùng làm giá trị mặc định cho cột. Bạn có thể nhập thuật ngữ, hoặc bạn có thể bấm biểu tượng Thẻ để duyệt thuật ngữ bằng cách dùng bộ chọn thuật ngữ.
-
Bấm OK.
-
Trên pa nen Tạo Cột, nhập tên và mô tả tùy chọn bạn muốn cho cột siêu dữ liệu được quản lý
-
Tùy chọn Loại sẽ được chọn sẵn cho siêu dữ liệu Được quản lý, nhưng bạn cũng có thể chọn thay đổi loại cột. Sau khi được thay đổi, cài đặt cột sẽ mặc định là loại cột tương ứng.
-
Trong tùy chọn Bộ thuật ngữ hoặc thuật ngữ, hãy chọn nút Chọn , sau đó tìm kiếm hoặc chọn bộ thuật ngữ hoặc thuật ngữ cho cột.
-
Trong phần Giá trị Mặc định, bạn có thể tùy chọn chỉ rõ thuật ngữ mình muốn dùng làm giá trị mặc định cho cột. Bạn có thể nhập thuật ngữ hoặc bạn có thể chọn biểu tượng Thẻ để duyệt tìm thuật ngữ.
-
Chọn Xem thêm tùy chọn để thực hiện các việc sau (tùy chọn):
a. In the Display format section, specify whether you want the column to display only the term label, or the term and its full path in the hierarchy of the term set. Có thể hữu ích nếu bạn hiển thị đường dẫn phân cấp đầy đủ trong các tình huống mà bản thân ngữ cảnh cho thuật ngữ có thể không rõ ràng.
b. In the Allow users to type new values, specify whether you want to allow users to add new values to the term set. Nếu bộ thuật ngữ bạn chọn đóng lại, bạn sẽ không thể cho phép Điền các giá trị mới.
c. Trong phần Trường Nhiều Giá trị, hãy xác định xem liệu bạn có muốn cho phép nhiều giá trị trong cột hay không. Nếu bạn cho phép nhiều giá trị, người dùng sẽ không thể sắp xếp trên cột này trong dạng xem danh sách.
d. Trong phần Yêu cầu cột này chứa thông tin , hãy chỉ rõ bạn có muốn đánh dấu cột là trường bắt buộc hay không. Sau khi kích hoạt người dùng phải nhập giá trị cho mỗi hàng.
e. Trong phần Bắt buộc giá trị Duy nhất, bạn có thể xác định xem liệu bạn có muốn bắt buộc người dùng chỉ nhập giá trị duy nhất trong cột hay không.
Nếu không có một bộ thuật ngữ hiện có mà bạn muốn dùng, bạn cũng có thể tạo một bộ thuật ngữ mới cho một cột siêu dữ liệu được quản lý mới. Tập hợp thuật ngữ mà bạn tạo sẽ là tập hợp thuật ngữ "cục bộ" có thể chỉ được dùng trong tuyển tập site nơi bạn tạo ra nó. Any terms that you add to a local term set will not be offered as suggestions in Enterprise Keywords columns (unlike terms in global term sets).
Bạn phải là Người quản trị Tuyển tập Trang thì mới có thể tạo ra hoặc cấu hình các cột của trang. Bạn phải có mức quyền Quản lý Danh sách thì mới có thể tạo cột cho danh sách hoặc thư viện. Theo mặc định, chủ sở hữu site có quyền này.
|
To create a new Managed Metadata site column that maps to an existing term set, do this: |
Để tạo một cột Siêu dữ liệu được Quản lý mới cho một danh sách hoặc thư viện ánh xạ tới một bộ thuật ngữ hiện có, hãy làm như sau: |
|---|---|
|
|
-
Trên trang Cột của Site Mới hoặc Tạo Cột (tùy thuộc vào kiểu cột bạn đang tạo) trong phần Tên và Kiểu, hãy nhập tên mà bạn muốn có cho cột.
-
Bên dưới Kiểu thông tin trong cột này là, hãy bấm Siêu dữ liệu được Quản lý .
