Независимо дали изпращате или получавате особено важни или поверителни имейли, може да искате да приложите допълнителна защита преди, по време на или след изпращането на имейла. В зависимост от това каква защита е необходима, някой, който изпраща имейл от Outlook, може да шифрова съобщението, да добави цифров подпис, да приложи етикет за чувствителност или да защити начина, по който се обработват имейлите и прикачените му файлове, след като сте го получили.
Опции за защита
Наличните за вас опции за защита зависят от типа на акаунта, който използвате, и от това дали този акаунт има абонамент за Microsoft 365. Например, ако използвате личен акаунт в Microsoft с Microsoft 365, няма да имате толкова много опции, колкото някой, който използва служебен или учебен акаунт. Това е така, защото ИТ администраторите често задават правила за шифроване за всички потребители в организацията и им трябват различни функции за защита, които да поддържат съответствието. Обикновено, колкото по-поверителна е информацията, толкова повече правила за защита може и трябва да се прилагат, така че ако използвате служебен или учебен акаунт, консултирайте се с вашата организация по конкретни въпроси, свързани с обработването на информация.
Следващата таблица описва подробно какви функции са налични в зависимост от вашия акаунт и дали имате отговарящ на условията абонамент за Microsoft 365.
| Служебен или учебен акаунт (с Microsoft 365) | Акаунт в Microsoft (с Microsoft 365) | Акаунт в Microsoft (без Microsoft 365) | |
|---|---|---|---|
| Настройване на шифроване | Да | Да | Не |
| Изпращане на съобщения с цифров подпис за проверка на подателя | Да | Не | Не |
| Защита на съобщения с управление на правата за достъп до информация (IRM) | Да | Не | Не |
| Прилагане на етикети за чувствителност към имейл съобщения | Да | Не | Не |
| Отваряне на шифровани или защитени съобщения, изпратени от други хора | Да | Да | Да |
Забележка
За да използвате шифроване, вашият акаунт трябва да има отговарящ на условията абонамент за Microsoft 365. Сравнете всички планове на Microsoft 365.
Да разгледаме някои различни начини за защита на имейли в Outlook
- Използване на шифроване за предотвратяване на неупълномощен достъп до имейл
- Изпращане на съобщения с цифров подпис за проверка на самоличността на подателя
- Защита на съобщения с управление на правата за достъп до информация (IRM)
- Прилагане на етикети за чувствителност към вашите имейли в Outlook
- Отваряне на шифровани или защитени имейли, изпратени от Outlook
Използване на шифроване за предотвратяване на неупълномощен достъп до имейл
Шифроването на имейл съобщение означава, че то се конвертира от четлив обикновен текст в кодиран шифрован текст. Само целевият получател може да дешифрира съобщението за четене. Всеки получател без съответния ключ вижда неразшифрован текст.
В зависимост от вашата организация или акаунт Outlook може да ви позволи да шифровате съобщението си с S/MIME или Шифроване на съобщения на Microsoft Purview. Всеки път, когато съобщението ви включва цифров подпис или IRM защита, като например "Не препращай " или "Не печатай", то се шифрова автоматично.
За повече информация вижте:
- Настройване на Outlook да използва шифроване и цифрови подписи
- Изпращане на шифровани имейли в Outlook
- Научете повече за шифрованите съобщения в Outlook.com
Забележка
За да използвате шифроване, вашият акаунт трябва да има отговарящ на условията абонамент за Microsoft 365.
Изпращане на съобщения с цифров подпис (S/MIME) за проверка на самоличността на подателя
Използвайте цифров подпис, когато искате да изпратите удостоверено съобщение, което уведомява получателя, че съобщението не е било фалшифицирано. Поставянето на цифров подпис автоматично шифрова имейла, преди да го изпратите. People получават цифрови идентификатори от сертифициращите органи, които независимо проверяват самоличността на подателя.
Когато получите съобщение, съдържащо цифров подпис, можете да се доверите, че подателят е този, за когото се представя. Ако искате да вмъкнете цифров подпис в имейл, трябва да инсталирате цифров идентификатор (сертификат), който е проверен от трето лице.
За повече информация вижте:
- Защита на съобщения с цифров подпис в Outlook
- Проверка на цифровия подпис в подписано имейл съобщение
- Намиране на услуги за цифров идентификатор или цифров подпис
Забележка
За да използвате шифроване, вашият акаунт трябва да има отговарящ на условията абонамент за Microsoft 365.
Защита на съобщения с управление на правата за достъп до информация (IRM)
Можете да ограничите разрешението за съдържание в имейл съобщения в Outlook с управлението на правата за достъп до информация (IRM), точно както можете да ограничите разрешението за други файлове на Microsoft 356 или Microsoft Office.
Например изпращате имейл и прикачения файл с етикет "Да не се препраща". Това означава, че вашата организация има IRM правила, които проверяват лиценза на желания получател, така че само той да може да отвори файла и няма да може да го препрати. Имейлът ще бъде неразбираем за всички останали.
За повече информация вижте:
- Въведение в управлението на правата за достъп до информация (IRM) за имейл съобщения
- Отваряне на шифровани и защитени съобщения
Забележка
За да използвате управлението на правата за достъп до информация, вашият акаунт трябва да има отговарящ на условията абонамент за Microsoft 365.
Прилагане на етикети за чувствителност към вашите имейли в Outlook
Етикетите за чувствителност върху вашите имейли помагат на получателите да разберат вашите намерения, когато изпращате съобщение. Можете да прилагате етикети за чувствителност към вашите файлове и имейли за поддържане на съвместимостта с правилата за защита на информацията на вашата организация. Вашата организация определя тези етикети и какво означават те. Те могат да включват класификации като общи, неслужебни, публични, частни или поверителни. Те са достъпни само за лица със служебен или учебен акаунт и отговарящ на условията абонамент за Microsoft 365.
Имайте предвид, че етикетите за чувствителност не пречат на получателите да извършват действия по съобщението. За да ограничите действията, които получателите могат да предприемат с изпратеното от вас съобщение, ви препоръчваме да приложите шифроване или да защитите съобщението с IRM.
За повече информация вижте:
Забележка
За да използвате етикети за чувствителност, вашият акаунт трябва да има отговарящ на условията абонамент за Microsoft 365.
Отваряне на шифровани или защитени имейли, изпратени от Outlook
Когато някой изпрати имейл от Outlook, който има шифроване или допълнителна защита, получателите би трябвало да могат да го отворят от Outlook или друг имейл клиент.
Съобщенията, които имат правилата само за шифроване, могат да бъдат прочетени директно в повечето версии на Outlook. Ако получателите използват друга услуга за поща, те ще видят съобщение с връзка, за да прегледат съобщението в портала за Шифроване на съобщения на Microsoft Purview.
За повече информация вижте:
Забележка
Ако сте администратор, вижте Настройване на нови възможности за шифроване на съобщения в Microsoft 365, изградени върху Azure Защита на информацията.
Вж. също
Включване на S/MIME в Outlook Mobile
Изпращане на цифрово подписано или шифровано съобщение за Mac