在 Teams 會議中使用分組討論區

除了最小型會議以外,要進行開放式討論和有意義的想法交換很有困難。 使用分組討論區,人員會以小型群組進行生動交談和腦力激蕩會議。

只有電腦版 Teams (WIndows 和 Mac) 上的會議召集人可以建立和管理分組討論區。

附註: 這些功能目前無法於分組討論區中使用:

  • 打電話給我

  • 從參與者面板將人員新增至會議

  • 將其他人員新增至會議聊天

  • 複製加入會議資訊

重要: 如果會議超過 300 人,則無法建立分組討論區。 同樣地,如果在會議之前建立分組討論區,則無法邀請超過 300 人。 

如需有關管理大型 Teams 會議的資訊,請參閱大型 Teams 會議的最佳做法

本文內容

提示: 如需其他協助,請參閱分組討論區疑難排解指南

建立分組討論區

建立分組討論區時,您可以自動將人員指派至分組討論區。 如果您想要稍後在會議中移動人員,必須手動執行。

若要建立分組討論區,您必須是會議召集人或委派為分組討論區管理員的簡報者。

在會議之前建立分組討論區

  1. 前往您的 Teams 行事曆並開啟會議邀請。

  2. 前往 [分組討論區]並選取 [建立會議室]

  3. 選擇您要的會議室數目 (最多 50),然後選取 [新增會議室]

    在此範例中,已建立了三間會議室,但尚未指派任何人員至其中。

    在會議之前建立分組討論區。

  4. 選取 [指派參與者]。

  5. 選擇您是否要讓 Teams 將人員均等指派到會議室 (自動) 或要自己指派人員 (手動)。

會議開始後,您可以開啟分組討論區。

在會議期間建立分組討論區

  1. 開始會議。

  2. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

    選取分組討論區

  3. 執行下列動作:

    1. 選擇您要建立的會議室數目 (最多 50)。

    2. 選擇您是否要讓 Teams 將人員均等指派到會議室 (自動) 或要自己指派人員 (手動)。

      顯示如何建立分組討論區的圖片。

      附註: 您稍後將無法在會議中自動將人員指派到分組討論區。

  4. 選取 [建立會議室]

手動將人員指派到分組討論區

指派參與者到個別分組討論區 (如果您沒有自動執行此動作,或是需要將某人重新指派到另一個分組討論區)。 若要指派人員,您必須是會議召集人或委派為分組討論區管理員的簡報者。

附註: 目前,無法將使用 PSTN 或 Teams 裝置加入會議的人員指派至會議室。 我們建議針對這些人員改為使用主要會議做為分組討論區。

在會議之前手動指派人員

  1. 前往您的 Teams 行事曆並開啟會議邀請。

  2. 前往 [分組討論區]並選取 [指派參與者]

  3. 選擇 [手動]並選取 [下一步]

  4. 選取您要他們在會議室中之人員名稱旁的核取方塊,以對他們加以選擇。

  5. 選取 [指派]旁的向下箭號,然後為他們選擇會議室。

  6. 重複上述步驟,直到為會議中的每個人指派至會議室。 完成後,選取 [確認]

在會議期間手動指派人員

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 選取 [指派參與者]。 從此視窗中選取 [名稱]或 [會議室]旁的向下箭號,來排序人員以查看誰被指派到何處。

  3. 選取您要他們在會議室中之人員名稱旁的核取方塊,以對他們加以選擇。

    顯示如何將人員指派到分組討論區的圖片

  4. 選取 [指派]旁的向下箭號,然後為他們選擇會議室。

    顯示如何為參與者選取分組討論區的圖片。

  5. 重複上述步驟,直到為會議中的每個人指派至會議室。 完成後,選取 [確認]

    如果有人晚到加入會議,請再次選取 [指派參與者]以將他們指派至會議室。

委派分組討論區管理員

如果您是會議召集人,可以委派簡報者來管理會議的分組討論區。

分組討論區管理員可以:

  • 新增和刪除會議室

  • 指派和重新指派參與者至會議室

  • 開啟和關閉會議室

  • 加入任何會議室

  • 設定會議室工作階段的時間限制

  • 傳送公告

  • 重新建立會議室

重要: 一次只能有一人管理會議的分組討論區。 

在會議前委派管理員

  1. 前往您的 Teams 行事曆並開啟會議邀請。

  2. 前往 [分組討論區]並選取 [會議室設定]  [設定] 按鈕

  3. 切換 [指派簡報者以管理會議室]開關為開啟。

  4. 選取 [搜尋簡報者],並選擇您要成為分組討論區管理員的人。

在會議期間委派管理員

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 選取 [會議室設定]  [設定] 按鈕

  3. 切換 [指派簡報者以管理會議室]開關為開啟。

  4. 如果會議中沒有指定任何人做為簡報者,請選取 [移至會議選項以新增簡報者],然後選擇您要成為會議室管理員的人。 

  5. 從下拉式功能表中選擇簡報者。

    顯示如何指派分組討論區管理員的圖片。

  6. 選取返回按鈕 [<]來儲存您的變更。

控制分組討論區

您可能是會議中的少數分組討論區管理員之一。 不過,一次只有您們當中的其中一位可以控制會議室。

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

    您可以看見目前的管理員是誰 (例如 [Daniela 控制中])。

  2. 選取 [管理會議室]

    您現在是分組討論區管理員。 加入開放式會議室、發表公告等等。

重新命名分組討論區

如果您想要的話,請重新命名每個會議室以反映其用途 (例如,該會議室中的人員將處理什麼工作)。

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 將游標暫留在該會議室上,選取 [更多選項]  更多選項圖示,然後選取 [重新命名會議室]