-
Trong phần Cột Cài đặt, hãy nhập mô tả cho cột và xác định xem bạn có muốn yêu cầu người dùng nhập giá trị cho cột không. Bạn cũng có thể chỉ rõ bạn có muốn bắt buộc các giá trị cho cột phải là duy nhất hay không.
-
Nếu bạn đang thêm một cột vào danh sách hoặc thư viện, thì bạn cũng có thể xác định xem liệu bạn có muốn thêm cột Siêu dữ liệu được Quản lý mới này vào tất cả các kiểu nội dung cho danh sách hoặc thư viện (nếu nhiều kiểu nội dung được bật cho thư viện). Bạn cũng có thể chỉ rõ bạn có muốn thêm cột này vào dạng xem mặc định cho danh sách hoặc thư viện hay không.
-
Trong phần Trường Nhiều Giá trị, hãy chỉ rõ bạn có muốn cho phép nhiều giá trị trong cột hay không. Nếu bạn cho phép nhiều giá trị, người dùng sẽ không thể sắp xếp trên cột này trong dạng xem danh sách.
-
In the Display format section, specify whether you want the column to display only the term label, or the term and its full path in the hierarchy of the term set.
Có thể hữu ích nếu bạn hiển thị đường dẫn phân cấp đầy đủ trong các tình huống mà bản thân ngữ cảnh cho thuật ngữ có thể không rõ ràng. -
In the Term Set Cài đặt section, select Customize your term set, and then type a description for the term set.
-
Bấm Sửa Bằng Trình Quản lý Bộ Thuật ngữ, sau đó bấm OK khi bạn được nhắc lưu các thay đổi của bạn.
-
Thực hiện theo các bước trong phần Tạo và cấu hình một bộ thuật ngữ mới để thiết lập bộ thuật ngữ.
-
Trong ngăn Thuộc tính của Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ, hãy xác định thông tin sau đây về bộ thuật ngữ mới:
|
Trong trường này |
Hãy làm thế này: |
|---|---|
|
Tên Bộ Thuật ngữ |
Nhập tên cho tập hợp thuật ngữ của bạn. Trường này phải được nhập tên của cột, nhưng bạn có thể cập nhật hoặc thay đổi nó |
|
Mô tả |
Nhập mô tả sẽ giúp người dùng hiểu cách họ nên sử dụng các thuật ngữ này. |
|
Chủ sở hữu |
Nếu bạn muốn chủ sở hữu của tập hợp thuật ngữ là người khác với bạn, bạn có thể thay đổi Chủ sở hữu thành một người hoặc nhóm khác. Bạn chỉ có thể nhập một mục. |
|
Liên hệ |
Nhập địa chỉ email nếu bạn muốn người dùng site có thể cung cấp phản hồi về tập hợp thuật ngữ khi họ đang cập nhật giá trị cho cột Siêu dữ liệu được Quản lý. |
|
Các bên liên quan |
Thêm tên của người dùng hoặc nhóm cần được thông báo trước khi thực hiện các thay đổi lớn cho tập hợp thuật ngữ. |
|
Chính sách Gửi bài |
Chỉ định xem bạn muốn đặt thuật ngữ là Đóng hayMở. If a term set is closed, then users cannot add new terms to it when they are updating the value for a Managed Metadata column bound to this term set, and the term set can be updated only by individuals with permission to update managed metadata. Nếu bộ thuật ngữ đang mở, thì người dùng có thể thêm thuật ngữ mới vào tập hợp thuật ngữ nếu cột này cũng được cấu hình để cho phép các lựa chọn điền vào. |
|
Sẵn có để Gắn thẻ |
Chọn hộp kiểm để làm cho thuật ngữ trong tập hợp thuật ngữ sẵn dùng để gắn thẻ. Nếu bạn xóa hộp kiểm, thì tập hợp thuật ngữ này sẽ không hiển thị cho hầu hết người dùng. Nếu tập hợp thuật ngữ vẫn đang được phát triển hoặc chưa sẵn sàng để dùng, bạn có thể muốn bỏ chọn hộp kiểm này. |
-
Bấm Lưu để lưu các cập nhật thuộc tính của bạn.
