Modificare Office 365 documenti in Viva Engage

Qualsiasi membro di una community Viva Engage può modificare i file che gli utenti pubblicano lì. Viva Engage salva una cronologia delle versioni per ogni file.

Note:

Viva Engage archivia tutti i file delle community connesse in SharePoint. Tutti i file sono accessibili da Viva Engage. Quando Viva Engage si connette a Microsoft 365, ogni community si collega a un gruppo di Microsoft 365. Per verificare se l'organizzazione ha questa funzionalità, vedere Dove sono archiviati i file Viva Engage?
Le installazioni legacy Viva Engage usano uno schema di archiviazione cloud diverso. La maggior parte delle risorse è stata con conversione in Microsoft 365 con spazio di archiviazione di SharePoint. Durante questa conversione, tutti i file esistenti per Viva Engage community connesse vengono resi di sola lettura. In questi casi, è necessario scaricare e ricaricare il file, quindi modificare la versione appena caricata, se necessario. Per altre informazioni, vedere le sezioni seguenti.

I metodi per la modifica dei file, la visualizzazione della cronologia delle versioni e l'apertura delle revisioni precedenti dipendono dal tipo di file e dalla posizione in cui è archiviato il file.

Per i file di Word, PowerPoint o Excel archiviati in Viva Engage: Per tenere traccia delle revisioni, nella pagina Viva Engage del file aprire il file in Office 365.

L'uso di Microsoft 365 per il Web è simile aMicrosoft 365 sul desktop. Per suggerimenti e assistenza sull'uso delle app Microsoft 365 per il Web, vedere Attività di base in Word per il Web, Attività di base in Excel Online e Attività di base in PowerPoint per il web.
Per visualizzare la cronologia delle versioni, controllare la Viva Engage pagina di ogni file.
Per i file di Word, PowerPoint o Excel archiviati in SharePoint: per tenere traccia delle revisioni, è possibile apportare modifiche con Microsoft 365 per il Web o direttamente in Word, PowerPoint o Excel. La cronologia delle versioni viene visualizzata nella raccolta documenti di SharePoint Online del gruppo.
Per altri tipi di file: scaricare il file, apportare modifiche e caricare il file aggiornato. Viva Engage tiene traccia delle revisioni dei file nello spazio di archiviazione nel cloud e in SharePoint per i file archiviati in SharePoint.

Visualizzare in anteprima o modificare un file da una conversazione

Selezionare il file. Viva Engage apre la pagina del file, visualizzando un'anteprima, se disponibile.

Suggerimento: Per altre opzioni di file, selezionare Altro nella casella degli allegati della conversazione.
Nell'elenco Azioni file selezionare Modifica file. Viene aperta una nuova scheda per il file.
Apportare le modifiche desiderate. Per terminare l'attività di modifica, chiudere la finestra del browser. Le modifiche vengono salvate automaticamente nel file allegato.
Se il file è archiviato in SharePoint, verrà visualizzata un'opzione per modificarlo in Word, Excel o PowerPoint nella parte superiore.

Se non è presente un'anteprima o non è presente alcun collegamento Modifica file , procedere come segue:
Seleziona Fai clic per scaricare (o Scarica) e salva il file nel computer.
Modificare il file (non necessario per i caricamenti).
Caricarlo in Viva Engage trovando la versione originale, quindi selezionare Azioni file > Carica una nuova versione. Il caricamento reimposta il file allo stato di lettura/scrittura.

Visualizzare in anteprima o modificare un file da un gruppo

In un gruppo selezionare File e quindi fare clic sul nome del file. Il file viene visualizzato nella conversazione in cui è stato pubblicato.
Per visualizzare in anteprima il file, selezionare Fare clic qui per visualizzare il documento. Se il file può essere visualizzato in anteprima, viene aperta l'anteprima.
Per modificare il file, selezionare Azioni file > Modifica file.
Apportare le modifiche desiderate. Per terminare l'attività di modifica, chiudere la finestra del browser. Le modifiche vengono salvate automaticamente nel file allegato.
Se il file è archiviato in SharePoint, è possibile modificarlo in Word, Excel o PowerPoint nella parte superiore.

