Можете да добавяте корпоративни ключови думи към елементи на SharePoint Server или SharePoint в сайт на Microsoft 365 за маркиране на метаданни и за разработване на система за класифициране и организиране на онлайн съдържание в различни категории. Ключовите думи и метаданните ви дават възможност да съберете част от знанията на хората, които използват съдържанието. За повече информация вж. "Въведение в управляваните метаданни в SharePoint".
Можете да добавите колона "Корпоративни ключови думи" към списък или библиотека. След това можете да изберете елемента от списъка или библиотеката, към който да добавите ключова дума, и да въведете думата или фразата, която искате да покажете в свойствата на елемента.
Илюстрацията по-долу показва пример за колона с добавена корпоративна ключова дума.
За да добавите колона "Корпоративни ключови думи" към списък или библиотека:
- Придвижете се до списъка или библиотеката, за които искате да добавите колона с корпоративна ключова дума.
- От лентата за библиотека или списък на SharePoint Server изберете "Настройки на библиотеката " или "Настройки на списък".
От SharePoint в сайт на Microsoft 365 изберете
на настройките" и след това изберете "Настройки на библиотеката" или "Настройки на списък". - В колоната " Разрешения и управление " изберете "Настройки на корпоративни метаданни и ключови думи".
- На страницата за настройки, в секцията "Добавяне на корпоративни ключови думи" изберете квадратчето за отметка за колоната "Добавяне на корпоративни ключови думи" към този списък и разрешете синхронизирането на ключови думи.
Забраняване или разрешаване на публикуването на метаданни
Можете да управлявате дали термините или ключовите думи, добавени към колоните с управлявани метаданни или корпоративни ключови думи в списък или библиотека, стават достъпни като ключови думи за социални етикети. Например ако вашият списък съдържа поверителна информация, може да не искате стойностите на ключовите думи да са видими. За да ограничите достъпа до ключови думи, помислете дали да не забраните публикуването на метаданни.
Забележка
По подразбиране изрази от локален набор от изрази, създаден в контекста на конкретна колекция от сайтове, са изключени от публикуването на метаданни. Локалните набори от изрази не са налични за използване в социални етикети или като корпоративни ключови думи.
За да забраните или разрешите публикуването на метаданни, изпълнете следните стъпки:
Отидете на списъка или библиотеката, за които искате да конфигурирате публикуване на метаданни.
От лентата за библиотека или списък на SharePoint Server изберете "Настройки на библиотеката " или "Настройки на списък".
От SharePoint в сайт на Microsoft 365 изберете на настройките" и след това изберете "Настройки на библиотеката" или "Настройки на списък".Под "Разрешения и управление" изберете "Настройки на корпоративни метаданни и ключови думи".
В раздела " Публикуване на метаданни ", под "Записване на метаданните от този списък като социални етикети" направете едно от следните неща:
- За да публикувате стойности в полетата "Управлявани метаданни" и "Корпоративни ключови думи" в профилите "Социални етикети" и "Моят сайт", поставете отметка в квадратчето.
- За да предотвратите показването на социални етикети и профили в "Моят сайт" за стойности в управлявани метаданни и корпоративни ключови думи, изчистете отметката от квадратчето.
Изберете OK.
Повече информация за корпоративните ключови думи
SharePoint трансформира вашите корпоративни ключови думи в един набор от нейерархични изрази. Можете да намерите този специален набор от изрази, който се нарича "Набор от ключови думи", с помощта на инструмента за управление на хранилище за изрази. За повече информация вж. "Създаване, конфигуриране и управление на групи и набори от изрази".
Ключовите думи, които добавяте, са достъпни за другите, когато потребителите имат достъп до списъци или библиотеки на SharePoint. Например когато потребителите въведат подобни знаци в колоната "Корпоративни ключови думи" на списъка, SharePoint показва ключовата дума в съобщение с предложение. А ако добавите колона "корпоративни ключови думи" към списък или библиотека, SharePoint копира всички съществуващи етикети на документи в колоната "корпоративни ключови думи", когато документите се качват в списъка или библиотеката. Това помага за синхронизирането на съществуващите ключови думи с функциите за управлявани метаданни.
Администраторите на хранилище за изрази могат да отварят или затварят набора от ключови думи. Дали наборът е отворен, или затворен, засяга начина, по който потребителите работят с колона с корпоративни ключови думи в списък или библиотека. Ако добавите колона "Корпоративни ключови думи" към списък или библиотека, потребителите на сайта могат да въвеждат стойности за ключови думи. Ако наборът от ключови думи е затворен, потребителите не могат да подават нови ключови думи, но трябва да използват съществуващи корпоративни ключови думи или управляван израз. Ако наборът от изрази "Ключови думи" за сайта е отворен, потребителите могат да добавят произволна текстова стойност към тази колона.
Ако е подходящо, администратор, който има разрешение за управление, може да промени начина, по който SharePoint обработва тези ключови думи, и да ги премести в определен управляван набор от изрази. След това ключовите думи стават достъпни за същите видове употреби като другите термини в този набор от изрази.