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リストは、チーム メンバーやアクセス権を提供したユーザーと共有できるデータのコレクションです。 すぐに使用できるリスト テンプレートが多数見つから、リスト アイテムを整理する上で最適な開始点を提供します。 詳細については、「テンプレートのリスト テンプレート」を参照Microsoft 365。

この記事では、リストの作成と使用の背景となる概念について説明します。 リストは、Microsoft SharePoint、Microsoft 365 のリスト アプリ、または Teams。 [リスト]の使用を開始する方法については、Microsoft Teams。

リストの詳細については、次の記事を参照してください。

注: ここでの情報と使用できるリストの種類は、使用しているSharePoint によって異なる点に注意してください。 バージョンが分からない場合は、管理者、ヘルプ デスク、またはマネージャーに問い合わせてください。また、使用しているバージョンSharePointを参照してください。

下の見出しを選択して開き、詳細情報を表示します。

組織は通常、リンク、お知らせ、連絡先、問題の追跡、アンケートなど、さまざまな種類のリストを使用して、いくつかの名前を付けします。

リストには、チームコラボレーションやビジネス ソリューションの焦点として使用できるタスクを含めすることもできます。 多くの場合、リストは、ほとんどまたは全く変更を加え、迅速かつ効果的なソリューションを提供できます。

たとえば、次のコマンドを使用できます。

  • タスク 所有権と進捗状況の追跡と、リスト コンテンツを魅力的な視覚的なプレゼンテーション用のページ内タイムラインに含める。

  • 問題の追跡 ワークグループ プロジェクトと一般的な作業タスクの詳細な分析のために、バージョン管理とバージョン履歴ストレージが含まれています。

リストは機能豊富で柔軟性が高く、データを保存、共有、および操作するための強力な方法を提供する組み込み機能を多数備えています。

たとえば、次のような操作を行うことができます。

  • [テキスト]、[数値]、[選択肢]、[通貨]、[日付と時刻]、[参照]、[はい/いいえ]、[集計値] など、さまざまな列を含むリストを作成します。 詳細情報を提供するために、参考となる数値を含むスプレッドシートや背景情報を含むドキュメントなど、1 つ以上のファイルをリスト アイテムに添付することもできます。

  • リスト ビューを作成してデータの整理、並べ替え、フィルター処理をさまざまな方法や特定の方法で行ったり、列の追加および削除や入力規則の変更などのメタデータの変更を行ったり、コンテンツ タイプ、サイト列、およびテンプレートに関して一貫性のあるリストを複数のサイトで使用したりできます。 たとえば、予定表からホーム ページに現在のイベントのみを表示し、別のページに壁掛けカレンダーのような視覚的なビューを作成できます。

  • 一意の列、ルックアップ列、およびリレーションシップの実行 (連鎖削除および制限削除) を組み合わせて、リスト間にリレーションシップを作成します。これらはすべて、より高度なビジネス ソリューションの作成とデータの整合性の維持に役立ちます。

  • カスタム リストの作成、Web パーツおよび Web パーツ ページへのデータの表示、Microsoft Office Excel や Office Access などの他のプログラムのデータのインポート、エクスポート、およびリンクを実行します。

  • バージョンおよび詳細な履歴のトラッキング、データを変更するための承認の義務付け、アイテム レベルおよびフォルダーのセキュリティの使用、チェックインとチェックアウト、および通知と RSS フィードの使用による変更情報の自動的な入手を実行します。

  • 利便性とパフォーマンスを向上させるために 1 つのリストのコンテンツを複数のフォルダーに整理し、インデックス処理を使用してサイズの大きなリストでパフォーマンスを全体的に向上させます。

グループの情報を管理するには、リストの次のような機能を使用できます。

バージョンと詳細な履歴を追跡する    リスト アイテムのバージョンを追跡し、どのアイテムがバージョンからバージョンに変更されたのか、リスト アイテムを変更したユーザーを確認できます。 新しいバージョンでミスが行われた場合は、以前のバージョンのアイテムを復元できます。 リストの履歴の追跡は、組織が進化するにつれてリストを監視する必要がある場合に特に重要です。

承認を要求する    リスト アイテムをすべてのユーザーが表示 する前に、リスト アイテムの承認が必要な場合に指定します。 アイテムを承認する権限を持つユーザーによって承認または拒否されるまで、アイテムは保留中の状態のままです。 承認される前にリスト アイテムを表示できるユーザーグループを制御できます。

