Organizzare un evento Engage

Gli eventi consentono ai leader di condividere la propria strategia e promuovere la cultura, aiutando al contempo i dipendenti a connettersi, alla rete e a scambiare idee. Le conversazioni consentono di mantenere coinvolti i partecipanti prima, durante e dopo l'evento. I partecipanti possono partecipare dal proprio computer o dispositivo mobile.

Qualsiasi utente può creare Engage eventi nella sequenza e gli amministratori della community possono creare Engage eventi per la community. Engage eventi supportano tre tipi di evento: broadcast, riunioni e asincrone. Con questi scenari, uniamo i superpoteri di Teams e Engage in un'esperienza unificata per gli eventi.

I ruoli di organizzatori e relatori

L'organizzatore è il creatore di un evento. Gli organizzatori hanno il controllo completo sulle funzionalità di modifica ed eliminazione degli eventi.

Screenshot che mostra come gli organizzatori selezionano le persone che occupano i ruoli per un evento.

Engage eventi supporta fino a 10 co-organizzatori. I co-organizzatori possono moderare gli eventi, modificare le opzioni di coinvolgimento, ad esempio la moderazione del feed eventi e l'impegno anonimo, e aggiornare le registrazioni degli eventi dopo l'evento.

Gli organizzatori possono presentare le persone come il volto dell'evento. Gli utenti in primo piano vengono visualizzati nella pagina di destinazione dell'evento. L'evento viene visualizzato nella sequenza degli utenti in primo piano, che hanno accesso all'evento.

Gli organizzatori e i co-organizzatori non sono visibili ai partecipanti nella pagina dell'evento e non vengono visualizzati nelle schede evento.

Gli organizzatori designano i relatori per condividere contenuti e parlare all'evento. Questa funzionalità è sincronizzata con le impostazioni del relatore di Teams.

I relatori possono essere chiunque nell'organizzazione. Possono presentare lo schermo e condividere voce e video durante l'evento.

Importante: L'esperienza Web di Microsoft Teams non supporta la produzione di eventi del municipio. Usa sempre l'app desktop Teams per accedere a questa funzionalità per le trasmissioni Engage.

Dove si svolgono gli eventi?

Engage eventi si svolgono in due luoghi: la sequenza di un leader o una community in Engage o Microsoft Teams.

Eventi di sequenza pubblici e privati

Gli eventi sequenza offrono il controllo su quando l'evento è pubblico o privato. Di seguito è riportata una suddivisione di queste due opzioni di visibilità:

Eventi pubblici sequenza	Tutti gli utenti dell'organizzazione possono accedere all'evento e parteciparvi.
Eventi privati sequenza	Organizzatori, co-organizzatori, relatori e partecipanti invitati (community, gruppi M365, liste di distribuzione, gruppi di sicurezza o singoli utenti) possono accedere all'evento e parteciparvi.

Eventi della community

Gli eventi della community osservano le impostazioni di privacy standard per la community di hosting.

Engage eventi nelle comunità pubbliche sono visibili a tutti gli utenti dell'organizzazione.
Engage eventi nelle community private sono visibili solo ai membri della community.

Gli eventi della community seguono la privacy della community al momento della creazione. La tabella seguente illustra chiaramente il comportamento degli eventi (già creati, passati e imminenti) quando un amministratore della community apporta modifiche alle impostazioni di privacy della community:

Tipo di evento	Modifica della privacy della community	Appartenenza degli utenti	Accesso alla pagina eventi	Coinvolgimento dei feed	Accesso alla visualizzazione In tempo reale	Accesso VoD
Async	Pubblico > Privato	Non membro	No	No	No	No
Meeting	Pubblico > Privato	Non membro	No	No	Sì	No
Trasmettere	Pubblico > Privato	Non membro	No	No	Sì (inclusa la visualizzazione su Engage)	No
Async	Privato > Pubblico	Non membro	Sì	Sì	No	Sì
Meeting	Privato > Pubblico	Non membro	Sì	Sì	No	Sì
Trasmettere	Privato > Pubblico	Non membro	Sì	Sì	No (inclusa la visualizzazione su Engage)	Sì

Creare un nuovo evento Engage

Per creare un evento in una trama o in una community, passare alla sequenza o alla community. Selezionare la scheda Eventi > Crea evento.

È anche possibile iniziare un nuovo evento dal livello principale di Engage:

Nel riquadro di spostamento sinistro seleziona Crea nuovo e scegli Evento.

Il riquadro di spostamento Engage sinistra fornisce il menu Crea nuovo.

Compilare il titolo, le date e le ore e altre sezioni del modulo. Le date di inizio e di fine definiscono l'intervallo di tempo per l'evento.
Scegliere se ospitare questo evento in una sequenza o in una community.

