Een Engage-gebeurtenis organiseren

Evenementen stellen leiders in staat om hun strategie te delen en de cultuur te bevorderen en werknemers te helpen verbinding te maken, te netwerken en ideeën uit te wisselen. Gesprekken helpen deelnemers betrokken te houden voor, tijdens en na de gebeurtenis. Deelnemers kunnen deelnemen vanaf hun computer of mobiele apparaat.

Elke gebruiker kan Engage gebeurtenissen in de verhaallijn maken en communitybeheerders kunnen Engage gebeurtenissen voor hun community maken. Engage gebeurtenissen ondersteunen drie gebeurtenistypen: uitzendingen, vergaderingen en asynchroon. Met deze scenario's combineren we de superkrachten van Teams en Engage in een uniforme gebeurteniservaring.

De rollen van organisatoren en presentatoren

De organisator is de maker van een gebeurtenis. Organisatoren hebben volledige controle over de mogelijkheden voor het bewerken en verwijderen van gebeurtenissen.

Schermopname die laat zien hoe organisatoren de personen selecteren die rollen voor een gebeurtenis vervullen.

Engage-evenementen ondersteunt maximaal 10 medeorganisatoren. Co-organisatoren kunnen gebeurtenissen beheren, opties voor betrokkenheid wijzigen, zoals beheer van gebeurtenisfeeds en anonieme betrokkenheid, en gebeurtenisopnamen na de gebeurtenis bijwerken.

Organisatoren kunnen personen als het gezicht van de gebeurtenis weergeven. Aanbevolen gebruikers worden weergegeven op de landingspagina van de gebeurtenis. De gebeurtenis wordt weergegeven in de verhaallijn van de aanbevolen gebruikers, die toegang hebben tot de gebeurtenis.

Organisatoren en mede-organisatoren zijn niet zichtbaar voor deelnemers op de gebeurtenispagina en worden niet weergegeven op gebeurteniskaarten.

Organisatoren wijzen presentatoren aan om inhoud te delen en te spreken tijdens het evenement. Dit is gesynchroniseerd met de presentatorinstellingen van Teams.

Presentatoren kunnen iedereen in uw organisatie zijn. Ze kunnen hun scherm presenteren en spraak en video delen tijdens het evenement.

Belangrijk: De webervaring van Microsoft Teams biedt geen ondersteuning voor de productie van evenementen van het stadhuis. Gebruik altijd de Teams-bureaublad-app om toegang te krijgen tot deze functie voor Engage-uitzendingen.

Waar vinden gebeurtenissen plaats?

Engage gebeurtenissen vinden plaats op twee locaties: de verhaallijn van een leider of in een community in Engage of Microsoft Teams.

Openbare en persoonlijke verhaallijnevenementen

Verhaallijngebeurtenissen bieden controle over wanneer uw gebeurtenis openbaar of privé is. Hieronder ziet u een uitsplitsing van deze twee zichtbaarheidsopties:

Openbare gebeurtenissen in verhaallijn	Iedereen in de organisatie kan de gebeurtenis openen en eraan deelnemen.
Privé-gebeurtenissen in verhaallijn	Organisatoren, mede-organisatoren, presentatoren en uitgenodigde deelnemers (community's, M365-groepen, distributielijsten, beveiligingsgroepen of personen) kunnen toegang krijgen tot en deelnemen aan de gebeurtenis.

Communitygebeurtenissen

Community-gebeurtenissen houden zich aan de standaardprivacyinstellingen voor de hostingcommunity.

Engage gebeurtenissen in openbare community's zijn zichtbaar voor iedereen in de organisatie.
Engage gebeurtenissen in privécommunity's zijn alleen zichtbaar voor communityleden.

