リストの概要

組織では通常、リンク、お知らせ、連絡先、問題の追跡、アンケートなど、さまざまな種類のリストを使用して、いくつかの名前を付けます。

Listsには、チームコラボレーションの焦点として、またはビジネス ソリューションで使用できるタスクを含めることもできます。 多くの場合、リストは、変更がほとんどまたはまったくない、迅速で効果的なソリューションを提供できます。

たとえば、次のように使用できます。

• タスク 所有権と進行状況の追跡と、リストコンテンツを魅力的な視覚的なプレゼンテーションにするためのページ内タイムラインを含めます。

• 問題の追跡 ワークグループ プロジェクトと一般的な作業タスクをより詳細に分析するために、バージョン管理とバージョン履歴のストレージが含まれています。

リストは機能豊富で柔軟性が高く、データを保存、共有、および操作するための強力な方法を提供する組み込み機能を多数備えています。

例えば、次のことができます。

• [テキスト]、[数値]、[選択肢]、[通貨]、[日付と時刻]、[参照]、[はい/いいえ]、[集計値] など、さまざまな列を含むリストを作成します。 詳細情報を提供するために、参考となる数値を含むスプレッドシートや背景情報を含むドキュメントなど、1 つ以上のファイルをリスト アイテムに添付することもできます。

• リスト ビューを作成してデータの整理、並べ替え、フィルター処理をさまざまな方法や特定の方法で行ったり、列の追加および削除や入力規則の変更などのメタデータの変更を行ったり、コンテンツ タイプ、サイト列、およびテンプレートに関して一貫性のあるリストを複数のサイトで使用したりできます。 たとえば、予定表からホーム ページに現在のイベントのみを表示し、別のページに壁掛けカレンダーのような視覚的なビューを作成できます。

• 一意の列、ルックアップ列、およびリレーションシップの実行 (連鎖削除および制限削除) を組み合わせて、リスト間にリレーションシップを作成します。これらはすべて、より高度なビジネス ソリューションの作成とデータの整合性の維持に役立ちます。

• カスタム リストの作成、Web パーツおよび Web パーツ ページへのデータの表示、Microsoft Office Excel や Office Access などの他のプログラムのデータのインポート、エクスポート、およびリンクを実行します。

• バージョンおよび詳細な履歴のトラッキング、データを変更するための承認の義務付け、アイテム レベルおよびフォルダーのセキュリティの使用、チェックインとチェックアウト、および通知と RSS フィードの使用による変更情報の自動的な入手を実行します。

• 利便性とパフォーマンスを向上させるために 1 つのリストのコンテンツを複数のフォルダーに整理し、インデックス処理を使用してサイズの大きなリストでパフォーマンスを全体的に向上させます。

グループの情報を管理するには、リストの次のような機能を使用できます。

バージョンと詳細な履歴を追跡する    リスト アイテムのバージョンを追跡して、バージョンからバージョンに変更されたアイテムと、リスト アイテムを変更したユーザーを確認できるようにします。 新しいバージョンで間違いが発生した場合は、以前のバージョンのアイテムを復元できます。 リストの履歴を追跡することは、organizationが進化するにつれてリストを監視する必要がある場合に特に重要です。

承認を要求する    すべてのユーザーが表示する前に、リスト アイテムの承認が必要であることを指定 します。 アイテムは、承認する権限を持つユーザーによって承認または拒否されるまで、保留中の状態のままです。 承認される前に、リスト アイテムを表示できるユーザーのグループを制御できます。

<c0>アクセス許可のカスタマイズ</c0> リストの参加者が、自分が作成したアイテムのみ、またはリストのすべてアイテムを読み取り、編集できるかどうかを指定できます。    リストの参加者が、作成した項目のみ、またはリスト内のすべての項目のみを読み取りおよび編集できるかどうかを指定します。 リストを管理する権限を持つユーザー Peopleは、すべてのリスト アイテムの読み取りと編集を行うことができます。 たとえば、アイテムに機密情報が含まれるような場合です。

ビューの作成と管理    同じリストの異なるビューを作成します。 実際のリストの内容は変更されませんが、項目は整理またはフィルター処理され、ユーザーはニーズに応じて最も重要な情報や興味深い情報を見つけることができます。