Questa operazione determina chi può partecipare all'evento e dove viene archiviato il contenuto.
1. Per creare eventi della community, è necessario essere un amministratore della community.
2. Per creare eventi della sequenza, deve trattarsi di una sequenza personalizzata oppure è possibile essere delegati per un leader e avere accesso alla sequenza dei leader.
Scegli uno dei tre tipi di evento: Async, Meeting o Broadcast. Async è l'impostazione predefinita.
1. Lascia l'interruttore Abilita trasmissione o riunione disattivato per creare un evento asincrono senza funzionalità video. Per i passaggi successivi, vedi Eventi Async Engage.
2. Abilita l'interruttore Abilita trasmissione o riunione per selezionare la scelta di una trasmissione o di una riunione. Per i passaggi successivi, vedi Riunioni negli eventi di Engage o per configurare una trasmissione, vedi Broadcasts in Engage events.

Dopo aver creato un evento, gli organizzatori, i co-organizzatori e i relatori designati ricevono un invito al calendario.

Importante: Non apportare modifiche all'evento in Outlook o nel calendario di Teams. Tutte le modifiche agli eventi devono essere eseguite in Viva Engage.

Moderare un evento Engage

Gli organizzatori di eventi e i coorganizzatori possono gestire discussioni e risposte durante un evento.

Quando è abilitata la moderazione, gli organizzatori possono rivedere i post di domande e discussioni prima che vengano pubblicati a tutti gli utenti. Le risposte non possono essere moderate. Gli organizzatori possono anche rispondere in privato alle domande non pubblicate dei partecipanti. L'organizzatore può commentare il motivo per cui una domanda viene chiusa o chiedere ulteriori chiarimenti prima della pubblicazione. Queste risposte non sono visibili agli altri partecipanti e, quando la conversazione viene pubblicata, le risposte non sono più visibili a nessuno.

I post e i commenti anonimi sono veramente anonimi, il che significa che non sono associati all'utente per conformità e non compariranno nella scheda Post personali dell'utente che pubblica post.

Posticipare o disattivare le domande

Per avviare un evento senza domande e discussioni, disattiva le domande e le discussioni per i partecipanti durante la pianificazione dell'evento. I partecipanti non avranno un'esperienza di editore, ma gli organizzatori e i relatori possono comunque pubblicare post. Queste opzioni di coinvolgimento dei partecipanti possono essere modificate in qualsiasi momento.
Per modificare le opzioni di coinvolgimento dei partecipanti prima, durante o dopo l'evento, passare al pulsante Modifica dettagli , modificare le impostazioni dell'impegno e salvare l'evento.

Monitorare le domande

Filtrare le conversazioni per le domande senza risposta per trovare le domande senza risposta migliore.
Contrassegnare la risposta migliore (selezionare l'icona Segno di spunta sotto la risposta).
Sostituire una risposta migliore selezionando una nuova risposta migliore o contrassegnando la risposta migliore corrente come errata (icona X).
Chiedi a persone specifiche di rispondere a una domanda @mentioning loro nella risposta.
Per ogni risposta migliore, fai riferimento alla posizione video o alla conversazione (in Engage o Teams) a cui è stata data risposta alla domanda.

Calendar inviti

Quando si salva un evento appena creato, gli organizzatori, i co-organizzatori e i relatori ricevono automaticamente gli inviti al calendario. Tutti gli aggiornamenti degli eventi Engage dall'organizzatore vengono riportati in questo invito. I dettagli dell'operazione includono:

Un invito ricevuto non può essere modificato o inoltrato.
Se è necessario apportare modifiche all'evento, eseguirle nella pagina Engage evento. Le modifiche apportate all'invito non rifletteranno sull'evento in Engage.

Modificare le informazioni per l'invito nella pagina di creazione dell'evento Engage.

I partecipanti possono aggiungere o ricevere rapidamente inviti al calendario per ogni evento:

Crea nuovo invito: l'organizzatore crea un nuovo invito con i dettagli e lo invia all'orario scelto ai partecipanti;
Aggiungi al calendario: i partecipanti potenziali possono selezionare Aggiungi al calendario nella pagina dell'evento per aggiungere un evento al proprio calendario.

Importante: L'azione Aggiungi al calendario del destinatario aggiunge un file di .icsstatico al calendario del partecipante. Gli aggiornamenti futuri apportati all'evento dall'organizzatore (ad esempio data/ora/descrizione) non aggiornano automaticamente gli inviti dei partecipanti.

Nota: I partecipanti alle riunioni private della sequenza ricevono automaticamente un invito al calendario.