-
To add terms to the term set, point to the term set in the tree control on the left, click the arrow that appears, and then click Create Term, and then type the name you want for your term.
-
Trong ngăn Thuộc tính , hãy chỉ định các thông tin sau về thuật ngữ mới của bạn:
|
Trong trường này: |
Hãy làm thế này: |
|---|---|
|
Sẵn có để gắn thẻ |
Chọn hộp kiểm để làm cho thuật ngữ này sẵn dùng để gắn thẻ. Nếu bạn xóa hộp kiểm, thuật ngữ này sẽ hiển thị, nhưng bị vô hiệu hóa trong các công cụ gắn thẻ. |
|
Ngôn ngữ |
Chọn ngôn ngữ cho nhãn này cho thuật ngữ. |
|
Mô tả |
Nhập mô tả để giúp người dùng hiểu cách áp dụng thuật ngữ này hoặc phân biệt thuật ngữ này với các thuật ngữ tương tự. |
|
Nhãn Mặc định |
Nhập từ hoặc cụm từ bạn muốn dùng làm nhãn mặc định cho thuật ngữ trong ngôn ngữ này. |
|
Nhãn Khác |
Xác định bất kỳ từ đồng nghĩa nào cho thuật ngữ này. Hãy thực hiện điều này nếu bạn muốn một vài từ hoặc cụm từ có cùng ý nghĩa được coi là một thực thể duy nhất cho mục đích quản lý siêu dữ liệu. Để thêm nhiều từ đồng nghĩa, hãy nhập một từ, rồi nhấn ENTER để tạo thêm dòng. Ví dụ: nếu bạn đang tạo thuật ngữ cho màu "blue" và "blue" là nhãn mặc định cho thuật ngữ này, bạn có thể thêm "azure," "sapphire," "indởi", và "cobalt" như các từ đồng nghĩa có thể có. |
|
Thành viên của |
Mô tả Tên Bộ Thuật ngữ mẹ, mô tả, Chủ sở hữu và các thông tin khác. |
-
Bấm Lưu.
-
Lặp lại bước 3 -5 để thêm thuật ngữ mới.
-
To create sub-terms under terms, point to an individual term under which you want to nest another term, click the arrow that appears, and then click Create Term, and type the name you want for your term.
-
Lặp lại bước 4 và 5 để chỉ định thuộc tính cho các thuật ngữ con của bạn (chọn thuật ngữ bạn muốn cập nhật trước tiên).
-
Theo mặc định, các thuật ngữ trong tập hợp thuật ngữ được hiển thị theo thứ tự sắp xếp mặc định cho ngôn ngữ. Nếu bạn muốn xác định thứ tự sắp xếp tùy chỉnh để các thuật ngữ xuất hiện theo thứ tự nhất quán, bất kể ngôn ngữ hoặc thay đổi đối với nhãn thuật ngữ, bạn có thể làm điều đó bằng cách chọn tập hợp thuật ngữ trong điều khiển cây, sau đó bấm tab Sắp xếp Tùy chỉnh ở bên phải. Bấm Dùng thứ tự sắp xếp tùy chỉnh, sau đó dùng hộp danh sách để sắp xếp các thuật ngữ theo thứ tự số mong muốn.
Một cột siêu dữ liệu được quản lý cho phép bạn điều khiển các thông tin mà mọi người có thể nhập vào một cột. Người dùng lựa chọn thuật ngữ hoặc cụm từ mà họ nhập vào cột từ một bộ các thuật ngữ được quản lý và được xác định trước.
Ví dụ sau đây cho thấy cách thức hoạt động.
Thư viện tài liệu ở phần minh họa ở trên có một cột siêu dữ liệu được quản lý được gọi là "Khám phá ECM". Để nhập các giá trị trong cột, người dùng sửa các thuộc tính cho một mục trong thư viện (trong trường hợp này, mục đó là một bảng tính).