リストの更新    プロセスを更新するリストの種類に関係なく 、リスト アイテムの追加、編集、削除に似ています。

リスト アイテムを追加または編集するには、次の 2 つの方法があります。

• フォームの使用: 既定の方法です。

• インライン: リスト ページにアイテムを直接追加することを意味します。

リストがバージョンを管理するように設定されている場合は、リスト アイテムを編集するたびに新しいバージョンのリスト アイテムが作成されます。 リスト アイテムの変更履歴を確認し、新しいバージョンに誤りがある場合は以前のバージョンを復元することができます。

数式と計算値を使用する    数式と計算値を使用して、リストの列に情報を動的に生成します。 操作には、現在の日付を示す [today] などのシステム関数だけでなく、リスト内の他の列の情報を含めることができます。 たとえば、現在の日付から 7 日間の既定の期日を指定できます。

変更に関する情報を常に把握する    Listsとビューでは RSS を使用できるため、ワークグループのメンバーは自動的に更新プログラムを受信できます。 RSS は、ニュースや情報の更新プログラムや RSS フィードを統合された場所で受信および表示できるようにするテクノロジです。 リストが変更されたとき、または新しいアイテムが追加されたときに通知する電子メール アラートを作成することもできます。 アラートは、重要な変更を追跡するための便利な方法です。

リストのリレーションシップを作成する    2 つのリスト間にリレーションシップを作成します。ソース リストで、ターゲット リストから 1 つ以上の値を取得 (または "ルックアップ") するルックアップ列を作成します。これらの値がソース リストの参照列の値と一致する場合は、その値が一致します。 必要に応じて、引き続きターゲット リストからソース リストに列を追加できます。 ルックアップ列を作成するときに、データを有効に保ち、問題を引き起こす可能性のある不整合を防ぐのに役立つ連鎖削除または制限削除オプションを設定することで、リレーションシップの動作を適用することもできます。

データベース プログラムを使ったリスト情報の共有    Access などのデータベース プログラムがインストールされている場合は、サイトからデータをエクスポートしたりサイトにデータをインポートしたり、データベースからテーブルをリストにリンクしたりできます。 Access データベースでリスト データを操作する場合は、クエリ、フォーム、およびレポートを作成することもできます。 「Access データベースにデータをインポートする」を参照してください。

サイト間でリストを一貫して使用する    グループが複数の種類のリストで動作する場合は、コンテンツ タイプ、サイト列、テンプレートを使用して、複数のリスト間で整合性を追加できます。 これらの機能を使用すると、設定とリスト構造を効率的に再利用できます。 たとえば、特定の列 (顧客連絡先など) とコンテンツ タイプのビジネス プロセスを指定する顧客サービスの問題のコンテンツ タイプを作成できます。 もう 1 つの例として、部署のドロップダウン リストがある部署名のサイト列を作成します。 複数のリスト内の列を再利用して、各リストで常に同じ名前が表示されるようにすることができます。

メール プログラムからリスト アイテムを操作する    Microsoft テクノロジと互換性のある電子メール プログラムを使用すると、重要なリスト情報を取得できます。 たとえば、Outlook を使用すると、Outlook からサイトでタスク、連絡先、ディスカッション掲示板を表示し、更新することができます。 「外部リストを Outlook に接続する」を参照してください。

コンテンツ のターゲット設定   : 対象ユーザーのターゲット設定を有効にして、グループ別にアイテムをフィルター処理します。

使用するリストの種類は、共有する情報の種類によって異なります。

お 知らせ    ニュースや状態を共有し、リマインダーを提供します。 お知らせでは、画像、ハイパーリンク、書式設定されたテキストを使用した拡張書式設定がサポートされています。

連絡先    作業しているユーザーまたはグループに関する情報を格納します。 Microsoft テクノロジと互換性のあるメールまたは連絡先管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムでサイトの連絡先を表示および更新できます。 たとえば、Outlook などの Microsoft テクノロジと互換性のある電子メール プログラムから、organizationのすべてのサプライヤーの一覧を更新できます。 連絡先リストにより、実際にはサイトのメンバーは管理されませんが、外部仕入先のリストなどの組織の連絡先を格納して、共有するために使用できます。