Community-evenementen volgen de privacy van de community op het moment van het maken. De onderstaande tabel geeft duidelijk een overzicht van het gedrag van gebeurtenissen (al gemaakt in het verleden en aanstaande) wanneer een communitybeheerder wijzigingen aanbrengt in de privacyinstellingen van de community:

Gebeurtenistype	Privacy van community wijzigen	Gebruikerslidmaatschap	Toegang tot gebeurtenispagina	Feedbetrokkenheid	Toegang tot liveweergave	VoD-toegang
Async	Openbare > Privé	Niet-lid	Nee	Nee	Nee	Nee
Meeting	Openbare > Privé	Niet-lid	Nee	Nee	Ja	Nee
Uitzenden	Openbare > Privé	Niet-lid	Nee	Nee	Ja (inclusief weergave op Engage)	Nee
Async	Privé > openbaar	Niet-lid	Ja	Ja	Nee	Ja
Meeting	Privé > openbaar	Niet-lid	Ja	Ja	Nee	Ja
Uitzenden	Privé > openbaar	Niet-lid	Ja	Ja	Nee (inclusief weergeven op Engage)	Ja

Een nieuwe Engage-gebeurtenis maken

Als u een gebeurtenis wilt maken voor een verhaallijn of community, gaat u naar uw verhaallijn of community. Selecteer het tabblad Gebeurtenissen > Gebeurtenis maken.

U kunt een nieuwe gebeurtenis ook starten vanaf het hoogste niveau van Engage:

Selecteer in het linkernavigatievenster Nieuwe maken en kies Gebeurtenis.

Het linkernavigatievenster Engage bevat het menu Nieuwe maken.

Vul de titel, datums en tijden en andere secties van dit formulier in. De begin- en einddatum definiëren het tijdvenster voor de gebeurtenis.
Kies of u deze gebeurtenis wilt hosten in een verhaallijn of in een community.

Hiermee wordt bepaald wie de gebeurtenis kan bijwonen en waar inhoud wordt opgeslagen.
1. Als u community-gebeurtenissen wilt maken, moet u een communitybeheerder zijn.
2. Als u verhaallijngebeurtenissen wilt maken, moet dit uw eigen verhaallijn zijn, of u kunt een gedelegeerde zijn voor een leider en toegang hebben tot de verhaallijn van de leiders.
Kies uit de drie gebeurtenistypen: Async,Vergadering of Broadcast. Async is de standaardinstelling.
1. Laat de wisselknop Uitzending of vergadering inschakelen uit om een asynchrone gebeurtenis zonder videomogelijkheden te maken. Zie Asynchrone Engage gebeurtenissen voor de volgende stappen.
2. Schakel de wisselknop Uitzending of vergadering inschakelen in om de keuze van een uitzending of vergadering te selecteren. Zie Vergaderingen in Engage gebeurtenissen voor de volgende stappen of zie Broadcasts in Engage events om een uitzending te configureren.

Nadat u een gebeurtenis hebt gemaakt, ontvangen de aangewezen organisatoren, mede-organisatoren en presentatoren een agenda-uitnodiging.

Belangrijk: Breng geen wijzigingen aan in de gebeurtenis in Outlook of in de Teams-agenda. Alle gebeurtenisbewerkingen moeten worden uitgevoerd op Viva Engage.

Een Engage-gebeurtenis beheren

Organisatoren en organisatoren van evenementen kunnen discussies en reacties tijdens een gebeurtenis beheren.

Wanneer beheer is ingeschakeld, kunnen organisatoren vragen en discussieberichten bekijken voordat ze naar alle gebruikers worden gepubliceerd. Antwoorden kunnen niet worden gemodereerd. Organisatoren kunnen ook privé antwoorden op niet-gepubliceerde vragen van deelnemers. De organisator kan commentaar geven op de reden waarom een vraag wordt afgewezen of om verdere verduidelijking vragen voordat deze wordt gepubliceerd. Deze antwoorden zijn niet zichtbaar voor andere deelnemers en wanneer het gesprek wordt gepubliceerd, zijn de antwoorden voor niemand meer zichtbaar.

Anonieme berichten en opmerkingen zijn echt anoniem, wat betekent dat ze niet helemaal aan de gebruiker zijn gekoppeld via naleving en niet worden weergegeven op het tabblad Mijn berichten van de gebruiker die het bericht plaatst.

