Можете да синхронизирате данни между външен списък и Microsoft Excel, както и да поддържате актуални и двата набора от данни. Може например да искате да поддържате описание на продукти в списък, така че да е лесно за споделяне и актуализиране, но също така периодично да правите анализ на наличностите с помощта на Microsoft Excel.
Забележка
Не можете да синхронизирате външен списък с версии преди Excel 2013. Ако опитате да направите това, се показва диалогов прозорец за грешка, който гласи "Не може да се свърже към списъка".
За повече информация вж. "Намиране на съдържание за външни данни".
Подготовка и предпоставки за използване на външни данни.
Работата с външни данни изисква няколко основни задачи, за да се разреши защитен достъп до данните. Информацията по-долу може да ви помогне да планирате следващите си стъпки. Освен това, ако имате проблеми при опит за работа с външни данни, тази информация може да ви помогне да идентифицирате проблема. За достъп до външни данни вие или администратор трябва да направите следното:
Подготовка на външния източник на данни Може да се наложи администратор да създаде акаунт и да предостави разрешения за източника на данни, за да се гарантира, че правилните хора имат достъп до данните и че данните няма да попаднат в чужди ръце. Във външна база данни администраторът може също да иска да създаде конкретни таблици, изгледи, заявки и т.н., за да ограничи резултатите само до това, което е необходимо, и да помогне за подобряване на производителността.
Конфигуриране на услуги и акаунти на SharePoint Администраторът трябва да активира услугите за свързване на бизнес данни и услугата за защитено хранилище. За информация за използването на тези услуги вж. "Конфигуриране на решения за услугите за бизнес свързване за SharePoint 2013" и "Създаване на външен списък от таблица на SQL Azure с услугите за бизнес свързване и защитеното хранилище".
Конфигуриране на услуги за защитено хранилище Администраторът трябва да направи следното: да определи най-добрия режим на достъп за външния източник на данни, да създаде целево приложение и да зададе идентификационните данни за целевото приложение. За информация относно използването на тези услуги вижте Създаване или редактиране на целево приложение за защитено хранилище.
Конфигуриране на услуги за свързване на бизнес данни Администраторът трябва да гарантира, че потребителят, който създава външния тип съдържание, има разрешение за хранилището на метаданни за свързване на бизнес данни и че съответните потребители имат достъп до външния тип съдържание, на който се базира външният списък. За информация относно използването на тези услуги вижте "Конфигуриране на решения за услугите за бизнес свързване за SharePoint 2013".
Създаване на външен тип съдържание Потребителят трябва да дефинира външен тип съдържание, който съдържа информация за връзки, достъп, методи на работа, колони, филтри и други метаданни, използвани за извличане на данните от външния източник на данни.
Създаване на външен списък Потребителят трябва да създаде външен списък въз основа на външния тип съдържание и един или повече изгледи на външния списък, ако е необходимо.
Уверете се, че продуктите на Office са готови за употреба За да синхронизирате външни данни с продукти на Office, трябва да имате поне Windows 7 и следните безплатни софтуерни продукти на всеки клиентски компютър: SQL Server Compact 4.0, .NET Framework (платформа) 4 и WCF Data Services 5.0 за OData V3 (ако е необходимо, автоматично ще бъдете подканени да изтеглите софтуера). Освен това се уверете, че опцията за инсталиране на Office " Услуги за бизнес свързване " е разрешена (това е настройката по подразбиране). Тази опция инсталира изпълнимия модул на клиента на услугите за бизнес свързване, който извършва следното: кешира и синхронизира с външни данни, съпоставя бизнес данни с външни типове съдържание, показва инструмента за избор на външни елементи в продуктите на Office и изпълнява персонализирани решения вътре в продуктите на Office.
За по-обща информация за използването на външни данни вж. "Намиране на съдържание за външни данни".
Експортиране на външния списък в Excel
- Придвижете се до сайта на SharePoint, съдържащ списъка.
- В "Бързо стартиране" изберете името на списъка на SharePoint или изберете бутона "Настройки
, изберете "Съдържание на сайта" или "Преглед на цялото съдържание на сайта" и след това в съответната секция със списъци изберете името на списъка. -
Изберете "Списък" и след това изберете "Експортирай към Excel".
По подразбиране тази възможност е разрешена във външни списъци, но може да бъде забранена и от системен администратор. - Ако бъдете подканени да потвърдите операцията, изберете OK.
- В диалоговия прозорец "Изтегляне на файл " изберете "Отвори".
- Ако бъдете подканени дали да разрешите връзките за данни на вашия компютър, изберете "Разреши", ако смятате, че разрешаването на връзката към данните на сайта на SharePoint е безопасно.
Създава се таблица на Excel с връзка с данни на базата на файл на уеб заявка. Колоните в експортираната таблица се определят от текущия изглед на външен списък. Външни експортирани данни се определят от филтрите, дефинирани на външния тип съдържание и в изгледа на външен списък, както и от езиковите настройки за сайта на SharePoint. Всички ограничения за страници се игнорират.