След като създадете списък или библиотека в Списъци на Microsoft, SharePoint или Teams, можете да създадете правила за автоматизиране на задачи, като например изпращане на известие на някого при промяна на данните в списъка или създаване на нов файл в библиотеката.
Ще изберете условие, което задейства правилото, и действието, което то ще предприеме. (За да покажете, следващата процедура създава правило за списък. Това ще задейства известие, когато даден елемент бъде променен.)
Когато списъкът или библиотеката са отворени, изберете "Интегриране " и след това изберете "Правила".
Под "Предприемай действие, когато" изберете условие, което задейства правилото. Например Променен е елемент.
Изборът ви тук създава команда за правило, която ще изпълните в следващата стъпка.
Забележка
Когато използвате "подход към дата", можете да използвате само две от този тип правила за списък или библиотека.
Създаването на правило въз основа на многоредова текстова колона не се поддържа.Изберете всяка от подчертаните части на командата за правило, за да персонализирате условието, като изберете колона, стойността на колоната и кого да уведомите.
Например, за да завършите правило за уведомяване на "Създадено от човек", когато стойност на колона отговаря на условие, можете да изберете кога цената на покупката да се промени и новата стойност да е по-голяма от указаната сума, и да зададете имейл от "Създадено от " (можете да зададете човек, няколко лица или колона, но не и имейл адрес на групата.).
Когато завършите персонализирането на командата, изберете "Създай".
Ще видите завършеното правило на страницата "Управление на правила " и правилото ще бъде включено. Имейлите с известия се изпращат от имейл адреса no-reply@sharepointonline.com. Връщайте се към тази страница всеки път, когато трябва да редактирате, изтриете или по друг начин да управлявате правило.
Отстраняване на неизправности: Не мога да създам правило
Ако се натъкнете на грешка, когато се опитвате да създадете правило, това вероятно се дължи на разрешенията, приложени към списъка или библиотеката. Имате нужда от помощта на някого, който е собственик на библиотеката или списъка, за да разрешите тази ситуация, както е описано по-долу.
Разрешения за библиотеки
За да управлявате правила, трябва да получите разрешение "Принос" за библиотеката от собственика. Собственикът може да направи това, като сподели библиотеката с вас и укаже "Допринасяне".
Разрешения за списъци
Освен това, за да управлявате правила, трябва да получите разрешение "Принос" за списъка от собственика на списъка. Собственикът може да направи това, като сподели списъка с вас и зададе "Допринасяне".