Importante: Per tutte le riunioni, i gruppi della community non ricevono gli inviti al calendario. Aggiungerli singolarmente o come lista di distribuzione per ricevere gli inviti.

Partecipare all'evento

Nella pagina di destinazione dell'evento, gli organizzatori dell'evento possono trovare le procedure consigliate per la promozione dell'evento e iniziare a raccogliere le domande dei partecipanti prima della parte live dell'evento.

Il giorno dell'evento, quando l'evento è "live", gli invitati seleziona Partecipa alla riunione o Partecipa alla trasmissione' dalla pagina di destinazione dell'evento o dall'invito al calendario dell'evento, se l'organizzatore ha inviato inviti separatamente.

Oltre a visualizzare e partecipare agli eventi tramite Engage Web e dispositivi mobili, è possibile visualizzare gli eventi direttamente nelle community di Teams. Che l'utente abbia Engage Web, Microsoft Teams, l'app per dispositivi mobili Engage o l'app Teams per dispositivi mobili, gli utenti possono visualizzare e partecipare a eventi Engage.

Nota: Se si copia un collegamento da un evento in Community in Teams, il collegamento indirizza gli utenti direttamente a Teams.

Gestire le registrazioni di eventi video su richiesta (VoD)

Screenshot di un video su richiesta attivato per una riunione in diretta Dopo che la parte dell'evento è finita, se l'evento è stato registrato, la registrazione (video su richiesta) viene visualizzata nella parte superiore della pagina di destinazione dell'evento per un facile accesso.

Importante: Per assicurarsi che la registrazione dell'evento venga visualizzata nella pagina dell'evento, assicurarsi di registrare l'evento. Per impostazione predefinita, la registrazione è attivata per i casi di utilizzo delle riunioni e delle trasmissioni. Gli organizzatori devono confermare l'impostazione di registrazione video per ogni evento in anticipo tramite le opzioni della riunione di Microsoft Teams.

Le registrazioni video delle riunioni della community e della trasmissione video vengono archiviate automaticamente nell'unità SharePoint della community di hosting. Eredita le autorizzazioni di accesso della community.
- Per le riunioni della community pubblica, tutti i membri della rete possono vedere automaticamente il voD.
- Per le riunioni private della community, tutti i partecipanti invitati possono vedere automaticamente il voD.
Le registrazioni delle riunioni della sequenza e delle trasmissioni vengono archiviate nel OneDrive dell'organizzatore e seguono le autorizzazioni di accesso di Microsoft Teams determinate dall'elenco dei partecipanti alla chat. L'organizzatore deve selezionare Aggiorna registrazione per fare in modo che tutti i partecipanti invitati possano vedere il VoD per le riunioni private e che tutti i partecipanti alla rete possano vedere il voD per le riunioni pubbliche.

Per aggiornare la registrazione di una riunione con una nuova versione, selezionare Aggiorna registrazione dall'intestazione di overflow nella pagina dell'evento, sostituire il collegamento e scegliere Aggiorna. La registrazione viene aggiornata e fornisce l'accesso in base alle impostazioni del collegamento alla registrazione.

Al termine dell'evento, assicurarsi di controllare se la registrazione è suddivisa in più video da Teams. Ciò si verifica quando i video sono lunghi e superano il limite di archiviazione di registrazione di Teams. Tutte le registrazioni verranno caricate nella posizione di Engage corretta. Per gli eventi community nell'unità SharePoint della community di hosting & per gli eventi sequenza in One Drive dell'organizzatore, potrebbe essere necessario unirli e aggiornare il collegamento alla registrazione.

Procedure consigliate per l'hosting di eventi

Per garantire la migliore partecipazione possibile all'evento, usare le procedure consigliate di pianificazione seguenti.

Alzare di livello l'evento con almeno 24 ore di anticipo. Condividere il collegamento all'evento tramite post, annunci o inviti al calendario da Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook o SharePoint in Microsoft 365.
Nell'invito, ricorda alle persone che possono partecipare da qualsiasi dispositivo o guardare la registrazione in un secondo momento.
Scegliere un orario che soddisfa la maggior parte dei partecipanti in fusi orari diversi.
Invia promemoria il giorno prima e subito prima dell'evento: funziona!
È possibile dare nuovo impulso facendo in modo che i partecipanti pongono domande nella settimana precedente all'evento.
Motivare i collaboratori incoraggiandoli a rispondere alle domande:
- Filtrare e rispondere alle domande senza risposta.
- Contrassegna le risposte migliori selezionando le icone dei segni di spunta sotto le risposte.
- @Mention persone specifiche a rispondere a una domanda.
Al termine dell'evento, continua le conversazioni con i follow-up per domande senza risposta.