ディスカッション掲示板    ニュースグループの形式に似たチームディスカッションを記録して保存するための中心的な場所を提供します。 管理者がサイトのリストを有効にしてメール メッセージを受信している場合、ディスカッション 掲示板は最も一般的なメール プログラムからのメール ディスカッションを保存できます。 たとえば、organizationの新しい製品リリースのディスカッション ボードを作成できます。

リンク    インターネット、会社のイントラネット、およびその他のリソースへのリンクの中央の場所を指定します。 たとえば、顧客の Web サイトへのリンクの一覧を作成できます。

注目リンク    ビジュアル レイアウトに一連のリンク アクションを表示します。

Calendar    チームのイベントのストア、または会社の休日などの特定の状況に対応します。 予定表では、チームのイベントについて卓上カレンダーまたは壁掛けカレンダーのような視覚的なビューが表示され、会議、イベント、および終日イベントが含まれます。 また、期限や特定の時間間隔に関連しない製品リリース日など、チームのマイルストーンを追跡することもできます。 「 リストから予定表ビューを作成する」を参照してください。

タスク    グループのプロジェクトやその他の To Do イベントに関する情報を追跡します。 タスクをユーザーに割り当て、タスクが完了に近づくにつれて、その進捗状況や達成率をトラッキングすることができます。 Microsoft テクノロジと互換性のあるメールまたはタスク管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムでサイトのタスクを表示および更新できます。 たとえば、organizationの予算プロセスのタスク リストを作成し、Outlook で他のタスクと共に表示および更新できます。 「 リストを作成する」を参照してください。

プロジェクト タスク    ガント ビューと進行状況バーを使用してタスク情報を格納します。 タスクが完了に向かって移動すると、状態と完了率を追跡できます。 Microsoft テクノロジと互換性のあるメールまたはタスク管理プログラムを使用している場合は、他のプログラムでサイトのプロジェクト タスクを表示および更新できます。 たとえば、サイトにプロジェクト タスク リストを作成して作業を特定して割り当ててトレーニング マニュアルを作成し、プロジェクトからorganizationの進行状況を追跡できます。 「 リストを作成する」を参照してください。

問題の追跡    サポートの問題など、特定の問題に関する情報を格納し、進行状況を追跡します。 問題を割り当て、分類し、問題を相互に関連付けることができます。 たとえば、問題追跡リストを作成して、カスタマー サービスの問題と解決策を管理できます。 また、問題を編集するたびに問題にコメントを付け、問題の元の説明を変更せずにコメントの履歴を作成することもできます。 たとえば、顧客サービス担当者は、問題と結果を解決するために実行された各ステップを記録できます。 また、問題追跡リストと 3 状態ワークフローを使用して、問題またはプロジェクトの追跡を管理organizationに役立てることもできます。 「 リストを作成する」を参照してください。

調査    従業員満足度調査やクイズなど、フィードバックを収集してコンパイルします。 いくつかの方法で質問と答えを作成でき、フィードバックの概要を表示することができます。 Microsoft テクノロジと互換性のあるスプレッドシートまたはデータベース プログラムがインストールされている場合は、結果をさらに分析するために結果をエクスポートできます。 「 アンケートを作成する」を参照してください。

ユーザー設定    リストを最初から開始します。 Microsoft テクノロジと互換性のあるスプレッドシート プログラムがある場合は、スプレッドシートに基づくカスタム リストを作成することもできます。 たとえば、ベンダーとの契約を格納および管理するために作成したリストを Excel からインポートできます。 「スプレッドシートに基づいてリストを作成する」を参照してください。

外部リスト    リストの外部に格納されているが、Microsoft 365 内で読み書きできるデータを操作します。 外部リストのデータ ソースは、外部コンテンツ タイプと呼ばれます。 ネイティブの Microsoft 365 リストとは異なり、外部リストでは、Business Connectivity Services を使用して、そのシステムがデータベース、Web サービス、基幹業務システムのいずれであっても、外部システム (SAP、Siebel、Microsoft SQL Server など) から直接データにアクセスします。