Vragen uitstellen of uitschakelen

Als u een gebeurtenis wilt starten zonder vragen en discussies, schakelt u vragen en discussies voor deelnemers uit bij het plannen van uw evenement. Deelnemers hebben geen uitgeverservaring, maar organisatoren en presentatoren kunnen nog steeds posten. Deze opties voor deelnemersbetrokkenheid kunnen op elk gewenst moment worden gewijzigd.
Als u opties voor deelnemersbetrokkenheid voor, tijdens of na de gebeurtenis wilt wijzigen, gaat u naar de knop Details bewerken , wijzigt u de afspraakinstellingen en slaat u de gebeurtenis op.

Vragen bewaken

Filter gesprekken op Niet-beantwoorde vragen om vragen te vinden zonder het beste antwoord.
Markeer het beste antwoord (selecteer het pictogram Vinkje onder het antwoord).
Overschrijf een beste antwoord door een nieuw beste antwoord te selecteren of door het huidige beste antwoord als onjuist te markeren (het X-pictogram).
Vraag specifieke personen om een vraag te beantwoorden door ze te @mentioning in uw antwoord.
Voor elk beste antwoord raadpleegt u de videolocatie of het gesprek (in Engage of Teams) waar de vraag is beantwoord.

uitnodigingen Calendar

Wanneer u een zojuist gemaakte gebeurtenis opslaat, ontvangen organisatoren, mede-organisatoren en presentatoren automatisch agenda-uitnodigingen. Eventuele gebeurtenisupdates op Engage door de organisator worden weergegeven in deze uitnodiging. Bewerkingsgegevens zijn onder andere:

Een ontvangen uitnodiging kan niet worden bewerkt of doorgestuurd.
Als u wijzigingen wilt aanbrengen in de gebeurtenis, voert u deze uit op de pagina Engage gebeurtenis. Wijzigingen in de uitnodiging worden niet weergegeven in de gebeurtenis in Engage.

Wijzig de informatie voor deze uitnodiging op de pagina voor het maken van Engage gebeurtenis.

Deelnemers kunnen snel agenda-uitnodigingen voor elke gebeurtenis toevoegen of ontvangen:

Nieuwe uitnodiging maken: de organisator maakt een nieuwe uitnodiging met de details en verzendt deze op een gekozen tijdstip naar de deelnemers;
Toevoegen aan agenda: potentiële deelnemers kunnen Toevoegen aan agenda selecteren op de gebeurtenispagina om een gebeurtenis toe te voegen aan hun agenda.

Belangrijk: De actie Toevoegen aan agenda van de ontvanger voegt een statisch .icsbestand toe aan de agenda van de deelnemer. Toekomstige updates van de gebeurtenis door de organisator (zoals datum/tijd/beschrijving) werken de uitnodigingen van de deelnemers niet automatisch bij.

Opmerking: Deelnemers aan privé-verhaallijnvergaderingen krijgen automatisch een agenda-uitnodiging.

Belangrijk: Voor alle vergaderingen ontvangen communitygroepen geen agenda-uitnodigingen. Voeg ze afzonderlijk toe of als een distributielijst om uitnodigingen te ontvangen.

Deelnemen aan het evenement

Op de landingspagina van de gebeurtenis kunnen organisatoren van evenementen best practices voor gebeurtenispromotie vinden en kunnen ze beginnen met het verzamelen van vragen van deelnemers aan het evenement voordat het livegedeelte van de gebeurtenis plaatsvindt.

Op de dag van de gebeurtenis, wanneer de gebeurtenis 'live' is, selecteren genodigden Deelnemen aan vergadering of Deelnemen aan uitzending' op de landingspagina van de gebeurtenis of in hun uitnodiging voor de gebeurteniskalender, als de organisator afzonderlijk uitnodigingen heeft verzonden.

Naast het weergeven en deelnemen aan gebeurtenissen via Engage web en mobiel, bekijkt u gebeurtenissen ook rechtstreeks in Community's in Teams. Of de gebruiker nu Engage web, Microsoft Teams, de Engage mobiele app of de mobiele Teams-app heeft, gebruikers kunnen Engage gebeurtenissen bekijken en eraan deelnemen.