Tên của cột siêu dữ liệu được quản lý, Khám phá ECM, là nhãn cho một trường trên trang thuộc tính. Để xem danh sách các thuật ngữ, người dùng chỉ cần chọn biểu tượng thẻ.
Khi bạn thiết lập một cột siêu dữ liệu được quản lý, bạn có thể sử dụng một bộ thuật ngữ hiện có hoặc bạn có thể thêm một bộ thuật ngữ đặc biệt dành cho mục đích này. Để tìm hiểu cách thêm một bộ thuật ngữ mới, hãy xem Thiết lập một bộ thuật ngữ mới.
Bạn có thể tạo cột cho danh sách và thư viện hoặc bạn có thể tạo cột của site.
Tạo cột của trang cho siêu dữ liệu được quản lý
-
Trên trang Trang đầu, chọn Nội dung Trang.
-
Trên trang Nội dung Site, hãy chọn Cài đặt
-
Dưới Bộ sưu tập Trình thiết kế Web, hãy chọn Cột của trang.
-
Trên trang Cột của Trang, hãy chọn Tạo.
-
Trên trang Cột của Site Mới, trong phần Tên và Kiểu, hãy nhập tên cột.
-
Đi tới bước 5 trong thủ tục tiếp theo.
Tạo cột danh sách hoặc thư viện cho siêu dữ liệu được quản lý
-
Đến danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn tạo cột tại đó.
-
Trên tab Danh sách hoặc Thư viện của dải băng, chọn Tùy chọn danh Cài đặthoặc Thư viện Cài đặt.
-
Trong phần Cột , chọn Tạo Cột.
-
Trên trang Tạo Cột, trong mục Tên và Loại, hãy nhập tên cột.
-
Trong phần Kiểu thông tin trong cột này là, hãy chọn siêu dữ liệu được quản lý.
-
Trong phần Nhóm , hãy chọn một nhóm cho cột hoặc tạo một nhóm cho cột đó.
-
Trong phần Cột Bổ sung Cài đặt, hãy nhập mô tả và xác định giá trị đó có bắt buộc không. Bạn cũng có thể chỉ rõ bạn có muốn bắt buộc các giá trị cho cột phải là duy nhất hay không.
-
Trong phần Trường Nhiều Giá trị, hãy chỉ rõ bạn có muốn cho phép nhiều giá trị trong cột hay không.
-
Nếu bạn cho phép nhiều giá trị trong cột, người dùng sẽ không thể sắp xếp trên cột này.
-
-
Trong phần Hiển thị công thức, hãy chỉ rõ sẽ chỉ hiển thị nhãn thuật ngữ hay hiển thị thuật ngữ và toàn bộ đường dẫn của nó trong cấu trúc phân cấp bộ thuật ngữ.
-
Trong phần Thiết đặt Bộ Thuật ngữ, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:
-
Để sử dụng một bộ thuật ngữ hiện có, hãy chọn Sử dụng một bộ thuật ngữ được quản lý, rồi tìm kiếm hoặc duyệt tên của bộ thuật ngữ. Sau khi chọn tên bộ thuật ngữ, bạn có thể chỉ rõ có cho phép người dùng điền vào các giá trị và thiết đặt giá trị mặc định cho cột hay không.
-
Để tạo một bộ thuật ngữ cho cột này, hãy chọn Tùy chỉnh bộ thuật ngữ của bạn và nhập mô tả cho bộ thuật ngữ. Sau đó, chọn Sửa Bằng Trình Quản lý Sử dụng Bộ Thuật ngữ và làm theo các bước trong Thiết lập một bộ thuật ngữ mới.
-
-
Chọn OK.
Mẹo: Để quản lý cột siêu dữ liệu, hãy làm theo một trong các bước trước đó để đến trang, thư viện hoặc cột danh sách Cột trang. Trên trang đó, hãy cuộn qua các cột đã xác định và chọn cột mà bạn muốn sửa đổi. Sau đó, bạn sẽ quay lại trang chỉnh sửa nơi bạn có thể thay đổi hoặc cập nhật cài đặt