データシート ビューのカスタム リスト    カスタム リストに似た空のリストを作成しますが、データシート ビューに既定で一覧を表示します。 データシート ビューには、データを行と列として表示および編集するためのデータ グリッドが用意されています。 行と列の追加や編集、フィルターの適用と並べ替え、計算した値と合計の表示を実行することができ、グリッド セルのデータを簡単に編集することができます。 データシート ビューを使用するには、32 ビット クライアント コンピューターに Office がインストールされていて、ブラウザーが ActiveX コントロールをサポートしている必要があります。

状態リスト    プロジェクトの目標を表示および追跡します。 リストには、目標が達成される度合いを伝える色付きのアイコンのセットが含まれています。

循環    確認スタンプなどの情報をチーム メンバーに送信します。

Microsoft IME 辞書の一覧    リスト内のデータを Microsoft IME ディクショナリとして使用します。 [読み取り] 列項目を Microsoft IME を使用して [表示] に変換し、[IME コメント] ウィンドウの [コメント] でコンテンツを表示できます。 データは、特定の URL にリンクできます。

PerformancePoint コンテンツ リスト    PerformancePoint ダッシュボード Designerを使用して作成したスコアカード、レポート、フィルター、ダッシュボード ページ、その他のダッシュボード アイテムなどのダッシュボード 項目を格納します。

言語と翻訳ツール    翻訳管理ライブラリの翻訳管理ワークフローで使用します。 ワークフローでは、リストを使用して、各言語のリストで指定された翻訳ツールに翻訳タスクを割り当てます。 このリストは手動で作成することも、翻訳管理ワークフローを翻訳管理ライブラリに追加するときに、このリストを自動的に作成することもできます。

KPI リスト    測定可能な目標に対して行われた進捗状況を迅速に評価できる主要業績評価指標を追跡します。 手動で入力されたデータ、Microsoft 365 リスト内のデータ、Excel ブック内のデータ、または Analysis Services のデータの 4 つのデータ ソースのいずれかを使用して、パフォーマンスを追跡するように KPI リストを設定できます。これは、Microsoft SQL Serverのコンポーネントです。 KPI リストを作成したら、それを使用してダッシュボード ページにインジケーターの状態を表示できます。

スプレッドシートのインポート     既存のスプレッドシートの列とデータを使用します。 スプレッドシートをインポートするには、Microsoft Excel またはその他の互換性のあるプログラムが必要です。

SharePoint モダン ページにリストを追加するには:

1. ページがまだ編集モードでない場合は、ページの右上にある [編集] をクリックします。 

2. ただし、既存の Web パーツの上または下にポインターを置くと、次のような丸で囲まれた + と線が表示されます。

   

3. + をクリックすると表示される Web パーツの一覧から選択します。 [ドキュメント]、[ライブラリ]、[Lists] セクションまで下にスクロールします。

4. [ リスト] を選択します。

   使用可能なすべてのリストの名前が表示されます。

5. ページに挿入するリストを選択します。 

6. 問題がなければ、左上の [ 下書きとして保存] を選択します。 次に、更新されたページを他のユーザーが使用できるようにするには、右上の [ 発行 ] を選択します。 

SharePoint クラシック ページにリストを追加するには:

1. [サイト] で、[ 設定] ] をクリックし、[ サイトコンテンツ] をクリックします。

2. [アプリの追加] アイコンをクリックします。

   

3. スクロールし、使用するアプリをクリックします。 複数のページがある場合があります。

4. ページに対して、後で取り消せるように、アプリに一意の名前を付け、[作成] をクリックします。

5. サイト コンテンツ画面に戻ると、次の 3 つの操作を実行できます。

   • ウィンドウを閉じて、ページに戻ります。 [Web パーツの挿入] を使用して、ページに新しいアプリを追加します。

   • アプリをクリックし、データの入力を開始します。

   • 省略記号 [...] をクリックして、[設定の変更] をクリックします。 列の追加や名前の変更、およびその他のタスクを実行できます。

リストの機能は、さまざまな方法で使用できますが、どのように使用するかは、リストの規模および数と組織のニーズによって決定されます。

1 つのリストへの多数のアイテムの格納

1 つの大規模なリストで多様なニーズに対応する必要がある場合があります。 たとえば、組織全体でトラッキングする必要のある技術的案件が多数あり、案件が複数のプロジェクトおよびグループに適用される場合などがそれに該当します。