Opmerking: Als u een koppeling uit een gebeurtenis in Community's in Teams kopieert, worden gebruikers met de koppeling rechtstreeks naar Teams geleid.

Video on demand (VoD) gebeurtenisopnamen beheren

Schermopname van een video op aanvraag die aanwezig is voor een livevergadering Nadat het gedeelte van de live videovergadering van de gebeurtenis is afgelopen en de gebeurtenis is opgenomen, wordt de opname (video op aanvraag) boven aan de landingspagina van de gebeurtenis weergegeven voor eenvoudige toegang.

Belangrijk: Om ervoor te zorgen dat de gebeurtenisopname wordt weergegeven op de gebeurtenispagina, moet u de gebeurtenis opnemen. Opnemen is standaard AAN voor gebruiksscenario's voor uitzenden en vergaderingen. Organisatoren moeten de instelling voor video-opnamen voor elke gebeurtenis vooraf bevestigen via de microsoft teams-vergaderingsopties.

Video-opnamen van communityvergaderingen en -uitzendingen worden automatisch opgeslagen op het SharePoint-station van de hostcommunity. Het neemt de toegangsmachtigingen van de community over.
- Voor openbare communityvergaderingen kan iedereen in het netwerk de VoD automatisch zien.
- Voor privécommunityvergaderingen kunnen alle uitgenodigde deelnemers automatisch de VoD zien.
Opnamen van verhaallijnvergaderingen en uitzendingen worden opgeslagen in de OneDrive van de organisator en volgen de toegangsmachtigingen van Microsoft Teams die zijn bepaald door het chatrooster. De organisator moet Opname bijwerken selecteren om ervoor te zorgen dat alle uitgenodigde deelnemers de VoD voor privévergaderingen kunnen zien en iedereen in het netwerk de VoD voor openbare vergaderingen kan zien.

Als u een opname van een vergadering wilt bijwerken met een nieuwe versie, selecteert u Opname bijwerken in de overloopheader op de gebeurtenispagina, vervangt u de koppeling en kiest u Bijwerken. De opname wordt bijgewerkt en biedt toegang op basis van instellingen voor opnamekoppeling.

Nadat uw gebeurtenis is beëindigd, controleert u of uw opname is opgesplitst in meerdere video's door Teams. Dit gebeurt wanneer video's lang zijn en de opslaglimiet voor Teams-opnamen overschrijden. Alle opnamen worden geüpload naar de juiste Engage locatie. Voor community-gebeurtenissen in het SharePoint-station van de hostcommunity & voor verhaallijnevenementen in de One Drive van de organisator, hoeft u ze mogelijk alleen samen te voegen en de opnamekoppeling bij te werken.

Aanbevolen procedures voor het hosten van gebeurtenissen

Gebruik de volgende best practices voor planning om de best mogelijke aanwezigheid voor uw evenement te garanderen.

Promoot de gebeurtenis ten minste 24 uur van tevoren. Deel de gebeurteniskoppeling via berichten, aankondigingen of agenda-uitnodigingen van Viva Engage, Microsoft Teams, Outlook of SharePoint in Microsoft 365.
In uw uitnodiging herinnert u personen eraan dat ze vanaf elk apparaat kunnen deelnemen of de opname later kunnen bekijken.
Kies een tijd die geschikt is voor de meeste deelnemers in verschillende tijdzones.
Verzend herinneringen de dag voor en vlak voor het evenement - het werkt!
Bouw momentum op door deelnemers vragen te laten stellen in de week voorafgaand aan het evenement.
Motiveer inzenders door hen aan te moedigen vragen te beantwoorden:
- Filter en reageer op Niet-beantwoorde vragen.
- Markeer de beste antwoorden door vinkjepictogrammen onder antwoorden te selecteren.
- @Mention specifieke personen om een vraag te beantwoorden.
Nadat de gebeurtenis is beëindigd, gaat u verder met gesprekken met follow-ups voor onbeantwoorde vragen.