<c0>アクセス許可のカスタマイズ</c0> リストの参加者が、自分が作成したアイテムのみ、またはリストのすべてアイテムを読み取り、編集できるかどうかを指定できます。    リストの参加者が、作成したアイテムのみを読み取って編集できるかどうか、またはリスト内のすべてのアイテムを読み取り、編集できるかどうかを指定します。 リストを管理する 権限を持 つユーザーは、すべてのリスト アイテムを読み取り、編集できます。 たとえば、アイテムに機密情報が含まれるような場合です。

ビューの作成と管理    同じリストの異なるビューを作成します。 実際のリストの内容は変わりませんが、ニーズに応じて、最も重要な情報や興味深い情報をユーザーが見つけ出すできるよう、アイテムが整理またはフィルター処理されます。

リストを更新する    プロセスを更新するリストの種類に関係なく、リスト アイテムを追加、編集、削除する場合と 似ています

リスト アイテムを追加または編集するには、次の 2 つの方法があります。

  • フォームの使用: 既定の方法です。

  • インライン: リスト ページにアイテムを直接追加することを意味します。

リストがバージョンを管理するように設定されている場合は、リスト アイテムを編集するたびに新しいバージョンのリスト アイテムが作成されます。 リスト アイテムの変更履歴を確認し、新しいバージョンに誤りがある場合は以前のバージョンを復元することができます。

数式と計算値を使用する    数式と計算値を使用して、リストの列に情報を動的に生成します。 操作には、リスト内の他の列の情報と、現在の日付を示す [today] などのシステム関数を含めできます。 たとえば、現在の日付から 7 日間の既定の期限を指定できます。

変更に関する情報を保持する    リストとビューでは RSS を使用できます。ワークグループのメンバーは自動的に更新プログラムを受信できます。 RSS は、ユーザーが統合された場所でニュースや情報の更新プログラムまたは RSS フィードを受信および表示できるテクノロジです。 リストが変更された場合、または新しいアイテムが追加された場合に通知する電子メール アラートを作成することもできます。 アラートは、自分にとって重要な変更を追跡するための便利な方法です。

リストのリレーションシップを作成する    ソース リスト内の 2 つのリスト間にリレーションシップを作成し、それらの値がソース リストのルックアップ列の値と一致する場合に、ターゲット リストから 1 つ以上の値を取得 (または "ルックアップ") するルックアップ列を作成します。 必要に応じて、引き続きターゲット リストからソース リストに列を追加できます。 ルックアップ列を作成するときに、データを有効に保ち、道路の問題を引き起こす可能性のある不整合を防ぐのに役立つ連鎖削除または制限削除オプションを設定して、リレーションシップの動作を強制することもできます。

データベース プログラムを使ったリスト情報の共有    Access などのデータベース プログラムがインストールされている場合は、サイトからデータをエクスポートしたりサイトにデータをインポートしたり、データベースからテーブルをリストにリンクしたりできます。 Access データベースでリスト データを操作する場合は、クエリ、フォーム、およびレポートを作成することもできます。 「Access データベースへのデータのインポート」を参照してください

サイト間で一貫してリストを使用する    グループが複数の種類のリストで動作する場合は、コンテンツ タイプ、サイト列、テンプレートを含む複数のリストに一貫性を追加できます。 これらの機能を使用すると、設定とリスト構造を効率的に再利用できます。 たとえば、顧客サービスの問題のコンテンツ タイプを作成して、コンテンツ タイプの特定の列 (顧客の連絡先など) とビジネス プロセスを指定できます。 もう 1 つの例は、部門のドロップダウン リストを含む部門名のサイト列を作成することです。 複数のリストの列を再利用して、各リストで常に同じ名前が表示されます。

メール プログラムからリスト アイテムを操作する    Microsoft テクノロジと互換性のある電子メール プログラムを使用して、重要なリスト情報を取得できます。 たとえば、Outlook を使用すると、Outlook からサイトでタスク、連絡先、ディスカッション掲示板を表示し、更新することができます。 詳細についてはConnect外部リストを参照Outlook。