次のような場合に、1 つのリストを使用します。

• グループのメンバーが、リスト アイテムの概要を表示したり、同じアイテム セットを異なるビューで表示したりする必要がある。 たとえば、マネージャーが組織のすべての技術的案件の進行状況を確認したり、一定の期間内に提出されたすべての案件を確認したりする場合があります。

• グループのメンバーが、サイト上の同じ場所にある案件を参照または検索する必要がある。

• バージョンをトラッキングする設定や承認を必須にする設定など、同じ設定をすべてのリスト アイテムに適用する必要がある。

• アクセス許可レベルが同じである場合など、リストを使用するすべてのグループが同様の特性を共有している。 リスト アイテムごとに個別のアクセス許可を適用することはできますが、アクセス許可レベルに大幅な差がある場合は、複数のリストを使用することを検討してください。

• リストに関する情報を分析する必要がある、またはリストの更新を統合する必要がある。 RSS 技術を使用することにより、リスト アイテムが変更されるとユーザーに通知が送信されるように設定したり、リストへの変更を確認したりできます。 RSS フィードにより、ワークグループのメンバーは、変更されたすべての情報を 1 つの一覧で確認できます。

管理する対象のアイテムまたはアイテムを使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なる場合は、複数のリストを作成することができます。

次のような場合に、複数のリストを使用します。

• グループのメンバーがアイテムの概要を同時に確認する必要がない。

• 情報を使用するユーザー グループが多様で、それぞれの特性が明確に異なり、適用されているアクセス許可レベルに格差がある。

• 複数の異なるアイテム セットに異なる設定を適用する必要がある (バージョン管理や承認など)。

• アイテムを共同で分析する必要がない場合またはリストの更新を統合する必要がない。

リストおよびリスト アイテムを整理するうえで、実行できる操作には、次のようなものがあります。

段組みを追加する    グループが最も重要な項目を特定するのに役立ちます。列をリストに追加できます。 たとえば、リストに [プロジェクト] 列を追加して、特定のプロジェクトに携わっているユーザーが簡単にアイテムを表示および操作できるようにすることができます。 また、部署名や従業員名など、リスト アイテムごとの追加情報を収集する必要がある場合は、さらに列を追加することができます。

リスト内に複数のアイテムが含まれている場合、複数のアイテムを表示するとき、またはビューを切り替えるときのパフォーマンスが向上するように、特定の列のインデックスを作成することを検討してください。 この機能によって、アイテムが整理される方法は変更されませんが、組織はより簡単に大量のアイテムをリストに格納できるようになります。 ただし、インデックスを作成すると、より多くのデータベース領域が消費されます。 「リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除する」を参照してください。

ビューを作成する    グループ内のユーザーが特定の方法でデータを頻繁に表示する必要がある場合に使用します。 ビューでは、列を使用して、データの並べ替え、グループ化、フィルター処理、および表示を行います。 各ビューに一度に表示されるアイテムの数を制限することもできます。 たとえば、ユーザーがリストを参照するときに、パフォーマンスおよび接続速度が低い場合は 1 ページに 25 のリスト アイテムが表示されるように設定し、高い場合は 100 のリスト アイテムが表示されるように設定することができます。

ビューを設定することにより、大量のアイテムを柔軟にリストに格納できると同時に、今年提出された案件のみや予定表内の現在のイベントのみなど、特定の時点にリストの一部のみを表示することもできます。 すべてのユーザーが、各自専用の個人用ビューを作成することができ、またリストを変更する権限のあるユーザーは、すべてのユーザーが使用できるパブリック ビューを作成できます。 「リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除する」を参照してください。

フォルダーを作成する    リスト所有者がフォルダーの作成を許可している場合は、ほとんどの種類のリストにフォルダーを追加します。 これは、とりわけ、プロジェクト別やグループ別など、特定の方法でリスト アイテムを分割できる場合に便利です。 フォルダーを使用すると、より簡単にリスト アイテムを表示、管理することができます。 Microsoft テクノロジでは、ハード ディスク上のフォルダーを操作する方法と同様に、ユーザーがサイトやフォルダーを移動できるツリー ビューが提供されます。 たとえば、部署ごとにフォルダーを作成することができます。 「一覧にフォルダーを作成する」を参照してください。