    顯示如何重新命名分組討論區的圖片。

  3. 輸入新名稱,然後選取 [重新命名會議室]。

提示: 在會議期間,您可以刪除所有分組討論區,並使用不同方式加以設定。(請參閱從頭開始重新建立分組討論區)。

設定分組討論區工作階段的時間限制

設定時間限制時,每個分組討論區中都會顯示計時器,讓參與者知道專題討論何時結束。 時間結束後,會議室會關閉,參與者會返回主要會議。

附註: 如果您關閉 [自動將人員移至會議室]設定 (請參閱關閉自動進入分組討論區),參與者可以選擇在時間已到時返回主要會議或離開會議。

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 選取 [會議室設定]  [設定] 按鈕

  3. 選取 [設定時間限制],然後選擇工作階段長度。

    顯示如何設定分組討論區時間限制的圖片。

  4. 選取返回按鈕 [<]來儲存您的變更。

開始使用分組討論區

根據預設,一旦您開啟會議室,系統即會將會議參與者移至其獲指派的會議室,但您可以關閉此設定。(請參閱關閉自動進入分組討論區)。

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 執行下列其中一項操作:

    • 若要同時開啟所有會議室,請選取 [開啟]

    • 若要開啟單一會議室,請將游標暫留在該會議室上,選取 [更多選項]  更多選項圖示,然後選擇 [開啟會議室]

      顯示如何開啟單一分組討論區的圖片。

您可以在一個會議期間開啟和關閉分組討論區多次。

加入分組討論區

如果您是會議召集人或分組討論區管理員,則可以加入任何會議室。

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 將游標暫留在該會議室上,選取 [更多選項]  更多選項圖示,然後選取 [加入會議室]

離開分組討論區

在會議控制項中選取 [返回]

與分組討論區參與者互動

作為會議召集人,您可以將公告傳送至所有分組討論區,並參與任何分組討論區聊天室。 

傳送公告到所有分組討論區

您可能會想要告知每個人剩餘的分組討論工作階段時間、提供討論構想,或只是想提供一般更新。

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 選取 [發表公告] 公告圖示。

  3. 輸入您的公告,然後選取 [傳送]。

參與者在會議聊天室中會收到通知,以查看您的公告。

在分組討論區中聊天

每個分組討論區都有自己的聊天室。 所有聊天室都可在您的主要 Teams 聊天室清單中使用。

從主要聊天區域聊天

您可以在此與任何分組討論區的成員聊天。

加入分組討論區後,您也可以在討論區中選取 [聊天]  開啟 [聊天] 按鈕 ,以與該處的人員聊天。

附註: 當分組討論區關閉,分組討論區聊天室即會結束且無法繼續。 不過,您仍然可以檢視聊天記錄及任何共用的檔案。

關閉分組討論區

關閉分組討論區時,參與者會返回主要會議。

附註: 如果您關閉 [自動將人員移至開啟的會議室] 設定 (請參閱下方的關閉自動進入分組討論區),參與者可以選擇在會議室關閉時返回主要會議或離開會議。

個別關閉會議室

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 將游標暫留在該會議室上,選取 [更多選項]  更多選項圖示,然後選取 [關閉會議室]

同時關閉所有會議室

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 選取 [關閉]。

當會議室的狀態變更為 [已關閉],您就知道會議室已成功關閉。

當所有人從分組討論區回來,而您準備好再次以較大的群組開會時,請選取 [繼續]。

附註: 

  • 分組討論區會保持開啟,直到召集人手動加以關閉,或除非他們有設定計時器。

  • 如果稍後在會議中重新開啟會議室,參與者會維持之前所擁有的相同會議室指派。

週期性會議中的會議室指派

除非召集人手動將人員從其分組討論區中取消指派,否則相同的會議室和會議室指派將可供下一個會議使用。

其他選項

關閉自動進入分組討論區

根據預設,參與者會在分組討論區開啟時自動移至分組討論區。 關閉此選項時,參與者會收到一則訊息,要求他們加入分組討論區。 他們會先選取 [加入會議室] (行動裝置上為 [加入]),之後才會移動。

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 選取 [會議室設定]  [設定] 按鈕

  3. 切換 [自動將人員移動到會議室]開關為關閉。

  4. 選取返回按鈕 [<]來儲存您的變更。

會議出席者可以在這裡深入了解加入及參與分組討論區: 在 Teams 會議加入分組討論區

允許人員返回至主要會議

根據預設,此設定為關閉。 開啟時,參與者可以選擇離開分組討論區並返回原始會議,以重新加入較大型的討論。 

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 選取 [會議室設定]  [設定] 按鈕

  3. 切換 [讓人員自動回到主要會議]開關為開啟。

  4. 選取返回按鈕 [<]來儲存您的變更。

將人員移至不同的分組討論區

當分組討論區開啟或關閉時,可以移動參與者。

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 選取 [指派參與者],然後選取您要移動之人員名稱旁的核取方塊。

  3. 為該人員選擇新會議室,然後依序選取 [指派],[移動]

新增另一個分組討論區

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 選取 [新增會議室]  新增按鈕

刪除個別分組討論區

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 將游標暫留在該會議室上,選取 [更多選項]  更多選項圖示,然後選取 [刪除會議室]

一次刪除所有分組討論區

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 選取 [移除會議室]  [刪除] 按鈕 ,然後選取 [移除]

從頭開始重新建立分組討論區

在會議期間,您可以刪除所有分組討論區,然後建立新分組討論區並重新指派參與者。

  1. 在會議控制項中選取 [分組討論區]  分組討論區圖示

  2. 選取 [重新建立會議室] 重新建立分組討論區圖示  ,並確認該決定。

  3. 遵循上述指示來建立新的分組討論區,並將人員指派至其中。

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