コンテンツ のターゲット設定     グループ別にアイテムを フィルター処理する対象ユーザーターゲティングを有効にする。

使用するリストの種類は、共有する情報の種類によって異なります。

お知らせ    ニュースと状態を共有し、アラームを提供します。 お知らせでは、画像、ハイパーリンク、書式設定されたテキストを含む拡張書式がサポートされます。

連絡先    作業するユーザーまたはグループに関する情報を格納します。 Microsoft テクノロジと互換性のあるメールまたは連絡先管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムでサイトから連絡先を表示および更新できます。 たとえば、Microsoft テクノロジと互換性のある電子メール プログラムから、組織のすべてのサプライヤーの一覧 (Outlook)。 連絡先リストにより、実際にはサイトのメンバーは管理されませんが、外部仕入先のリストなどの組織の連絡先を格納して、共有するために使用できます。

ディスカッション掲示板    ニュースグループの形式に似たチームディスカッションを記録し、保存する中心的な場所を提供します。 管理者がサイトのリストでメール メッセージの受信を有効にしている場合、ディスカッション ボードは、最も一般的なメール プログラムからのメールディスカッションを保存できます。 たとえば、組織の新しい製品リリースのディスカッション ボードを作成できます。

リンク    インターネット、会社のイントラネット、その他のリソースへのリンクの一元的な場所を指定します。 たとえば、顧客の Web サイトへのリンクの一覧を作成できます。

注目リンク    一連のリンク アクションをビジュアル レイアウトで表示します。

予定表    チームのイベントや特定の状況 (会社の休日など) を保存します。 予定表では、チームのイベントについて卓上カレンダーまたは壁掛けカレンダーのような視覚的なビューが表示され、会議、イベント、および終日イベントが含まれます。 また、特定の時間間隔に関連しない期限や製品のリリース日など、チームのマイルストーンを追跡できます。 「リスト から予定表ビューを作成する」を参照してください

タスク    グループのプロジェクトや他の To Do イベントに関する情報を追跡します。 タスクをユーザーに割り当て、タスクが完了に近づくにつれて、その進捗状況や達成率をトラッキングすることができます。 Microsoft テクノロジと互換性のあるメールまたはタスク管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムでサイトからタスクを表示および更新できます。 たとえば、組織の予算プロセスのタスク リストを作成し、他のタスクと共に、Outlookで表示および更新できます。 「リスト を作成する」を参照してください

Projectタスク    ガント ビューと進行状況バーを使用してタスク情報を格納します。 タスクが完了に向かうと、状態と完了率を追跡できます。 Microsoft テクノロジと互換性のあるメールまたはタスク管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムでサイトからプロジェクト タスクを表示および更新できます。 たとえば、サイトにプロジェクト タスク リストを作成して、トレーニング マニュアルを作成する作業を特定して割り当て、組織の進捗状況を Project から追跡できます。 「リスト を作成する」を参照してください

問題の追跡    サポートの問題など、特定の問題に関する情報を格納し、進捗状況を追跡します。 問題を割り当て、分類し、問題を互いに関連付けできます。 たとえば、問題追跡リストを作成して、顧客サービスの問題とソリューションを管理できます。 また、問題を編集する度にコメントを付け、問題の元の説明を変更せずにコメントの履歴を作成できます。 たとえば、顧客サービス担当者は、問題と結果を解決するために行った各手順を記録できます。 また、3 つの状態ワークフローで問題追跡リストを使用して、組織が問題やプロジェクトの追跡を管理するのに役立ちます。 「リスト を作成する」を参照してください

アンケート    従業員満足度調査やクイズなどのフィードバックを収集してコンパイルします。 いくつかの方法で質問と答えを作成でき、フィードバックの概要を表示することができます。 Microsoft テクノロジと互換性のあるスプレッドシートまたはデータベース プログラムがインストールされている場合は、結果をエクスポートしてさらに分析できます。 「アンケート を作成する」を参照してください

ユーザー設定    リストを最初から開始します。 また、Microsoft テクノロジと互換性のあるスプレッドシート プログラムがある場合は、スプレッドシートに基づくカスタム リストを作成することもできます。 たとえば、ベンダーとの契約を保存および管理Excel作成したレコードからリストをインポートできます。 「スプレッドシート に基づいてリストを作成する」を参照してください

外部リスト    リストの外部に格納されているが、リスト内で読み取りおよび書き込みを行えるデータMicrosoft 365。 外部リストのデータ ソースは、外部コンテンツ タイプと呼ばれます。 ネイティブ Microsoft 365 リストとは異なり、外部リストは Business Connectivity Services を使用して外部システム (SAP、Siebel、Microsoft SQL Server など) からデータに直接アクセスします。そのシステムがデータベース、Web サービス、またはビジネスライン システムかどうか。