Se non è possibile selezionare Modifica file nell'elenco Azioni file :
Nell'elenco Azioni file fare clic su Scarica e salvare il file nel computer.
Se necessario, modificare il file e caricarlo in Viva Engage individuando la versione originale. Selezionare quindi Azioni file > Carica una nuova versione. Il caricamento reimposta il file allo stato di lettura/scrittura.

Visualizzare in anteprima o modificare un file dall'elenco File di Viva Engage

Per trovare un file in caso di dubbi sulla community in cui si trova, seleziona l'icona delle impostazioni , seleziona File e quindi esplora il percorso più probabile per il file.

In questa visualizzazione le azioni del file vengono visualizzate nel menu a discesa nella colonna Ultimo aggiornamento il .
Per visualizzare in anteprima un file, selezionare Anteprima.

Se l'opzione Anteprima non è presente nell'elenco, non è disponibile per questo tipo di file.
Per modificare un file, selezionare Modifica.
Modifica il file. Per terminare l'attività di modifica, chiudere la finestra del browser. Le modifiche vengono salvate automaticamente nel file allegato.
Se il file è archiviato in SharePoint, è possibile modificarlo in Word, Excel o PowerPoint nella parte superiore.

Se non è possibile modificare, è necessario scaricare e modificare il file e quindi ricaricarlo.
Selezionare Scarica per salvare il file nel computer.
Modificare il file e caricarlo in Viva Engage trovando la versione originale, quindi selezionare Azioni file > Carica una nuova versione.

Usare i file da SharePoint

Per eseguire attività sui file in SharePoint, selezionare il collegamento Raccolta documenti di SharePoint nella pagina del gruppo e passare alla cartella App.

Per informazioni sull'uso dei file da SharePoint, vedere gli articoli seguenti:

Domande frequenti

D: Come si può verificare che le modifiche apportate a un file Office 365 vengano salvate?

R: Le modifiche vengono salvate man mano che vengono apportate in Office 365. Per verificare che le modifiche siano presenti nel file, aggiornare il browser ed esaminare l'anteprima del file.

D: Perché alcuni file Office 365 sono di sola lettura?

R: Se il collegamento Modifica non è presente per i file di Word, PowerPoint o Excel, significa semplicemente che l'installazione di Viva Engage dell'organizzazione è passata a Office 365 e che i file Viva Engage sono ora archiviati in SharePoint. Sarà necessario scaricare e ricaricare il documento. In questo modo il file viene reimpostato in modo che sia leggibile e scrivibile.

D: Quando si usa un tipo di file che non è possibile modificare in Viva Engage, è possibile sostituire la versione precedente con quella aggiornata?

R: Per tipi di file diversi da Word, PowerPoint ed Excel, sì. Trovare la versione originale del file in Viva Engage e selezionare Carica una nuova versione nell'elenco Azioni file. Il caricamento di una nuova versione non è disponibile per i documenti di Word, Excel o PowerPoint: il rilevamento della versione per questi tipi di file è possibile solo se le modifiche vengono apportate usando Office 365.

D: Come si fa ad assicurarsi che nessuno modifi canti il file?

R: Se il file è archiviato in Viva Engage, chiedere all'amministratore di gruppo di fare clic sul relativo nome e quindi selezionare Segna modifiche ufficiali e Blocca modifiche nell'elenco Azioni file a sinistra.

Il file viene visualizzato con una stella gialla.
Se il file si trova in SharePoint, è possibile estrarlo per assicurarsi che nessun altro possa aprirlo oppure modificare le autorizzazioni di SharePoint per il file.
1. Per trovare il file in SharePoint, fare clic sul collegamento Raccolta documenti di SharePoint nella pagina del gruppo connesso e passare alla cartella App.
2. Seguire le istruzioni di SharePoint in Estrarre, archiviare o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta o Modificare e gestire le autorizzazioni per un elenco o una raccolta di SharePoint.