優れた仮想会議やイベントは、単に発生するだけでなく、可能な限り最高のエクスペリエンスを提供するために事前に計画と準備が必要です。 機器のチェックから移行の練習まで、少し準備することで技術的な問題を防ぎ、イベントをスムーズに実行することができます。  

ここでは、Microsoft Teamsで高品質の会議、タウン ホール、ウェビナーを計画および作成するためのヒントをいくつか紹介します。 

開始する 

デスクトップ用のMicrosoft Teamsをダウンロードして、最も信頼性の高い会議やイベントエクスペリエンスを実現します。 フル機能アクセスと優れたパフォーマンスをお楽しみください。 最新のセキュリティ機能とバグ修正のために Teams を更新します。 

イベントの運用を計画する 

イベントが始まる前に、役割と責任を確立し、プレゼンテーションをリハーサルし、イベント中に使用するために必要な通信を設定します。 スムーズにセットアップするには、以下のプラクティスに従ってください。 

ヒント: ハイブリッド イベントの場合:

  • 事前にサイト調査を行います。 会議室の AV インフラストラクチャ、Teams 統合、物理レイアウトを検証します。

  • すべての室内機器 (MTR コンソール、マイク、カメラ、スピーカー、ディスプレイ、コントロール パネル) が動作することをテストして確認します。

  • ルームの信号フロー (オーディオ、ビデオ、ネットワーク) を文書化し、制限事項や風変わりな点を特定します。

  • すべての Teams 認定ハードウェアのファームウェアとソフトウェアを更新し、最新バージョンの Teams との互換性を確保します。

  • 運用環境で使用されるすべてのデバイス (Teams PC、vMix マシンなど) で使用できる有線イーサネット接続があることを確認します。

オーディオ、ビデオ、共有コンテンツを設定する 

大規模な会議やイベントでは、高品質のオーディオおよびビデオ機器を使用することが重要です。 高品質のマイクと Web カメラを設定するか、Teams ルームからミーティングしてハイブリッド エクスペリエンスを実現します。 これらのヒントは、イベント中に視聴者や発表者と明確にコミュニケーションを取るのに役立ちます。 

オーディオ 

  • オーディオ品質を見落とさないように、それは素晴らしいイベントの最も重要な部分です。 一部の人々は、単にバックグラウンドでブラウザで聞くことができます。

  • 高品質のマイクを使用します。 ウェアラブルマイクは、経験の少ない発表者に最適です。ハンドヘルドマイクは、ノイズを処理しないように練習とテクニックを必要とします。

  • コンピューターまたはその他のデバイスを使用する発表者は、Teams 認定ヘッドセットを使用します。

  • 室内でのプレゼンテーションの場合は、ノイズやフィードバックがオンラインで送信されるのを防ぐために、事前に会議室のオーディオをテストします。

  • バランスの取れたオーディオ (XLR コネクタ) またはヘッドホンスタイルの 1/8" プラグと互換性のあるオーディオ キャプチャ デバイスを使用して、イベントにオーディオを追加し、USB 経由で Teams を実行しているコンピューターにプラグインできます。

  • または、ハイエンドの AV システムを使用し、HDMI-USB ボックスなどの基本的なビデオ キャプチャ デバイスを使用して、そのシステムの HDMI または SDI 出力を Teams に接続します。

ヒント: ハイブリッド イベントの場合:

  • ライブに進む前に、室内とオンラインのオーディオ設定を個別にテストします。

  • 個人と仮想の対象ユーザーには独立したマイクを使用しますが、会議プラットフォームに接続されている主要なオーディオ ソースは 1 つだけです。

  • 複数のユーザーが室内デバイスを使用している場合は、コンピューターのオーディオを切断してエコーやフィードバックを防ぎます。

  • パネリストやローミング Q&A 用に追加のマイク (ハンドヘルド、ラバリエなど) を持ち込みます。

ビデオ 

  • 被写体をよく照らします。ほとんどのカメラでは、あまり光を持つことができません。 照明は、プロまたはアマチュアとして認識される生産の違いである可能性があります。

  • 3つのライトを使用して被写体を照らします。キーライト、フィルライト、バックライトを使用して深さを高めます。

  • HDMI キャプチャ デバイスを使用して、コンピューター (PC または Mac) の出力を Teams にストリーミングすることもできます。高品質のビデオ、ソフトウェア デモ、またはモーション グラフィックスをカメラ フィードのように表示するのに最適です。

  • Teams では HDMI ソースがネイティブにサポートされていないため、HDMI 入力を Teams 会議に直接接続しないでください。 代わりに、HDMI キャプチャ デバイスを使用して、HDMI ビデオをコンピューターに取り込み、Teams で仮想カメラとして表示できます。 たとえば、このセットアップを使用すると、プロスマー カメラを優れた光学と HDMI 経由でズームして接続し、会議のビデオ品質を向上できます。

画面からコンテンツを共有する 

イベント中のスクリーンシェアリングは、製品やワークフローをデモンストレーションしたり、重要なリソースを対象ユーザーに伝えたりするのに最適な方法です。  

これらのヒントは、イベントの生成中にコンテンツを効果的に提示するのに役立ちます。 

唯一のイベント プロデューサーである場合は、2 つのモニターを使用することをお勧めします。 これにより、1 台目のモニターからイベントを生成するときに、2 台目のモニターのコンテンツを共有できます。 

メディアを発表するときに、デバイスからオーディオを共有します。   

大規模な会議でのプレゼンテーションの詳細については、「Microsoft Teamsの大規模な会議やイベントでプレゼンテーションするためのヒント」を参照してください。 

生産フローとイベントの日 

  • イベントの当日は、イベントが開始される少なくとも 15 分前にイベント グループに参加することをお勧めします。

  • イベントが始まる前に、緑の部屋を使用して他の開催者や発表者と準備します。 すべてのマイク、カメラ、フィードを確認します。

  • イベントの開始時にライブ表示を開始する準備ができるまで、すべてのオーディオをミュートのままにします。

  • ルーム内フィードと仮想フィードの両方で問題を監視するユーザーを割り当てます。

技術的な問題の計画

技術的な問題は、最善の準備をしても発生する可能性があります。 確実なバックアップ 計画により、問題が発生した場合でもイベントがスムーズに実行され続けます。

  • プライマリ プロデューサーが削除された場合や技術的な問題に直面した場合に引き継ぐ可能性のある 2 番目のプロデューサーが常にいます。

  • すべてのスライドとメディアを事前に読み込んでテストして予備のノート PC を保管します。 ハードウェア障害が発生した場合に備えて、追加のマイク、Web カメラ、ケーブルを準備します。

  • メイン接続がダウンした場合は、モバイル ホットスポットなどのセカンダリ インターネット接続を使用します。 イベントが開始される前にバックアップ接続をテストします。

  • 重要なプレゼンテーションを事前に記録して、発表者が接続を失った場合に記録されたビデオにすばやく切り替えることができます。

  • Microsoft Teamsは、イベントの作成時に参加リンクを送信します。 直接予定表リンクを共有する代わりに、出席者と共有する Bit.ly のようなカスタム URL を作成します。

    • 技術的な問題またはプロデューサー エラーで新しいブロードキャストを作成する必要がある場合は、出席者を再問い合わせすることなく、新しいイベントを指すようにカスタム URL をすばやく更新します。

さらにサポートが必要ですか? 

Microsoft Teams Event Services を使用すると、大規模な会議やイベントの計画や実行をより多くのサポートを提供できます。 詳細については、「Microsoft の導入」を参照してください。 

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