[データシート ビュー] の    [カスタムリスト] カスタム リストに似た空白のリストを作成しますが、既定ではデータシート ビューにリストを表示します。 データシート ビューには、データを行と列として表示および編集するためのデータ グリッドが用意されています。 行と列の追加や編集、フィルターの適用と並べ替え、計算した値と合計の表示を実行することができ、グリッド セルのデータを簡単に編集することができます。 データシート ビューを使用するには、32 ビット クライアント コンピューターに Office がインストールされていて、ブラウザーが ActiveX コントロールをサポートしている必要があります。

状態の一覧    プロジェクトの目標を表示して追跡します。 一覧には、目標が達成される度合いを伝える一連の色付きアイコンが含まれています。

循環    確認スタンプを含む情報をチーム メンバーに送信します。

Microsoft IME 辞書の一覧    リスト内のデータを Microsoft IME 辞書として使用します。 Microsoft IME を使用して閲覧列項目を表示に変換し、[IME コメント] ウィンドウの [コメント] でコンテンツを表示できます。 データは、特定の URL にリンクできます。

PerformancePoint コンテンツ リスト    PerformancePoint ダッシュボード デザイナーを使用して作成したスコアカード、レポート、フィルター、ダッシュボード ページ、その他のダッシュボード アイテムなどのダッシュボード アイテムを格納します。

言語と翻訳者    翻訳管理ライブラリの翻訳管理ワークフローで使用します。 ワークフローでは、リストを使用して、各言語の一覧で指定された翻訳者に翻訳タスクを割り当てる。 この一覧は手動で作成するか、翻訳管理ワークフローを翻訳管理ライブラリに追加するときにこのリストを自動的に作成することもできます。

KPI リスト    主要業績評価指標を追跡し、測定可能な目標に対して行われた進捗状況をすばやく評価できます。 KPI リストを設定して、手動で入力したデータ、Microsoft 365 リスト内のデータ、Excel ブック内のデータ、または Analysis Services のデータ (Microsoft SQL Server のコンポーネント) の 4 つのデータ ソースのいずれかを使用して、パフォーマンスを追跡できます。 KPI リストを作成したら、それを使用してインジケーターの状態をダッシュボード ページに表示できます。

スプレッドシートをインポートする     既存のスプレッドシートの列とデータを使用します。 スプレッドシートをインポートするには、Microsoft Excel互換性のあるプログラムが必要です。

最新のページにリストSharePoint追加するには:

  1. ページが編集モードではない場合は、ページの上部にある [編集] をクリックします。 

  2. ただし、既存の Web パーツの上または下にポインターを置くと、次のような丸で囲まれた + と線が表示されます。

    ページに Web パーツを追加するためのプラス記号

  3. + をクリックすると表示される Web パーツの一覧から選択します。 [ドキュメント、ライブラリ 、リスト] セクションまで下にスクロール します。

  4. [リスト] を選択します

    使用可能なすべてのリストの名前が表示されます。

  5. ページに挿入する一覧を選択します。 

  6. 問題がなければ、左上の [下書 きとして保存 ] を選択します。 次に、更新されたページを他のユーザーが利用するには、右側の [発行 ] を選択します。 

クラシック ページにリストをSharePointするには:

  1. [サイト] で [サイト] 設定 設定: プロファイルを更新し、ソフトウェアをインストールし、クラウドに接続しますをクリックし、[サイトコンテンツ]をクリックします

  2. [アプリの追加] アイコンをクリックします。

    [サイト コンテンツ] ダイアログの [アプリの追加] アイコン。
  3. スクロールし、使用するアプリをクリックします。 複数のページがある場合があります。

  4. ページに対して、後で取り消せるように、アプリに一意の名前を付け、[作成] をクリックします。

  5. サイト コンテンツ画面に戻ると、次の 3 つの操作を実行できます。

    • ウィンドウを閉じて、ページに戻ります。 [Web パーツの挿入] を使用して、ページに新しいアプリを追加します。

    • アプリをクリックし、データの入力を開始します。

    • 省略記号 [...] をクリックして、[設定の変更] をクリックします。 列の追加や名前の変更、およびその他のタスクを実行できます。

リストの機能は、さまざまな方法で使用できますが、どのように使用するかは、リストの規模および数と組織のニーズによって決定されます。

1 つのリストへの多数のアイテムの格納

1 つの大規模なリストで多様なニーズに対応する必要がある場合があります。 たとえば、組織全体でトラッキングする必要のある技術的案件が多数あり、案件が複数のプロジェクトおよびグループに適用される場合などがそれに該当します。

