リスト & ドキュメント ライブラリでの承認

リストとライブラリで最新の承認を使用すると、リスト アイテムまたはファイルに対する承認要求の作成、承認要求への応答、承認状態の表示を行うことができます。  

はじめに

選択した組み込みリスト テンプレートからリストが作成される場合、最新の承認は事前に構成されます。 これらの組み込みリスト テンプレートは次のとおりです。

• 承認のあるコンテンツ スケジューラ
• 承認された出張費の要求

上記のいずれかのテンプレートからリストを作成して開始できます。

または、[ 統合] ドロップダウンに移動し、[ 承認] を選択して、リストまたはライブラリで最新の承認を有効または無効にすることもできます。 ダイアログには、いつでも有効および無効にするスイッチが表示されます。

1. コマンド バーの [統合] ドロップダウンに移動し、[承認の構成] を選択します。

   

2. [承認を有効にする] のトグルを選択し、[適用] をクリックします。

   

3. 既定の承認者を有効にするかどうか、およびリストまたはライブラリに対する低いアクセス許可を持つユーザーが構成された承認者を上書きできるかどうかを選択できます。

4. いつでも承認を無効にするには、[自動化] ドロップダウンに再度移動し、[承認の構成] を選択して、トグルをクリックします。

注: 承認を無効にすると、関連する承認列のみが非表示になります。 アクティブな承認は引き続き Teams で実行可能であり、いつでも列をビューに再追加できます。

リスト アイテムまたはファイルに対する最新の承認要求を作成する

1. リストまたはライブラリで、アイテムまたはファイルを選択し、コンテキスト メニューから [承認の要求 ] を選択して承認ダイアログ ボックスを開きます。 または、[ 承認の状態 ] 列の状態ピルを選択して、承認ダイアログ ボックスを開くこともできます。

   

2. [ 承認者 ] フィールドに 1 人以上の承認者を入力します。 既定では、承認者が要求を承認した場合、承認要求は許可されたものとみなされます。 必要に応じて、以下のトグルを選択して、すべての承認者からの応答を要求することもできます。 承認要求に関する詳細を追加することもできます。
   

   承認要求が作成されると、状態ピルが [要求済み] に変わります。

   重要

   ファイルの編集中の変更が保存されている場合、配信中の承認はキャンセルされます。 進行中の承認の編集を防ぐために、Microsoft Word、Excel、および PowerPoint for the web ではファイルが表示のみモードで開き、同じ Windows デスクトップ アプリケーションでは、ドキュメントが最終版としてマークされていることが表示されます。

3. さらに、進行中の承認のリスト アイテムまたはファイル メタデータを更新すると、アイテムを更新すると承認状態がリセットされるという警告がユーザーに表示されます。
   

承認要求に応答する

リストで次を行います。

1. 承認要求に応答するリスト アイテムを選択し、コンテキスト メニューから [承認の詳細 ] を選択します。 または、[承認の状態] 列で、そのアイテムのステータス ピルを選択することもできます。
   

2. 承認ダイアログ ボックスで、必要に応じて要求の [ 承認 ] または [ 却下 ] を選択できます。 この承認を要求した場合は、[要求を取り消す] オプションも表示されます 。

   

Teams の承認アプリで次を行います。

1. Microsoft Teams の 承認アプリ に移動します。

2. 要求の一覧の中で、承認要求を特定しそれを選択します。

3. [承認] ダイアログ ボックスで、必要に応じて [承認 ] または [ 却 下 ] を選択できます。 この承認を要求した場合は、[その他のアクション] の下に [要求を取り消す] オプションも表示されます。[その他のアクション] をクリックして、承認要求をフォローアップまたは再割り当てすることもできます。

   

リスト アイテムの承認履歴を表示する

リストで次を行います。

1. 承認要求に応答するリスト アイテムを選択し、コンテキスト メニューから [承認の詳細 ] を選択します。 または、[承認の状態] 列で、そのアイテムのステータス ピルを選択することもできます。

   

Teams の承認アプリで次を行います。

1. Microsoft Teams の承認アプリに移動します。
2. 要求の一覧の中で、承認要求を特定しそれを選択します。
   

リストとライブラリの最新の承認の制限

ユーザー エクスペリエンス

• 承認者がリスト アイテムを表示するアクセス許可を持っていない場合、そのユーザーに承認要求を送信しても、基になるリスト アイテムがそのユーザーと自動的に共有されることはありません。 承認者には、リスト アイテムへのアクセス許可を手動で付与する必要があります。

• 基になるリスト アイテムが変更された場合 (編集または削除された場合) に、承認要求は自動的にキャンセルされます。 アクティブな承認があることを示す警告がユーザーに表示され、編集が完了すると要求がキャンセルされます。

  注

  この場合、システムは承認要求を作成したユーザーが要求を取り消したユーザーとして記録します。

• 要求者であるか承認者であるかに関係なく、承認を表示および管理するには 、Teams の承認アプリに移動します。

• [承認の状態]、[承認者]、[応答]、[承認作成者] などの SharePoint の承認列には、最新の承認アクティビティが反映され、完全な履歴については、Teams 承認アプリを活用します

利用できる地域

• グリッド ビューでは、承認を要求することしかできませんが、コマンド バーから承認要求に応答できます。

他の機能の効果

• リストで最新の承認が有効になっている場合、リスト の同期 は自動的にオフになります。
• リスト ルールでは [承認ステータス] 列を使用できますが、特定の条件やフィルター条件では、ルールからメールを送信する有効なユーザーが指定されたフィールドに存在しない場合があります。
• コンテンツの承認または要求の承認は、最新の承認と統合されていません