次のような場合に、1 つのリストを使用します。

  • グループのメンバーが、リスト アイテムの概要を表示したり、同じアイテム セットを異なるビューで表示したりする必要がある。 たとえば、マネージャーが組織のすべての技術的案件の進行状況を確認したり、一定の期間内に提出されたすべての案件を確認したりする場合があります。

  • グループのメンバーが、サイト上の同じ場所にある案件を参照または検索する必要がある。

  • バージョンをトラッキングする設定や承認を必須にする設定など、同じ設定をすべてのリスト アイテムに適用する必要がある。

  • アクセス許可レベルが同じである場合など、リストを使用するすべてのグループが同様の特性を共有している。 リスト アイテムごとに個別のアクセス許可を適用することはできますが、アクセス許可レベルに大幅な差がある場合は、複数のリストを使用することを検討してください。

  • リストに関する情報を分析する必要がある、またはリストの更新を統合する必要がある。 RSS 技術を使用することにより、リスト アイテムが変更されるとユーザーに通知が送信されるように設定したり、リストへの変更を確認したりできます。 RSS フィードにより、ワークグループのメンバーは、変更されたすべての情報を 1 つの一覧で確認できます。

管理する対象のアイテムまたはアイテムを使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なる場合は、複数のリストを作成することができます。

次のような場合に、複数のリストを使用します。

  • グループのメンバーがアイテムの概要を同時に確認する必要がない。

  • 情報を使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なり、適用されているアクセス許可レベルに格差がある。

  • 複数の異なるアイテム セットに異なる設定を適用する必要がある (バージョン管理や承認など)。

  • アイテムを共同で分析する必要がない場合またはリストの更新を統合する必要がない。

リストおよびリスト アイテムを整理するうえで、実行できる操作には、次のようなものがあります。

段組みを追加する    グループが最も重要な項目を特定するのに役立ちます。リストに列を追加できます。 たとえば、リストに [プロジェクト] 列を追加して、特定のプロジェクトに携わっているユーザーが簡単にアイテムを表示および操作できるようにすることができます。 また、部署名や従業員名など、リスト アイテムごとの追加情報を収集する必要がある場合は、さらに列を追加することができます。

リスト内に複数のアイテムが含まれている場合、複数のアイテムを表示するとき、またはビューを切り替えるときのパフォーマンスが向上するように、特定の列のインデックスを作成することを検討してください。 この機能によって、アイテムが整理される方法は変更されませんが、組織はより簡単に大量のアイテムをリストに格納できるようになります。 ただし、インデックスを作成すると、より多くのデータベース領域が消費されます。 リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除するを参照してください。

ビューを作成する    グループ内のユーザーが、特定の方法でデータを頻繁に表示する必要がある場合に使用します。 ビューでは、列を使用して、データの並べ替え、グループ化、フィルター処理、および表示を行います。 各ビューに一度に表示されるアイテムの数を制限することもできます。 たとえば、ユーザーがリストを参照するときに、パフォーマンスおよび接続速度が低い場合は 1 ページに 25 のリスト アイテムが表示されるように設定し、高い場合は 100 のリスト アイテムが表示されるように設定することができます。

ビューを設定することにより、大量のアイテムを柔軟にリストに格納できると同時に、今年提出された案件のみや予定表内の現在のイベントのみなど、特定の時点にリストの一部のみを表示することもできます。 すべてのユーザーが、各自専用の個人用ビューを作成することができ、またリストを変更する権限のあるユーザーは、すべてのユーザーが使用できるパブリック ビューを作成できます。 リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除するを参照してください。

フォルダーを作成する    リスト所有者がフォルダーの作成を許可している場合は、ほとんどの種類のリストにフォルダーを追加します。 これは、とりわけ、プロジェクト別やグループ別など、特定の方法でリスト アイテムを分割できる場合に便利です。 フォルダーを使用すると、より簡単にリスト アイテムを表示、管理することができます。 Microsoft テクノロジは、ユーザーが自分のハード ディスク上のフォルダーを操作する方法と同様に、サイトやフォルダーを移動できるツリー ビューを提供します。 たとえば、部署ごとにフォルダーを作成することができます。 「リストにフォルダーを作成する」を参照してください。

関連項目

リスト アイテムを追加、編集、または削除する

リストまたはライブラリのバージョン管理を有効にし、構成する

リスト内にフォルダーを作成する

リスト内のフォルダーを削除する

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